Documente electronice în comerț: cum se creează, se semnează și se păstrează

Antreprenorii și companiile din Ucraina pot utiliza documente electronice în activitatea economică. Pentru ca un document să își îndeplinească funcția, trebuie să îi completați corect elementele obligatorii, să folosiți metoda de semnare adecvată, să asigurați verificarea integrității și să păstrați originalul electronic. Pentru schimbul de documente cu furnizorul sau cumpărătorul, stabiliți din timp formatul fișierelor, persoanele care semnează, canalul de transmitere și metoda de confirmare a primirii.

Păstrați împreună cu documentul semnăturile aferente, rezultatele verificării lor și confirmările de livrare. Stabiliți termenul de păstrare în funcție de tipul documentului și de statutul contribuabilului: pentru multe documente ale persoanelor juridice, termenul fiscal minim este de 1825 de zile, iar pentru anumite categorii este de 2555 de zile. Inspecțiile, contestațiile și alte împrejurări prevăzute de lege pot impune o perioadă mai lungă de păstrare.

Stabiliți ce document este necesar pentru operațiune

Potrivit articolului 5 din Legea Ucrainei „Cu privire la documentele electronice și circuitul electronic al documentelor”, documentul electronic conține informații sub formă de date electronice și elemente obligatorii. Articolul 8 interzice contestarea forței sale juridice sau a admisibilității ca probă doar pentru că are formă electronică. Totuși, elementele obligatorii și procedura de întocmire depind de scopul documentului.

Înainte de a configura schimbul de documente, întocmiți împreună cu contabilul o listă a documentelor magazinului: contracte, facturi, avize de expediție, documente privind serviciile și documente de casă. Pentru fiecare document, stabiliți ce acțiune confirmă, cine îl întocmește și cine trebuie să îl semneze. Simplul fapt că ați salvat un fișier cu denumirea „aviz” nu confirmă întocmirea corectă a documentelor aferente operațiunii.

Pentru companii, cerințele privind documentele contabile primare sunt stabilite de Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina”. Domeniul ei de aplicare este definit la articolul 2. Persoana fizică – întreprinzător (FOP) trebuie să stabilească separat documentele necesare evidenței sale fiscale: punctul 44.1 din Codul fiscal al Ucrainei obligă contribuabilii să susțină indicatorii evidenței cu documente corespunzătoare.

Recomandare practică: cereți contabilului să indice în scris, pentru fiecare operațiune uzuală, documentul justificativ, elementele obligatorii, persoanele care semnează și termenul de transmitere către contabilitate. Astfel, vânzătorii și managerii vor putea colecta documentele necesare de la început.

Verificați elementele documentului electronic primar

Potrivit alineatelor întâi și al doilea ale articolului 9 din Legea nr. 996-XIV, operațiunile economice sunt înregistrate în contabilitate pe baza documentelor primare. Acestea pot fi întocmite pe suport de hârtie sau în format electronic. Lista generală a elementelor obligatorii cuprinde:

• denumirea documentului sau a formularului;
• data întocmirii;
• denumirea întreprinderii în numele căreia este întocmit documentul;
• conținutul și volumul operațiunii economice și unitatea de măsură;
• funcțiile și numele de familie ale persoanelor responsabile de operațiune și de corectitudinea întocmirii documentului, cu excepția prevăzută de lege pentru documentele ale căror cerințe sunt stabilite de Banca Națională a Ucrainei;
• semnătura personală sau alte date care permit identificarea participantului la operațiune.

Numărul documentului, temeiul operațiunii și ștampila pot fi elemente suplimentare, în funcție de natura operațiunii și de tehnologia de prelucrare a informațiilor. Lista de la articolul 9 se referă la documentele primare și nu trebuie considerată automat exhaustivă pentru orice contract sau formular special.

Documentele electronice primare se folosesc în contabilitate cu respectarea legislației privind documentele electronice. Pentru documentele primare generate automat de programele informatice, articolul 9 prevede în mod expres aplicarea unei semnături electronice sau a unui sigiliu electronic.

Deficiențele minore ale unui document nu constituie, de sine stătător, un temei pentru nerecunoașterea operațiunii, dacă nu împiedică identificarea participantului și dacă documentul cuprinde informațiile necesare privind data, întreprinderea, conținutul și volumul operațiunii. Totuși, nu presupuneți dinainte că lipsa cantității de mărfuri sau imposibilitatea identificării unui participant la operațiune reprezintă o deficiență minoră. Transmiteți documentul contabilului pentru evaluare și stabilirea modului de corectare.

Când documentul privind serviciile poate să nu conțină elementele clientului

Alineatul al doilea al articolului 9 din Legea nr. 996-XIV permite, în condiții stabilite, omiterea funcțiilor, numelor de familie și semnăturilor sau a altor date de identificare ale clientului serviciilor ori lucrărilor sau ale locatarului. Pentru aceasta, documentul trebuie să indice data sau perioada prestării serviciilor, executării lucrărilor ori închirierii, contractul scris trebuie să prevadă această procedură de documentare, iar operațiunea trebuie înregistrată în contabilitate în perioada în care a avut loc.

Excepția nu se aplică operațiunilor plătite din fonduri publice, închirierii bunurilor de stat sau comunale, lucrărilor de construcții contractate, lucrărilor de proiectare și prospectare, donațiilor, ajutoarelor caritabile și umanitare. De asemenea, nu acordă o permisiune generală de a întocmi documente de predare a mărfurilor fără elementele cumpărătorului. Dacă magazinul primește servicii conform acestei proceduri, contabilul trebuie să verifice toate condițiile din contract și din document.

Temeiul acestor cerințe este articolul 9 din Legea nr. 996-XIV.

Alegeți semnătura în funcție de document și de acordul părților

Potrivit articolului 6 din Legea nr. 851-IV, părțile folosesc semnături și sigilii electronice în cazurile prevăzute de legislație sau prin acord. Prin urmare, semnătura electronică calificată (КЕП) nu este o cerință universală pentru fiecare scrisoare comercială. Pentru un document care trebuie să îndeplinească o anumită funcție juridică sau contabilă, verificați cerințele legislației și condițiile contractului.

КЕП și УЕП nu se disting după regula „cloud sau stick USB”. Tipul semnăturii depinde de dispozitiv, certificat și respectarea cerințelor legislative. Alineatul al treilea al articolului 15 din Legea nr. 2155-VIII asociază utilizarea semnăturilor calificate cu un nivel ridicat de încredere în dispozitive și scheme de identificare electronică, iar utilizarea semnăturilor avansate bazate pe certificate calificate cu un nivel mediu. Aceasta nu înseamnă că toate semnăturile au aceleași efecte juridice.

Imaginea unei semnături olografe inserată într-un fișier sau scanarea unui document semnat pe hârtie nu confirmă, prin ele însele, crearea unei КЕП. Nici formatul fișierului nu îi stabilește statutul: fișierul poate conține o semnătură electronică corespunzătoare sau poate fi doar o imagine a documentului.

Pentru actele juridice care, în cazurile prevăzute de lege, trebuie autentificate notarial și/sau înregistrate de stat, alineatul al șaselea al articolului 17 din Legea nr. 2155-VIII prevede că forma electronică poate fi folosită exclusiv cu servicii calificate de încredere electronică. Pentru operațiunile bancare, de plată și alte operațiuni reglementate în mod special, trebuie respectate regulile speciale aplicabile.

Sigiliul electronic confirmă originea și integritatea datelor. Dacă documentul trebuie semnat de o anumită persoană autorizată, nu considerați automat sigiliul un înlocuitor suficient al semnăturii acesteia. Regulile și efectele juridice sunt stabilite de articolele 15, 17, 17-1 și 18 din Legea nr. 2155-VIII.

Creați originalul și verificați documentul primit

Potrivit articolului 7 din Legea nr. 851-IV, originalul este exemplarul electronic care conține elementele obligatorii, inclusiv semnătura electronică a autorului sau o semnătură echivalentă prin lege cu cea olografă. Originalul trebuie să permită dovedirea integrității și autenticității sale. Dacă documentul este trimis mai multor destinatari sau salvat pe mai multe suporturi electronice, fiecare exemplar electronic corespunzător este considerat original. Totuși, articolul 8 interzice folosirea documentului electronic drept original al certificatului privind dreptul la moștenire.

O interdicție separată se aplică documentului care, potrivit legii, poate fi întocmit într-un singur exemplar original; pentru această categorie este prevăzută o excepție dacă există un depozit centralizat de originale ale documentelor electronice. Legea poate stabili și alte interdicții. Înainte de a converti un document special în format electronic, verificați dacă se aplică o astfel de limitare.

Articolul 6 stabilește că întocmirea documentului electronic se finalizează prin aplicarea semnăturii și/sau a sigiliului. Dacă tehnologia prevede aplicarea mai multor semnături sau sigilii, documentul este finalizat după aplicarea ultimei semnături sau a ultimului sigiliu. Prin urmare, după aprobarea documentului de către toți participanții, păstrați setul final de fișiere.

Procedură recomandată pentru avizul de expediție:

1. Managerul verifică cumpărătorul, lista mărfurilor, cantitățile, unitățile de măsură, prețurile și totalurile în raport cu operațiunea efectivă.
2. Persoana responsabilă verifică elementele obligatorii și transmite fișierul final semnatarului autorizat.
3. Semnatarul semnează versiunea aprobată. Dacă semnătura este salvată într-un fișier separat, angajatul îl transmite împreună cu documentul.
4. Destinatarul verifică integritatea, tipul semnăturii, datele semnatarului și corespondența dintre documentul primit și operațiunea sa.
5. Dacă părțile au convenit ca documentul să fie semnat de ambele, destinatarul își aplică semnătura și returnează setul final.
6. Fiecare parte păstrează documentul, toate semnăturile aferente, rezultatele verificării și dovezile transmiterii și primirii.

Potrivit articolului 12 din Legea nr. 851-IV, integritatea se verifică prin validarea unei semnături electronice avansate ori calificate sau a unui sigiliu electronic avansat ori calificat. Pentru alte tipuri se folosesc alte mijloace și metode de protecție a informațiilor, cu respectarea legislației.

La validarea unei КЕП se iau în considerare, între altele, valabilitatea certificatului calificat la momentul creării semnăturii, corespondența cheii, datele semnatarului, utilizarea unui dispozitiv calificat și absența încălcării integrității. Aceste condiții sunt stabilite la alineatul al doilea al articolului 18 din Legea nr. 2155-VIII. Angajatul ar trebui să păstreze rezultatul verificării care îi este disponibil și să verifice separat dacă persoana are împuternicirea de a semna documentul respectiv.

Dacă verificarea semnalează o problemă, cereți expeditorului setul complet de fișiere și clarificați cauza înainte de a înregistra documentul în contabilitate. Semnătura ajută la detectarea modificării datelor; aceasta nu înseamnă că fișierul nu poate fi modificat din punct de vedere tehnic și nu asigură, prin ea însăși, confidențialitatea conținutului.

Stabiliți cu partenerul regulile de schimb al documentelor

Articolele 10, 11 și 14 din Legea nr. 851-IV permit părților să stabilească procedura circuitului electronic al documentelor în limitele legislației. Acordul prealabil este deosebit de necesar dacă plata, termenul pentru obiecții sau o altă acțiune depind de primirea documentului.

Este recomandat ca în contract sau într-un acord separat privind schimbul să includeți:

• tipurile de documente pe care părțile le schimbă electronic;
• formatele documentului și ale semnăturii și procedura de transmitere a anexelor;
• tipurile de semnături permise și procedura de verificare a împuternicirilor semnatarilor;
• adresele de e-mail sau conturile din serviciu convenite de părți;
• momentul expedierii și al primirii și conținutul confirmării de primire;
• termenele pentru semnare, transmiterea obiecțiilor și retrimitere;
• acțiunile în caz de defecțiune tehnică, schimbare a adresei sau a persoanei autorizate;
• procedura de întocmire a corecturilor și de primire a propriului set de fișiere.

Dacă legislația sau acordul prealabil nu prevede altfel, documentul se consideră primit din momentul în care autorul primește de la destinatar un mesaj electronic care confirmă primirea. Dacă nu există o procedură de confirmare convenită, confirmarea trebuie să cuprindă date privind faptul și momentul primirii, precum și expeditorul confirmării. Dacă nu se primește confirmarea, potrivit regulii generale de la articolul 11, documentul se consideră neprimit.

Marcajul din folderul cu mesaje trimise nu confirmă, prin el însuși, îndeplinirea acestor condiții. Păstrați mesajul destinatarului sau confirmarea de primire emisă de serviciu și prevăzută în acord, care permite asocierea confirmării cu un anumit document. Stabiliți separat în contract primirea fișierului și aprobarea conținutului său.

Exemplu ipotetic: furnizorul a trimis un aviz de expediție semnat, iar magazinul a confirmat primirea acelui aviz, indicând numărul și data lui. Răspunsul ajută la identificarea documentului la care se referă confirmarea. Dacă există o diferență în cantitatea mărfurilor, magazinul comunică separat neconcordanța, conform procedurii convenite.

Dacă părțile au nevoie de dovezi suplimentare ale livrării, pot lua în considerare serviciul calificat de încredere electronică de livrare electronică înregistrată. Potrivit alineatului al patrulea al articolului 27 din Legea nr. 2155-VIII, acesta asigură prezumțiile prevăzute de lege privind integritatea datelor, identificarea expeditorului și a destinatarului și exactitatea momentului expedierii și primirii.

Organizați arhiva, accesul și copiile de rezervă

Articolul 13 din Legea nr. 851-IV obligă la păstrarea documentelor electronice într-o formă care permite verificarea integrității lor. Informațiile trebuie să fie disponibile pentru utilizare ulterioară, iar documentul trebuie să poată fi recuperat în formatul în care a fost creat, trimis sau primit. Dacă există, trebuie păstrate informațiile privind originea și destinația lui, precum și data și ora expedierii sau primirii.

Recomandare practică: alcătuiți pentru fiecare operațiune un set separat de materiale de arhivă:

• documentul electronic final în formatul original;
• fișierele de semnătură separate sau containerul care le conține;
• anexele semnate și documentele aferente;
• rezultatele verificării semnăturilor, certificatele disponibile și marcajele temporale;
• confirmările de expediere și primire;
• documentele și corespondența privind obiecțiile, corecturile sau înlocuirea;
• o reprezentare lizibilă pentru vizualizare și tipărire.

Țineți un registru care permite găsirea setului după partener, tipul documentului, număr, dată și operațiune. Restricționați dreptul de ștergere, desemnați o persoană responsabilă de arhivă și asigurați accesul unui alt angajat autorizat în lipsa acesteia. Nu includeți cheile personale și parolele semnatarilor în arhiva comună: articolul 12 din Legea nr. 2155-VIII cere asigurarea confidențialității cheii personale și împiedicarea accesului altor persoane la aceasta.

Se recomandă să păstrați o copie de rezervă pe un suport sau într-un spațiu de stocare separat și să verificați periodic recuperarea documentelor. Dacă nu este posibilă păstrarea documentelor electronice pe un suport pe întreaga perioadă stabilită, articolul 13 din Legea nr. 851-IV obligă la duplicarea lor pe mai multe suporturi electronice și la copierea periodică în modul stabilit de legislație. Dacă nici aceste cerințe nu pot fi îndeplinite, documentele trebuie păstrate sub formă de copii pe hârtie, dacă nu există un original pe hârtie. Aceasta este o procedură specială pentru situația în care păstrarea electronică este imposibilă. Verificați întotdeauna integritatea datelor în timpul copierii. Testați separat dacă semnăturile, anexele și confirmările de primire sunt disponibile după recuperare.

Dacă folosiți un serviciu extern, aflați înainte de încheierea contractului ce anume poate fi exportat, cum puteți obține setul complet după încetarea plăților și cum este asigurată verificarea semnăturilor pe durata necesară. Legea permite utilizarea unui serviciu de încredere pentru păstrarea semnăturilor, sigiliilor, marcajelor temporale și certificatelor. Pentru datele electronice cu păstrare permanentă, alineatul al patrulea al articolului 26 din Legea nr. 2155-VIII impune marcajul temporal electronic calificat.

Stabiliți termenul de păstrare pentru fiecare categorie de documente

Documentele electronice trebuie păstrate cel puțin atât timp cât prevede legislația pentru documentele corespunzătoare pe suport de hârtie. Termenele fiscale minime sunt stabilite la punctul 44.3 din Codul fiscal al Ucrainei. Pentru activitatea practică, folosiți numărul exact de zile prevăzut de normă.

Pentru documentele fiscale, termenul începe să curgă din ziua depunerii declarației pentru întocmirea căreia au fost folosite. Dacă declarația nu este depusă, termenul începe la data-limită stabilită pentru depunerea ei. Pentru documentele privind alte acte normative aflate sub control, termenul începe din ziua operațiunii economice relevante, iar pentru documentele de autorizare — din ziua expirării valabilității acestora.

FOP trebuie să stabilească termenul în funcție de categoria documentului și să țină cont de celelalte cerințe aplicabile. Regula de cinci ani de la subpunctul 44.3.2 nu trebuie extinsă automat la toți antreprenorii. De asemenea, menționarea unei perioade de trei ani la alineatul al treilea al articolului 8 din Legea nr. 996-XIV nu permite unei companii să reducă un termen mai lung stabilit de legislația fiscală sau de alte acte normative.

Potrivit punctului 44.4, documentele legate de obiectul unei inspecții, al unei contestații administrative sau al unei proceduri judiciare se păstrează până la încheierea procedurilor relevante și a termenelor de contestare prevăzute de lege, dar cel puțin pe durata termenelor de la punctul 44.3. Dacă autoritățile de aplicare a legii au ridicat documentele sau dacă acestea sunt necesare într-o procedură, consultați un jurist cu privire la păstrarea lor înainte de orice ștergere.

Punctul 44.3 prevede și prelungirea termenelor pentru perioada de suspendare a curgerii termenului de prescripție în cazurile de la punctul 102.3. Pentru cazul separat de primire a informațiilor potrivit punctului 86.14 cu privire la împrejurările acordării unui folos necuvenit unui funcționar al unui stat străin, punctul 44.4 prelungește cu 1095 de zile termenul de păstrare a documentelor relevante.

Înainte de ștergerea arhivei, contabilul trebuie să stabilească categoria documentului, începutul calculării termenului, termenele speciale mai lungi și procedurile încă nesoluționate. Potrivit punctului 102.3 din Codul fiscal al Ucrainei, curgerea termenului de prescripție se suspendă pe durata șederii neîntrerupte a contribuabilului în afara Ucrainei timp de cel puțin 183 de zile; a unei interdicții legislative sau judiciare privind inspecțiile; a suspendării, prelungirii sau amânării unei inspecții potrivit regulilor prevăzute la acest punct; și a contestării administrative sau judiciare a unei decizii de stabilire a obligației de plată.

Punctul 102.3 include și imposibilitatea efectuării unei inspecții și stabilirii obligațiilor de plată din cauza unui proces-verbal privind imposibilitatea inspecției, a refuzului accesului inspectorilor, atunci când autoritatea fiscală a respectat condițiile prevăzute de lege, sau a contestării în instanță a deciziei privind inspecția. Pentru procesul-verbal și decizia contestată sunt prevăzute excepții dacă acțiunile respective sunt declarate ilegale sau dacă decizia este declarată nelegală și/sau anulată.

Potrivit punctului 44.3, termenele de păstrare se prelungesc cu perioada de suspendare corespunzătoare. Înainte de ștergere, contabilul trebuie să verifice și dispozițiile tranzitorii aplicabile și termenele speciale de arhivare. Nu configurați ștergerea automată doar pentru că au trecut 1095, 1825 sau 2555 de zile. La lichidarea contribuabilului, punctul 44.3 impune predarea către arhivă, în modul stabilit de legislație, a documentelor prevăzute la punctul 44.1 pentru perioada de activitate de cel puțin 1825 de zile anterioare datei lichidării.

Pentru documentele și informațiile necesare controlului fiscal în temeiul articolelor 39, 39-2 și al punctului 141.4 din articolul 141, această perioadă este de cel puțin 2555 de zile.

Pregătiți o copie lizibilă și o procedură de corectare a erorilor

Potrivit articolului 5 din Legea nr. 851-IV, documentul electronic poate fi afișat pe ecran sau pe hârtie într-o formă lizibilă. Reprezentarea pe hârtie certificată conform procedurii stabilite de legislație este o copie pe hârtie a documentului electronic. Articolul 7 prevede și copii electronice; nu stabilește o obligație generală de autentificare notarială a fiecărei copii.

O captură de ecran, o imprimare sau o imagine salvată din nou nu înlocuiește fișierul electronic original cu semnăturile aferente și materialele necesare verificării. Dacă un angajat pregătește documentul pentru imprimare, trebuie să folosească versiunea finală semnată și să păstreze legătura cu originalul său electronic.

Alineatul al șaselea al articolului 9 din Legea nr. 996-XIV obligă întreprinderea să realizeze, pe cheltuiala sa, copii pe hârtie ale documentelor electronice primare și ale registrelor la cererea altor participanți la operațiuni, a organelor de aplicare a legii și a autorităților competente, în limitele atribuțiilor stabilite de lege. Prin urmare, este util să verificați din timp dacă toate documentele și anexele pot fi deschise și tipărite integral.

Dacă descoperiți o eroare după semnare, păstrați fișierul primit și transmiteți situația contabilului. Ca procedură organizatorică, se recomandă consemnarea motivului corectării, asocierea documentului nou sau de corectare cu cel anterior, obținerea din nou a semnăturilor necesare și informarea partenerului. Metoda concretă de corectare contabilă depinde de tipul documentului și de operațiune. Alineatul al șaptelea al articolului 9 impune prevenirea corectărilor neautorizate și nedetectabile.

Gestionați bonurile fiscale electronice printr-o procedură separată

Regulile de schimb al avizelor semnate nu stabilesc procedura de creare, înregistrare și emitere a unui bon fiscal electronic. Este recomandat ca magazinul să descrie separat lucrul cu bonurile fiscale și schimbul documentelor comerciale cu partenerii.

Cereți contabilului să stabilească pentru ce decontări ale magazinului este necesar bonul fiscal și conveniți cu angajații procedura de emitere către cumpărător. Trimiterea unei facturi sau a unui aviz nu confirmă, prin ea însăși, respectarea cerințelor de emitere a bonului fiscal.

Generarea, păstrarea și imprimarea avizelor în Торгсофт

În Торгсофт, în formularul «Реалізація» („Vânzare”), meniul «Друк» („Tipărire”) permite deschiderea avizului de expediție sau a facturii pentru vizualizare, salvarea într-un format disponibil ori imprimarea acestora. Practic, astfel se poate pregăti documentul pe baza datelor vânzării, se poate verifica împreună cu contabilul și se poate transmite pentru întocmirea ulterioară conform procedurii convenite cu partenerul. Aceste funcții sunt descrise în instrucțiunile oficiale pentru formularul «Реалізація».

În parametrii operațiunii de vânzare, acțiunea «Файли документа» („Fișierele documentului”) permite atașarea fișierelor, vizualizarea, copierea și ștergerea fișierului selectat. Această funcție poate fi folosită pentru a asocia înregistrarea din program cu documentele operațiunii. Stabiliți separat unde se păstrează setul complet semnat și copia de rezervă și verificați dacă acestea pot fi recuperate.

Pentru operațiunile financiare, modul «Фінансовий документ» („Document financiar”) permite imprimarea ordinului de casă selectat, iar pentru raportul din lista documentelor de casă permite imprimarea sau crearea unui fișier Excel. Înainte de generarea raportului, setați filtrele necesare pentru casă și perioadă, conform descrierii oficiale a modului. Rezultatul salvat sau imprimat trebuie apoi întocmit potrivit cerințelor aplicabile documentului respectiv; funcțiile descrise nu confirmă aplicarea unei КЕП și nici furnizarea unui serviciu de păstrare pe termen lung a semnăturilor.

Ce să conveniți cu contabilul înainte de începerea activității

1. Stabiliți documentele pentru fiecare operațiune uzuală a magazinului și aprobați elementele obligatorii ale acestora.
2. Desemnați persoanele care pregătesc, verifică, semnează și transmit documentele către contabilitate.
3. Conveniți cu partenerii tipurile de semnături, adresele pentru schimb și confirmările de primire.
4. Verificați pe un set de probă semnarea, transmiterea, verificarea, imprimarea și recuperarea din copia de rezervă.
5. Stabiliți termenele de păstrare pe categorii și procedura de blocare a ștergerii pe durata inspecțiilor și litigiilor.
6. Prevedeți acțiunile în caz de erori, pierderea accesului sau deteriorarea fișierelor.

Ce trebuie făcut în cazul pierderii documentelor

Potrivit procedurii generale de la punctul 44.5 din Codul fiscal al Ucrainei, contribuabilul informează în scris autoritatea fiscală la care este înregistrat în termen de cinci zile de la pierderea, deteriorarea sau distrugerea prematură a documentelor, prin modalitatea de depunere a declarațiilor fiscale, și anexează documente întocmite corespunzător care confirmă evenimentul. În împrejurările prevăzute de acest punct, trebuie informată și autoritatea vamală competentă. Documentele trebuie restabilite în termen de 90 de zile calendaristice începând cu ziua următoare primirii notificării de către autoritatea fiscală.

Dacă contribuabilul a depus notificarea conform procedurii și la timp, iar inspecția nu poate fi efectuată din cauza pierderii, deteriorării sau distrugerii premature a documentelor, termenele de efectuare a inspecției se amână până la restabilirea și prezentarea documentelor, în limitele termenelor stabilite la punctul 44.5, dar cu cel mult 120 de zile. Această regulă nu se aplică inspecțiilor prevăzute la articolul 200 din Codul fiscal al Ucrainei.

Dacă documentele nu sunt restabilite sau, după folosirea acestei proceduri, sunt din nou pierdute, deteriorate ori distruse prematur, punctul 44.5 prevede că acestea se consideră inexistente la data întocmirii declarațiilor sau a îndeplinirii cerințelor legislative relevante.

Ca excepție de la articolul 44, subpunctul 69.28 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din acest Cod stabilește reguli speciale pentru contribuabilii și agenții fiscali care au desfășurat activitate pe teritoriile unde au loc ostilități active sau pe teritoriile temporar ocupate ale Ucrainei și nu pot prezenta documentele primare. Temeiul poate fi pierderea, distrugerea sau deteriorarea documentelor în legătură cu ostilitățile ori imposibilitatea de a le evacua din teritoriile indicate de normă din cauza riscului pentru viață sau sănătate ori a obstacolelor administrative. Teritoriul trebuie verificat în lista stabilită potrivit procedurii aprobate de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei. O pierdere care nu are legătură cu ostilitățile de pe teritoriile respective nu permite aplicarea acestei excepții.

Potrivit subpunctului 69.28, contribuabilul transmite autorității fiscale o notificare în formă liberă privind pierderea și/sau imposibilitatea evacuării documentelor primare. Norma prevede semnăturile conducătorului întreprinderii și ale contabilului-șef. Notificarea indică împrejurările, perioadele fiscale de raportare și lista generală a documentelor, iar dacă este posibil și elementele lor de identificare. Indicatorii declarați pentru perioadele menționate nu pot fi puși la îndoială doar din cauza lipsei documentelor primare; notificarea este și un temei pentru păstrarea cheltuielilor, a valorilor negative și a creditului fiscal privind taxa pe valoarea adăugată, în limitele prevăzute de normă.

După notificarea imposibilității evacuării documentelor aflate pe teritoriile respective, se aplică un moratoriu asupra inspecțiilor documentare pentru perioadele indicate. Dacă ulterior se află despre pierderea acestor documente, trebuie depusă o notificare separată privind pierderea, cu descrierea împrejurărilor. Contribuabilii care au notificat pierderea în temeiul subpunctului 69.28 nu sunt supuși inspecțiilor pentru perioadele menționate, inclusiv după încetarea legii marțiale.

Autoritatea fiscală trebuie să dovedească lipsa temeiurilor de aplicare a regulilor speciale. Ea trebuie să emită un refuz motivat, cu indicarea temeiurilor și probelor, în cel mult o lună de la primirea notificării. Contribuabilul îl poate contesta administrativ sau în instanță; până la pronunțarea unei decizii definitive, autoritatea nu poate pune la îndoială indicatorii declarați și nici iniția inspecții pentru perioadele menționate în notificare. În același timp, subpunctul 69.28 interzice majorarea, pentru aceste perioade, a obligațiilor fiscale declarate, a valorii negative a bazei de impozitare pentru impozitul pe profit și a rambursării bugetare declarate pentru taxa pe valoarea adăugată.

Aplicarea nejustificată a acestei proceduri atrage răspunderea prevăzută de lege. Înainte de depunerea notificării, conveniți cu contabilul și cu juristul temeiurile, lista documentelor și perioadele de raportare.

Surse normative oficiale

• Legea Ucrainei „Cu privire la documentele electronice și circuitul electronic al documentelor” din 22.05.2003 nr. 851-IV: articolele 5–8 — documentul, semnătura, originalele și copiile; articolele 10–13 — transmiterea, primirea, integritatea și păstrarea; articolele 14–15 — organizarea schimbului și accesul.
• Legea Ucrainei „Cu privire la identificarea electronică și serviciile de încredere electronică” din 05.10.2017 nr. 2155-VIII: articolul 1 — tipurile de semnături; articolul 12 — protecția cheii personale; articolul 15 — nivelurile de încredere; articolele 17, 17-1 și 18 — utilizarea și verificarea semnăturilor; articolele 26–28 — marcajele temporale, livrarea și păstrarea.
• Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” din 16.07.1999 nr. 996-XIV: articolul 2 — domeniul de aplicare; articolul 8 — organizarea contabilității; alineatele 1–2 și 5–9 ale articolului 9 — documentele primare, elementele obligatorii, perioada contabilă, copiile pe hârtie, protecția înregistrărilor și păstrarea.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: punctul 44.1 — justificarea documentară a evidenței; subpunctele 44.3.1–44.3.4 — termenele minime și regulile de calcul; punctul 44.4 — păstrarea pe durata inspecțiilor și contestațiilor și prelungirea specială; punctul 44.5 — pierderea și restabilirea documentelor; punctul 102.3 — suspendarea curgerii termenului de prescripție; subpunctul 69.28 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX — reguli speciale privind pierderea sau imposibilitatea evacuării documentelor primare.