Documente FOP: ce păstrăm pe hârtie și ce electronic

Ce documente trebuie să aibă pe hârtie un FOP din Ucraina și care pot fi păstrate doar în format electronic

Pentru un FOP din Ucraina, regula generală este următoarea: un document electronic nu își pierde valabilitatea juridică doar pentru că nu este pe hârtie. Contractele electronice create corespunzător, actele, facturile, documentele primare, documentele fiscale, chitanțele, documentele din sistemele de schimb electronic și documentele semnate cu semnătură electronică calificată (QES) pot înlocui complet hârtia. Problema critică nu este dacă documentul este tipărit, ci dacă există ca un original valid, dacă i se pot confirma conținutul, data, semnătura și autorul și dacă antreprenorul îl poate prezenta rapid în timpul unui control. (Legea Ucrainei)

Un FOP nu poate funcționa întotdeauna complet fără hârtie. Cel mai adesea, acest lucru este realist pentru un antreprenor fără angajați, fără un punct fizic de vânzare, fără licențe speciale, în afara domeniului alimentar și fără cazurile în care se aplică formulare pe hârtie conform regulilor RRO. Dacă există un magazin, o cafenea, un depozit, un serviciu de livrare, angajați, produse alimentare, produse accizabile sau produse reglementate special, atunci, alături de arhiva electronică, apar anumite documente fizice obligatorii, informații accesibile fizic la locație sau documente care trebuie prezentate la locul de activitate. (Legea Ucrainei)

1. Regula de bază: documentele electronice pentru FOP sunt complet valabile

Legea privind documentele electronice stabilește în mod explicit că forța juridică a unui document electronic nu poate fi contestată doar din cauza formei sale electronice, iar admisibilitatea unui astfel de document ca probă nu poate fi respinsă doar pentru că este electronic. Pentru documentele semnate cu QES se aplică regula suplimentară conform căreia semnătura electronică calificată are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă. (Legea Ucrainei)

Pentru documentele primare, acest lucru este confirmat și de legea contabilității: documentele primare întocmite în format electronic sunt utilizate în contabilitate cu condiția respectării cerințelor legislației privind documentele electronice. Acest lucru înseamnă că un FOP poate genera și stoca o mare parte din documentele contractuale, contabile și de plată în format electronic, dacă sunt respectate cerințele privind rechizitele, semnarea și păstrarea. (Legea Ucrainei)

În același timp, Codul Fiscal obligă la păstrarea documentelor legate de calculul și plata impozitelor și taxelor. Perioadele minime de păstrare depind de tipul documentului: în versiunea actuală a punctului 44.3 din Codul Fiscal se aplică termene de 1095, 1825 sau 2555 de zile, în funcție de categoria documentului. Prin urmare, pentru un FOP, cheia nu este prezența unui dosar cu hârtii, ci existența unei arhive de documente complete și accesibile. (Legea Ucrainei)

2. Ce poate păstra un FOP de obicei doar în format electronic

În majoritatea proceselor de afaceri obișnuite, un FOP nu trebuie să dubleze pe hârtie:

Pentru un magazin online este deosebit de important ca vânzătorul să furnizeze cumpărătorului informații despre sine, să confirme rapid primirea comenzii și să ofere un document care confirmă primirea fondurilor. Legea nu impune ca acesta să fie neapărat pe suport de hârtie: poate fi un document electronic, o chitanță, un bon sau un alt document justificativ adecvat. (Legea Ucrainei)

3. Când hârtia sau un document fizic accesibil este totuși necesar

Arhiva pe hârtie nu este o obligație universală pentru toți FOP, dar există cazuri în care un document pe hârtie sau disponibil fizic este necesar.

3.1. Angajați

Pentru un FOP-angajator, relațiile de muncă nu pot exista „fără documente”. Codul Muncii impune formalizarea corespunzătoare a relațiilor de muncă și interzice admiterea unui angajat la lucru fără încheierea unui contract de muncă și fără notificarea organului fiscal. Totodată, pe durata stării de război, prin acordul părților, contractul de muncă poate fi încheiat sub formă de document electronic. Prin urmare, forma scrisă este obligatorie, dar nu trebuie să fie întotdeauna pe hârtie. (Legea Ucrainei)

3.2. RRO, PRRO, KORO, registre de calcul

Legea nr. 265 reglementează atât RRO clasice, cât și RRO program (PRRO). Pentru PRRO, volumul principal de documente este electronic. Dar legea prevede și cazuri în care operațiunile de decontare pot fi efectuate utilizând carnete de calcul și registre de evidență a operațiunilor de decontare (KORO). De aceea, KORO/RK pe hârtie nu sunt necesare tuturor FOP-urilor, ci doar atunci când antreprenorul lucrează efectiv într-un regim pentru care aceste formulare sunt prevăzute de legislație. Trecerea la PRRO nu creează prin sine obligația generală de a avea un registru pe hârtie sau o arhivă de bonuri pe hârtie. (Legea Ucrainei)

3.3. Punct fizic de vânzare, cafenea, punct de ridicare

Pentru comerțul și serviciile staționare se aplică regulile activității comerciale și ale serviciilor pentru consumatori. Acest lucru înseamnă că pentru un magazin, cafenea, salon, punct de ridicare sau alt obiect fizic, este importantă nu doar existența arhivei electronice, ci și informația accesibilă fizic la locul de activitate și posibilitatea de a arăta rapid documentele referitoare la funcționarea acelui punct specific. (Legea Ucrainei)

3.4. Carnete medicale

În domeniile în care legea impune controale medicale și păstrarea carnetelor medicale personale, un astfel de carnet rămâne un document pe hârtie cu o formă stabilită. Pentru alimentația publică, producția alimentară și anumite domenii de uz casnic și servicii, renunțarea completă la hârtie în această privință nu este posibilă. (Legea Ucrainei)

3.5. Produse alimentare

Dacă un FOP vinde, depozitează, transportă sau fabrică produse alimentare, trebuie verificate cerințele speciale: înregistrarea de stat a unităților și, în unele cazuri, autorizația de funcționare, trasabilitatea și documentele privind loturile și furnizorii. O mare parte dintre aceste documente pot fi stocate electronic, dar anumite documente trebuie să fie efectiv accesibile în unitate, iar pentru personal pot fi obligatorii carnetele medicale pe hârtie. (Legea Ucrainei)

3.6. Produse accizabile

Pentru alcool, produse din tutun, lichide pentru țigări electronice și combustibil se aplică un regim special de licențiere și control. Formularul pe hârtie nu mai este singura confirmare a dreptului de activitate, dar însăși dreptul de a vinde sau de a depozita depinde de o licență valabilă și de datele din registre, iar încălcările atrag sancțiuni speciale și pot duce la anulare. (Legea Ucrainei)

3.7. Documente pentru mărfuri și siguranța produselor

Pentru comerțul cu bunuri, absența hârtiei în sine nu este o încălcare automată, dar antreprenorul trebuie să dețină documente care să confirme originea mărfurilor, caracteristicile acestora, iar pentru produsele nealimentare reglementate – documente furnizate în timpul supravegherii pieței. Acest lucru este deosebit de important pentru produsele la care se verifică conformitatea, etichetarea, instrucțiunile și siguranța. (Legea Ucrainei)

4. Cum arată acest lucru pentru diferite modele de afaceri

FOP fără angajați și fără punct fizic. Dacă antreprenorul lucrează doar online, nu are personal angajat, nu vinde produse accizabile, nu lucrează cu produse alimentare și nu folosește formulare pe hârtie conform regulilor RRO, adesea poate lucra complet în format electronic. Dar el trebuie să aibă stocate corespunzător contractele, confirmările de plată, documentele fiscale, documentele pentru marfă și cele pentru consumator. (Legea Ucrainei)

Magazin. Pentru un magazin, pe lângă arhiva electronică, sunt importante organizarea fizică a punctului de vânzare, documentele pentru marfă, documentele pentru operațiunile de decontare și posibilitatea de a furniza rapid documentele în timpul unui control. Dacă activitatea intră sub incidența RRO/PRRO, se aplică regulile Legii nr. 265; dacă marfa este supusă supravegherii pieței, este necesară documentația tehnică și de însoțire. (Legea Ucrainei)

Cafenea sau altă unitate de alimentație publică. Se adaugă cerințele legislației alimentare: înregistrarea unității, trasabilitatea, documentele pentru materii prime și loturi, iar pentru personal – carnetele medicale în cazurile prevăzute de legislație. Aici este cel mai dificil să se lucreze complet „fără hârtie”. (Legea Ucrainei)

Depozit și livrare. Dacă depozitul face parte dintr-un lanț alimentar sau este folosit pentru stocarea unor produse reglementate special, cerințele privind documentele devin mai stricte. Dacă este un depozit obișnuit de produse nealimentare, cheia este confirmarea originii mărfii, rulajul, documentele de siguranță și posibilitatea de a urmări lanțul de circulație a mărfurilor. Pentru livrarea în comerțul online sunt de asemenea importante confirmarea comenzii, plata, expedierea, returul și comunicarea cu consumatorul. (Legea Ucrainei)

FOP cu angajați. Un astfel de FOP nu poate avea un model „nu emitem nimic”. Trebuie să existe documente de angajare, notificări către Serviciul Fiscal, documente de resurse umane și de salarizare. O parte dintre acestea pot fi electronice, dar trebuie să fie întocmite corespunzător, accesibile și adecvate pentru confirmarea relațiilor de muncă. (Legea Ucrainei)

5. Ce trebuie făcut dacă FOP nu are absolut nimic pe hârtie în prezent

În primul rând, toate documentele trebuie împărțite în patru grupe: fiscale și primare; documente pentru marfă; resurse umane; documente sectoriale speciale. După aceasta, trebuie verificat dacă există originalul electronic al fiecărui document, dacă există un fișier semnat sau un alt purtător valid al originalului, dacă sunt salvate chitanțele, confirmările bancare și dacă documentele lipsă pot fi recuperate de la bancă, sistemele de schimb electronic, cabinetul electronic, registrele de stat sau contrapartide. (Legea Ucrainei)

Apoi, arhiva electronică trebuie organizată astfel încât un document să poată fi găsit rapid după dată, contrapartidă, sumă, lotul de marfă, angajat sau obiectul activității. Fișierele originale semnate, certificatele de semnătură, chitanțele de primire a raportărilor și copiile de rezervă trebuie păstrate separat. Doar un PDF tipărit fără confirmarea semnăturii nu rezolvă întotdeauna problema dovezii. (Legea Ucrainei)

După aceea, trebuie completate doar acele poziții în care hârtia sau prezența fizică este cu adevărat necesară: carnetele medicale, KORO/RK pe hârtie — dacă se aplică în modelul dumneavoastră, documentele sau informațiile care trebuie să se afle la locație, precum și formularele speciale pe hârtie dacă acest lucru este cerut în mod expres de un act specific. Legea nu obligă la tipărirea tuturor documentelor „pentru orice eventualitate”. (Legea Ucrainei)

6. Care sunt riscurile dacă documentele lipsesc sau sunt necorespunzătoare

Pentru taxe, riscul apare nu din cauza lipsei hârtiei ca purtător, ci din cauza neasigurării stocării documentelor necesare controlului fiscal. Acest lucru este sancționat de Codul Fiscal. (Legea Ucrainei)

Pentru operațiunile de decontare se aplică sancțiunile Legii nr. 265. Dacă un FOP este obligat să folosească RRO/PRRO sau alte formulare prevăzute, dar încalcă aceste reguli, răspunderea survine conform articolelor speciale din această lege. (Legea Ucrainei)

Pentru angajați, riscul este maxim atunci când există o admitere efectivă la muncă fără o formalizare corespunzătoare. Documentele de resurse umane pot fi electronice acolo unde este permis, dar absența lor totală creează motive pentru sancțiuni de muncă. (Legea Ucrainei)

Pentru activitățile licențiate, alimentare și accizabile, consecința poate fi nu doar amenzi, ci și anularea, suspendarea sau pierderea dreptului de activitate într-o procedură specială. Tocmai de aceea un FOP în aceste domenii trebuie să verifice separat nu doar forma de păstrare a documentelor, ci și integritatea blocului de autorizații și mărfuri. (Legea Ucrainei)

7. Concluzie practică

Pentru majoritatea FOP-urilor din Ucraina, legea nu impune păstrarea unei arhive universale pe hârtie pentru toate documentele. Legea cere altceva: ca documentele să existe, să fie întocmite corespunzător, păstrate perioada stabilită, să confirme operațiunile, drepturile la activitate, circulația mărfurilor, decontările și relațiile de muncă. Formatul electronic este suficient pentru aceasta în multe cazuri. Hârtia este necesară nu „implicit pentru fiecare FOP”, ci acolo unde o cere în mod expres un anumit regim de activitate. (Legea Ucrainei)

Poziția Curții Supreme în cazul nr. 922/2115/19 este indicativă: pentru confirmarea unei operațiuni comerciale nu este importantă prezența formală a hârtiei, ci documentele primare corespunzătoare și realitatea operațiunii în sine. Adică, antreprenorul pierde nu pentru că documentul este electronic, ci atunci când nu există nicio dovadă adecvată a operațiunii însăși sau dacă aceasta este întocmită necorespunzător. (Curtea Supremă a Ucrainei)

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва