Documente primare pentru PFA și magazin: întocmire, corectare și păstrare

Pentru a dovedi achiziția, vânzarea, returnarea mărfurilor sau cheltuielile magazinului, trebuie să păstrați documentele privind operațiunea efectivă și să o reflectați corect în evidența proprie. Mai întâi stabiliți ce s-a întâmplat: ați predat mărfuri, ați primit un serviciu, ați virat un avans sau ați restituit bani. Apoi verificați ce document dovedește acțiunea respectivă, cine răspunde de întocmirea lui și unde va fi păstrat originalul.

Pentru o persoană juridică, documentele primare stau la baza contabilității. Pentru o persoană fizică autorizată (PFA), setul de documente și modul de evidență depind de sistemul de impozitare, de statutul de plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA) și de obligația de a ține evidența stocurilor de mărfuri. Regulile prezentate se referă la activitatea din Ucraina și la legislația ucraineană.

Cum stabiliți ce dovedește un document

Potrivit articolelor 1 și 9 din Legea Ucrainei nr. 996-XIV, documentul primar conține informații despre o operațiune economică și constituie temeiul evidențierii sale contabile. O operațiune economică este o acțiune sau un eveniment care modifică activele, datoriile ori capitalurile proprii ale întreprinderii. De aceea, contabilul verifică atât documentul, cât și împrejurările efective: ce s-a primit, predat, folosit sau plătit. Semnăturile și ștampilele nu pot dovedi o livrare care nu a avut loc.

Pentru activitatea magazinului, este util să distingeți următoarele documente:

• Contractul stabilește înțelegerile dintre părți: marfa, prețul, livrarea, plata și recepția. Simplul fapt că s-a încheiat contractul nu dovedește că furnizorul a predat deja marfa.
• Factura de plată sau proforma indică, de regulă, pentru ce și cât trebuie plătit. Dacă descrie doar o livrare viitoare, nu atestă primirea efectivă a mărfii.
• Instrucțiunea de plată conține dispoziția de transfer. Pentru a dovedi circulația banilor, verificați executarea instrucțiunii și extrasul bancar aferent.
• Avizul de expediție sau actul de predare-primire consemnează predarea unor mărfuri sau bunuri concrete.
• Documentul privind serviciile prestate sau lucrările executate descrie rezultatul efectiv ori volumul serviciilor și perioada în care au fost prestate.
• Bonul fiscal documentează operațiunea de plată. Trebuie corelat cu vânzarea, plata sau returnarea corespunzătoare.
• Registrul contabil cumulează informațiile din documente. O înregistrare în tabelul stocurilor nu dovedește, de una singură, proveniența mărfii.

Exemplu ipotetic. Un magazin a comandat 20 de corpuri de iluminat la 300 UAH fiecare, în total 6.000 UAH. Furnizorul a primit plata integrală în avans, dar a predat doar 15 corpuri, în valoare de 4.500 UAH. Documentele de plată dovedesc transferul a 6.000 UAH, iar avizul trebuie să reflecte predarea efectivă a 15 unități. Mărfurile nelivrate valorează 1.500 UAH. Dacă angajatul semnează avizul pentru toate cele 20 de unități, documentele vor contrazice recepția efectivă.

Ce reguli se aplică societății și PFA-ului

Persoana juridică organizează circuitul documentelor contabile

Articolele 2, 8 și 9 din Legea nr. 996-XIV obligă persoanele juridice să țină contabilitatea. Conducătorul asigură documentarea operațiunilor, stabilește dreptul angajaților de a semna documente și aprobă regulile de circulație a acestora. Dacă evidența este încredințată unui contabil extern, trebuie convenită procedura de primire a documentelor de la vânzători, depozit și partenerii contractuali.

Potrivit punctelor 2.12 și 5.1 din Regulamentul nr. 88, conducătorul aprobă lista persoanelor împuternicite să semneze documente privind eliberarea bunurilor și fondurilor și stabilește, prin ordin, graficul circuitului documentelor. Graficul indică termenele de creare sau primire a documentelor, acceptare în contabilitate, transmitere spre prelucrare și arhivare. Întreprinderea stabilește propriile formulare și procedura schimbului electronic în funcție de operațiunile sale și de cerințele aplicabile. Politica contabilă trebuie să fie în concordanță cu aceste reguli. De exemplu, gestionarul confirmă cantitatea mărfurilor recepționate, managerul obține de la furnizor un aviz întocmit corespunzător, iar contabilul îl verifică înainte de înregistrarea operațiunii.

PFA-ul în sistemul general dovedește veniturile, cheltuielile și proveniența mărfii

Potrivit punctelor 177.2, 177.4 și 177.10 din Codul fiscal al Ucrainei (CFU), antreprenorul ține evidența veniturilor și cheltuielilor și trebuie să dețină documente privind proveniența mărfurilor. Cheltuielile fără documente justificative nu se includ în cheltuielile activității antreprenoriale. Existența unui document nu înseamnă nici că orice achiziție reduce venitul impozabil: cheltuiala trebuie să respecte regulile articolului 177 și să fie legată de activitate.

Pentru achiziția mărfurilor, setul recomandat include: documentul privind primirea lor, dovada plății și informațiile care permit corelarea achiziției cu activitatea antreprenorială. Păstrați separat cumpărăturile personale, pentru ca contabilul să nu le includă din greșeală în cheltuieli.

PFA-ul plătitor de impozit unic ține evidența potrivit regimului său

Potrivit punctului 296.1 din CFU, PFA-urile din grupele întâi și a doua, precum și cele din grupa a treia care nu sunt plătitoare de TVA, înregistrează lunar veniturile obținute în formă liberă. PFA-urile din grupa a treia plătitoare de TVA țin evidența veniturilor și cheltuielilor folosind formularul tipizat stabilit. În același timp, articolul 44 din CFU cere documente justificative pentru indicatorii din declarațiile fiscale.

Pentru antreprenor, este util să clarificați separat trei aspecte: cum ține evidența veniturilor, dacă este obligat să utilizeze un aparat de marcat fiscal (AMF) sau un aparat de marcat fiscal software (PRRO) și dacă trebuie să țină evidența stocurilor de mărfuri. Scutirea de la o obligație nu înseamnă automat scutirea de celelalte. De exemplu, punctul 296.10 din CFU scutește grupa întâi de utilizarea AMF și PRRO, dar nu elimină cerințele privind justificarea indicatorilor fiscali.

Nu este necesar să preluați automat pentru PFA registrele contabile ale societății, registrul de casă și întregul set de ordine interne. Antreprenorul își organizează documentele în funcție de obligațiile legale care i se aplică.

Când se aplică Procedura nr. 496 privind evidența stocurilor de mărfuri

Potrivit punctului 1 din secțiunea I a Procedurii nr. 496, aceasta se aplică PFA-urilor obligate să țină evidența stocurilor de mărfuri conform Legii Ucrainei „Cu privire la utilizarea aparatelor de marcat fiscale în comerț, alimentație publică și servicii”. Verificați mai întâi dacă PFA-ul efectuează operațiuni de decontare în sensul acestei legi: articolul 3 stabilește obligațiile respective tocmai pentru aceste entități. Apoi verificați scutirea prevăzută la punctul 12 al articolului 3 din Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР: acest punct scutește de evidența stocurilor PFA-urile plătitoare de impozit unic care nu sunt înregistrate ca plătitori de TVA, cu excepția antreprenorilor care vând bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase.

Scutirea menționată nu se aplică antreprenorilor care vând astfel de bunuri.

Dacă există această obligație, antreprenorul începe completarea Formularului de evidență a stocurilor de mărfuri prin înregistrarea mărfurilor pe care le deține deja la data la care apare obligația. Temeiul este inventarul stocurilor întocmit de antreprenor, cu denumiri, cantități, unități de măsură și valoare stabilită de PFA; pentru acest inventar nu sunt necesare datele furnizorului și ale beneficiarului. Dacă nu există stocuri, înregistrarea nu se face. Intrările ulterioare se înscriu în Formularul de evidență înainte de începerea vânzării mărfii, iar documentele primare se păstrează ca anexe obligatorii la acesta. Evidența se ține și pentru fiecare punct de vânzare, iar transferurile între magazinele proprii se justifică prin documente de transfer intern.

Pentru această evidență, documentele trebuie să conțină denumirea furnizorului și a beneficiarului, precum și identificatorii lor fiscali: numărul de înregistrare al fișei contribuabilului sau codul din Registrul unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor din Ucraina. Pentru persoanele care au refuzat oficial numărul fiscal din motive religioase și au mențiunea corespunzătoare în pașaport, se înscriu datele de pașaport prevăzute de Procedură. Sunt necesare și data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfii. Procedura nr. 496 prevede separat o excepție pentru documentele privind distrugerea, pierderea sau utilizarea mărfurilor în scopuri proprii: acestea indică valoarea la prețul de achiziție, confirmată de evidență, fără datele furnizorului și ale beneficiarului.

Regulă practică pentru comerciant: înainte de expunerea unui lot nou, verificați dacă există documentul de intrare și dacă acesta a fost înscris în Formularul de evidență. O simplă înregistrare de depozit în program trebuie comparată cu cerințele Procedurii nr. 496. Antreprenorul înregistrează în Formular și ieșirile justificate documentar: transferurile interne, retururile către furnizor, distrugerea, pierderea, utilizarea în scopuri proprii și vânzările fără numerar pe care legea permite să le efectueze fără AMF sau PRRO. Datele despre vânzările prin AMF sau PRRO nu se introduc în coloana 8. Înregistrările intrărilor și ieșirilor se țin în ordine cronologică.

Ce documente să pregătiți pentru operațiunile magazinului

Setul prezentat este un reper practic. Componența finală depinde de acțiunile efective, de contract și de regulile speciale aplicabile operațiunii respective. Cerințele generale nu impun ca fiecare document să fie semnat de ambele părți.

La achiziție, desemnați angajatul care are dreptul să recepționeze marfa și să semneze documentele aferente. Potrivit punctului 2.4 din Regulamentul nr. 88, împuternicirea beneficiarului poate fi dovedită, printre altele, printr-un contract scris, o procură sau un act al organului persoanei juridice. Directorul nu este obligat să semneze personal fiecare aviz dacă a delegat legal această atribuție altei persoane.

Cum verificați datele obligatorii

Partea a doua a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV stabilește următoarele date generale obligatorii ale documentului primar:

• denumirea documentului sau a formularului;
• data întocmirii;
• denumirea întreprinderii în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură;
• funcțiile și numele persoanelor responsabile de operațiune și de corectitudinea întocmirii, cu excepția legală stabilită pentru documentele ale căror cerințe sunt stabilite de Banca Națională a Ucrainei;
• semnătura persoanei sau alte date care permit identificarea participantului la operațiune.

Numărul, locul întocmirii, codul de identificare și ștampila nu fac parte din lista universală a datelor obligatorii. Totuși, regulile speciale pot impune informații suplimentare. De exemplu, documentele pentru evidența stocurilor PFA se verifică potrivit Procedurii nr. 496, iar ordinele de casă potrivit Regulamentului nr. 148 al Băncii Naționale a Ucrainei. Prin urmare, lipsa codului într-un act întocmit în formă liberă și lipsa unei date obligatorii dintr-un document special se apreciază după reguli diferite.

Deficiențele minore nu constituie, de sine stătător, temei pentru nerecunoașterea operațiunii, dacă nu împiedică identificarea participantului, iar documentul conține data, denumirea întreprinderii, conținutul și volumul operațiunii, precum și celelalte informații necesare. De exemplu, lipsa unei ștampile care nu este obligatorie nu echivalează cu lipsa dovezii operațiunii. Totuși, documentul trebuie să arate clar cine a făcut efectiv ce anume.

Pentru a verifica conținutul, cereți-i angajatului să răspundă, pe baza documentului, la trei întrebări: ce marfă sau rezultat s-a primit, în ce cantitate ori volum și când s-a întâmplat. Mențiunea „servicii conform contractului” ar trebui să fie suficient de concretă pentru a stabili lucrarea efectuată și volumul ei.

Când documentul privind serviciile poate să nu conțină semnătura clientului

De la 1 aprilie 2026 este în vigoare completarea părții a doua a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV, introdusă prin Legea nr. 4791-IX din 24.02.2026. Pentru servicii, lucrări și locațiune sau închiriere, lipsa funcțiilor, numelor și semnăturii ori a altor date de identificare din partea clientului sau locatarului nu încalcă cerințele de întocmire dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:

1. Documentul conține data sau perioada prestării serviciilor, executării lucrărilor ori locațiunii.
2. Procedura respectivă de documentare este prevăzută într-un contract scris.
3. Operațiunea este reflectată în contabilitate în perioada în care a avut loc.

Regula nu se aplică operațiunilor plătite din fonduri publice; închirierii bunurilor de stat sau comunale; contractelor de antrepriză în construcții și lucrărilor de proiectare și de investigații tehnice; contractelor de donație, ajutor caritabil sau umanitar. De asemenea, nu reprezintă o permisiune generală de a documenta predarea mărfurilor fără confirmarea corespunzătoare a primirii.

În practică, înainte de a aplica această procedură, revizuiți contractul: cum transmite prestatorul documentul, cum notifică clientul eventualele diferențe și pe baza căror date stabilesc părțile volumul efectiv. Datele prestatorului și celelalte informații obligatorii se păstrează.

Cum întocmiți factura, plata și factura fiscală

Denumirea „factură” nu stabilește rolul contabil al documentului. O factură pentru o livrare viitoare indică termenii propuși. O factură detaliată, plătită, pentru un serviciu prestat efectiv poate îndeplini rolul unui document primar dacă reflectă prestația reală, conține datele necesare și respectă procedura legală de documentare convenită. Plata poate fi un avans, așadar nu este suficientă, de una singură, pentru a considera serviciul prestat.

Procedură recomandată contabilului: verificați contractul, conținutul facturii, perioada serviciului, dovada plății și a executării, precum și semnăturile necesare sau condițiile legale pentru întocmirea documentului fără datele clientului. Dacă factura descrie doar o lucrare viitoare, solicitați documentul care dovedește executarea ei.

Factura fiscală are un scop distinct, conform articolului 201 din CFU. Plătitorii de TVA o întocmesc, printre altele, pentru livrări sau plăți în avans și o înregistrează în Registrul unic al facturilor fiscale. Punctul 201.10 stabilește importanța ei pentru deducerea TVA a cumpărătorului. Totuși, factura fiscală pentru un avans nu atestă că cumpărătorul a primit deja marfa. Pentru recepție și evidența de depozit și contabilă, păstrați documentele privind operațiunea efectivă.

Cum armonizați formularul, limba și datele documentelor

Punctele 1.4, 2.6 și 2.7 din Regulamentul nr. 88 permit utilizarea formularelor proprii care conțin datele necesare. Dacă pentru o operațiune este prevăzut un formular special sau cerințe suplimentare, formularul propriu trebuie să le respecte. Documentele se întocmesc în limba ucraineană, iar documentele într-o limbă străină care stau la baza înregistrărilor contabile trebuie însoțite de o traducere autentică și sistematizată în ucraineană.

Data întocmirii trebuie să corespundă momentului efectiv al întocmirii. Dacă data operațiunii sau perioada serviciului este diferită, indicați-o separat. Nu schimbați data semnării pentru a ascunde întârzierea. Partea a cincea a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV cere reflectarea operațiunilor în perioada de raportare în care au avut loc, iar punctul 3.4 din Regulamentul nr. 88 cere transferarea informațiilor în registre în termene care permit întocmirea la timp a raportărilor.

Aceste norme generale nu stabilesc un termen unic de tipul „fiecare aviz trebuie întocmit în trei zile”. Unele operațiuni au reguli proprii. De exemplu, potrivit punctului 32 din Regulamentul nr. 148, primirea și eliberarea numerarului pe baza ordinelor de casă se efectuează numai în ziua întocmirii acestora. Pentru vânzările în numerar, punctul 2.1 din Regulamentul nr. 88 permite întocmirea documentului primar cel puțin o dată pe zi, pe baza datelor aparatelor de casă și a bonurilor.

Recomandare practică pentru magazin: transmiteți contabilului zilnic sau în următoarea zi lucrătoare documentele privind recepția mărfurilor și verificați toate operațiunile neterminate înainte de închiderea perioadei de raportare. Aceasta este o procedură internă pe care întreprinderea o stabilește ținând cont de propriile procese.

Ce faceți dacă documentul partenerului contractual întârzie

Potrivit punctului 2.5 din Regulamentul nr. 88, întreprinderea poate prevedea în regulile circuitului documentelor utilizarea unui act intern întocmit corespunzător dacă, la încheierea întocmirii registrelor pentru perioada de raportare, nu a primit documentul partenerului contractual. Actul este întocmit de persoana responsabilă de recepția sau eliberarea mărfurilor, lucrărilor ori serviciilor.

Actul trebuie să consemneze operațiunea efectivă și o evaluare justificată. După primirea documentului partenerului contractual, contabilul îl compară cu actul și, potrivit punctului 3.4 din Regulamentul nr. 88, corectează diferența de evaluare. Procedura se aplică contabilității întreprinderii și nu înlocuiește condițiile speciale de justificare a deducerii TVA sau de evidență a stocurilor PFA.

Cum păstrați originalul electronic și verificați semnătura

Potrivit articolelor 5–8 din Legea Ucrainei nr. 851-IV, forma electronică nu reduce, prin ea însăși, forța juridică a documentului. Originalul electronic trebuie să conțină datele obligatorii, o semnătură electronică corespunzătoare și să permită verificarea integrității și autenticității.

O simplă scanare a unui document semnat pe hârtie este o imagine electronică a unei copii. În același timp, un fișier PDF poate fi originalul unui document electronic dacă a fost creat și semnat corespunzător. Extensia fișierului și imaginea vizibilă a semnăturii nu îi determină statutul.

Semnătura electronică calificată (SECal) are forța juridică a semnăturii olografe potrivit părții a șasea a articolului 18 din Legea Ucrainei nr. 2155-VIII. Legea interzice și respingerea altor semnături electronice doar pentru că nu sunt calificate. Totuși, tipul de semnătură admisibil trebuie stabilit pentru documentul concret, ținând cont de legislație și de înțelegerile părților.

De exemplu, punctul 23 din Regulamentul nr. 148 cere ca angajatul unei întreprinderi să utilizeze SECal pentru semnarea unui document electronic de casă. PFA-ul poate semna un document electronic de casă cu semnătură electronică calificată sau avansată. Pentru utilizarea semnăturii avansate, punctul 23 cere un temei contractual, o tehnologie stabilită de entitatea economică și respectarea legislației privind documentele electronice și serviciile de încredere electronică, precum și a actelor normative relevante ale Băncii Naționale a Ucrainei. Documentele primare generate automat se folosesc în contabilitate, potrivit articolului 9 din Legea nr. 996-XIV, dacă au o semnătură electronică sau un sigiliu electronic în conformitate cu legea.

1. Obțineți setul complet semnat. Păstrați documentul împreună cu fișierele semnăturilor, dacă sunt separate.
2. Verificați integritatea și semnatarul. Păstrați rezultatul verificării și informațiile disponibile despre certificat și momentul semnării.
3. Verificați separat împuternicirea. O semnătură validă identifică semnatarul, dar dreptul de a recepționa mărfuri sau de a acționa în numele societății se dovedește prin documentele corespunzătoare.
4. Consemnați primirea. Conveniți cu partenerul contractual procedura de confirmare a livrării și păstrați confirmările sau alte dovezi.
5. Verificați recuperarea din arhivă. Deschideți documentul păstrat și asigurați-vă că semnătura poate fi verificată după descărcare.

Articolul 13 din Legea nr. 851-IV cere să fie asigurate accesibilitatea informației, posibilitatea de a restabili documentul în formatul inițial și păstrarea datelor disponibile privind originea, expedierea și primirea sa. În practică, este nevoie de o copie de rezervă și de o persoană responsabilă care are acces la arhivă după schimbarea angajatului sau a serviciului. Dacă întreprinderea întocmește și păstrează electronic documentele primare și registrele contabile, trebuie să producă pe cheltuiala proprie copii pe hârtie la cererea celorlalți participanți la operațiune, precum și a organelor de aplicare a legii și a altor autorități competente, în limitele atribuțiilor lor legale.

Această obligație este stabilită de partea a șasea a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV și de punctul 2.2 din Regulamentul nr. 88.

Cum corectați o eroare păstrând datele inițiale

Procedura de corectare este stabilită în capitolul 4 din Regulamentul nr. 88. Ștersăturile și corecturile neînsoțite de mențiunile necesare sunt interzise.

Într-un document pe hârtie în care sunt permise corecturi, textul sau numărul greșit se barează cu o singură linie, astfel încât să rămână lizibil. Deasupra se înscriu datele corecte, se adaugă mențiunea „corectat”, data și semnăturile persoanelor care au semnat documentul. Dacă mai mulți participanți dețin exemplare, este util să convină asupra corecturii, pentru ca documentele lor să nu se contrazică.

Corecturile nu sunt permise în documentele privind operațiunile de casă, bancare și cu valori mobiliare. Pentru acestea se aplică procedura corespunzătoare de întocmire a unui document de înlocuire sau a altui document, conform regulilor speciale. De exemplu, punctul 32 din Regulamentul nr. 148 interzice în mod expres corectarea ordinelor de casă și a statelor de plată.

Erorile din documentele primare electronice și registrele contabile se corectează prin metoda stornării sau prin înregistrări contabile suplimentare. Prin stornare se face o înregistrare inversă în cuantumul erorii și, simultan, se indică suma corectă. Se păstrează informația inițială, se indică data corectării, funcțiile și numele persoanelor care au întocmit documentul electronic corectat, precum și semnăturile acestora sau alte date care permit identificarea lor. Corectarea se înregistrează în perioada de raportare în care a fost descoperită eroarea. De aceea, nu este permisă înlocuirea pe ascuns a fișierului semnat cu un altul având același nume.

Pentru erorile din registrele contabile ale unei perioade de raportare anterioare, punctul 4.6 din Regulamentul nr. 88 prevede o notă contabilă care indică motivul erorii și face trimitere la documente și registre. Nota este semnată de întocmitor și, după verificare, de contabilul-șef. Ea explică o corecție contabilă și nu dovedește o achiziție fictivă.

PFA-ul care ține Formularul de evidență a stocurilor potrivit Procedurii nr. 496 înscrie în coloana „Note” a rândului greșit mențiunea „anulat - corectat” și numărul rândului cu datele corecte. În coloana „Note” a rândului nou înscrie mențiunea „corectat” și numărul rândului greșit. Dacă înregistrarea trebuie doar eliminată, fără înlocuire, în coloana „Note” a acesteia se înscrie „anulat”.

Cât timp se păstrează documentele primare

Termenul depinde de contribuabil, de scopul documentului și de împrejurările în care este utilizat. Potrivit punctului 44.3 din CFU, se aplică următoarele termene minime:

Pentru documentele folosite în declarații, termenul se calculează de la data depunerii declarației sau, dacă aceasta nu a fost depusă, de la termenul-limită stabilit de CFU. Pentru documentele privind alte domenii legislative supuse controlului, termenul începe de la operațiunea relevantă, iar pentru documentele de autorizare, de la încetarea valabilității lor. Așadar, data avizului nu este întotdeauna începutul calculului.

Termenele se prelungesc cu perioada în care calculul termenului de prescripție este suspendat în cazurile prevăzute la punctul 102.3 din CFU. Potrivit punctului 44.4, documentele legate de un control, o contestație administrativă sau un proces se păstrează până la încheierea procedurilor și termenelor de contestare relevante, cel puțin pe durata minimă stabilită. O situație separată este prevăzută la al doilea paragraf al punctului 44.4: dacă contribuabilul primește de la autoritatea fiscală informații în temeiul punctului 86.14 privind împrejurări legate de posibila acordare a unui folos necuvenit unui funcționar public străin, trebuie să păstreze documentele care confirmă aceste împrejurări sau care au stat la baza înregistrării operațiunilor aferente pe durata termenelor de la punctul 44.3, prelungite cu 1095 de zile.

Cum țineți cont de cerințele de arhivare pentru o societate

Nomenclatorul aprobat prin Ordinul Ministerului Justiției al Ucrainei nr. 578/5 stabilește un termen minim de cinci ani, cu mențiunile corespunzătoare, pentru documentele primare și anexele care confirmă operațiuni și stau la baza înregistrărilor contabile și fiscale. Aceasta este o cerință distinctă de termenul fiscal de 1825 de zile: trebuie respectate ambele cerințe aplicabile. Pentru documentele și informațiile cărora li se aplică articolele 39 și 39-2 din CFU, mențiunile de la punctul 2.11 din Nomenclator stabilesc un termen minim de șapte ani. Dacă magazinul deține astfel de documente, înainte de distrugerea lor verificați expirarea atât a termenului de arhivare de șapte ani, cât și a termenului fiscal de 2555 de zile, cu toate prelungirile aplicabile.

Mențiunile explicate la punctul 2.11 din Nomenclator prelungesc păstrarea documentelor legate de controale și contestații. Acestea prevăd, printre altele, un an după expirarea termenului de contestare în instanță, iar în caz de contestare, un an după intrarea în vigoare a hotărârii prin care s-a încheiat judecarea cauzei; dacă hotărârea este contestată ulterior, trei luni după hotărârea definitivă care nu mai poate fi contestată. Documentele necesare pentru justificarea cererilor de despăgubire materială trebuie, de asemenea, verificate separat înainte de selecția pentru distrugere.

Pentru documentele fiscale ale PFA, punctul 1.4 din Nomenclator face trimitere la CFU. Prin urmare, termenul minim de cinci ani aplicabil societăților nu trebuie extins automat la întreaga arhivă fiscală a antreprenorului. Alte categorii de documente pot avea însă termene proprii.

Procedură recomandată de arhivare:

1. Grupați documentele după operațiuni, parteneri contractuali și perioade de raportare.
2. Pentru fiecare categorie indicați termenul aplicabil, începutul calculului și împrejurările care îl prelungesc.
3. Păstrați originalele pe hârtie separat de scanările de lucru; păstrați originalele electronice împreună cu semnăturile.
4. Marcați dosarele legate de controale, litigii sau cereri de despăgubire.
5. Verificați toate termenele și restricțiile înainte de distrugere. Pentru organizații, punctul 2.12 din Nomenclator interzice distrugerea fără evaluarea prealabilă a valorii documentelor.

Pentru PFA-urile cărora li se aplică Procedura nr. 496, Formularul de evidență și documentele privind marfa trebuie să se afle la punctul de vânzare până la ieșirea ultimei unități indicate în acestea. Documentele primare se grupează lunar în ordine cronologică, potrivit înscrierii lor în Formularul de evidență, și/sau se cos pentru păstrare ulterioară împreună cu Formularul relevant. Epuizarea lotului nu înseamnă că documentele pot fi distruse.

Ce faceți dacă documentele s-au pierdut sau deteriorat

Procedura generală: notificare și reconstituire

Potrivit punctului 44.5 din CFU, contribuabilul notifică în scris autoritatea fiscală de la locul înregistrării în termen de cinci zile de la pierderea, deteriorarea sau distrugerea prematură a documentelor. Notificarea se depune în modul stabilit de CFU pentru declarațiile fiscale și se însoțește de documente care dovedesc evenimentul, întocmite conform legii. Dacă există împrejurări vamale relevante, se notifică și autoritatea vamală menționată la acest punct.

Documentele trebuie reconstituite în termen de 90 de zile calendaristice începând cu ziua următoare datei la care notificarea a ajuns la autoritatea fiscală. Păstrați dovada primirii notificării pentru a stabili corect data-limită.

1. Întocmiți lista documentelor lipsă, cu partenerii contractuali, operațiunile și perioadele aferente.
2. Păstrați dovezile privind cauza pierderii și depuneți notificarea la timp.
3. Solicitați partenerilor contractuali exemplare suplimentare întocmite corespunzător sau duplicate, obțineți documentele bancare și recuperați originalele electronice din copiile de rezervă.
4. Țineți evidența documentelor reconstituite și verificați dacă acestea corespund operațiunilor efective și înregistrărilor contabile.

Pentru întreprinderi, punctul 6.10 din Regulamentul nr. 88 prevede suplimentar notificarea scrisă a organelor de aplicare a legii, numirea unei comisii și întocmirea unui act care să indice documentele și cauzele pierderii. Copiile actului aprobat se trimit destinatarilor menționați la acest punct în termen de zece zile.

Dacă notificarea este depusă corespunzător și la timp, iar pierderea face imposibil controlul, punctul 44.5 prevede amânarea termenelor controlului până la reconstituirea și prezentarea documentelor, în limitele stabilite, dar nu mai mult de 120 de zile. Regula are o excepție pentru controalele prevăzute la articolul 200 din CFU. Dacă contribuabilul nu reconstituie documentele sau, după folosirea procedurii, le pierde, deteriorează ori distruge prematur din nou, punctul 44.5 le consideră inexistente la momentul întocmirii declarației relevante sau al respectării cerințelor vamale, valutare și ale altor acte legislative controlate de autoritățile fiscale.

Procedura specială pentru activitățile desfășurate pe teritorii desemnate

Subpunctul 69.28 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din CFU stabilește o excepție pentru contribuabilii care au desfășurat activități pe teritorii unde au loc ostilități active sau pe teritorii temporar ocupate ale Ucrainei și care, din cauza împrejurărilor relevante, nu pot prezenta documentele primare. Verificați criteriile teritoriale și motivul pentru care documentele nu pot fi prezentate. Pentru documentele pierdute, pierderea trebuie să aibă legătură cu acțiunile de luptă. Dacă documentele au rămas pe teritoriile respective, temeiul poate fi imposibilitatea evacuării lor, riscul pentru viața sau sănătatea oamenilor în timpul evacuării ori obstacole administrative impuse de autorități. Simpla instituire a legii marțiale nu este suficientă pentru aplicarea acestei excepții.

Contribuabilul depune o notificare în formă liberă, indicând împrejurările, perioadele fiscale și lista generală a documentelor și, dacă este posibil, datele lor de identificare. Pentru o întreprindere, norma prevede semnăturile conducătorului și contabilului-șef. Dacă, după notificarea privind imposibilitatea evacuării, se constată pierderea documentelor, trebuie depusă o notificare separată privind pierderea.

Pentru perioadele indicate în notificare, autoritatea fiscală nu poate pune la îndoială indicatorii declarați doar din cauza lipsei documentelor primare. Notificarea constituie și temei pentru menținerea cheltuielilor, a valorii negative a bazei de impozitare a profitului, a TVA deductibile și a valorii negative a TVA din perioadele anterioare fără documentele justificative corespunzătoare. După notificarea imposibilității de evacuare a documentelor rămase pe teritoriile desemnate se aplică un moratoriu asupra controalelor documentare pentru perioadele indicate.

După notificarea corespunzătoare privind pierderea documentelor, perioadele respective nu pot fi controlate de autoritatea fiscală, inclusiv după încetarea legii marțiale. În același timp, norma limitează pentru aceste perioade majorarea obligațiilor fiscale declarate, a valorii negative a bazei de impozitare a profitului și a rambursării TVA de la buget.

Autoritatea fiscală trebuie să dovedească lipsa temeiurilor pentru aplicarea procedurii speciale și, în caz de refuz, să emită o decizie motivată în cel mult o lună de la primirea notificării. Decizia poate fi contestată administrativ sau în instanță. Până la hotărârea definitivă în cauză, autoritatea fiscală nu poate pune la îndoială indicatorii declarați și nici iniția vreun control pentru perioadele indicate în notificare. Legea consideră aplicarea neîntemeiată a procedurii speciale drept evaziune fiscală și prevede răspundere. Această procedură trebuie analizată separat de regula generală „cinci zile pentru notificare și 90 de zile pentru reconstituire”.

Cum prezentați documentele în timpul unui control fiscal

Potrivit articolului 85 din CFU, după începerea controlului, contribuabilul prezintă documentele care țin de obiectul acestuia sau au legătură cu el. Solicitarea documentelor în cazuri neprevăzute de CFU este interzisă. Copiile se certifică prin semnătura contribuabilului sau a persoanei sale cu funcție de răspundere și prin ștampilă, dacă există. Inspectorul trebuie să solicite copiile potrivit punctului 85.4 din CFU cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de încheierea controlului.

Primirea copiilor se consemnează într-un inventar, a cărui copie se înmânează contribuabilului sub semnătură. Documentele care conțin secrete comerciale sau informații confidențiale se transmit separat, cu indicarea funcționarului care le-a primit; transmiterea pentru examinare și returnarea se consemnează într-un act. Originalele nu se ridică, cu excepția cazurilor prevăzute de legislația procesual penală.

În practică, desemnați o singură persoană responsabilă care ține evidența solicitărilor și a documentelor transmise. Pregătiți pentru fiecare operațiune setul corelat: condițiile contractuale, primirea sau predarea, plata și înregistrarea contabilă. Potrivit punctului 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР, PFA-ul obligat să țină evidența stocurilor de mărfuri trebuie să prezinte documentele privind evidența și proveniența mărfurilor aflate la locul de vânzare la începutul controlului.

În temeiul punctului 11 din secțiunea II a Procedurii nr. 496, documentele le prezintă antreprenorul sau persoana care vinde efectiv mărfurile ori efectuează decontările. Dacă originalele documentelor primare nu se află în magazin, pot fi prezentate copii, iar originalele, dacă este necesar, până la încheierea controlului. La cererea inspectorului, Formularul electronic de evidență trebuie afișat într-un format care permite vizualizarea și/sau copierea acestuia.

Potrivit punctului 44.6 din CFU, neprezentarea documentelor până la încheierea controlului sau în termenele prevăzute la punctul 86.7 poate însemna că acestea sunt considerate inexistente la întocmirea declarațiilor. Norma prevede o excepție pentru ridicarea ori preluarea în alt mod a documentelor de către organele de aplicare a legii. Documentele prezentate după control, dar înainte de luarea deciziei, în cadrul procedurii prevăzute la punctul 86.7, trebuie luate în considerare de autoritatea fiscală.

Potrivit punctului 86.7 din CFU, contribuabilul care nu este de acord cu concluziile controlului ori cu faptele și datele prezentate în actul sau raportul de control poate depune obiecții, documente suplimentare și explicații în termen de 10 zile lucrătoare de la ziua următoare primirii actului sau raportului. Pentru un control documentar neplanificat efectuat în temeiul subpunctului 78.1.5 se aplică procedura distinctă de la subpunctul 86.7.4: contribuabilul poate depune obiecții în termen de cinci zile lucrătoare de la ziua următoare primirii actului sau raportului.

Autoritatea fiscală nu examinează separat aceste obiecții, ci le atașează la materialele controlului sau ale contestației și ține seama de faptele și datele prezentate la întocmirea concluziei ori la examinarea contestației. Păstrați dovada primirii actului și a depunerii documentelor pentru a demonstra respectarea termenului.

Dacă inspectorul refuză să ia în considerare documentele, punctul 44.7 permite, înainte de încheierea controlului, depunerea copiilor certificate direct la autoritatea fiscală sau trimiterea lor prin poștă cu confirmare de primire și inventarul conținutului. Dacă documentele sunt prezentate ori copiile trimise ajung la autoritate cu mai puțin de trei zile înainte de încheierea controlului, acesta se prelungește pe durata stabilită de articolul 82 din CFU. Dacă copiile trimise ajung după încheierea controlului, autoritatea fiscală poate amâna luarea deciziei privind rezultatele acestuia și poate dispune un control documentar neplanificat.

Punctul 121.1 din CFU stabilește o amendă de 1.020 UAH pentru neasigurarea păstrării documentelor prevăzute pe durata termenelor stabilite și/sau neprezentarea originalelor ori copiilor în timpul controlului fiscal, în cazurile prevăzute de Cod. Pentru neprezentarea documentelor, punctul 121.1 prevede expres o excepție pentru documentele obținute din Registrul unic al facturilor fiscale. Pentru aceleași fapte, dacă în cursul unui an a fost deja aplicată o amendă pentru aceeași încălcare, suma este de 2.040 UAH. Această sancțiune are temeiuri legale specifice; o simplă greșeală de scriere într-un aviz nu constituie, de una singură, încălcarea menționată.

Cum întocmiți avizul de expediție și verificați plata în Torgsoft

Ghidul oficial Torgsoft privind vânzarea descrie selectarea clientului, adăugarea mărfurilor din depozit, modificarea cantității și a parametrilor documentului — data, perioada, numărul și întreprinderea. Pentru documentarea practică a expedierii, selectați mai întâi cumpărătorul efectiv și întreprinderea vânzătoare, verificați mărfurile, cantitatea și data, apoi deschideți „Друк” → „Накладна” („Tipărire” → „Aviz”). Programul permite previzualizarea avizului de expediție, salvarea lui într-un format disponibil sau tipărirea. Înainte de semnare, verificați datele din formularul tipărit și informațiile persoanelor responsabile.

În meniul „Документ” („Document”), deschideți modul „Торгівля з випискою рахунка” („Comerț cu emiterea facturii”) și fila „Оплати клієнтів” („Plățile clienților”). Aici puteți corela plățile facturilor și avizelor, identifica plățile neatribuite și lega plățile de facturi. Funcția este utilă pentru verificarea avansului înainte de expediere. Importul extraselor din conturile bancare în acest mod este disponibil dacă este activată funcția suplimentară „Банківські виписки по рахунках” („Extrase bancare pe conturi”). Încasarea efectivă a banilor trebuie verificată în datele bancare.

După generarea avizului, organizați semnarea corespunzătoare și păstrarea originalului. Tipărirea sau salvarea fișierului nu înseamnă, prin ele însele, aplicarea unei SECal, înregistrarea facturii fiscale sau îndeplinirea tuturor cerințelor arhivei contabile. Pentru PFA-ul căruia i se aplică Procedura nr. 496, asigurați suplimentar conformitatea Formularului de evidență și a documentelor cu această Procedură.

Cum organizați verificarea zilnică a documentelor magazinului

1. La recepție, angajatul compară mărfurile efective cu documentul și consemnează imediat lipsurile, surplusurile sau deteriorările.
2. Înainte de vânzarea unui lot nou, persoana responsabilă verifică documentele de intrare și, dacă se aplică Procedura nr. 496, înscrierea în Formularul de evidență.
3. La întocmire, angajatul verifică data, părțile, conținutul, cantitatea, unitățile de măsură și semnăturile necesare. Spațiile libere din documentele primare pe hârtie se barează potrivit punctului 2.10 din Regulamentul nr. 88.
4. După plată sau retur, contabilul corelează mișcarea banilor cu operațiunea relevantă și evită înregistrarea repetată a aceluiași document.
5. Înainte de încheierea perioadei de raportare, contabilul verifică expedierile, avansurile și serviciile primite pentru care lipsesc documente.
6. După prelucrare, persoana responsabilă transmite originalele în arhivă și verifică accesibilitatea documentelor electronice și a copiilor de rezervă.

Surse oficiale pentru verificarea documentelor

• Legea Ucrainei din 16.07.1999 nr. 996-XIV „Privind contabilitatea și raportarea financiară în Ucraina”: articolele 1, 2, 8 și 9; modificările aduse părții a doua a articolului 9 prin Legea din 24.02.2026 nr. 4791-IX, în vigoare de la 01.04.2026.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 24.05.1995 nr. 88, Regulamentul privind asigurarea documentară a înregistrărilor contabile: punctele 1.4, 2.1–2.16, 3.4, capitolele 4–6.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: articolele 44, 85, punctul 86.7, punctul 121.1, articolele 177, 201 și 296; subpunctul 69.28 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496, Procedura de evidență a stocurilor de mărfuri pentru PFA: secțiunile I–II.
• Legea Ucrainei din 22.05.2003 nr. 851-IV „Privind documentele electronice și circuitul documentelor electronice”: articolele 5–8, 11–14.
• Legea Ucrainei din 05.10.2017 nr. 2155-VIII „Privind identificarea electronică și serviciile de încredere electronică”: articolele 1, 15 și 18.
• Hotărârea Consiliului de administrație al Băncii Naționale a Ucrainei din 29.12.2017 nr. 148, Regulamentul privind efectuarea operațiunilor de casă în moneda națională a Ucrainei: punctele 11, 23–29, 32 și 39.
• Ordinul Ministerului Justiției al Ucrainei din 12.04.2012 nr. 578/5, Nomenclatorul documentelor tipice cu termene de păstrare: punctele 1.4, 1.7, 1.8, 2.10–2.14 și poziția privind documentele primare și anexele acestora.
• Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР „Cu privire la utilizarea aparatelor de marcat fiscale în comerț, alimentație publică și servicii”: punctul 12 al articolului 3.