Concedii medicale electronice pentru angajatori: reguli

Concediile medicale electronice pentru angajator: cum trebuie să lucreze afacerea

Pentru afacerile ucrainene, concediul medical electronic este documentul principal pe baza căruia se acordă indemnizațiile de incapacitate temporară de muncă, maternitate și naștere. Acesta este format în Registrul electronic al concediilor medicale pe baza unui raport medical al medicului, iar angajatorul îl vede în cabinetul asiguratului de pe portalul Fondului de Pensii al Ucrainei. Foile de hârtie nu au dispărut complet, dar acum sunt excepția, nu regula. (Legea Ucrainei)

Pentru angajator, cel mai important lucru este acesta: puteți plăti concediul medical electronic nu imediat după deschidere, ci după ce dobândește statutul de „Gata de plată”. Acest lucru se întâmplă, de obicei, la 7 zile de la data închiderii, iar pentru sarcină și naștere — la 7 zile de la data deschiderii. După aceea, angajatorul examinează documentele: pentru incapacitate temporară de muncă — în cel mult 10 zile lucrătoare, pentru sarcină și naștere — în cel mult 3 zile lucrătoare. Ca regulă generală, primele 5 zile ale unui concediu medical obișnuit sunt plătite de angajator, iar finanțarea ulterioară se face din sistemul de asigurări sociale prin PFU. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Cum se formează concediul medical electronic

Un concediu medical electronic nu apare de la sine: mai întâi, medicul curant elaborează un raport medical privind incapacitatea temporară în Registrul rapoartelor medicale din sistemul electronic de sănătate. Pe baza acestuia, instrumentele software formează o foaie de boală în Registrul electronic al concediilor medicale. Angajatul și angajatorul pot vizualiza un astfel de concediu prin intermediul serviciilor electronice ale PFU. (Legea Ucrainei)

Doar medicii curanți din instituțiile de sănătate și antreprenorii individuali care au licență pentru practică medicală și efectuează expertiza incapacității temporare de muncă au dreptul de a forma rapoarte medicale. Acest drept nu este acordat, în special, medicilor din centrele de asistență medicală de urgență, stațiile de transfuzie de sânge, instituțiile de expertiză medico-legală, spitalele balneologice, băile de nămol, policlinicilor de cosmetologie și stațiunilor, precum și medicilor în timpul intervențiilor de cosmetologie fără indicații medicale. (Legea Ucrainei)

Când este încă posibil concediul pe hârtie

Regula generală este aceasta: după lansarea formării rapoartelor medicale într-o instituție de sănătate, precum și de la 1 octombrie 2021, emiterea concediilor pe hârtie în locul celor electronice este interzisă, cu excepția cazurilor special determinate. Astfel de excepții includ, în special, defecțiuni tehnice în schimbul de date între registre, din cauza cărora o foaie electronică nu se formează mai mult de 7 zile, precum și anumite situații în timpul legii marțiale. (Legea Ucrainei)

În timpul legii marțiale și timp de trei luni de la încetarea sau anularea acesteia, sunt permise excepții suplimentare. Dacă pacientul a ratat termenul de solicitare a prelungirii unui caz de invaliditate din motive de forță majoră, decizia de a elibera o foaie de hârtie ca prelungire a celei emise anterior se ia de comisia medicală consultativă, iar dacă aceasta nu există — de către șeful instituției. În plus, dacă instituția nu are formulare și este imposibil să le obțină, prin decizia șefului este permisă emiterea de concedii tipărite pe o foaie albă de hârtie conform formularului aprobat. (Legea Ucrainei)

Particularități ale legii marțiale și tratamentului în străinătate

Regula de bază pentru un medic — un raport medical se formează după o examinare personală a pacientului. Dar, în timpul legii marțiale, legislația permite anumite excepții. Pentru categoria „Sarcină și naștere”, se poate forma un raport medical fără o examinare personală, pe baza rezultatelor interacțiunii la distanță. Pentru pacienții cu simptome de COVID-19, gripă sau infecții respiratorii acute, precum și în cazurile de observare sau autoizolare în timpul carantinei, un medic de familie poate forma un raport pe baza unei cereri prin telefon, prin telefonie pe internet sau comunicare telemedicală pe o perioadă de până la 5 zile calendaristice. (Legea Ucrainei)

De asemenea, în timpul legii marțiale și timp de trei luni după aceasta, un medic poate forma un raport medical pe baza documentelor medicale eliberate în străinătate, dacă acestea confirmă incapacitatea temporară de muncă. Acest lucru este prevăzut, în special, pentru categoriile „Boală generală sau accidentare”, „Îngrijirea unui copil bolnav”, „Sarcină și naștere”, „Protezare ortopedică”. (Legea Ucrainei)

Ce statute sunt importante pentru angajator

Două statute sunt esențiale pentru angajator. Un concediu medical electronic capătă statutul de „Închis” din ziua formării sale în registru. Aceasta înseamnă că documentul există deja, dar indemnizația nu poate fi încă alocată și plătită. Statutul „Gata de plată” apare la 7 zile de la data închiderii pentru incapacitatea temporară de muncă obișnuită, iar pentru sarcină și naștere — la 7 zile de la data deschiderii. Abia după aceasta, angajatorul trece la alocarea plății. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Pentru afaceri, acest lucru înseamnă o regulă simplă: puteți vedea foaia în cabinetul PFU mai devreme, dar calculul și alocarea indemnizației ar trebui făcute după ce statutul se schimbă în „Gata de plată”. Pentru concediul de maternitate, nu este nevoie să așteptați ca concediul medical să se închidă — punctul de referință este exact perioada de la data deschiderii. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Ce trebuie să facă angajatorul

După apariția concediului medical electronic în cabinetul asiguratului, angajatorul verifică dacă angajatul este într-adevăr o persoană asigurată, determină perioada de asigurare, numărul de zile plătite, baza de invaliditate și procentul de plată. Documentele pentru alocarea indemnizațiilor de incapacitate temporară de muncă sunt luate în considerare nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la ziua primirii lor, iar pentru sarcină și naștere — nu mai târziu de 3 zile lucrătoare. Este necesar să solicitați plata nu mai târziu de 6 luni calendaristice de la ziua restabilirii capacității de muncă sau de la sfârșitul concediului de maternitate. (Legea Ucrainei)

După luarea unei decizii, angajatorul formează o cerere-calcul și o prezintă Fondului de Pensii al Ucrainei. PFU procesează cererile-calcul și finanțează fondurile către angajator într-un cont separat. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Cine plătește și cât

Ca regulă generală, indemnizațiile de incapacitate temporară de muncă depind de perioada de asigurare a angajatului:

Anumite categorii privilegiate de persoane asigurate au dreptul la 100% din salariul mediu, indiferent de perioada de asigurare. Legea le atribuie direct, în special, victimelor dezastrului de la Cernobîl, veteranilor de război, victimelor persecuției naziste și unor alte categorii definite de legi speciale. (Legea Ucrainei)

Pentru o boală sau o vătămare obișnuită fără legătură cu munca, primele 5 zile de incapacitate sunt plătite de angajator, iar începând cu a 6-a zi, prestația este finanțată în cadrul sistemului de asigurări sociale de stat obligatorii. Pentru un accident de muncă sau o boală profesională, se aplică o regulă diferită: indemnizația este alocată și plătită de angajator pentru primele 17 zile de incapacitate temporară. (Legea Ucrainei)

Când nu se alocă indemnizația

Legea stabilește direct cazurile în care nu se acordă indemnizații de incapacitate temporară de muncă. Acestea includ: obținerea unei vătămări sau a unei boli în timpul săvârșirii unei infracțiuni; vătămarea intenționată a sănătății proprii; aflarea în stare de arest sau supunerea unei expertize medico-legale; tratament obligatoriu prin hotărâre judecătorească; incapacitate temporară de muncă în timpul concediului fără plată, concediului de creație sau concediului de studii suplimentar. Separat, legea prevede că nu se acordă o indemnizație pentru îngrijirea unui copil bolnav, a unui membru bolnav al familiei sau a unui copil sub 3 ani dacă angajatul a fost în concediu anual, de studii sau de creație în acel moment. (Legea Ucrainei)

Cumularzi: ce s-a schimbat

Din 4 aprilie 2025, angajații au primit dreptul la indemnizații de incapacitate temporară de muncă, de sarcină și de naștere nu numai la locul de muncă principal, ci și la locul de muncă prin cumul. Aceasta este o schimbare importantă pentru angajatori, deoarece acum fiecare angajator poate aloca plata dacă există documente corespunzătoare. (Legea Ucrainei)

Baza pentru alocarea beneficiilor pentru munca prin cumul este o copie a concediului medical. Dacă evenimentul asigurat este formalizat printr-o foaie de hârtie, copia este certificată prin semnătura conducătorului și prin ștampilă la locul de muncă principal — dacă se utilizează o ștampilă. Când vine vorba de un concediu medical electronic, o copie pentru un salariat prin cumul se formează în sistem, iar la depunerea unei cereri-calcul, este necesar să indicați numărul foii până la punct: cifra de după punct este doar un semn tehnic al copiei și nu face parte din numărul unic. (Legea Ucrainei)

De ce s-ar putea să nu se formeze un concediu medical electronic

Unul dintre cele mai comune motive — nu există informații despre relațiile de muncă ale angajatului în Registrul persoanelor asigurate la data apariției incapacității. Un alt motiv tipic — nu există informații despre locul de muncă principal în registru, în special din cauza neprezentării de către angajator a unei notificări privind angajarea unui salariat. Pentru afaceri, acest lucru este critic: erorile în înregistrarea resurselor umane pot bloca direct formarea unui concediu medical electronic. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Prin urmare, angajatorul ar trebui să verifice periodic corectitudinea notificărilor HR, a datelor privind locul de muncă principal și a informațiilor care intră în Registrul persoanelor asigurate. Aceasta este o chestiune nu numai de ordine a resurselor umane, ci și de viteză a angajatului care primește plata legală. (Fondul de Pensii al Ucrainei)

Ce ar trebui să stabilească un antreprenor chiar acum

Pentru ca lucrul cu concediile medicale electronice să nu creeze riscuri pentru afacere, este recomandabil ca întreprinderea să aibă un algoritm intern clar:

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва