Cum semnezi un document online: comparație între Diia, CZO și „Vchasno” pentru antreprenori

Pentru a semna online un contract, un aviz de însoțire a mărfii sau un proces-verbal, stabiliți mai întâi forma finală a textului, verificați împuternicirile semnatarilor și conveniți metoda de semnare acceptată. Pentru schimbul obișnuit de fișiere puteți folosi serviciile Organismului Central de Certificare (CZO), Diia sau „Vchasno.Pidpys”, iar pentru schimburi regulate cu aprobări și monitorizarea statusurilor — „Vchasno.EDO”. După semnare, descărcați originalul electronic cu toate semnăturile, verificați-l și păstrați o copie de rezervă.

Regulile prezentate se referă la fluxul de documente conform legislației Ucrainei. Semnătura electronică calificată (KEP) are valoarea juridică a semnăturii olografe, însă nu înlocuiește verificarea conținutului contractului și a împuternicirilor reprezentantului sau autentificarea notarială obligatorie. Alegeți metoda de semnare în funcție de documentul concret și conveniți-o cu cealaltă parte.

Ce tip de semnătură electronică este necesar pentru document

Legea Ucrainei nr. 851-IV „Privind documentele electronice și fluxul electronic de documente” stabilește cerințele pentru documentul electronic, originalul acestuia, transmitere și păstrare. Tipurile de semnături, verificarea lor și serviciile de încredere sunt reglementate de o altă lege — nr. 2155-VIII „Privind identificarea electronică și serviciile de încredere electronică”. Prin urmare, simpla încărcare a unui fișier într-un serviciu nu îi stabilește statutul juridic.

Aceste diferențe sunt stabilite la articolele 1, 15, 17-1 și 18 din Legea nr. 2155-VIII. În special, articolul 15 asociază utilizarea KEP cu un nivel ridicat de încredere în mijloacele de identificare electronică, iar UEP bazată pe un certificat calificat — cu un nivel mediu. Denumirea butonului „KEP” într-un serviciu sau simpla existență a unui fișier cu cheie nu dovedesc, prin ele însele, că rezultatul este o semnătură calificată. Bazați-vă pe datele certificatului și pe rezultatul verificării.

Semnătura digitală electronică (ETsP) este o denumire pe care o mai puteți întâlni în interfețe și în căutări. Pentru a alege metoda de semnare, verificați tipul efectiv al semnăturii potrivit Legii nr. 2155-VIII.

Este KEP obligatorie pentru fiecare contract?

Nu există o cerință generală ca toate contractele dintre antreprenori să fie semnate cu KEP. Articolul 207 din Codul civil al Ucrainei admite forma scrisă prin utilizarea documentelor electronice și stabilește condițiile folosirii semnăturii electronice și a analogurilor semnăturii olografe. Articolul 639 din același Cod ține cont, de asemenea, de forma convenită de părți.

În domeniul comerțului electronic, articolul 12 din Legea Ucrainei nr. 675-VIII „Privind comerțul electronic” prevede următoarele modalități de semnare: semnătura electronică potrivit legilor nr. 851-IV și nr. 2155-VIII, cu condiția utilizării unui mijloc de semnare electronică de către toate părțile actului juridic; semnătura cu un identificator de unică folosință; sau un analog al semnăturii olografe, în baza acordului scris al părților care include modelele acestor analoguri. Așadar, un cod de confirmare a comenzii poate face parte dintr-o procedură organizată corespunzător, dar nu trebuie să considerați automat că un cod ales arbitrar sau mesajul „aprobat” constituie o semnătură suficientă pentru orice document.

Recomandare practică: pentru schimbul regulat de contracte, procese-verbale și avize de însoțire a mărfii, conveniți în contract tipul semnăturii, serviciul sau canalul de schimb, formatul fișierelor, procedura de confirmare a primirii și modul de efectuare a corecturilor. Dacă părțile au convenit KEP, respectați această condiție. Pentru documentele cu cerințe legale speciale, acordul părților nu înlocuiește procedura obligatorie.

Când semnarea obișnuită online nu este suficientă

Potrivit alineatului 6 al articolului 17 din Legea nr. 2155-VIII, actele juridice care, conform legii, necesită autentificare notarială și/sau înregistrare de stat se încheie în format electronic exclusiv prin utilizarea serviciilor calificate de încredere electronică. În același timp, trebuie urmată procedura notarială sau de înregistrare stabilită de lege. Încărcarea contractului pe un site și aplicarea KEP nu o înlocuiesc. Dacă părțile au convenit ele însele autentificarea notarială, țineți cont și de alineatul 4 al articolului 639 din Codul civil al Ucrainei.

Articolul 8 din Legea nr. 851-IV limitează separat folosirea documentului electronic ca original al certificatului de moștenitor, al unui document care poate exista într-un singur exemplar original, cu excepția cazului prevăzut de lege pentru o arhivă centralizată, precum și în alte cazuri stabilite de lege. Înainte de a semna un document neobișnuit pentru afacerea dumneavoastră, aflați cerințele aplicabile tipului respectiv de document.

Ce constituie originalul: PDF, scanare, semnătură sau ștampilă

Potrivit articolelor 5 și 7 din Legea nr. 851-IV, originalul electronic trebuie să conțină elementele obligatorii, inclusiv semnătura electronică relevantă, și să permită dovedirea integrității și autenticității. Formatul PDF nu asigură singur aceste condiții. Dacă originalul electronic corespunzător este păstrat pe mai multe suporturi, fiecare exemplar electronic este considerat original.

Imaginea unei semnături olografe sau a amprentei unei ștampile într-un PDF nu este o semnătură criptografică. Totuși, prezența unei astfel de imagini nu interzice, în general, aplicarea unei semnături electronice pe fișier. Trebuie să fie clar ce anume semnează persoana: documentul electronic, o copie electronică a documentului pe hârtie sau confirmarea unei anumite informații. O scanare semnată nu devine automat originalul electronic al documentului pe hârtie inițial. Statutul ei depinde de tipul documentului, originea fișierului și respectarea procedurii corespunzătoare de creare sau certificare a copiei.

Articolul 8 din Legea nr. 851-IV interzice contestarea forței juridice sau a admisibilității unui document ca probă doar pentru că este în format electronic. Totuși, acest lucru nu scutește părțile de obligația de a confirma autorul, elementele documentului și conținutul acestuia. O copie tipărită nu păstrează nici posibilitatea verificării criptografice pe care o oferă exemplarul electronic.

Sigiliul electronic are alt rol decât semnătura personală. Acesta confirmă originea și integritatea datelor; sigiliul electronic calificat beneficiază de prezumțiile corespunzătoare prevăzute la alineatul 7 al articolului 18 din Legea nr. 2155-VIII. Dacă un contract necesită exprimarea voinței unei persoane fizice împuternicite, sigiliul nu o înlocuiește prin el însuși, dacă legea nu prevede altfel. Nici o ștampilă desenată cu textul „semnat cu KEP” nu înlocuiește verificarea semnăturii electronice.

Comparație între serviciile de semnare a documentelor online

Alegeți serviciul în funcție de modul în care veți transmite documentul celeilalte părți și veți primi exemplarul final. Semnarea individuală a unui fișier și fluxul electronic complet de documente (EDO) necesită organizarea diferită a muncii.

Puteți consulta funcțiile CZO pe paginile de semnare a documentelor și verificare a semnăturii. Procedurile celorlalte servicii sunt descrise în instrucțiunile portalului Diia și în instrucțiunile „Vchasno”.

Recomandare practică: înainte de a alege serviciul, realizați un schimb complet cu un fișier de test, fără informații comerciale sau personale. Rugați ambele părți să îl semneze, să descarce rezultatul și să verifice semnăturile cu un instrument separat. Astfel veți afla dacă formatele sunt compatibile și dacă puteți păstra documentul în afara cabinetului serviciului.

Cum se folosește Diia: două metode diferite

Pentru semnarea cu fișierul cheii, urmați instrucțiunile portalului: autentificați-vă, deschideți „Semnarea documentelor”, apăsați „Semnează documentul”, selectați cheia de pe suport și introduceți parola. Apoi selectați documentul, semnați-l și salvați fișierul rezultat. Selectarea cheii și selectarea documentului sunt pași diferiți, așadar verificați atent ce fișier deschideți.

Pentru Diia.Pidpys se aplică o altă procedură. Potrivit instrucțiunilor oficiale Diia, aveți nevoie de un smartphone cu tehnologie de citire fără contact NFC și de un document biometric: pașaport în format card, pașaport biometric pentru străinătate sau permis de ședere. În aplicație, deschideți „Meniu → Diia.Pidpys → Activează semnătura”, scanați codul documentului, citiți-l prin NFC, treceți verificarea facială PhotoID și creați un număr personal de identificare din șase cifre — codul PIN. Diia cere, de asemenea, ca numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului să figureze în Registrul Demografic de Stat Unic.

După această activare nu este necesară verificarea foto la fiecare semnare: se folosește codul PIN. Pentru a semna un anumit document, selectați Diia.Pidpys în serviciul care îl acceptă și urmați instrucțiunile. Nu transmiteți codul PIN unui angajat sau partener.

Cum să alegeți între „Vchasno.Pidpys” și „Vchasno.EDO”

În „Vchasno.Pidpys”, încărcați fișierul final, selectați metoda de semnare disponibilă și confirmați acțiunea. Dacă sunt necesare semnăturile altor participanți, trimiteți-le linkul conform instrucțiunilor serviciului. După ce toate părțile au semnat, descărcați rezultatul final.

În „Vchasno.EDO”, încărcați mai întâi documentul în cabinet, indicați destinatarul, adăugați semnatarii și, dacă este necesar, stabiliți ordinea acestora. Apoi semnați documentul și trimiteți-l partenerului. Pentru un magazin cu livrări regulate, este util, în practică, să desemnați un angajat care verifică cantitățile și prețurile și să stabiliți separat cine are dreptul să semneze documentul. Statusul „Semnat de toți” ajută la monitorizarea încheierii schimbului, însă este indicat să descărcați fișierul final în propria arhivă.

Cum să semnați un contract sau un aviz de însoțire a mărfii: pașii de urmat

1. Verificați părțile și împuternicirile. Comparați datele partenerului cu cele din contract. Dacă semnează reprezentantul unei persoane juridice, verificați baza împuternicirii sale: actele constitutive, procura, legea sau un alt document corespunzător. Alineatul 2 al articolului 207 din Codul civil al Ucrainei cere în mod expres semnătura unei persoane autorizate.
2. Conveniți procedura de schimb. Stabiliți tipul semnăturii, formatul rezultatului, ordinea semnării, adresele sau cabinetele pentru schimb și metoda de confirmare a primirii. Asigurați-vă că documentul nu necesită o autentificare specială sau înregistrare.
3. Pregătiți fișierul final. Verificați denumirile părților, data, numărul, produsele, cantitățile, prețurile, totalurile, termenele de plată și anexele. Eliminați comentariile și modificările neterminate. Deschideți chiar fișierul pe care îl veți încărca pentru semnare.
4. Selectați cheia proprie și verificați datele acesteia. Asigurați-vă că semnătura aparține persoanei potrivite, certificatul poate fi folosit, iar metoda de semnare corespunde cerințelor documentului. Dacă platforma serviciului cere o cheie cu anumite date ale întreprinderii, verificați și această cerință tehnică.
5. Examinați documentul și semnați-l personal. Un angajat poate pregăti fișierul și fluxul de aprobare, însă semnatarul trebuie să citească documentul și să confirme personal semnarea cu cheia sa.
6. Descărcați rezultatul complet. Dacă serviciul creează un container cu documentul și semnăturile, salvați-l. Dacă semnătura este detașată, salvați atât fișierul semnăturii, de exemplu cu extensia .p7s, cât și fișierul original exact. Extensia .p7s nu garantează, prin ea însăși, că acesta conține documentul: depinde de formatul ales.
7. Obțineți semnătura celeilalte părți și confirmarea primirii. Transmiteți setul semnat sau linkul conform procedurii convenite. Cealaltă parte trebuie să adauge semnătura la documentul convenit, ținând cont de semnăturile existente. După încheiere, descărcați setul final.
8. Verificați semnăturile prin metoda potrivită. Pentru UEP și KEP, folosiți pagina oficială de verificare CZO. În cazul unei semnături detașate, furnizați și fișierul original dacă formularul îl cere. Salvați rezultatul verificării împreună cu documentul. Dacă părțile au folosit în mod legal un alt tip de semnătură, de exemplu o semnătură cu un identificator de unică folosință, acest formular nu înlocuiește verificarea procedurii respective: păstrați conținutul semnat și dovezile privind cine și cum a confirmat semnarea.
9. Transmiteți setul în arhivă. Păstrați originalul electronic, toate semnăturile, confirmările de livrare și de primire, rezultatul verificării și documentele privind împuternicirile reprezentantului. Creați o copie de rezervă cu acces restricționat.

Confirmarea primirii trebuie organizată separat de simpla trimitere. Potrivit articolului 11 din Legea nr. 851-IV, dacă legea sau acordul anterior al părților nu prevede altfel, documentul se consideră primit după ce autorul primește notificarea destinatarului privind recepționarea. În lipsa unei proceduri convenite, confirmarea trebuie să indice faptul și momentul primirii, precum și datele expeditorului acesteia. De aceea, stabiliți din timp ce status al serviciului sau ce notificare va fi considerată de părți o asemenea confirmare.

Cum se verifică semnătura și dreptul persoanei de a semna documentul

Sunt necesare două verificări separate: verificarea tehnică a semnăturii și verificarea împuternicirilor persoanei. O verificare criptografică reușită nu dovedește că angajatul are dreptul să încheie tocmai acest contract în numele întreprinderii.

Ce trebuie verificat în fișier

• Identitatea fiecărui semnatar. Comparați datele certificatului cu identitatea persoanei care trebuia să semneze documentul.
• Integritatea datelor semnate. Verificarea trebuie să confirme că semnătura corespunde exact acestui conținut. Dacă apare o notificare privind modificarea datelor, solicitați din nou setul complet, fără conversia fișierelor.
• Tipul semnăturii și statutul certificatului. Verificați dacă este confirmată KEP, atunci când este necesară, și dacă certificatul era valabil în momentul creării semnăturii. Țineți cont de blocare, revocare și restricțiile de utilizare.
• Furnizorul și serviciul de încredere. Comparați informațiile cu Lista de încredere CZO. Contează statutul serviciului calificat concret, nu doar denumirea cunoscută a companiei.
• Ora și dovezile acurateții acesteia. Verificați dacă există o marcă temporală electronică calificată și care este rezultatul verificării. Ora din jurnalul de evenimente al serviciului nu înseamnă, prin ea însăși, că există o asemenea marcă temporală.

Condițiile de confirmare a KEP sunt stabilite la articolul 18 din Legea nr. 2155-VIII. Alineatul 6 al acestui articol conferă KEP valoarea juridică a semnăturii olografe și prezumția că îi corespunde. Articolul 26 prevede, pentru marca temporală electronică calificată, prezumția de exactitate a datei și orei și de integritate a datelor asociate; utilizarea ei este obligatorie pentru păstrarea permanentă a datelor electronice.

Statutul calificat al furnizorului și al serviciilor sale se verifică în Lista de încredere. În același timp, site-ul prin care încărcați documentul și inițiați semnarea poate utiliza serviciile unui furnizor calificat separat. Platforma de schimb de documente nu trebuie să aibă ea însăși acest statut doar pentru că le oferă utilizatorilor o interfață. Aflați cine furnizează efectiv serviciul de încredere necesar.

Ce trebuie verificat în împuterniciri

Asigurați-vă că semnatarul poate reprezenta partea respectivă, poate semna tipul de document în cauză și acționează în limitele stabilite. Dacă acționează în baza unei procuri, verificați termenul de valabilitate, sfera împuternicirilor și datele acesteia. Semnătura personală, inclusiv Diia.Pidpys, identifică persoana, însă dreptul acesteia de a acționa în numele companiei se confirmă separat. Nu există o cerință generală de a semna suplimentar fiecare astfel de document cu KEP-ul directorului pentru a confirma reprezentarea: este necesară o bază corespunzătoare a împuternicirilor.

Exemplu ipotetic. Un furnizor trimite unui magazin un contract semnat de managerul de vânzări. Verificarea confirmă integritatea fișierului și valabilitatea semnăturii managerului. Înainte de a semna la rândul său, proprietarul magazinului solicită documentul care îi permite managerului să încheie astfel de contracte. Dacă împuternicirile nu sunt confirmate, părțile implică un reprezentant autorizat și finalizează semnarea conform procedurii convenite.

Ce trebuie făcut dacă certificatul a expirat deja

Expirarea actuală a certificatului nu înseamnă că toate semnăturile create anterior sunt automat nevalabile. Articolul 18 din Legea nr. 2155-VIII condiționează confirmarea semnăturii, printre altele, de valabilitatea certificatului la momentul creării acesteia. Pentru un document mai vechi trebuie să puteți stabili acel moment, să verificați statutul certificatului de atunci și integritatea datelor.

Recomandare practică: verificați documentul imediat după încheierea semnării și păstrați dovezile disponibile ale verificării, mărcile temporale și informațiile asociate. Pentru documentele cu termen lung de păstrare, aflați posibilitățile unui serviciu specializat de încredere pentru păstrare, potrivit articolului 28 din Legea nr. 2155-VIII. Dacă verificarea nu poate stabili valabilitatea unei semnături vechi, transmiteți furnizorului setul complet pentru a afla motivul.

Cum să protejați cheia și documentele confidențiale

Articolul 12 din Legea nr. 2155-VIII obligă utilizatorul să asigure confidențialitatea cheii private și să împiedice accesul altor persoane la aceasta. Nu transmiteți fișierul cheii, parola sau codul PIN contabilului, vânzătorului ori specialistului tehnic pentru a semna în numele dumneavoastră. Dacă o altă persoană trebuie să semneze documente, organizați-i propria semnătură și împuternicirile corespunzătoare.

• Semnați de pe propriul computer sau smartphone pe care îl controlați. Înainte de a introduce parola, verificați adresa exactă a serviciului oficial.
• Pentru a verifica semnătura partenerului, nu transmiteți cheia personală: se verifică documentul primit și semnătura acestuia.
• Înainte de a încărca un document confidențial, citiți condițiile serviciului respectiv privind prelucrarea, accesul și păstrarea fișierelor. Faptul că un formular public de verificare este disponibil nu face documentul public și nu elimină necesitatea protejării conținutului său.
• Verificați compatibilitatea formatelor folosind un fișier de test. Nu încărcați documente sensibile pe site-uri necunoscute pentru semnare sau verificare de probă.
• Dacă suspectați accesul unei persoane străine la cheie, încetați utilizarea acesteia și informați fără întârziere furnizorul, pentru blocarea sau revocarea certificatului conform procedurii aplicabile.

Locul de păstrare a cheii depinde de metoda de semnare: poate fi un suport de stocare pe care este salvat fișierul cheii, un dispozitiv securizat sau infrastructura unui furnizor calificat. Articolele 18 și 19 din Legea nr. 2155-VIII prevăd și utilizarea la distanță a dispozitivelor de semnare. Prin urmare, verificați condițiile de utilizare a cheii pentru serviciul ales.

Cum se păstrează documentele electronice semnate

Articolul 13 din Legea nr. 851-IV impune păstrarea documentelor electronice într-o formă care permite verificarea integrității lor, restabilirea formatului inițial și folosirea în continuare a informațiilor. Dacă sunt disponibile, trebuie păstrate și datele privind originea, destinația, data și ora expedierii sau primirii. Termenul nu poate fi mai scurt decât termenul stabilit pentru documentul corespunzător pe hârtie.

Pentru documentele legate de impozitare se aplică și articolul 44 din Codul fiscal al Ucrainei. Punctul 44.3 prevede termene minime diferite: de exemplu, 1825 de zile pentru documentele specificate la acest punct ale persoanelor juridice, precum și 1095 de zile pentru alte documente care nu intră în categoriile cu termene mai lungi. Calculul începe, de regulă, de la depunerea declarației pentru care au fost folosite documentele, nu pur și simplu de la data semnării lor. Țineți cont de prelungirea termenelor potrivit punctului 44.3 și de păstrarea documentelor legate de o inspecție sau un litigiu potrivit punctului 44.4.

Recomandare practică: creați pentru fiecare tranzacție sau livrare un dosar separat cu setul final semnat, rezultatul verificării și confirmarea primirii. Țineți o evidență a documentelor, cu partenerul, numărul, data și termenul de păstrare. Păstrați o copie de rezervă separat și verificați periodic dacă fișierele se deschid și semnăturile pot fi confirmate. Pentru o semnătură detașată, copiați împreună ambele fișiere.

După semnare, nu suprascrieți fișierul original, nu îl rescanați în loc să păstrați originalul și nu păstrați doar o copie tipărită. Dacă descoperiți o greșeală, întocmiți o corectură sau un document nou conform procedurii convenite, păstrând legătura cu cel anterior. Înainte de a schimba serviciul, descărcați arhiva și verificați dacă aveți originalele electronice complete.

Cum să pregătiți un aviz de însoțire a mărfii în Torgsoft pentru semnarea electronică

În Torgsoft puteți pregăti un fișier al documentului pe baza datelor de vânzare. Potrivit instrucțiunilor oficiale pentru formularul „Vânzare”, meniul „Imprimare → Aviz de însoțire a mărfii” deschide avizul de expediție, care poate fi salvat în diferite formate sau imprimat. Opțiunea „Imprimare factură” deschide factura de plată cu aceleași metode de export. Pentru semnarea externă, alegeți dintre formatele disponibile unul acceptat de serviciul ales și de partener.

Ordine de lucru recomandată: verificați în Torgsoft produsele, cantitățile, prețurile și datele documentului, salvați fișierul final și deschideți-l pentru o verificare de control. Apoi semnați-l separat în serviciul extern ales, obțineți semnăturile necesare și descărcați rezultatul complet. În această ordine, pregătirea documentului în programul de gestiune și aplicarea semnăturii electronice sunt operațiuni separate.

Instrucțiunile Torgsoft descriu și butonul „Fișierele documentului” din parametrii vânzării, prin care puteți atașa, vizualiza și copia fișiere. Această funcție poate fi folosită pentru a asocia vânzarea cu setul semnat și rezultatul verificării. Organizați separat păstrarea de rezervă a originalelor electronice; simpla atașare a fișierului nu îl verifică criptografic.

Norme oficiale și instrucțiuni de lucru

• Legea Ucrainei din 22.05.2003 nr. 851-IV „Privind documentele electronice și fluxul electronic de documente”: articolele 5–8 — documentul, semnătura, originalul și copia; articolele 10–13 — transmiterea, primirea, verificarea și păstrarea.
• Legea Ucrainei din 05.10.2017 nr. 2155-VIII „Privind identificarea electronică și serviciile de încredere electronică”: articolele 12, 15, 17–19, 24–26, 28 și 35 — protecția cheii, tipurile de semnături, verificarea, certificatele, timpul și Lista de încredere.
• Codul civil al Ucrainei din 16.01.2003 nr. 435-IV, articolele 207 și 639 — forma scrisă, împuternicirile semnatarului și forma convenită a contractului.
• Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” din 03.09.2015 nr. 675-VIII, articolele 11 și 12 — încheierea contractului electronic și metodele de semnare a acestuia.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI, punctele 44.3–44.4 — termenele minime de păstrare a documentelor, începutul calculării și prelungirea acestora, păstrarea până la încheierea inspecției și expirarea termenului legal de contestare a deciziilor și/sau soluționarea cauzei de către instanță.
• Semnare pe site-ul CZO, verificarea semnăturii și Lista de încredere.
• Semnarea unui document pe portalul Diia și activarea Diia.Pidpys prin NFC și utilizarea codului PIN.
• Instrucțiunile „Vchasno”: semnare individuală, schimb în cabinet și semnare prin link.