Forma și mijlocul de plată în bonul fiscal: cum înregistrați corect plata

Comercianții care efectuează operațiuni de plată în Ucraina aplică regulile ucrainene privind emiterea bonurilor fiscale. În bon, comerciantul indică forma de plată și mijlocul de plată folosit efectiv. Forma — «NUMERAR», «FĂRĂ NUMERAR» sau «ALTĂ FORMĂ» — se înscrie la rândul 18, împreună cu suma și moneda, iar mijlocul de plată se înscrie la rândul 19. Pentru plata în numerar, rândul 18 nu se tipărește. Înainte de emiterea bonului, casierul trebuie să verifice cum a plătit clientul, ce sumă a achitat prin fiecare mijloc și dacă a rămas o datorie.

Plata cu cardul prin terminal sau pe site necesită, de regulă, bon fiscal dacă vânzătorul este obligat să utilizeze un registrator al operațiunilor de plată (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de plată (PRRO). În cazul unui transfer folosind coordonatele bancare, trebuie stabilit mai întâi modul efectiv în care s-a făcut plata: simpla existență a unui număr de cont în formatul numărului internațional de cont bancar (IBAN) nu scutește orice încasare de fiscalizare. Plățile mixte, avansurile, plata ramburs și rambursările se înregistrează în funcție de fluxul real al banilor și de condițiile vânzării. O eroare dintr-un bon deja înregistrat se corectează prin operațiunea fiscală corespunzătoare, păstrând legătura cu bonul inițial și dovada plății.

Care este diferența dintre forma și mijlocul de plată

Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor de plată electronice, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina nr. 13, definește separat două rubrici ale bonului fiscal pentru bunuri și servicii:

• Rândul 18 — forma de plată: «NUMERAR», «FĂRĂ NUMERAR» sau «ALTĂ FORMĂ», suma aferentă formei respective și moneda operațiunii.
• Rândul 19 — mijloacele de plată: tipul instrumentului de plată, tichetul, jetonul etc. folosit efectiv pentru plată.

De exemplu, când clientul plătește un bun cu un card de plată, comerciantul selectează forma fără numerar și mijlocul corespunzător plății cu cardul. Expresiile «avans», «plată ramburs» sau «achitarea datoriei» descriu împrejurările plății. Pentru a înregistra corect plata, comerciantul trebuie să stabilească și dacă a primit numerar, a acceptat o plată cu cardul sau a încasat o altă plată.

Potrivit punctelor 6–7 din secțiunea II a Regulamentului nr. 13, rândul 18 se repetă pentru fiecare formă de plată diferită, iar rândul 19 — pentru fiecare formă, în funcție de numărul mijloacelor folosite. Pentru forma «NUMERAR», rândul 18 nu se tipărește. Această regulă se aplică și părții în numerar a unei plăți mixte. Programul trebuie totuși să înregistreze corect plata în numerar, suma totală și restul.

Numerele rândurilor identifică rubricile formularului normativ. Regulamentul nr. 13 permite amplasarea recomandată a mențiunilor și datelor, astfel că la verificarea bonului trebuie evaluate prezența și conținutul rubricilor.

Stabiliți mai întâi dacă este necesar un bon fiscal

Articolele 2–3 din Legea Ucrainei nr. 265/95-ВР privind utilizarea RRO leagă obligația de fiscalizare de existența unei operațiuni de plată. Aceste operațiuni includ, printre altele, încasarea numerarului și a plăților cu cardul pentru bunuri. Comerciantul efectuează operațiunea corespunzătoare printr-un RRO sau PRRO înregistrat și îi furnizează clientului un document de plată cu forma și conținutul prevăzute.

Faptul că plata este fără numerar nu înseamnă, prin el însuși, că se aplică o scutire de la utilizarea RRO. Potrivit Legii Ucrainei nr. 1591-IX «Cu privire la serviciile de plată», plățile fără numerar includ diverse modalități de transfer al fondurilor. Obligația comerciantului de a emite un bon fiscal trebuie stabilită în temeiul Legii nr. 265/95-ВР, ținând cont de operațiunea concretă și de excepțiile aplicabile.

Articolul 9 din Legea nr. 265/95-ВР prevede cazuri în care RRO și PRRO nu se aplică. De exemplu, punctul 6 se referă la persoanele fizice autorizate — antreprenori care sunt scutiți de utilizarea acestora în temeiul Codului fiscal al Ucrainei. Excepția distinctă de la punctul 14 privește serviciile pentru care plățile se efectuează exclusiv prin sisteme bancare de deservire la distanță și/sau servicii de transfer de bani. Un magazin nu poate extinde această excepție la vânzarea de bunuri.

Recomandare practică pentru magazin: întocmiți o listă cu toate modalitățile de plată disponibile clienților. Pentru fiecare, consemnați cine încasează banii, ce serviciu de plată furnizează banca sau intermediarul, prin ce document se confirmă plata și cine trebuie să emită bonul pentru bun. Astfel, casierul poate selecta operațiunea corectă înainte de fiscalizare.

Cum se înregistrează principalele modalități de plată

Plata cu cardul în magazin și acceptarea plăților online

Acceptarea plăților este un serviciu de plată pentru primirea instrumentelor de plată, al cărui rezultat este transferul banilor către beneficiar și/sau eliberarea de numerar. Prin urmare, faptul că acceptatorul transferă ulterior banii în contul magazinului nu schimbă faptul că clientul a plătit bunul cu cardul.

Pentru o plată cu cardul pe site, selectați mijlocul care corespunde acceptării plăților online. Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS) explică diferența dintre forma și mijlocul de plată prin exemple de plăți la terminal și online. Denumirea serviciului sau a băncii ajută la identificarea operațiunii, însă Regulamentul nr. 13 nu impune folosirea unei anumite mărci comerciale ca denumire literală a mijlocului de la rândul 19.

Dacă clientul a folosit limita de credit a cardului, comerciantul înregistrează plata efectivă cu cardul. Creditul acordat clientului de bancă nu amână plata bunului către magazin. Modul acestui credit se reglementează prin contractul clientului cu emitentul instrumentului de plată, ținând cont de Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 164.

Transfer către IBAN și plata prin aplicația bancară

IBAN identifică contul beneficiarului. Pentru a stabili dacă plata trebuie fiscalizată, comerciantul trebuie să afle cum a inițiat clientul plata. Transferul de credit la instrucțiunea clientului și acceptarea unei plăți cu cardul printr-un acceptator au mecanisme diferite, chiar dacă banii ajung în final în același cont al magazinului.

În practică, verificarea trebuie să înceapă cu contractul încheiat cu prestatorul de servicii de plată și documentele aferente încasării concrete. Dacă clientul a transferat singur banii din contul său în contul vânzătorului, fără ca magazinul să accepte numerar sau un instrument de plată în cadrul unei operațiuni de plată, vânzătorul păstrează confirmarea bancară și documentele de vânzare. Dacă pe site este folosit un serviciu de acceptare a plăților, încasarea de la acceptator nu poate fi considerată automat un transfer direct al clientului scutit de RRO.

Nici denumirea aplicației bancare din care a plătit clientul nu stabilește natura operațiunii: în aceeași aplicație se pot face plăți diferite. La fel, un transfer către un număr de card nu trebuie echivalat, fără verificare, cu un transfer de credit folosind coordonatele contului.

Plata prin cod QR

Un cod QR de plată poate deschide pagina unui serviciu de acceptare a plăților cu cardul sau poate completa coordonatele unui transfer în cont. De aceea, comerciantul ar trebui să solicite băncii sau prestatorului de servicii de plată o descriere a modalității concrete și să verifice documentul justificativ. Simpla mențiune «Plată prin cod QR» nu este suficientă pentru a stabili dacă este necesar un bon și ce mijloc de plată se folosește.

Există separat codul QR de pe bonul fiscal, care trimite la datele bonului din sistemul DPS. Acesta ajută la verificarea documentului de plată și nu stabilește modalitatea folosită de client pentru a plăti.

Când sunt necesare în bonul fiscal datele terminalului

Potrivit punctului 4 din secțiunea II a Regulamentului nr. 13, rândurile 12–17 se completează când, la plata cu cardul, se folosește un terminal de plată conectat sau integrat cu RRO ori PRRO. Regulamentul definește această conectare sau integrare prin interacțiunea efectivă dintre dispozitive sau programe, prin schimb de comenzi, mesaje ori date.

Aceste rânduri conțin datele de identificare ale acceptatorului și comerciantului, ale dispozitivului de plată, comisionul, dacă există, tipul operațiunii, datele protejate ale instrumentului electronic de plată (ЕПЗ), informații despre sistemul de plată și codul operațiunii. Rândurile 16–17 se repetă în funcție de numărul instrumentelor ЕПЗ utilizate.

Dacă terminalul funcționează separat, comerciantul verifică reușita plății pe baza chitanței terminalului și înregistrează corect plata în programul casei de marcat. Chitanța emisă separat de terminal nu înlocuiește bonul fiscal pentru bun, atunci când Legea nr. 265/95-ВР impune emiterea acestuia. În același timp, necesitatea completării rândurilor 12–17 trebuie evaluată în funcție de conectarea sau integrarea efectivă, conform definiției din Regulamentul nr. 13.

Plata mixtă: cum verificați sumele înainte de emiterea bonului

Pași practici pentru casier: aplicați mai întâi reducerea convenită, stabiliți suma de plată, conveniți cu clientul repartizarea plății, procesați fiecare parte și verificați totalul. Reducerea diminuează valoarea cumpărăturii și nu este un mijloc de plată distinct.

Exemplu ipotetic. Bunurile costă 1 500 UAH, iar magazinul a acordat o reducere de 150 UAH. Clientul trebuie să plătească 1 350 UAH: 350 UAH în numerar, 600 UAH cu un card și 400 UAH cu altul. Verificare: 1 500 − 150 = 1 350 UAH; 350 + 600 + 400 = 1 350 UAH.

• În datele plății, casierul înregistrează partea în numerar de 350 UAH; rândul 18 nu se tipărește pentru aceasta.
• Pentru forma fără numerar se indică 1 000 UAH și moneda operațiunii.
• Mijloacele de plată se reflectă potrivit celor două plăți cu cardul folosite, conform punctului 7 din secțiunea II a Regulamentului nr. 13.
• Dacă s-a folosit un terminal conectat sau integrat, datele de la rândurile 16–17 se repetă pentru cele două instrumente ЕПЗ.

Dacă a doua plată cu cardul nu a reușit, casierul trebuie să primească plata prin alt mijloc sau să convină și să înregistreze corect soldul datoriei. O plată nereușită nu poate fi înregistrată ca bani primiți.

Suma cumpărăturii achitate cu cardul trebuie de asemenea separată de comisionul reținut de acceptator de la magazin. Exemplu ipotetic: clientul a plătit 1 000 UAH pentru bun, acceptatorul a reținut un comision de 20 UAH și a transferat 980 UAH. Verificare: 1 000 − 20 = 980 UAH. Pentru plata bunului se iau în calcul cei 1 000 UAH achitați, iar comerciantul verifică diferența de 20 UAH în documentele acceptatorului. Regulamentul nr. 164 reglementează separat comisionul magazinului pentru acceptarea plăților și interzice perceperea de la client a unei taxe suplimentare pentru utilizarea instrumentului de plată.

Avansul și plata finală

Când magazinul primește un avans în numerar sau prin acceptarea plăților cu cardul și nu beneficiază de o scutire aplicabilă, înregistrează operațiunea de plată. Bonul trebuie să reflecte forma efectivă și mijlocul de plată prin care s-au primit banii. Datele avansului trebuie să permită asocierea acestuia cu bunul sau comanda. Dacă clientul plătește în tranșe și fiecare tranșă trebuie să fie înregistrată prin RRO sau PRRO, vânzătorul emite și îi înmânează un bon fiscal separat pentru fiecare operațiune de plată efectivă.

În practică, comerciantul ar trebui să păstreze pentru fiecare comandă date separate despre valoarea totală, avansul primit, modalitatea încasării, datele bonului deja emis, plata suplimentară și soldul datoriei. Înainte de plata finală, casierul verifică aceste date pentru a nu înregistra din nou banii deja primiți ca o încasare nouă.

Exemplu ipotetic. Comanda costă 2 400 UAH. Clientul a plătit 600 UAH cu cardul la plasarea comenzii și 1 800 UAH în numerar la ridicarea ei. Dacă magazinul este obligat să utilizeze RRO sau PRRO pentru aceste plăți, emite pentru avansul cu cardul un bon fiscal separat de 600 UAH, cu forma fără numerar și mijlocul de plată corespunzător cardului. La încasarea celor 1 800 UAH în numerar, magazinul emite al doilea bon fiscal pentru această operațiune de plată și le asociază pe ambele cu comanda. Verificare: 600 + 1 800 = 2 400 UAH. Casierul ține cont de avansul deja înregistrat, pentru a nu-l reflecta din nou ca o încasare nouă la predarea bunului.

Dacă prima parte a fost primită printr-un transfer de credit real care nu a constituit o operațiune de plată pentru comerciant, iar suma suplimentară este încasată în numerar, partea în numerar trebuie fiscalizată. Confirmarea transferului bancar anterior și documentele comenzii trebuie păstrate pentru a putea explica plata integrală. Mențiunea «avans» nu justifică omiterea numerarului sau a plății cu cardul efectiv încasate.

Plata ramburs, amânarea și achitarea datoriei

Plata ramburs stabilește momentul plății după expedierea bunului, dar nu definește o singură modalitate de fiscalizare pentru toate livrările. Înainte de începerea vânzărilor, comerciantul trebuie să citească contractele cu transportatorul și prestatorul de servicii de plată și să stabilească cine încasează contravaloarea bunului, în numele cui acționează, ce document îi dă clientului și cum transferă banii magazinului.

Pentru activitatea curentă, păstrați împreună cu comanda documentul de expediere, informațiile despre predarea coletului, documentul de plată și confirmarea transferului banilor. Chitanța pentru primirea banilor în vederea transferului ulterior confirmă operațiunea de plată respectivă. Existența unei asemenea chitanțe nu dovedește, prin ea însăși, că magazinul și-a îndeplinit obligația de a emite un bon pentru bun.

În cazul unei amânări oferite de magazin, trebuie evidențiate separat predarea bunului și încasarea ulterioară a banilor. Simplul fapt că bunul a fost expediat, fără încasarea unei plăți, nu trebuie echivalat automat cu primirea numerarului sau a unei plăți cu cardul. La achitarea datoriei, comerciantul stabilește dacă trebuie să utilizeze RRO în funcție de modalitatea efectivă de plată și ține cont de documentele emise anterior.

Pentru toate variantele de plată ramburs nu se poate stabili o formă sau un mijloc universal denumit «Credit». Denumirea din setări trebuie evaluată împreună cu natura operațiunii și modul de înregistrare a soldului datoriei. Dacă clientul plătește efectiv cu cardul, casierul trebuie să înregistreze plata cu cardul corespunzătoare; dacă predă numerar, plata se înregistrează ca numerar.

Certificate cadou, tichete și jetoane

Înainte de a începe să le accepte, comerciantul trebuie să stabilească ce reprezintă certificatul, tichetul sau jetonul respectiv: bani primiți în avans, dreptul la un anumit bun, o reducere sau o altă obligație. Punctul 5 din secțiunea I a Regulamentului Băncii Naționale a Ucrainei nr. 164 exclude în mod expres din domeniul său anumite mijloace fără funcție de plată, folosite pentru evidența obligațiilor aferente bunurilor plătite în avans. Prin urmare, un certificat emis de un magazin nu poate fi numit automat card de plată sau bani electronici.

Pentru plătitorii impozitului unic din grupele întâi–a treia există o restricție distinctă: potrivit punctului 291.6 din Codul fiscal al Ucrainei, aceștia trebuie să încaseze contravaloarea bunurilor expediate, a lucrărilor executate și a serviciilor prestate exclusiv în formă bănească — în numerar sau fără numerar, inclusiv prin folosirea banilor electronici. DPS avertizează cu privire la plățile cu certificate cadou: certificatul, prin el însuși, nu reprezintă bani. Indicarea corectă a mijlocului în bon nu înlătură încălcarea cerinței de plată în formă bănească.

În exemplul prezentat de DPS, pentru certificat s-a folosit forma fără numerar și un mijloc de plată corespunzător. Aceasta nu reprezintă o autorizare universală a oricărui mecanism de plată. Înainte de acceptarea certificatelor, plătitorul impozitului unic trebuie să verifice dacă propriul model este permis, iar comerciantul trebuie să coreleze înregistrarea banilor primiți, folosirea certificatului și eventuala diferență achitată. Dacă există incertitudini, este indicat să se solicite o consultație fiscală individuală, cu descrierea contractelor și a fluxului de bani.

În practică, pentru fiecare certificat ar trebui evidențiate numărul acestuia, suma plății inițiale, documentele justificative, suma folosită și soldul. Dacă clientul achită o diferență, casierul o înregistrează separat, în funcție de plata efectivă. Nu trebuie stabilită o regulă generală conform căreia nu este necesar niciodată un bon la primirea bunului pe bază de certificat: modul de înregistrare depinde de natura operațiunilor și de documentele emise anterior.

Rambursarea banilor și corectarea unei erori

La returnarea unui bun, comerciantul verifică bonul inițial, suma plătită efectiv de client și modalitatea de rambursare convenită. Potrivit secțiunii III a Regulamentului nr. 13, în cazurile prevăzute, plata banilor se înregistrează prin bonul fiscal de eliberare a banilor — formularul nr. ФКЧ-2. Rândul 18 al acestuia indică forma rambursării, suma și moneda și se repetă pentru fiecare formă de rambursare.

Bonul de ieșire are o structură diferită: rândul 19 indică suma totală a banilor eliberați. Regula privind mijloacele de plată de la rândul 19 al bonului de vânzare nu trebuie transferată la bonul de ieșire.

Pentru rambursarea unei plăți cu cardul, comerciantul urmează și procedura de inițiere a rambursării stabilită în contractul cu acceptatorul. Obligația de a defini procedura și termenele în contract este prevăzută la subpunctul 11 al punctului 45 din Regulamentul nr. 164. Înregistrarea fiscală și rambursarea prin sistemul de plăți trebuie reconciliate: bonul de ieșire pentru rambursarea efectivă trebuie să corespundă sumei și modalității de rambursare.

Pentru un RRO hardware, punctul 7 din secțiunea III a Procedurii aprobate prin Ordinul nr. 547 impune înregistrarea rambursării cu o sumă negativă și interzice folosirea operațiunii «storno» în acest scop. Potrivit punctului 8 al aceleiași secțiuni, dacă suma rambursată pentru un bun sau un serviciu plătit anterior depășește 100 UAH, se întocmește suplimentar un proces-verbal de eliberare a banilor. Acesta se întocmește de persoana responsabilă material sau de angajatul care efectuează plata. În document se indică datele actului de identitate al clientului, informații despre bun sau serviciu, suma eliberată, numărul, data și ora emiterii documentului de plată inițial. Procesul-verbal se păstrează trei ani și se prezintă organului de control în timpul unei inspecții.

Dacă clientul a cumpărat bunul cu reducere, suma rambursării trebuie stabilită pe baza documentelor tranzacției concrete și a temeiului rambursării. Nu trebuie folosit automat prețul integral din catalogul de produse, dacă acesta diferă de suma efectiv plătită.

Ce faceți dacă ați selectat greșit forma sau mijlocul de plată

1. Verificați plata și corectați selecția din formularul de plată înainte de fiscalizare. Dacă terminalul a încasat deja banii, asigurați-vă că modificarea din programul casei de marcat nu va declanșa o nouă debitare.
2. După fiscalizare, păstrați bonul eronat și dovada plății reale. Consemnați motivul erorii, suma, data, numărul bonului și angajatul responsabil. Pentru PRRO, verificați imediat dacă după bonul eronat a fost emis un alt document fiscal: de aceasta depinde modalitatea disponibilă de anulare.
3. Pentru RRO hardware, anulați suma eronată prin înregistrarea unei sume negative. Punctele 7–8 din secțiunea III a Procedurii aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina nr. 547 interzic operațiunea «storno» în acest scop și impun întocmirea unui proces-verbal la anularea unei sume înregistrate din greșeală sau a unei operațiuni pentru care forma de plată a fost selectată eronat. Procesul-verbal privind o asemenea eroare se întocmește indiferent dacă suma depășește 100 UAH. Indicați suma eronată și datele documentului de plată; pentru a explica rectificarea, consemnați și forma de plată greșită și cea efectivă și atașați dovada plății. Păstrați procesul-verbal timp de trei ani și prezentați-l la inspecție. După anulare, emiteți bonul corect și înmânați-l clientului.

4. Pentru PRRO, alegeți metoda de anulare în funcție de succesiunea documentelor. În explicația din resursa publică de informații și consultanță a DPS privind o operațiune de plată înregistrată eronat prin PRRO, autoritatea fiscală explică faptul că «storno» se aplică doar ultimului bon, înainte de emiterea următorului document fiscal, de exemplu următorul bon fiscal sau bonul de închidere fiscală (raportul Z). Operațiunea «storno» se înregistrează pe serverul fiscal, primește un număr fiscal și trebuie să indice numărul fiscal al bonului anulat.

   Dacă s-a emis deja următorul document fiscal, nu se folosește «storno»: operațiunea eronată se anulează prin înregistrarea unei sume negative și emiterea unui bon de ieșire. După anularea corespunzătoare, emiteți un bon corect, cu forma și mijlocul efectiv de plată.

5. Documentați natura erorii privind forma de plată. Răspunsul DPS referitor la PRRO descrie anularea unei operațiuni de plată și a unei sume înregistrate eronat. Separat, explicația DPS despre înregistrarea eronată a unei sume ca plată fără numerar descrie procesul-verbal de anulare și emiterea bonului corect după primirea efectivă a numerarului pentru bun. Prin urmare, la corectarea formei de plată, păstrați procesul-verbal sau explicația scrisă cu datele bonului inițial, datele eronate, modalitatea efectivă de plată și documentele justificative.

   Obligația de întocmire a unui proces-verbal potrivit punctului 8 din secțiunea III a Procedurii aprobate prin Ordinul nr. 547 este prevăzută expres pentru RRO hardware. Pentru efectuarea operațiunii corespunzătoare într-un PRRO concret, urmați instrucțiunile furnizorului acestuia, ținând cont de condițiile descrise de DPS.

6. Înainte de a încheia corectarea, verificați fluxul real al banilor. Dacă clientul a plătit deja cumpărătura cu cardul, iar casierul a greșit doar forma fiscală de plată, anularea bonului eronat și emiterea celui corect nu necesită o nouă debitare a cardului sau o rambursare bancară simulată. O operațiune separată prin acceptator se efectuează atunci când există un temei real, de exemplu o rambursare efectivă către client. Confruntați corectarea cu numerarul, operațiunile terminalului și încasările bancare, apoi înmânați clientului documentul corespunzător.

Un caz separat este prevăzut la punctul 11 din secțiunea V a Procedurii de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina nr. 317. Dacă serverul a atribuit deja bonului un număr fiscal, dar din cauza pierderii conexiunii PRRO nu a primit răspunsul și a finalizat aceeași operațiune offline cu un alt număr, dublarea poate fi eliminată prin operațiunea «storno». Aceasta se înregistrează pe serverul fiscal, cu indicarea numerelor documentului anulat și documentului duplicat. Procedura se referă exclusiv la dublarea provocată de pierderea conexiunii și se aplică separat de corectarea, descrisă de DPS, a operațiunilor de plată eronate.

Articolul 2 din Legea nr. 265/95-ВР prevede caracterul neschimbabil al informațiilor fiscale agregate. Prin urmare, modificarea denumirii plății într-un document contabil local nu corectează un bon fiscal deja înregistrat. La fel, introducerea sau retragerea de numerar pentru operațiuni interne nu schimbă modalitatea folosită de client pentru plata unei anumite cumpărături.

Setarea formelor și mijloacelor de plată în PRRO Торгсофт

Pentru a lucra, activați funcția suplimentară «Registrator software al operațiunilor de plată» pentru numărul necesar de posturi de lucru. În instrucțiunile oficiale Торгсофт privind adăugarea PRRO sunt descrise șase caracteristici ale mijlocului de plată: permisiunea pentru forma fără numerar, pentru altă formă, pentru avansul pentru care nu s-a tipărit încă un bon fiscal, pentru soldul datoriei, precum și folosirea implicită pentru operațiunile la terminal și pentru operațiunile fără numerar fără terminal. Ultimele două setări se exclud reciproc pentru același mijloc; fiecare poate fi atribuită unui singur mijloc și numai pentru forma fără numerar.

Implicit, plata prin terminal bancar este marcată ca «Card», iar plata fără numerar fără terminal — ca «Transfer din contul curent». Înainte de fiscalizarea unei vânzări sau comenzi, utilizatorul poate selecta manual un «Mijloc de plată fără numerar» dintre cele permise de setări. Prin urmare, pentru acceptarea plăților online trebuie verificată această selecție: valoarea implicită «Transfer din contul curent» nu stabilește natura juridică a plății online. Denumirile și caracteristicile permise ale mijloacelor de plată pot fi modificate în program.

Pentru afișarea datelor terminalului, instrucțiunile de configurare a tipăririi bonurilor prevăd parametrul corespunzător și conectarea configurată a terminalului; este descrisă și introducerea manuală a parametrilor pe baza chitanței acestuia. În modulul «Plățile clienților» se pot selecta forma și mijloacele pentru avans și datorie la emiterea bonurilor. Aceste funcții trebuie configurate în funcție de procesul efectiv al magazinului: permisiunea programului de a folosi un anumit mijloc nu constituie temei juridic pentru operațiune, iar o modificare ulterioară în registrul de setări nu editează un bon deja fiscalizat.

Ce trebuie să verifice proprietarul magazinului și ce sancțiuni sunt posibile

Recomandare practică: desemnați un angajat care să confrunte documentele fiscale cu încasările în numerar, raportul terminalului, datele acceptării plăților online și transferurile bancare. Pentru avansuri și plata ramburs, verificați și comenzile și soldurile datoriilor. Astfel puteți depista plăți înregistrate printr-un mijloc greșit, bonuri omise sau încasări înregistrate de două ori.

Potrivit punctului 3 din secțiunea I a Regulamentului nr. 13, un document căruia îi lipsește cel puțin o rubrică obligatorie sau care este utilizat în afara domeniului său de aplicare nu este acceptat ca document de plată. În același timp, stabilirea unei încălcări concrete și a răspunderii presupune evaluarea împrejurărilor: orice diferență în denumirea mijlocului de plată nu poate fi echivalată automat cu neemiterea bonului.

Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-ВР stabilește sancțiuni financiare pentru înregistrarea unei plăți pentru o sumă incompletă, neînregistrarea ei prin RRO sau PRRO corespunzător și neemiterea documentului de plată relevant: 100% din valoarea vânzării efectuate cu încălcarea legii pentru prima încălcare și 150% pentru fiecare încălcare ulterioară. Începând cu 1 octombrie 2023, punctul 14 din secțiunea II a acestei legi îi exonerează pe vânzători de răspundere pentru încălcările comise la vânzarea bunurilor sau prestarea serviciilor pe teritoriile ocupate temporar ale Ucrainei, pe teritoriile unde au loc acțiuni de luptă active și pe teritoriile cu posibilitate de acțiuni de luptă.

Scutirea se aplică până la data încheierii ocupației temporare, încheierii acțiunilor de luptă sau încetării posibilității de acțiuni de luptă stabilită pentru teritoriul respectiv în lista oficială, aprobată conform procedurii stabilite de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei. Scutirea nu se aplică încălcărilor regulilor privind operațiunile de plată la vânzarea produselor accizabile și nu elimină obligația de a înregistra corect plățile.

Punctul 15 din secțiunea II prevedea sancțiuni reduse de 25% pentru prima încălcare și 50% pentru fiecare încălcare ulterioară pentru persoanele fizice autorizate — antreprenori, plătitori ai impozitului unic din categoriile menționate în acesta, care nu erau înregistrați ca plătitori ai taxei pe valoarea adăugată, pentru perioada 1 august 2023–31 iulie 2025, dar nu mai târziu de încetarea sau anularea legii marțiale. Această facilitate nu acoperea vânzarea produselor accizabile, a bunurilor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic care fac obiectul reparației în garanție, a medicamentelor, a dispozitivelor medicale, a bijuteriilor și articolelor de uz casnic realizate din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase.

Pentru încălcările de după 31 iulie 2025, aceste cote reduse nu se aplică.

Înainte de a începe să utilizați o modalitate nouă de plată, verificați setările pentru scenariile relevante: un card, două carduri, plată mixtă, avans, datorie și rambursare. Comparați documentul emis cu plata efectivă și cu cerințele privind forma acestuia. Pentru comerțul cu combustibili, țineți cont și de interdicția expresă de a utiliza PRRO, prevăzută la punctul 1 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР.

Surse normative oficiale și explicații ale DPS

• Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina din 14.06.2016 nr. 547 «Cu privire la aprobarea procedurilor privind înregistrarea registratoarelor operațiunilor de plată și a registrelor operațiunilor de plată»: Procedura de înregistrare și utilizare a registratoarelor operațiunilor de plată pentru înregistrarea operațiunilor privind bunuri (servicii), secțiunea III, punctele 5–8 — înregistrarea operațiunilor, operațiuni interne, anularea sumelor eronate, procese-verbale și păstrarea lor.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina din 23.06.2020 nr. 317 «Cu privire la modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor din Ucraina din 14 iunie 2016 nr. 547»: Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a registratoarelor software ale operațiunilor de plată, secțiunea IV, punctele 1, 6–9; secțiunea V, punctul 11 — înregistrarea documentelor, operațiunea «storno», operațiunile interne și eliminarea dublării unui bon provocate de pierderea conexiunii.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina din 21.01.2016 nr. 13 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor de plată electronice, a procedurii de depunere a rapoartelor legate de utilizarea registrelor operațiunilor de plată (carnetelor de plată), a formularului nr. ЗВР-1 privind utilizarea registrelor operațiunilor de plată (carnetelor de plată)»: Regulamentul, secțiunea I, punctele 2–5; secțiunea II, punctele 2, 4–7, 9; secțiunea III, punctele 1–5; secțiunea VI; anexele 1–2 — rubricile bonurilor, formele și mijloacele de plată, datele terminalului și înregistrarea eliberării banilor.
• Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР «Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii»: articolul 2; articolul 3, punctele 1–3; articolul 9, în special punctele 6, 12, 14; articolul 17, punctul 1; secțiunea II «Dispoziții finale», punctele 14–15 — obligația de utilizare a RRO și PRRO, excepții, sancțiuni, scutirea teritorială de răspundere și perioada de aplicare a sancțiunilor reduse.
• Legea Ucrainei din 30.06.2021 nr. 1591-IX «Cu privire la serviciile de plată»: articolul 1, alineatul întâi, în special punctele 3, 10–14, 29–30, 56, 63 — plăți fără numerar, acceptarea plăților, bani electronici, transfer de credit și instrumente de plată.
• Hotărârea Consiliului de administrație al Băncii Naționale a Ucrainei din 29.07.2022 nr. 164 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de emitere și acceptare a instrumentelor de plată»: Regulamentul, secțiunea I, punctele 3, 5, 14; secțiunea III, punctele 39, 45, 56, 65; secțiunea V, punctul 110; secțiunea VIII, punctele 153–160 — documente de plată, condițiile de acceptare a plăților, rambursări, comisionul de acceptare și creditarea utilizatorului.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: articolul 291, punctul 291.6 — cerința de formă bănească a plăților pentru plătitorii impozitului unic din grupele întâi–a treia.
• Explicația Direcției principale a DPS din regiunea Zaporijjea privind forma și mijloacele de plată din bonul fiscal — rândurile 18–19, plățile cu cardul prin terminal și acceptarea plăților online.
• Explicația Direcției principale a DPS din regiunea Ternopil privind plățile cu certificate cadou — reflectarea certificatului în bon și restricția privind forma bănească a plăților prevăzută la punctul 291.6 din Codul fiscal al Ucrainei.
• Răspunsul nr. 41351 din resursa publică de informații și consultanță a DPS privind anularea unei operațiuni de plată înregistrate eronat prin PRRO — «storno» pentru ultimul bon înainte de următorul document fiscal și înregistrarea unei sume negative cu emiterea unui bon de ieșire după emiterea acestuia.
• Explicația Direcției principale a DPS din regiunea Donețk privind înregistrarea eronată a unei sume ca plată fără numerar — procesul-verbal de anulare a sumei eronate și bonul corect în funcție de plata încasată efectiv.