Evidența stocurilor pentru PFA: Cerințe, reguli și amenzi

Evidența mărfurilor la PFA: cine este obligat să o țină, cum se întocmește și ce amenzi se aplică

Evidența mărfurilor pentru PFA (Persoană Fizică Autorizată) nu este o evidență contabilă conform standardelor pentru persoane juridice, ci o obligație separată stabilită de Legea privind RRO și Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496. Esența cerinței este simplă: antreprenorul vizat de această obligație trebuie să țină Formularul stabilit pentru evidența stocurilor de mărfuri, să înregistreze în acesta intrările și ieșirile de mărfuri în baza documentelor primare și să vândă doar acele mărfuri care sunt reflectate în această evidență. În timpul unui control, documentele privind evidența și proveniența mărfurilor trebuie să fie la locul de vânzare sau disponibile pentru a fi prezentate organului de control. (Legislația Ucrainei)

Nu toate PFA sunt obligate să țină o astfel de evidență. Excepția se aplică PFA-urilor plătitoare de impozit unic care nu sunt plătitoare de TVA, dar chiar și pentru acestea scutirea nu funcționează dacă vând bunuri de consum complexe din punct de vedere tehnic supuse reparațiilor în garanție, medicamente, produse medicale sau bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase și pietre prețioase. Pentru vânzarea mărfurilor neevidențiate în modul stabilit sau pentru neprezentarea documentelor în timpul controlului, este prevăzută o sancțiune financiară în cuantumul valorii acestor mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de 10 venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. (Legislația Ucrainei)

Ce anume se consideră evidență a mărfurilor

Ordinul nr. 496 definește direct că documentele care confirmă evidența și proveniența mărfurilor sunt compuse din două componente:

Documentele primare pot include descrierea stocurilor de marfă la începutul evidenței, facturi fiscale, documente de transport, declarații vamale, acte de achiziție, bonuri fiscale, bonuri de marfă și alte documente care permit identificarea furnizorului, a destinatarului, a datei operațiunii, a denumirii, a cantității și a valorii mărfii. (Legislația Ucrainei)

Adică pentru PFA, evidența mărfurilor nu este un „control abstract al stocurilor”, ci o legătură concretă: există o înregistrare în Formularul de evidență și există un document primar pe baza căruia s-a făcut acea înregistrare. Fără unul dintre aceste elemente, evidența este considerată riscantă. Este interzisă vânzarea mărfii dacă la locul de vânzare nu există documente primare, înregistrări în Formular sau ambele simultan. (Legislația Ucrainei)

Cine este obligat să țină evidența mărfurilor

Evidența mărfurilor sunt obligați să o țină PFA-urile care efectuează operațiuni de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice sau serviciilor și care intră sub incidența punctului 12 din articolul 3 al Legii nr. 265. În practică, aceștia sunt în principal:

Cine poate să nu țină evidența mărfurilor conform Ordinului nr. 496

Nu sunt obligați să țină evidența mărfurilor PFA-urile plătitoare de impozit unic care nu sunt înregistrate ca plătitori de TVA, dacă nu comercializează grupurile „speciale” de mărfuri enumerate mai sus. Aceasta este tocmai excepția din punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265 și din articolul 20 al aceleiași legi. (Legislația Ucrainei)

Dar această scutire se referă anume la obligația de a ține Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri conform Ordinului nr. 496. Aceasta nu anulează alte reguli speciale pentru anumite mărfuri — de exemplu, cerințele de licențiere pentru farmacii sau regulile de licențiere pentru comerțul cu amănuntul al alcoolului și produselor din tutun. (Legislația Ucrainei)

Cum se ține corect evidența mărfurilor

1. Alegeți forma de ținere: pe suport de hârtie sau electronică

Formularul de evidență poate fi ținut fie în format pe hârtie, fie în format electronic. Pentru forma electronică, PFA își alege singur formatul software și modalitatea de introducere a informației, principalul fiind respectarea cerințelor Ordinului nr. 496. Acest lucru înseamnă că o astfel de evidență poate fi ținută nu doar „manual”, ci și în propriul sistem de gestiune, dacă acesta permite reproducerea formularului stabilit și prezentarea acestuia în timpul controlului. (Legislația Ucrainei)

2. Completați datele de identificare ale PFA și locul de evidență

În Formularul de evidență trebuie indicate datele PFA: Numele complet, codul de identificare fiscală sau datele din pașaport în cazurile prevăzute de lege, adresa fiscală, precum și denumirea și adresa locului de vânzare sau a locului de depozitare în cadrul căruia se ține evidența. Dacă forma este pe hârtie, aceste date trebuie să fie pe pagina de titlu. (Legislația Ucrainei)

3. Introduceți stocurile inițiale

Dacă PFA are obligația de a ține evidența mărfurilor și la acea dată deține deja mărfuri, prima înregistrare în Formular trebuie să reflecte stocurile la începutul evidenței. Pentru aceasta, antreprenorul întocmește singur o descriere a stocurilor în formă liberă, indicând denumirea mărfurilor, cantitatea și valoarea. Dacă nu există stocuri, prima înregistrare despre stocuri nu se efectuează. (Legislația Ucrainei)

4. Înregistrați intrările înainte de începerea vânzării

Ordinul nr. 496 impune înregistrarea constantă în Formularul de evidență a informațiilor despre intrările și ieșirile de mărfuri în baza documentelor primare. În același timp, înregistrările despre intrarea mărfii trebuie făcute înainte de începerea vânzării acesteia. Aceasta este una dintre cerințele cheie: întâi documentul și înregistrarea, apoi vânzarea. (Legislația Ucrainei)

5. Reflectați ieșirile de marfă acolo unde este necesar

În coloana 8 a Formularului de evidență se reflectă ieșirea mărfurilor, dar nu și vânzările prin RRO/PRRO. În sensul Procedurii, prin ieșire se înțelege, în special, vânzarea fără aplicarea RRO/PRRO în cazurile permise de lege, transferul intern între punctele proprii de vânzare sau locurile de depozitare, distrugerea sau pierderea mărfii, returnarea către furnizor, utilizarea pentru nevoi proprii. (Legislația Ucrainei)

6. Păstrați formularul și documentele primare la locul de vânzare

Formularul de evidență și documentele primare pentru marfă trebuie păstrate la locul de vânzare până la momentul ieșirii ultimei unități de marfă reflectate în acele documente. Documentele trebuie grupate lunar în ordine cronologică conform înregistrării lor în Formular sau cusute împreună cu Formularul. Dacă originalele documentelor lipsesc temporar de la locul de vânzare, în timpul controlului se pot prezenta copii, cu prezentarea ulterioară a originalelor până la finalizarea controlului, dacă este necesar. (Legislația Ucrainei)

Ce documente sunt potrivite pentru confirmarea provenienței mărfii

Pentru evidența mărfurilor, nu numele documentului în sine este important, ci conținutul acestuia. Documentul trebuie să permită stabilirea furnizorului, a destinatarului, a datei operațiunii, a tipului de marfă, a cantității și a valorii. De aceea, Ordinul nr. 496 numește direct printre documentele acceptate facturile, documentele de transport, declarațiile vamale, actele de achiziție, bonurile fiscale, bonurile de marfă și alte documente similare cu datele necesare. (Legislația Ucrainei)

Dacă PFA are mai multe puncte comerciale, evidența se ține separat pentru fiecare loc de vânzare. Pentru transferul mărfii între magazinele proprii, depozite sau alte unități economice, sunt necesare documente primare pentru transfer intern. Acestea sunt parte integrantă a evidenței mărfurilor. (Legislația Ucrainei)

Depozit, magazin, automobil, livrare prin curier

Ordinul nr. 496 definește locul de vânzare și locul de depozitare în sens larg. Acesta poate fi nu doar un magazin staționar sau un depozit, ci și un obiect mobil, inclusiv un vehicul. Acest lucru înseamnă că pentru comerțul ambulant, livrare sau comerțul din automobil, antreprenorul trebuie, de asemenea, să organizeze documentele și evidența astfel încât organul de control să poată verifica proveniența mărfii și înregistrările din Formular. Pentru forma electronică, aceasta trebuie să fie vizualizată într-un format adecvat pentru vizualizare și copiere în timpul controlului. (Legislația Ucrainei)

RRO/PRRO și evidența mărfurilor: cum sunt ele legate

Evidența mărfurilor nu înlocuiește RRO/PRRO, ci există în paralel cu acestea. Dacă PFA este obligat să utilizeze RRO sau PRRO, el trebuie să îndeplinească simultan atât cerințele Legii nr. 265 privind documentele de decontare, cât și cerințele privind evidența mărfurilor, dacă face parte din categoria persoanelor obligate. Separat, Legea nr. 265 cere furnizarea către cumpărător, la cererea acestuia, a unui bon, facturi sau alt document care confirmă transferul dreptului de proprietate asupra mărfii în scopul protecției drepturilor consumatorilor. (Legislația Ucrainei)

Concluzia practică aici este următoarea: existența bonului fiscal nu înlocuiește documentul de proveniență a mărfii, iar documentul de proveniență a mărfii nu înlocuiește bonul fiscal în cazurile în care bonul este obligatoriu. Acestea sunt obligații diferite. (Legislația Ucrainei)

Evidența mărfurilor nu anulează evidența fiscală

PFA-urile în sistemul general de impozitare țin separat evidența veniturilor și cheltuielilor conform formei tipizate aprobate de Ministerul Finanțelor. PFA-urile – plătitori de impozit unic din grupul al treilea, care sunt plătitori de TVA, țin de asemenea evidența veniturilor și cheltuielilor conform formei tipizate. Iar PFA-urile – plătitori de impozit unic din primul și al doilea grup și din grupul al treilea fără TVA țin evidența în formă liberă prin reflectarea lunară a veniturilor. Aceasta este o altă evidență decât cea a mărfurilor. (lv.tax.gov.ua)

Prin urmare, Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri conform Ordinului nr. 496 nu înlocuiește nici evidența fiscală a veniturilor și cheltuielilor, nici registrele și formele pe care le cere Codul Fiscal pentru sistemul de impozitare respectiv. (Legislația Ucrainei)

Mărfuri specifice pentru care se aplică reguli suplimentare

Pentru medicamente și activitatea farmaceutică, evidența mărfurilor este doar o parte din cerințe. Comerțul cu amănuntul al medicamentelor se desfășoară conform unor condiții separate de licențiere, aprobate prin hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 929, la care s-au adus modificări în anii 2025–2026. Dacă PFA vinde medicamente sau produse medicale, trebuie verificate nu doar Legea nr. 265 și Ordinul nr. 496, ci și condițiile de licențiere de profil. (Legislația Ucrainei)

Pentru alcool, produse din tutun, lichide pentru țigări electronice și combustibil, se aplică un regim separat de licențiere conform unei legi speciale. De aceea, chiar și atunci când este vorba despre evidența mărfurilor, pentru afacerile cu astfel de bunuri nu este suficient doar să aibă formularul de evidență și documentele primare — trebuie controlate separat licențele și alte reguli de profil privind circulația acestora.

Ce răspundere riscați

Sancțiunea principală tocmai pentru încălcarea regulilor de evidență a mărfurilor este prevăzută la articolul 20 din Legea nr. 265. Aceasta se aplică în două situații:

Cuantumul sancțiunii este valoarea unor astfel de mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de 10 venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. Pentru PFA-urile pe impozit unic fără TVA, această sancțiune nu se aplică dacă nu comercializează grupurile speciale de mărfuri enumerate în lege. (Legislația Ucrainei)

Nuanță importantă: informația veche despre amenda în „cuantum dublu al valorii mărfii” pentru această normă nu mai corespunde redacției actuale a articolului 20. În textul în vigoare se menționează anume valoarea mărfurilor la prețurile de vânzare, nu dublul valorii. (Legislația Ucrainei)

Ce arată practica judiciară

Practica judiciară confirmă momentul riscant al controalelor: neprezentarea documentelor chiar în timpul controlului poate fi considerată un temei independent pentru amendă conform articolului 20 din Legea nr. 265, chiar dacă antreprenorul încearcă să prezinte documentele ulterior. Asupra acestui aspect a atras atenția Curtea Supremă în sinteza practicii actuale a Curții de Casație Administrative.

Pentru afaceri, aceasta înseamnă o regulă simplă: evidența mărfurilor trebuie nu doar ținută, ci și să poată fi arătată imediat inspectorului în locul de vânzare respectiv. Documentele care „sunt undeva la contabil” sau „pot fi trimise mai târziu” nu elimină automat riscul sancțiunii. (Legislația Ucrainei)

Checklist pentru PFA

Evidența mărfurilor în programul Torgsoft

Pentru ținerea evidenței stocurilor de mărfuri conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 496, în programul Torgsoft a fost dezvoltată opțiunea suplimentară specială „Evidența stocurilor de mărfuri”. Aceasta permite generarea automată a raportului stabilit, în care se fixează documentația primară (intrări și ieșiri), se menționează datele de identificare și valoarea totală a mărfurilor.

Pentru a configura și ține corect evidența mărfurilor în Torgsoft, respectați următorul algoritm:

1. Activarea și configurarea de bază

După achiziționarea opțiunii, mergeți la meniul principal al programului Setări - Parametri - Opțiuni suplimentare. În această fereastră va apărea secțiunea „Formular de evidență a stocurilor de mărfuri”. Trebuie să activați parametrul „Utilizare pentru locul de muncă curent” și să salvați modificările.

2. Lansarea formularului și fixarea stocurilor inițiale

Lucrul propriu-zis cu raportul se efectuează în meniul Depozit - Formular de evidență a stocurilor de mărfuri. Activitatea în acest formular trebuie începută prin setarea filtrului „Data începerii evidenței”. Aceasta este data faptică de la care dumneavoastră, ca PFA, sunteți obligat să țineți această evidență. După alegerea datei, programul va calcula automat stocurile inițiale pentru acea zi. Prima linie din tabel va fi înregistrarea „Tip – Stocuri inițiale”. În coloana sumelor va fi afișată suma costului tuturor mărfurilor care se aflau în depozit la data aleasă.

3. Configurarea centrelor de evidență (punctelor comerciale)

În mod implicit, programul generează raportul pentru centrul de evidență curent. Totuși, dacă unitatea dumneavoastră economică unică (magazinul fizic) este împărțită în program în mai multe centre de evidență (de exemplu, separat „Sala de vânzare” și separat „Depozitul”), le puteți alege pe toate în filtrul corespunzător. În acest caz, documentele din toate centrele alese vor fi afișate într-un singur raport cronologic.

4. Utilizarea filtrelor pentru PFA

5. Imprimarea formei stabilite și datele de identificare ale PFA

Acțiunea principală în formular este butonul „Imprimare”, care deschide previzualizarea Formularului de evidență a stocurilor de mărfuri, gata pentru fisc. Pentru ca în documentul imprimat să se afișeze corect blocul de informații despre antreprenor (Nume, adresă fiscală, cod fiscal), aceste date trebuie să fie completate în prealabil, corect și cu atenție, în setările Rețelei comerciale, ale Întreprinderii și ale Centrului de evidență. Dacă vreun câmp rămâne gol, programul ar putea introduce date din altă formă, ceea ce va duce la erori în raport. Ca o alternativă sigură, programul permite configurarea manuală a șablonului formei imprimate pentru fiecare centru de evidență. Acest lucru garantează că în raport vor fi menționate întotdeauna datele corecte ale PFA-ului care este obligat să prezinte documentul organului de control.

Surse oficiale

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва