Cum pot antreprenorii și companiile să vândă produse în Uniunea Europeană prin Ukrposhta

O persoană fizică autorizată (PFA) sau o companie din Ucraina poate vinde produse cumpărătorilor din Uniunea Europeană (UE) și le poate expedia prin Ukrposhta. Înainte de prima comandă, verificați cerințele pentru produs, pregătiți condițiile de vânzare, configurați încasarea veniturilor în contul de afaceri din Ucraina și stabiliți modalitatea de vămuire. Exportul poștal cu o valoare de până la 1.000 de euro beneficiază de o procedură simplificată în condițiile prevăzute de lege, însă aceasta nu scutește vânzătorul de declararea corectă și de respectarea cerințelor țării cumpărătorului.

Vânzarea în UE presupune calcularea separată a taxei pe valoarea adăugată (TVA), a taxei vamale de import și a serviciilor operatorului. Pentru trimiterile poștale comerciale de până la 150 de euro se aplică o taxă vamală temporară de 3 euro pentru fiecare categorie tarifară distinctă de produse, iar TVA-ul poate fi perceput chiar la cumpărare. Înainte de expediere, stabiliți cine plătește aceste sume, transmiteți operatorului datele electronice vamale necesare și păstrați documentele care leagă comanda, plata, produsul și numărul trimiterii poștale.

Alegeți produsul și țara UE înainte de a începe vânzările

Acest ghid se referă la exportul comercial din Ucraina de produse de consum obișnuite, neaccizabile: de exemplu, huse textile, genți, organizatoare sau accesorii simple pentru casă. Legislația ucraineană reglementează statutul vânzătorului, taxele acestuia, plățile și exportul produsului. Normele UE și cele ale țării de destinație stabilesc condițiile de import, siguranța produselor și protecția cumpărătorului. Pentru alte țări europene, verificați separat regulile aplicabile.

Practic, este util să începeți cu un singur tip de produs și o singură țară. Întocmiți o fișă a produsului: material, destinație, producător, țara de origine, dimensiuni, greutate, codul produsului, fotografii și posibile riscuri de utilizare. De aceste caracteristici depind codul tarifar, cerințele de etichetare și posibilitatea expedierii.

1. Verificați restricțiile poștale. Căutați țara și produsul în lista articolelor interzise la expediere de Ukrposhta. Verificați și întregul colet: un produs permis poate conține un lichid periculos, un aerosol sau o baterie.
2. Verificați restricțiile ucrainene după codul tarifar al produsului. Articolul 235 din Codul vamal al Ucrainei interzice expedierea produselor fără documentele de autorizare necesare, acolo unde acestea sunt obligatorii. Dacă produsul este supus unor restricții la export sau unei taxe vamale la export, procedura simplificată obișnuită pentru expedieri de până la 1.000 de euro nu se aplică.
3. Verificați cerințele pieței UE. Aflați ce norme de siguranță, etichetare și informare a cumpărătorului se aplică produsului respectiv. Acceptarea coletului de către Ukrposhta nu confirmă dreptul de a vinde produsul în UE.

Dacă adăugați în ofertă jucării, produse electrice, cosmetice, produse alimentare sau alte produse reglementate special, pregătiți o procedură separată pentru categoria respectivă. Nu aplicați automat aceleași condiții ca pentru accesoriile textile obișnuite. Temeiurile pentru verificarea restricțiilor ucrainene sunt prevăzute la articolele 235–236 din Codul vamal al Ucrainei.

Pregătiți statutul de afacere și evidența fiscală

Pentru activitate comercială regulată, înregistrați-vă ca PFA sau persoană juridică. Dreptul antreprenorilor și companiilor ucrainene de a desfășura activități economice externe este prevăzut la articolul 5 din Legea Ucrainei „Cu privire la activitatea economică externă”. Deschiderea unui cont bancar nu înlocuiește înregistrarea de stat a afacerii sau alegerea regimului fiscal.

Alegeți codurile din Clasificarea activităților economice (KVED) care corespund vânzărilor și producției. Ghidul Ukrposhta indică pentru comerțul cu amănuntul online codul 47.91. Dacă fabricați produsul sau îl vindeți cu ridicata, verificați și codurile corespunzătoare. Pentru contribuabilii care folosesc sistemul simplificat, activitatea efectivă trebuie să respecte condițiile categoriei lor și informațiile din registrul fiscal.

Faceți distincția între vânzarea unui produs și prestarea unui serviciu. Restricția categoriei a doua privind prestarea serviciilor către contribuabilii care folosesc sistemul simplificat și/sau către populație nu impune aceeași restricție pentru vânzarea de produse. De exemplu, vânzarea unei huse gata făcute către o companie străină și prestarea separată a unui serviciu de design pentru compania respectivă necesită evaluări diferite. Temeiul este subpunctul 2 al punctului 291.4 din Codul fiscal al Ucrainei.

Recomandare practică: înainte de lansare, transmiteți contabilului descrierea produsului, un exemplu de comandă și schema de plată a platformei. Stabiliți împreună data recunoașterii venitului, modul de evidență a comisioanelor, taxele și contribuțiile afacerii. Pentru contribuabilii care folosesc impozitul unic, venitul în valută se convertește în grivne la cursul oficial al Băncii Naționale a Ucrainei (NBU) din ziua încasării venitului, conform regulilor de la punctele 292.5–292.6 din Codul fiscal. Înregistrați separat comisioanele platformei: suma plătită după rețineri nu arată, de una singură, toate componentele vânzării.

Configurați contul, contractul și confirmarea plății

Deschideți un cont de afaceri în valuta necesară și solicitați băncii datele exacte pentru plățile internaționale. Pentru exportul de produse, fondurile primite de la un nerezident trebuie să intre în contul rezidentului la o bancă din Ucraina. Aceste cerințe sunt prevăzute la punctele 16 și 23 din Regulamentul NBU nr. 5 și la punctul 14-4 din Hotărârea NBU nr. 18.

Dacă plata trece printr-o piață online sau un serviciu de plăți, clarificați întregul circuit al banilor înainte de prima achiziție: cine încasează plata, ce documente întocmește, când reține comisionul și cum transferă veniturile în contul de afaceri din Ucraina. Stabiliți cu banca ce documente identifică aceste plăți. Soldul din contul serviciului nu confirmă încasarea veniturilor din export în banca ucraineană.

Contractul de activitate economică externă se încheie în formă scrisă simplă sau electronică, conform articolului 6 din Legea nr. 959-XII. Pentru vânzările online, este practic să pregătiți un set coerent de documente: condițiile de vânzare sau oferta, comanda confirmată și factura comercială. Păstrați versiunea condițiilor acceptată de cumpărător și confirmarea comenzii. Regula specială din acest articol privind încheierea contractului prin emiterea unei facturi pentru servicii prestate nu trebuie aplicată automat vânzării de produse fizice.

Ce să includeți în factura comercială

• Numărul și data documentului, numărul comenzii.
• Denumirea completă a PFA-ului sau companiei, adresa, datele fiscale și bancare ale vânzătorului.
• Numele sau denumirea cumpărătorului, adresa de livrare și datele plătitorului, dacă sunt persoane diferite.
• Descrierea exactă a fiecărui produs, cantitatea, prețul unitar, valuta și suma.
• Separat: livrarea, asigurarea și alte componente de plată convenite.
• Condițiile de plată și livrare și repartizarea plăților de import.

Recomandare practică: folosiți același număr de comandă în factura comercială, evidența vânzării și registrul expedierilor. Atașați-i extrasul serviciului de plăți cu comisioanele reținute și extrasul bancar. Dacă piața online virează împreună sumele aferente mai multor comenzi, întocmiți o defalcare a plății pentru fiecare vânzare.

Cum să controlați termenul de încasare a veniturilor

Pe durata legii marțiale, termenul-limită general pentru decontarea operațiunilor de export respective este de 180 de zile calendaristice. Pentru exportul de produse, legea calculează termenul din ziua formalităților vamale. În același timp, Hotărârea NBU nr. 18 prevede o excepție pentru operațiunile de valoare mică definită la punctul 14-3, cu excepția fragmentării operațiunilor, și trebuie luate în considerare derogările speciale pentru anumite produse și sectoare.

Înainte de prima expediere, cereți băncii să stabilească dacă operațiunea dvs. este supusă supravegherii valutare, ce document confirmă începutul termenului și ce documente vor demonstra încheierea decontărilor. Pentru operațiunile cărora li se aplică termenul, țineți o evidență separată a sumelor neachitate. În caz de întârziere, alineatul 5 al articolului 13 din Legea nr. 2473-VIII prevede o penalitate de 0,3% din suma care nu a fost primită conform contractului pentru fiecare zi.

Pentru calcul, datoria în valută se convertește în grivne la cursul NBU din ziua apariției datoriei. Penalitatea totală nu poate depăși suma care nu a fost primită conform contractului. Prelungirea sau suspendarea termenului necesită temeiuri și documente prevăzute de lege; simpla întârziere a plății de către platformă nu este suficientă.

Stabiliți dacă aveți nevoie de un bon fiscal ucrainean

Obligația de a folosi un aparat de marcat și înregistrare a tranzacțiilor (RRO) sau un aparat software de înregistrare a tranzacțiilor (PRRO) depinde de modul efectiv de plată. Articolele 2–3 din Legea nr. 265/95-VR acoperă, printre altele, plățile cu cardul și prevăd emiterea unui document și pentru comenzile online.

• Transfer bancar direct în contul de afaceri, folosind numărul internațional de cont bancar (IBAN). Dacă cumpărătorul efectuează un transfer dintr-un cont în altul, iar vânzătorul nu acceptă plata cu cardul prin servicii de acceptare a cardurilor, transferul respectiv nu este o operațiune de plată a vânzătorului în sensul Legii nr. 265. Păstrați factura comercială și extrasul bancar.
• Acceptarea plăților online cu cardul. Pentru a încasa plata cu cardul, configurați RRO/PRRO și emiterea documentului fiscal corespunzător cumpărătorului, dacă nu se aplică o excepție legală.
• Piață online sau intermediar de plăți. Verificați contractul și circuitul plății: cine vinde produsul cumpărătorului, cine încasează banii și ce document primește cumpărătorul. Notificarea platformei că plata a fost efectuată cu succes nu scutește automat vânzătorul ucrainean de fiscalizarea tranzacției.

Nu extindeți excepția de la punctul 14 al articolului 9 din Legea nr. 265, care privește anumite plăți la distanță pentru servicii, asupra comerțului cu produse. Declarația vamală poștală CN22 sau CN23 nu este un bon fiscal ucrainean. Este practic să verificați întreaga procedură pe o comandă de test: de la plată până la trimiterea documentelor către cumpărător.

Alegeți procedura de vămuire în Ucraina

La întocmirea trimiterii, informați Ukrposhta că expediați produsul în calitate de PFA sau companie. În datele expeditorului indicați datele reale ale afacerii. Vânzarea trebuie să fie reflectată în același fel în comandă, factura comercială, documentele de plată și datele poștale.

Pentru exportul simplificat prin operator, alineatul 12 al articolului 236 din Codul vamal stabilește limita de 1.000 de euro pentru valoarea în vamă totală cumulată și două condiții: produselor nu li se aplică taxe vamale la export și nici restricții la export în temeiul articolului 197 din Cod. Operatorul poate plasa aceste produse sub regimul de export prin depunerea unui registru suplimentar. Prețul din factura comercială este necesar pentru formalități, dar criteriul legal este valoarea în vamă; pentru expedierile apropiate de limită, stabiliți modul de determinare a acesteia cu operatorul sau brokerul înainte de expediere.

Limita de 150 de euro din articolul 234 și normele articolului 374 din Codul vamal se referă la operațiunile de import relevante în Ucraina. Ele nu stabilesc taxele de import în UE. Pragul personal de 10.000 de euro pentru trimiterile cetățenilor nu permite declararea exportului comercial al unui PFA drept colet privat.

Când să vă înregistrați la vamă

Dacă este necesară o declarație vamală în formatul documentului administrativ unic, verificați din timp dacă afacerea este înregistrată la autoritățile vamale. Secțiunea pentru afaceri a Ukrposhta face trimitere la articolul 455 din Codul vamal și la procedura Ministerului Finanțelor nr. 552 și oferă acces la serviciul electronic al Serviciului Vamal de Stat al Ucrainei. Este vorba despre înregistrarea persoanei care efectuează operațiuni cu produse. Pentru expedierea prin registrul suplimentar al operatorului, stabiliți mai întâi cu Ukrposhta cerințele aplicabile formalităților dvs.

Recomandare practică: transmiteți brokerului fișa produsului, factura comercială, condițiile de vânzare și documentele de achiziție sau fabricație. Cereți confirmarea codului tarifar, a autorizațiilor necesare, a metodei de declarare și a documentelor pe care le veți primi după încheierea formalităților.

Completați CN22 sau CN23 și pregătiți documentele

Ukrposhta folosește formularul CN22 pentru pachetele mici și CN23 pentru colete și trimiteri EMS — serviciul poștal expres internațional. Ghidul său de export indică un exemplar CN22 și trei exemplare CN23. Serviciile online generează declarațiile pentru imprimare; înainte de predare, verificați setul de documente necesar pentru serviciul și țara alese.

Pentru fiecare tip de articol din colet, indicați:

• descrierea exactă în limba engleză, care permite identificarea produsului, a materialului și a destinației;
• numărul de unități, valoarea reală și valuta;
• greutatea, potrivit câmpurilor formularului;
• codul din Sistemul armonizat de descriere și codificare a mărfurilor (HS), iar pentru formalitățile din Ucraina, codul necesar din Clasificarea ucraineană a mărfurilor pentru activitatea economică externă (UKT ZED);
• țara de origine, corespunzătoare locului real de fabricație;
• categoria corectă a trimiterii — vânzare de produse — și datele expeditorului și destinatarului.

Exemplu de descriere practică: în loc de „accesorii”, scrieți „husă din bumbac cu fermoar pentru depozitarea articolelor de papetărie” și redați același sens în câmpul în limba engleză. Descrierea permite compararea conținutului cu factura comercială și codul tarifar. Alegeți codul pe baza caracteristicilor produsului, nu după denumirea unui produs asemănător din magazinul altcuiva.

Pregătiți factura comercială, confirmarea comenzii și documentele care dovedesc valoarea și originea produsului. Pentru produse cumpărate, acestea pot fi documentele furnizorului; pentru produse proprii, calculația de producție și alte dovezi disponibile. Dacă întocmiți documentul administrativ unic, pregătiți separat documentele cerute de Ukrposhta pentru această procedură: în special, trei exemplare ale facturii bilingve sau ale facturii însoțite de traducere, descrierea produsului și documentele corespunzătoare codului UKT ZED. Înainte de expediere, stabiliți cu operatorul sau brokerul cum trebuie certificate documentele. Pentru vânzările către un alt operator economic, pregătiți o copie a contractului conform cerințelor acestei proceduri.

Nu declarați un produs comercial drept cadou, nu declarați o valoare mai mică decât cea reală și nu fragmentați artificial operațiunea pentru a vă încadra în praguri. Normele privind cadourile nu se aplică doar pentru că vânzătorul a bifat această opțiune. Neconcordanțele dintre plată, factură comercială și declarație îngreunează dovedirea valorii și legalității operațiunii.

După expediere, păstrați CN22/CN23, chitanța de acceptare, numărul trimiterii poștale, factura comercială și dovada disponibilă a formalităților vamale. Pentru formalitățile prin registru, întrebați din timp operatorul ce informații despre exportul încheiat pune la dispoziția expeditorului.

Calculați TVA-ul și taxa vamală în UE și verificați folosirea ghișeului unic pentru import (IOSS)

Cum funcționează IOSS pentru cumpărături de până la 150 de euro

Ghișeul unic pentru import — Import One Stop Shop (IOSS) — permite declararea și plata TVA-ului pentru vânzările la distanță de produse importate neaccizabile în trimiteri cu o valoare intrinsecă de cel mult 150 de euro. În acest sistem, TVA-ul se percepe la cumpărare, iar transmiterea corectă a unui număr IOSS valabil asigură scutirea corespunzătoare de TVA în etapa de import. Comisia Europeană explică scopul sistemului.

Pentru a verifica pragul, separați prețul produselor de livrare și asigurare, dacă acestea sunt indicate separat. Nu presupuneți că orice sumă totală plătită reprezintă valoarea intrinsecă în sensul IOSS; confirmați componentele din factura comercială și regulile de vămuire.

În anumite condiții, o piață online poate fi considerată furnizor în scopuri de TVA, inclusiv atunci când facilitează vânzarea la distanță a produselor importate într-o trimitere de până la 150 de euro. Totuși, simpla existență a unei comenzi pe platformă nu confirmă că IOSS se aplică acelei comenzi. Verificați datele fiscale ale vânzării respective și instrucțiunile platformei. Pentru propriul site, înainte de încasarea plății, verificați condițiile de înregistrare a vânzătorului ucrainean în IOSS, inclusiv cerința privind un intermediar în UE, sau alegeți o altă procedură de colectare a TVA-ului la import. Numărul IOSS al altui vânzător sau al unei platforme nu poate fi folosit pentru comenzi care nu sunt acoperite de înregistrarea IOSS respectivă.

1. Verificați în comandă dacă platforma a încasat deja TVA-ul și dacă a transmis datele IOSS pentru această trimitere.
2. Introduceți numărul în câmpul electronic special și securizat pentru date vamale al Ukrposhta.
3. Nu tipăriți numărul IOSS pe eticheta de adresă accesibilă publicului și nu îl publicați în descrierea produsului.
4. Păstrați dovada încasării TVA-ului, numărul comenzii și confirmarea transmiterii datelor către operator.
5. Dacă cumpărătorului i se percepe din nou TVA, colectați notificarea de plată și contactați platforma și operatorul pentru corectare sau rambursare, conform procedurii lor.

Mențiunea „TVA plătit” de pe colet nu înlocuiește datele electronice. Dacă IOSS nu se aplică, taxa se colectează prin procedura de import corespunzătoare. Înainte de cumpărare, informați cumpărătorul despre plățile incluse în preț și cele care pot apărea în timpul formalităților.

Cum se calculează taxa vamală de 3 euro

Regulamentul Consiliului (UE) 2026/382 a eliminat scutirea generală de taxă vamală pentru trimiterile de valoare mică și a introdus o taxă temporară de 3 euro pe poziție tarifară pentru trimiterile relevante cu o valoare intrinsecă de până la 150 de euro. Pentru expedierea poștală prin Ukrposhta, este important că regulamentul se aplică și trimiterilor poștale, inclusiv celor în care nu se folosește IOSS.

Potrivit explicațiilor Comisiei Europene, taxa se calculează după categoriile tarifare distincte, nu după numărul de unități fizice. Cinci tricouri din aceeași categorie tarifară înseamnă 3 euro; un tricou și un ceas din categorii diferite înseamnă 6 euro. Numărul categoriilor pentru setul dvs. trebuie stabilit în funcție de clasificarea sa reală.

Această taxă vamală se adaugă separat la TVA și la tariful operatorului pentru formalități. Conform explicațiilor Comisiei, declarantul o plătește în cadrul schemei aplicabile, iar obligația poate fi pusă direct în sarcina consumatorului doar în anumite cazuri. În practică, înainte de vânzare, aflați de la platformă și operator cine declară produsul, cui i se facturează suma și cum trebuie inclusă în preț.

Originea preferențială ucraineană poate conta doar dacă sunt îndeplinite condițiile acordului comercial și există dovada corespunzătoare. Comisia descrie o excepție pentru produsele care beneficiază de preferințe atunci când TVA-ul nu a fost colectat prin IOSS, iar produsul a fost declarat folosind formularul complet de declarație vamală de import cu codul H1. Mențiunea „Fabricat în Ucraina” nu este suficientă pentru a beneficia de această excepție. Comparați cu brokerul economia posibilă cu cheltuielile formalităților complete.

Pentru trimiterile de peste 150 de euro nu se poate folosi IOSS; taxa vamală se stabilește potrivit tarifului aplicabil, clasificării și originii produsului. Evaluați regulile pentru țara de destinație și momentul formalităților de import: între predarea coletului în Ucraina și intrarea lui în UE poate trece un anumit timp. Înainte de expediere, verificați și cerințele noi pentru identificatorii electronici ai produselor. Nu includeți în calculul costurilor o taxă generală de procesare propusă de UE ca sumă fixă aplicabilă, fără să confirmați regulile care o pun în aplicare.

Pregătiți produsul și pagina de vânzare conform normelor de siguranță ale UE

Regulamentul (UE) 2023/988 privind siguranța generală a produselor — General Product Safety Regulation (GPSR) — se aplică produselor de consum din domeniul său de aplicare. Acesta acoperă riscurile care nu sunt reglementate de norme speciale ale UE și prevede excepții pentru anumite categorii. Pentru un accesoriu obișnuit, verificați atât GPSR, cât și eventualele cerințe speciale privind materialele și destinația produsului.

Dacă fabricați produsul, articolul 9 din GPSR obligă producătorul să evalueze riscurile și să pregătească documentația tehnică. Conținutul ei depinde de produs: trebuie să îl descrie și să prezinte caracteristicile relevante pentru siguranță și, dacă este necesar, riscurile, măsurile de reducere a acestora, încercările și standardele aplicate. Producătorul trebuie să actualizeze documentația tehnică și să o păstreze timp de 10 ani după introducerea produsului pe piață. Dacă revindeți produsul altcuiva, solicitați producătorului datele necesare.

Ce să verificați pe produs și ambalaj

• Tipul, lotul, numărul de serie sau un alt identificator care permite stabilirea produsului concret.
• Numele sau denumirea producătorului, adresa poștală și adresa de e-mail.
• Instrucțiunile și avertismentele necesare, într-o limbă pe care cumpărătorul o înțelege, conform cerințelor țării de vânzare.
• Numele sau denumirea, adresa poștală și adresa de e-mail ale operatorului economic responsabil stabilit în UE. Pentru produsele cărora li se aplică articolul 16 din GPSR, existența unui astfel de operator este o condiție obligatorie pentru introducerea pe piață.

GPSR stabilește regulile pentru plasarea informațiilor: de exemplu, identificatorul și datele de contact ale producătorului pot fi trecute pe ambalaj sau într-un document însoțitor, în condițiile prevăzute, atunci când marcarea produsului nu este posibilă. Pentru datele operatorului responsabil, articolul 16 prevede afișarea pe produs, ambalaj, colet sau într-un document însoțitor.

Operatorul responsabil din UE trebuie să îndeplinească rolul definit de lege. Acesta poate fi, de exemplu, importatorul corespunzător sau un reprezentant autorizat cu mandat adecvat. Adresa unui prieten sau a cumpărătorului nu înlocuiește un astfel de operator. Înainte de a începe vânzările, stabiliți atribuțiile acestuia, accesul la documentație și procedura de urmat dacă apar probleme de siguranță.

Ce să afișați în oferta online

Articolul 19 din GPSR impune indicarea clară și vizibilă a producătorului și a adreselor sale poștale și de e-mail; dacă producătorul se află în afara UE, trebuie afișate și datele operatorului responsabil din UE. Adăugați o fotografie, tipul sau alte date de identificare ale produsului, precum și avertismentele și informațiile de siguranță necesare în limba corespunzătoare. Verificați aceste informații atât în magazinul dvs., cât și pe pagina produsului din piața online.

Marcajul CE de conformitate europeană se aplică produselor pentru care este impus de normele speciale ale UE. Faptul că produsul este realizat manual nu creează, de unul singur, obligația aplicării marcajului CE și nici nu scutește de cerințele de siguranță. Dacă se constată că un produs este periculos, producătorul trebuie să organizeze măsurile corective corespunzătoare, informarea și notificarea prin Safety Business Gateway — portalul UE prin care companiile raportează produsele periculoase. Cerințele sunt prezentate la articolele 2, 9, 16 și 19 din Regulamentul 2023/988.

Prezentați cumpărătorului prețul, livrarea, garanțiile și condițiile de retur

Dacă magazinul direcționează vânzările către consumatori din UE, verificați normele obligatorii din țara de destinație. Directiva 2011/83/UE se aplică prin legislația națională a statelor membre. Înainte de plată, cumpărătorul trebuie să primească informațiile necesare despre vânzător, caracteristicile produsului, prețul total, taxe și costuri suplimentare, plată, livrare, soluționarea reclamațiilor, retragerea din contract și garanția legală de conformitate.

Pentru vânzările la distanță de produse, regula de bază a directivei este un termen de 14 zile pentru retragerea din contract, calculat de la primirea produsului de către consumator sau de către o persoană desemnată de acesta, alta decât transportatorul. Pentru o singură comandă cu livrări separate, termenul poate începe să curgă de la primirea ultimului produs sau a ultimei părți. Dacă vânzătorul nu a furnizat informațiile necesare despre dreptul de retragere, termenul expiră la 12 luni după încheierea perioadei inițiale. Dacă vânzătorul transmite informațiile respective în aceste 12 luni, cumpărătorul are 14 zile pentru retragere din ziua primirii lor. Acest lucru este prevăzut la articolul 10 din directivă.

• Notificarea cumpărătorului. Cumpărătorul poate folosi un formular sau orice altă declarație neechivocă de retragere. Nu impuneți ca unică metodă o scrisoare pe hârtie inclusă în colet.
• Trimiterea produsului înapoi. Ca regulă generală, cumpărătorul trebuie să trimită produsul în termen de 14 zile de la notificarea retragerii. Acesta suportă costurile directe de retur dacă vânzătorul l-a informat corespunzător și nu și-a asumat aceste costuri.
• Rambursarea banilor. Vânzătorul rambursează plățile, inclusiv costul livrării standard inițiale, în termen de 14 zile de la notificarea retragerii. Vânzătorul nu este obligat să ramburseze diferența pentru o metodă de livrare mai scumpă aleasă de cumpărător în locul celei standard oferite. Banii se rambursează prin aceeași metodă folosită de cumpărător la plată, cu excepția cazului în care acesta acceptă expres o altă metodă, fără costuri suplimentare pentru el. Dacă vânzătorul nu s-a oferit să ridice el însuși produsul, poate amâna rambursarea până la primirea produsului sau a dovezii expedierii acestuia, în funcție de ce se întâmplă mai întâi.
• Excepții. Acestea se pot aplica unui produs cu adevărat personalizat sau fabricat după specificațiile individuale ale cumpărătorului. Mențiunile „lucrat manual” sau „fabricat după comandă” nu demonstrează, prin ele însele, existența unei excepții. Drepturile privind produsele defecte rămân valabile.

Înainte de lansare, verificați respectarea articolului 11a din directivă potrivit legislației țării vizate: pentru contractele încheiate printr-o interfață online, acesta prevede o funcție de retragere accesibilă pe durata necesară, confirmarea acțiunii și o confirmare electronică trimisă fără întârziere, cu data și ora. Pentru o piață online, verificați ce parte a procesului asigură platforma și ce notificări trebuie să gestioneze vânzătorul.

Verificați și informațiile despre garanția legală de conformitate, care este de cel puțin doi ani, precum și alte informații de garanție aplicabile, potrivit articolului 6. Normele naționale pot prevedea o protecție mai îndelungată. Aceasta este distinctă de garanția comercială voluntară oferită de producător. Temeiuri: articolele 6, 9–11a, 13–14 și 16 din Directiva 2011/83/UE.

Practic, creați o pagină cu condițiile de vânzare, ușor accesibilă cumpărătorului: datele de contact ale vânzătorului, țările de livrare, structura prețului, modul estimat de livrare, adresa de retur, metoda de notificare a retragerii și procedura de reclamații. Condițiile contractului trebuie să respecte normele obligatorii ale țării vizate. Stabiliți separat cine din afacere răspunde cumpărătorului, gestionează retururile și efectuează rambursările.

Verificați tariful, ambalați produsul și predați coletul

La data întocmirii trimiterii, verificați la Ukrposhta dacă există livrare în țara respectivă, tipul trimiterii, limitele de greutate și dimensiuni, tariful, posibilitatea declarării valorii, condițiile de despăgubire și de retur. Calculați livrarea în funcție de greutatea și dimensiunile coletului deja ambalat. Nu promiteți cumpărătorului un termen bazat pe o expediere anterioară: ruta și formalitățile vamale pot diferi.

1. Verificați conținutul. Angajatul care pregătește comanda verifică codul produsului, cantitatea, culoarea și starea produsului în raport cu factura comercială.
2. Verificați etichetarea. Asigurați-vă că identificatorii, datele de contact și instrucțiunile necesare rămân împreună cu produsul după despachetare.
3. Ambalați. Protejați produsul de umezeală, frecare și mișcare în interiorul cutiei. Separați piesele fragile și umpleți spațiile goale.
4. Cântăriți și măsurați. Introduceți datele reale ale coletului pregătit și verificați din nou tariful.
5. Comparați documentele. Descrierea, cantitatea, valoarea, valuta și datele destinatarului trebuie să coincidă în comandă, factura comercială și declarație.
6. Predați trimiterea. Păstrați chitanța, numărul trimiterii și copiile documentelor; trimiteți cumpărătorului numărul de urmărire și documentele de plată necesare.

Este util să păstrați împreună cu comanda fotografii ale conținutului și ale coletului ambalat. Acestea ajută la clarificarea erorilor de pregătire sau a deteriorărilor, dar nu garantează, de la sine, despăgubirea.

Întocmiți bugetul pentru o comandă

Exemplu ipotetic, care nu reprezintă tariful Ukrposhta sau un calcul fiscal. Vânzătorul încasează 80 de euro pentru produse și 12 euro pentru livrare. Trimiterea conține două categorii tarifare distincte, cărora li se aplică taxa vamală temporară de 3 euro pentru fiecare categorie. Conform înțelegerii, aceste costuri sunt suportate de vânzător. TVA-ul cumpărătorului este colectat separat de piața online și nu este inclus în venitul vânzătorului prezentat mai jos.

Adăugați în tabelul propriu plata operatorului responsabil din UE, pregătirea documentației, eventualele încercări, brokerul și taxele de formalități confirmate. Calculați separat taxele afacerii din Ucraina, în funcție de regimul ales. Comisioanele, costul real al livrării și retururile pot modifica rezultatul; prin urmare, exemplul nu prognozează rentabilitatea vânzării.

Dovediți exportul în scopul TVA-ului ucrainean

Pentru un contribuabil înregistrat în scopuri de TVA, exportul produselor a căror valoare vamală totală nu depășește echivalentul a 150 de euro nu este obiect de impozitare potrivit subpunctului 196.1.16 din Codul fiscal al Ucrainei. Pentru exporturile care depășesc acest prag se aplică cota zero în temeiul subpunctului 195.1.1, dacă exportul este dovedit prin declarația vamală întocmită potrivit procedurii stabilite. Înainte de formalități, contabilul trebuie să stabilească norma aplicabilă trimiterii respective.

Pentru trimiterile de până la 150 de euro inclusiv, verificați separat dacă trebuie înregistrate obligații privind TVA-ul aferent produselor, materialelor și serviciilor cumpărate cu TVA și folosite în operațiunea respectivă, apoi reflectați rezultatul în buget. Temeiurile sunt subpunctele 195.1.1, 196.1.16 și punctul 198.5 din Codul fiscal al Ucrainei.

Nu considerați CN22/CN23 și numărul de urmărire poștală un set universal suficient pentru cota zero. Înainte de a alege procedura simplificată, contabilul trebuie să stabilească ce document vamal și ce dovadă a exportului va primi afacerea. Dacă este necesară o declarație vamală separată pentru confirmarea adecvată, organizați întocmirea ei înainte de expediere.

Un vânzător care nu este înregistrat în scopuri de TVA nu declară vânzarea ca operațiune proprie impozabilă cu cota de 0% doar pentru că adresa cumpărătorului este în străinătate. Statutul său fiscal din Ucraina nu elimină TVA-ul datorat conform regulilor de import și vânzare din UE.

Organizați returul produsului și rambursarea banilor

Returul implică mai multe acțiuni: înțelegerea cu cumpărătorul, expedierea înapoi, formalitățile vamale ucrainene pentru reintroducere, rambursarea și înregistrarea în evidență. Înainte de a confirma adresa și metoda de expediere, asociați returul cu comanda inițială și trimiteți cumpărătorului instrucțiuni exacte despre descrierea conținutului și documente.

1. Păstrați solicitarea cumpărătorului, motivul returului și corespondența. Distingeți retragerea din contractul la distanță de reclamația privind un defect.
2. Stabiliți cu Ukrposhta sau brokerul documentele și procedura pentru reintroducerea produsului. Dacă luați în calcul reimportul, verificați dacă această procedură se aplică produsului respectiv; simpla mențiune „retur” pe colet nu este suficientă.
3. Pregătiți factura comercială inițială, documentele de export și poștale, identificatorii produsului și numărul trimiterii de retur.
4. Rambursați banii conform regulilor aplicabile contractului, țării cumpărătorului și serviciului de plată. Păstrați confirmarea plății efective.
5. Transmiteți contabilului documentele aferente produsului și banilor, iar băncii, documentele necesare regularizării supravegherii valutare, dacă aceasta se aplică.

Returul coletului nu încheie automat supravegherea valutară și nici nu anulează taxele. Pentru contribuabilii care folosesc impozitul unic, subpunctul 5 al punctului 292.11 din Codul fiscal prevede excluderea din venit a sumelor returnate relevante, în anumite condiții, inclusiv pentru returnarea produsului, rezilierea contractului sau o solicitare de rambursare. Contabilul trebuie să țină cont de documente și de perioada operațiunii. Verificați separat ajustările TVA-ului ucrainean, ale TVA-ului perceput prin platformă și ale taxelor de import, fiecare conform procedurii aplicabile.

Evidența vânzărilor la export și a retururilor în Torgsoft

Înainte de pregătirea comenzii în Torgsoft, puteți verifica stocul, prețul și costul produsului în modul „Стан складу” („Situația stocului”) și îi puteți consulta mișcările după recepție, vânzare, retur sau transfer. Practic, folosiți aceste date pentru a verifica produsul destinat cumpărătorului străin și bugetul propriu. Pentru magazinul online și evidența completă, țineți cont de condițiile licenței: versiunea „Старт” („Start”) are limitări, inclusiv nu este destinată unui magazin online, mai multor centre de evidență sau comerțului cu ridicata; pentru procesele respective este necesară o versiune adecvată a programului.

În documentul „Реалізація” („Vânzare”) puteți adăuga un comentariu și atașa fișiere. Procedură practică: indicați numărul comenzii externe și adăugați factura comercială, confirmarea plății și documentele de expediere. Astfel, angajatul poate găsi dovada unei anumite vânzări într-un singur document de evidență.

Modul „Повернення” („Retur”) permite selectarea vânzării inițiale, indicarea tuturor produselor sau doar a unei părți din cantitate și întocmirea avizului de retur. Înainte de utilizare, verificați setarea termenului maxim de retur: aceasta influențează disponibilitatea operațiunii în program, dar nu stabilește drepturile legale ale cumpărătorului. Confirmați rambursarea prin bancă sau platformă cu un document de plată separat, iar formalitățile vamale, IOSS și documentația de siguranță gestionați-le prin procedurile externe corespunzătoare.

Listă de control înainte de predarea coletului către Ukrposhta

Recomandare practică: desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare punct și păstrați rezultatul verificării în evidența comenzii. Într-o afacere mică, proprietarul poate îndeplini toate rolurile.

Surse oficiale și documente pentru formalități

• Codul vamal al Ucrainei nr. 4495-VI: articolele 233–236 — circulația poștală, restricții și declarare; alineatul 12 al articolului 236 — export simplificat de până la 1.000 de euro; articolul 374 — reguli pentru importurile cetățenilor, care nu stabilesc procedura exportului comercial.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: subpunctul 195.1.1 — confirmarea exportului pentru cota zero de TVA; articolele 291–293 — condițiile sistemului simplificat, venitul și rambursările.
• Legea Ucrainei „Cu privire la activitatea economică externă” nr. 959-XII: articolele 5–6 — dreptul de a desfășura activități și forma contractului.
• Regulamentul aprobat prin Hotărârea Consiliului de Administrație al NBU nr. 5: punctele 16 și 23 — decontări prin conturi bancare și încasarea veniturilor din export.
• Hotărârea Consiliului de Administrație al NBU nr. 18: punctele 14-2–14-4 — termene de decontare, excepții și încasarea fondurilor într-o bancă din Ucraina.
• Legea Ucrainei „Cu privire la valută și operațiunile valutare” nr. 2473-VIII: articolul 13 — calcularea termenului, prelungirea, suspendarea și penalitatea.
• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR privind utilizarea RRO: articolele 2–3 și 9 — operațiuni de plată, documente și excepții.
• Ukrposhta: formalități vamale și ghidul de export: trimiteri comerciale, formulare poștale, documente însoțitoare și transmiterea datelor IOSS.
• Regulamentul Consiliului (UE) 2026/382: articolele 1–2 și 4 — eliminarea scutirii pentru trimiterile de valoare mică și taxa vamală temporară; explicațiile Comisiei Europene — calculul pe categorii tarifare și condițiile excepției pentru produsele cu origine preferențială.
• Comisia Europeană: VAT One Stop Shop — TVA, IOSS și rolul platformelor electronice.
• Regulamentul (UE) 2023/988: articolele 2, 9, 16 și 19 — domeniul de aplicare, obligațiile producătorului, operatorul responsabil din UE și oferta la distanță.
• Directiva 2011/83/UE privind drepturile consumatorilor: articolele 6, 9–11a, 13–14 și 16 — informațiile precontractuale, retragerea, funcția online, rambursarea și excepțiile; se aplică prin normele naționale ale țării de vânzare.