Cartea de decontări și registrul KORO: când sunt necesare, cum se înregistrează și se țin

Un comerciant cu amănuntul din Ucraina poate efectua decontări printr-o carte de decontări (RK) înregistrată, în cazurile prevăzute de lege: temporar, în timpul unei defecțiuni a aparatului registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau al unei pene de curent, precum și pentru anumite activități incluse într-o listă guvernamentală. Împreună cu RK se utilizează registrul operațiunilor de decontare (KORO), înregistrat. Pentru a pregăti magazinul pentru întreruperi, antreprenorul trebuie să înregistreze din timp aceste documente sau un RRO de rezervă; dacă nu există o modalitate legală disponibilă de a documenta decontarea, trebuie să oprească încasarea plăților pentru operațiunile respective.

Pentru registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO) se aplică o procedură separată: dacă nu există conexiune cu serverul fiscal, acesta poate genera bonuri electronice offline folosind numere fiscale obținute în prealabil. O RK pe hârtie nu înlocuiește automat un PRRO defect sau indisponibil. Înainte de a alege modul de lucru, verificați temeiul legal, documentele înregistrate și echipamentele, iar după repornirea casei de marcat transferați corect totalurile, ca să nu înregistrați de două ori aceeași încasare.

Ce sunt RK și KORO și ce documente confirmă

Potrivit articolului 2 din Legea Ucrainei nr. 265/95-VR, RK este o carte legată și cusută corespunzător, înregistrată la organul de control. Ea conține chitanțe de decontare numerotate, pe care vânzătorul le eliberează cumpărătorilor în cazurile prevăzute de lege. KORO conține rapoarte zilnice întocmite pe baza documentelor de decontare privind circulația banilor, bunurilor și serviciilor.

Chitanța din RK confirmă o decontare concretă cu un cumpărător. KORO centralizează operațiunile respective. Aceste documente au scopuri și reguli proprii de ținere: o înregistrare în evidența veniturilor, registrul de casă, un aviz de expediție sau un bon de marfă întocmit în formă liberă nu îndeplinesc cerințele pentru o RK înregistrată.

Statutul de persoană fizică autorizată (FOP), grupa de impozitare unică și înregistrarea ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA) nu determină, prin ele însele, dreptul de a lucra cu RK. În special, pentru FOP din grupa a treia, plătitori de TVA, nu există o excepție generală de la regulile privind folosirea RK și KORO doar pentru că țin evidența fiscală a veniturilor și cheltuielilor.

Cum stabiliți dacă magazinul are nevoie de o carte de decontări

Mai întâi, stabiliți în care dintre cele trei situații juridice se încadrează activitatea dumneavoastră. De acest lucru depinde dacă sunt necesare cărțile și pentru ce trebuie înregistrate.

Articolul 9 prevede, între altele, scutiri pentru FOP plătitori de impozit unic, în condițiile stabilite de Codul Fiscal al Ucrainei, pentru vânzarea anumitor produse din cisterne, butoaie și bidoane, precum și pentru unele alte operațiuni. De exemplu, punctul 11 include vânzarea apei, laptelui, cvasului, uleiului și peștelui viu din recipientele enumerate acolo. Această normă nu poate fi extinsă la orice vânzare de băuturi sau produse alimentare.

Punctul 14 al articolului 9 prevede o scutire separată pentru plățile aferente serviciilor, dacă plățile sunt efectuate exclusiv prin sisteme bancare de servicii la distanță și/sau servicii de transfer de bani. Aceasta nu oferă o scutire generală magazinelor online care vând bunuri. Este util ca antreprenorul să noteze articolul și punctul concret pe care își întemeiază metoda de decontare și să verifice acest temei când schimbă sortimentul sau formatul vânzărilor.

Când este permisă folosirea permanentă a RK în locul RRO

Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 permite utilizarea RK și KORO pentru forme și condiții concrete de activitate. Pentru comercianții cu amănuntul se pot aplica cel mai des următoarele situații:

Hotărârea nr. 1336 nu se aplică entităților comerciale care desfășoară comerț cu amănuntul cu produse accizabile. Această restricție generală este stabilită la punctul 2-1 al hotărârii.

Pentru comerțul rural în baza punctului 1, verificați suplimentar trei condiții. Acest punct nu se aplică dacă în aceeași unitate comercială se vând produse accizabile, dacă FOP desfășoară și comerț la distanță, inclusiv prin internet, sau dacă respectiva autoritate locală a adoptat o decizie privind utilizarea obligatorie a RRO sau PRRO pentru această activitate.

Limita trebuie calculată pentru unitatea specificată în hotărâre. Dacă limita se aplică entității comerciale, deschiderea unui al doilea punct de vânzare nu creează o a doua limită separată. Recomandare practică: urmăriți lunar volumul anual al operațiunilor de decontare în raport cu limita aplicabilă și pregătiți trecerea la RRO sau PRRO înainte de depășirea acesteia. Potrivit punctului 2 din anexa la Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 07.02.2001 nr. 121, termenul pentru trecerea la evidența cu utilizarea RRO este de o lună de la data depășirii volumului anual maxim. Înainte de expirarea acestui termen trebuie să înregistrați un registrator corespunzător și să începeți să efectuați decontările prin el.

Pentru unele alte activități, lista nu stabilește un volum anual maxim, dar menține cerințele privind activitatea în sine. De exemplu, punctul 19 include colectarea de la populație a materialelor reciclabile și a deșeurilor metalice. Hotărârea nu acordă dreptul de a lucra cu RK pentru orice comerț cu produse alimentare sau pentru toate serviciile turistice.

Cum să pregătiți magazinul pentru defectarea RRO sau o pană de curent

Potrivit articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR, în timpul reparației unui RRO defect, decontările pot fi efectuate prin KORO și RK sau printr-un RRO de rezervă. Pentru o întrerupere temporară a alimentării cu energie electrică, legea stabilește limita de cel mult șapte zile lucrătoare. Această limită nu trebuie transformată într-o regulă universală de șapte zile calendaristice pentru orice utilizare a RK.

Pentru reparații există și obligații ale centrului de service tehnic (CSO). Articolul 14 din Lege îl obligă să restabilească funcționarea RRO în termen de șapte zile lucrătoare. Dacă CSO nu asigură reparația în garanție, acesta trebuie, cel târziu în a șaptea zi lucrătoare de la preluarea aparatului în reparație, să pună în funcțiune un RRO de rezervă înregistrat corespunzător pe numele vânzătorului.

1. Alegeți din timp procedura de urmat. Pentru lucrul cu chitanțe pe hârtie, înregistrați KORO pentru un RRO concret și RK. Ca alternativă, pregătiți un RRO de rezervă înregistrat.
2. Verificați aparatul de rezervă. Certificatul său de înregistrare trebuie să indice unitățile comerciale în care poate fi utilizat. Un aparat împrumutat și neînregistrat nu îndeplinește această cerință.
3. Formalizați decizia de oprire a decontărilor dacă renunțați la cărți. Procedura nr. 547 prevede un document administrativ propriu al antreprenorului și notificarea regimului ales la înregistrarea RRO. În această situație, decontările se opresc până la restabilirea funcționării sau conectarea corespunzătoare a RRO-ului de rezervă.
4. Pregătiți casierul. Acesta trebuie să aibă acces la cărțile înregistrate, un pix cu pastă închisă la culoare și o succesiune clară de completare a chitanțelor și KORO.

Dacă aparatul a încetat deja să funcționeze, iar cărțile înregistrate și un RRO de rezervă disponibil lipsesc, operațiunile de decontare trebuie oprite. Depunerea unei cereri de înregistrare a RK după defecțiune nu permite încă eliberarea unor chitanțe neînregistrate.

Vânzătorul notifică CSO, în formă liberă, despre defecțiunea RRO sau deteriorarea mijloacelor de control, în cursul zilei lucrătoare în care a constatat problema. Organul de control de la locul evidenței fiscale trebuie notificat în termen de două zile lucrătoare după ziua constatării. Notificarea poate fi depusă în scris sau prin mijloace de comunicare electronică; este practic să păstrați confirmarea trimiterii.

Cum se înregistrează KORO și cartea de decontări

Procedura este stabilită prin Procedura de înregistrare și ținere a cărților de decontări și a registrelor operațiunilor de decontare, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547, înregistrată cu nr. 920/29050. De regulă, KORO se înregistrează la organul de control de la locul principal al evidenței fiscale a vânzătorului. RK se înregistrează la locul înregistrării KORO corespunzătoare.

1. Alegeți KORO potrivită și pregătiți cărțile

Pentru înlocuirea temporară a casei de marcat cu aparat este necesară KORO pentru RRO, conform anexei 1 la Procedură. Pentru o activitate fără registrator, în baza Hotărârii nr. 1336, este necesară KORO pentru unitatea comercială, conform anexei 2. KORO trebuie să fie cusută, numerotată consecutiv și prevăzută cu un mijloc de control care împiedică scoaterea filelor fără încălcarea integrității acestuia.

Pe pagina de titlu a KORO se indică datele vânzătorului, numărul de file și numărul mijlocului de control. Pentru KORO aferentă unui RRO sunt necesare și modelul, numerele de serie și fiscale ale aparatului, precum și versiunea software-ului acestuia.

RK trebuie să conțină blocuri de chitanțe numerotate consecutiv și o pagină de înregistrare conform anexei 6 la Procedură. Producătorul o fixează mecanic, astfel încât cotoarele să nu poată fi scoase fără încălcarea mijlocului de control. Cărții i se aplică un mijloc de control, iar seriile și numerele chitanțelor de același tip nu trebuie să se repete la același vânzător în limita numărului de cifre stabilit. Înainte de înregistrare, antreprenorul înscrie pe pagina de înregistrare denumirea și numărul său fiscal.

Un șablon de chitanță descărcat nu este, prin el însuși, o RK înregistrată. Pentru utilizarea cărții trebuie respectate cerințele privind fabricarea formularelor, fixarea, numerotarea, mijlocul de control și înregistrarea.

2. Depuneți cererea conform procedurii aplicabile

• Pentru prima și următoarele KORO aferente unei unități comerciale se depune cererea nr. 1-KORO, conform anexei 3 la Procedură, împreună cu KORO pregătită.
• Prima KORO pentru un RRO se înregistrează simultan cu înregistrarea RRO-ului. Pentru a doua și următoarele KORO pentru RRO, cererea nr. 1-KORO constituie temeiul.
• Prima RK se înregistrează simultan cu KORO pentru RRO sau pentru unitatea comercială. A doua și următoarele RK se înregistrează în baza unei cereri de înregistrare.

Cererea este depusă de conducător, FOP sau un reprezentant care prezintă documentele de identitate și de confirmare a împuternicirilor. Pentru depunerea electronică trebuie respectate cerințele de identificare electronică și documentare. Procedura prevede expres posibilitatea depunerii electronice a cererilor pentru KORO aferentă unui RRO; aceasta nu anulează cerințele privind cărțile pe hârtie propriu-zise.

Trebuie completate toate rubricile cererii de înregistrare. Verificați datele vânzătorului, ale unității comerciale, ale KORO, RRO și cărților cu documentele acestora. Formularul nr. 1-RRO este destinat înregistrării registratorului cu aparat; nu trebuie depus ca anexă universală la fiecare RK ulterioară.

3. Finalizați formalitățile după înregistrare

Dacă nu există motive de refuz, organul de control înregistrează KORO și RK în cel mult două zile lucrătoare de la primirea cererii. Prima KORO pentru un RRO poartă data înregistrării RRO-ului respectiv, iar prima RK poartă data înregistrării KORO.

După înregistrarea KORO pentru RRO, antreprenorul înscrie pe pagina de titlu numărul fiscal al KORO și denumirea organului de control care a înregistrat-o.

După înregistrarea RK, antreprenorul completează numărul acesteia, data înregistrării, denumirea organului de control, seria și numărul primului formular, numărul formularelor și numărul mijlocului de control. După aceasta, RK este considerată înregistrată. Înainte de utilizare trebuie completate datele vânzătorului prevăzute în toate chitanțele.

Nu există o limită a numărului de cărți care pot fi înregistrate simultan. Recomandare practică: pregătiți următoarea RK înainte de epuizarea celei curente, astfel încât casierul să nu rămână fără formulare înregistrate în timpul programului de lucru.

Ce trebuie verificat dacă autoritatea fiscală a refuzat

Motivele de refuz sunt enumerate la punctul 9 din capitolul 1 al secțiunii II a Procedurii. Printre ele se numără documente incomplete, lipsa evidenței fiscale corespunzătoare, lipsa datelor vânzătorului din Registrul unic de stat al persoanelor juridice, persoanelor fizice antreprenori și organizațiilor civice, un obiect comercial neanunțat sau închis și informații privind anularea licenței corespunzătoare. Lipsa sau anularea înregistrării RRO constituie motiv de refuz doar pentru cărțile înregistrate pentru un RRO.

Așadar, lipsa unui RRO cu aparat nu este un motiv universal de refuz pentru KORO aferentă unei unități comerciale care lucrează legal în baza Hotărârii nr. 1336. Notificarea de refuz trebuie să indice motivul; aceasta vă permite să stabiliți ce date sau documente trebuie corectate.

Cum completează casierul chitanțele RK-1

Forma și datele obligatorii ale chitanței de decontare nr. RK-1 sunt stabilite la secțiunea IV a Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13. Formularul se tipărește. El are un cotor care rămâne în carte și o parte detașabilă destinată cumpărătorului.

1. Înscrieți pe pagina de înregistrare a RK data începerii utilizării.
2. Folosiți câte o RK separată în fiecare loc de decontare, înregistrată pentru KORO corespunzătoare. Folosiți cărțile consecutiv, în ordinea numerelor, până la epuizarea chitanțelor din fiecare. Dacă o KORO acoperă mai multe locuri de decontare, respectați această ordine separat pentru fiecare loc.
3. La efectuarea decontării, completați mai întâi cotorul, apoi partea detașabilă. Excepția privind ordinea se aplică chitanțelor cu valoarea tipărită sau ștampilată în prealabil.
4. Indicați aceeași sumă totală a decontării în ambele părți. Faceți înregistrările cu pixul cu pastă închisă la culoare.
5. Desprindeți partea detașabilă pe linia de rupere și înmânați-o cumpărătorului cel târziu la încheierea operațiunii de decontare.

Partea detașabilă a RK-1 include inscripția „CHITANȚĂ DE DECONTARE”, o serie tipărită din patru litere și un număr din șase cifre, denumirea vânzătorului și identificarea fiscală a acestuia. Pentru un neplătitor de TVA se folosește rubrica „ІД”, iar pentru un plătitor de TVA, rubrica „ПН” cu numărul fiscal individual de TVA. Dacă există acest număr, Regulamentul permite să nu se indice numărul fiscal general.

Formularul include și rubrici pentru bun sau operațiunea de plată, prețul pe unitatea de măsură, cotele de impozitare aplicabile, valoarea bunurilor, suma totală și moneda de decontare, data și semnătura persoanei care a efectuat decontarea. Pentru anumite bunuri sunt prevăzute date suplimentare obligatorii, inclusiv datele mărcii de acciză în cazurile stabilite de lege. Cotorul trebuie să aibă aceeași serie și același număr, suma totală, moneda, data și datele corespunzătoare cotelor de impozitare.

La vânzarea băuturilor alcoolice și a produselor din tutun, casierul trebuie să indice în cotor și în partea detașabilă denumirea bunurilor, valoarea acestora, cota și suma accizei sau a altui impozit aplicabil. Pentru bunurile accizabile se indică și denumirea produsului în cotor, iar pentru combustibil, suplimentar, tipul acestuia; datele mărcii de acciză se înscriu în cazurile prevăzute de lege.

Punctul 5 din capitolul 2 al secțiunii III a Procedurii nr. 547 reglementează separat indicarea suplimentară a detaliilor la cererea cumpărătorului. Pentru activitatea zilnică, este util să completați de la început RK-1 cu denumirea bunului, valoarea, cotele aplicabile, data și semnătura conform formularului: acest lucru ușurează verificarea cumpărăturii, retururile și calcularea ulterioară a totalurilor.

Plătitorul de TVA, acciză sau alt impozit aplicabil indică în cotor și sumele de decontare impozitate cu aceste taxe. Suma vânzărilor la o anumită cotă și valoarea impozitului în sine sunt indicatori diferiți. Casierul trebuie să le distingă pentru a completa corect KORO și a transfera totalurile prin RRO repus în funcțiune.

Exemplu ipotetic de vânzare și reducere

Cumpărătorul a achiziționat două bunuri la câte 120 UAH fiecare. Valoarea totală este 2 × 120 = 240 UAH. Vânzătorul a acordat o reducere de 20 UAH, astfel că suma totală a decontării este 220 UAH. Casierul înscrie exact 220 UAH atât în cotor, cât și în partea detașabilă. La alegerea vânzătorului, reducerea totală poate fi indicată în ambele părți, între paranteze lângă sumă, cu mențiunea „зн”.

Cum se înregistrează numerarul pentru operațiuni interne și retururile

Numerarul aflat la locul de decontare la începutul zilei, introdus în cursul zilei sau rămas acolo la momentul defectării RRO ori al întreruperii alimentării cu energie electrică se înscrie în cotor cu mențiunea „Introducere de serviciu”. Numerarul retras în cursul zilei se înscrie în cotor cu mențiunea „Eliberare de serviciu”. Aceste sume trebuie separate de plățile cumpărătorilor.

La restituirea banilor cumpărătorului, suma se înscrie cu semnul „−” în cotor și în partea detașabilă. Dacă restituirea depășește 100 UAH, persoana responsabilă material sau casierul întocmește un act de eliberare a banilor. Actul include datele documentului de identitate al cumpărătorului, informații despre bun sau serviciu, suma restituită și numărul chitanței care confirmă cumpărarea. Actul se transmite contabilității, iar dacă aceasta lipsește, se atașează la ultima pagină a KORO corespunzătoare.

Ce trebuie făcut cu o chitanță completată greșit

Este interzisă corectarea înregistrărilor din chitanță, reutilizarea acesteia, scoaterea cotoarelor sau deteriorarea legăturii cărții. Dacă a greșit sau a deteriorat formularul, casierul scrie „Anulat” pe cotor și pe partea detașabilă și certifică mențiunea prin semnătură. Pentru decontarea corectă folosește următoarea chitanță.

Când se poate folosi chitanța simplificată RK-2

Potrivit secțiunii V a Regulamentului nr. 13, formularul nr. RK-2 poate fi utilizat dacă vânzătorul are deja un temei legal pentru a efectua decontările respective fără RRO:

• pentru bunuri sau servicii, dacă suma totală a decontării nu depășește 10 UAH, cu excepția vânzării cu amănuntul a bunurilor accizabile;
• la vânzarea abonamentelor valabile zece zile sau mai mult pentru călătoria cu transportul public urban sau suburban de pasageri, dacă acestea sunt documente cu evidență strictă;
• la eliberarea banilor pentru materiale reciclabile preluate de la populație, cu excepția deșeurilor metalice.

Pentru primul caz, se compară cu 10 UAH întreaga sumă a decontării. Exemplu ipotetic: cumpărarea a două bunuri la câte 8 UAH însumează 16 UAH, deci acest temei nu permite documentarea ei cu o singură RK-2. Faptul că magazinul vinde bunuri ieftine nu îl scutește de RRO.

RK-2 are, de asemenea, un cotor și o parte detașabilă cu aceeași serie și același număr tipărit, precum și aceeași sumă totală. Înainte de folosirea cărții, se completează în toate chitanțele simplificate datele numărului fiscal sau ale pașaportului. Pentru un neplătitor de TVA, în partea detașabilă se înscrie „ІД” înaintea acestor date. Datele pașaportului se folosesc în locul numărului fiscal de persoanele fizice care, din motive religioase, au refuzat numărul de înregistrare din fișa de evidență fiscală, au notificat oficial organul de control și au mențiunea corespunzătoare în pașaport. Cartea cu chitanțe simplificate se înregistrează conform procedurii stabilite; numărul său de înregistrare include suplimentar litera chirilică „с”.

Cum se ține KORO în timpul lucrului cu chitanțe

Înainte de începerea utilizării KORO, se înscrie data pe pagina de titlu. Înregistrările se fac cu pixul cu pastă închisă la culoare. KORO se utilizează numai în unitatea comercială indicată sau împreună cu RRO pentru care a fost înregistrată. KORO curentă pentru o unitate comercială trebuie păstrată în unitatea respectivă sau la locul de decontare, iar KORO pentru un RRO trebuie să se afle la locul de decontare unde este instalat aparatul respectiv.

KORO pentru o unitate comercială

Înainte de începerea utilizării RK și imediat după încetarea utilizării acesteia în cadrul zilei sau turei, casierul înscrie datele chitanțelor de decontare. În fiecare zi, consemnează mișcarea numerarului și sumele decontărilor, indicând separat banii încasați de la cumpărători și cei plătiți acestora.

Dacă o KORO deservește mai multe locuri de decontare, înregistrările se țin separat pentru fiecare loc. Dacă în cursul unei zile se folosesc mai multe RK într-un singur loc, datele se înscriu și separat pentru fiecare carte. Astfel, totalul zilnic poate fi comparat cu cotoarele concrete.

KORO pentru un RRO cu aparat

În timpul unei defecțiuni sau al unei pene de curent, chitanțele se evidențiază în secțiunea 2 a KORO. Coloanele 1–5 se completează înainte de începerea utilizării RK, iar coloanele 6–8, înainte de reluarea decontărilor prin RRO, după restabilirea alimentării cu energie electrică sau instalarea aparatului reparat.

Dacă perioada de lucru cu RK cuprinde mai multe zile lucrătoare, se face o înregistrare separată pentru fiecare zi. Coloanele 1 și 2 se completează numai în prima zi a perioadei, iar coloana 8, numai în ultima. Pe baza chitanțelor se completează zilnic și secțiunea 1; pentru prima zi se includ indicatorii corespunzători ai benzii de control, de la începutul zilei până la defecțiune sau pana de curent.

O eroare din KORO este corectată de persoana care a făcut înregistrarea sau de persoana care îi ține locul. Corectura se certifică prin semnătura persoanei responsabile sau a FOP. O filă deteriorată sau cu mai mult de cinci corecturi se barează în diagonală pe ambele fețe, se notează „Anulat”, apoi se adaugă data și semnătura. Datele se transferă pe o filă nouă, al cărei număr se înscrie pe cea anulată.

Cum se repune RRO în funcțiune fără a dubla încasările

Punctul 10 din secțiunea III a Procedurii de înregistrare și utilizare a RRO, aprobate prin Ordinul nr. 547, stabilește ce trebuie făcut după restabilirea alimentării cu energie electrică sau instalarea unui aparat reparat ori de rezervă.

1. Calculați totalurile decontărilor din perioada de lucru cu RK separat pentru fiecare cotă de TVA, acciză sau alt impozit ori taxă.
2. Înregistrați aceste sume prin RRO. Dacă memoria operativă a fost resetată, restabiliți suplimentar, pe baza benzii de control, sumele corespunzătoare perioadei de lucru de dinaintea defecțiunii sau întreruperii.
3. Emiteți bonul fiscal de raportare — raportul Z.
4. Dacă este necesar, înregistrați o „introducere de serviciu” pentru suma de numerar păstrată efectiv la locul de decontare.
5. În înregistrarea KORO aferentă bonului de raportare emis după repornire, indicați datele anterioare pentru care s-au calculat totalurile incluse în acesta.

Exemplu ipotetic: înainte de pana de curent, RRO a înregistrat vânzări de 3.000 UAH, iar în timpul întreruperii casierul a documentat prin RK vânzări de 1.200 UAH. Dacă memoria operativă s-a păstrat, după repornire se înregistrează prin RRO suma de 1.200 UAH din carte. Totalul vânzărilor pentru cele două perioade este de 4.200 UAH. Nu este necesară reintroducerea celor 3.000 UAH păstrate în memorie ca vânzări noi.

Recomandare practică pentru evidență: întocmiți o reconciliere cu suma din chitanțe, datele corespunzătoare și numărul raportului Z emis la repornire. Transferul celor 1.200 UAH din RK în RRO reflectă vânzări deja efectuate, de aceea suma trebuie comparată în evidența încasărilor cu operațiunile inițiale, ca să nu fie adăugată încă o dată.

Ce trebuie făcut dacă PRRO nu funcționează sau nu există internet

Mai întâi, stabiliți cauza. Defectarea PRRO și lipsa conexiunii cu serverul fiscal au consecințe diferite. Nu se efectuează decontări printr-un PRRO defect. Dacă software-ul funcționează, dar serverul este indisponibil, se poate utiliza regimul offline prevăzut de lege.

Potrivit articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR, limitele obișnuite ale regimului offline sunt de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. Punctul 13 al secțiunii II din această Lege permite depășirea acestor termene pe durata aplicării legii marțiale în Ucraina, a stării de urgență sau a circumstanțelor de forță majoră. Această normă specială privește termenele: intervalul de numere fiscale obținut de la organul fiscal rămâne obligatoriu.

Pentru funcționarea offline, PRRO trebuie să aibă numere neutilizate din acest interval și să genereze documente electronice corespunzătoare. Bonul conține mențiunea regimului de funcționare și un număr de control generat offline. Procedura prevede notificarea prin formularul nr. 4-PRRO privind începerea și încheierea acestui regim.

Dacă tura trebuie încheiată în timp ce sistemul funcționează offline, casierul emite bonul fiscal de raportare după ultimul document de decontare al turei respective și înainte de deschiderea turei următoare. PRRO atribuie documentelor numere fiscale din intervalul obținut. Lipsa conexiunii nu anulează obligația de a închide tura și de a emite bonul de raportare.

După restabilirea conexiunii, PRRO reia schimbul de date cu serverul. Pachetul de documente se transmite în decurs de o oră de la stabilirea conexiunii; documentele de decontare se transmit înainte de transmiterea raportului fiscal electronic zilnic sau a bonului de raportare corespunzător. Datele se păstrează pe PRRO până la confirmarea livrării lor.

Dacă vânzătorul a renunțat la regimul offline la înregistrarea PRRO sau ulterior, nu dispune de un interval neutilizat ori dispozitivul nu poate funcționa fără alimentare, nu poate trece din proprie inițiativă la o RK pe hârtie. Dacă nu există un alt temei legal independent pentru RK, decontările se opresc sau se folosește un RRO de rezervă înregistrat corespunzător.

În cazul defectării PRRO, antreprenorul trimite, în ziua constatării, o notificare prin formularul nr. 2-PRRO organului de control, producătorului PRRO și/sau CSO, dacă există. După remedierea defecțiunii, se depune o cerere cu mențiunea „Restabilirea funcționării”. Dacă aceasta nu este primită în decurs de o lună, în registru se introduce o mențiune privind anularea înregistrării PRRO. Aceste reguli sunt stabilite de punctul 12 al secțiunii II și secțiunea V a Procedurii de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO.

Când se depun ZVR-1 și informațiile despre RK utilizate

Procedura de depunere a raportărilor, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13, înregistrată cu nr. 221/28351, prevede raportul întocmit pe formularul nr. ZVR-1 pentru KORO înregistrate pentru o unitate comercială, ținute împreună cu RK în cazurile prevăzute de lege. Raportarea privind utilizarea chitanțelor constă din ZVR-1 și Informațiile despre cărțile de decontări utilizate.

Potrivit punctului 7 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR, raportarea se depune cel târziu la data de 15 a lunii următoare perioadei de raportare, dacă punctul respectiv nu prevede transmiterea informațiilor prin canale de comunicare. Se depune la organul de control de la locul înregistrării RK. Cărțile propriu-zise nu trebuie depuse odată cu raportul.

Pentru un magazin care lucrează legal și permanent în baza Hotărârii nr. 1336, este util să includă pregătirea acestei raportări în sarcinile lunare. Înainte de completare, înregistrările zilnice din KORO se reconciliază cu cotoarele chitanțelor și sumele distincte ale retururilor.

Utilizarea temporară a RK împreună cu un RRO cu aparat nu creează automat obligația de a depune ZVR-1 pentru fiecare lună în care a fost folosită. Dacă sumele au fost înregistrate prin RRO repus în funcțiune și datele corespunzătoare sunt transmise electronic conform punctului 7 al articolului 3 din Lege, trebuie luată în considerare excepția prevăzută de acesta. Simpla existență a unei RK de rezervă înregistrate nu înseamnă că există o obligație universală de raportare lunară pentru aceasta.

Cum se modifică datele, se închid cărțile și se păstrează documentele

La modificarea datelor vânzătorului prevăzute de Procedură, a denumirii sau adresei unității comerciale, a datelor relevante ale RRO ori la constatarea unor erori pe pagina de titlu a KORO, aceasta se reînregistrează. Ca regulă generală, cererea nr. 1-KORO cu mențiunea „Reînregistrare”, motivul și cartea corespunzătoare se depun în cel mult cinci zile lucrătoare de la apariția temeiului. Pentru redenumirea străzilor și a altor obiective de către autoritatea locală, Procedura stabilește o procedură separată de depunere a cererii și a cărții.

RK se reînregistrează în cazurile prevăzute de Procedură, la reînregistrarea KORO aferente unei unități comerciale sau unui RRO. Nu rescrieți arbitrar datele de înregistrare în loc să urmați procedura corespunzătoare.

După folosirea tuturor chitanțelor, pe pagina de înregistrare a RK se înscriu data încheierii și suma totală a decontărilor. După încheierea KORO, se înscrie data încheierii pe pagina sa de titlu.

Înregistrarea KORO pentru un RRO se anulează, între altele, simultan cu anularea înregistrării aparatului sau la cererea vânzătorului din cauza pierderii, furtului, stării improprii ori deciziei de a opri decontările în timpul întreruperilor. Pentru KORO aferentă unei unități comerciale, motive pot fi și utilizarea la altă adresă, închiderea obiectului, încetarea activității antreprenorului și încălcarea cerințelor privind mijlocul de control.

Cererea nr. 2-KORO se depune la locul înregistrării în cel mult două zile lucrătoare de la apariția temeiului de anulare; în caz de furt se adaugă o copie a documentului corespunzător emis de poliție. RK se anulează simultan cu KORO corespunzătoare. Încălcarea integrității sau neconformitatea mijlocului de control al RK constituie, de asemenea, motive pentru procedura de anulare prevăzută de Procedură. Pierderea RK se notifică organului de control de la locul înregistrării KORO în cel mult două zile lucrătoare de la data pierderii.

KORO și RK utilizate se păstrează cel puțin trei ani de la încheierea lor — aceasta este cerința punctului 6 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Actele privind restituirea banilor se păstrează trei ani conform Procedurii nr. 547. Dacă aceste documente confirmă și indicatori ai evidenței fiscale, trebuie respectate termenele aplicabile din Codul Fiscal al Ucrainei.

Pentru rapoartele Z zilnice, Procedura nr. 547 face trimitere expresă la punctul 44.3 al articolului 44 din Codul Fiscal al Ucrainei. Pentru documentele legate de calcularea și plata impozitelor, termenul minim general este de 1825 de zile pentru persoanele juridice menționate la subpunctul 44.3.2, inclusiv persoanele juridice plătitoare de impozit unic, și de 1095 de zile pentru FOP, dacă nu există motive pentru o perioadă de păstrare mai lungă.

Termenele se calculează de la data depunerii raportării pentru întocmirea căreia au fost folosite documentele, iar dacă aceasta nu a fost depusă, de la termenul-limită de depunere. Punctul 44.3 prevede și prelungirea termenelor în cazurile stabilite de acesta. Păstrați rapoartele Z astfel încât să poată fi vizualizate, inclusiv în timpul unui control.

În unitatea comercială se păstrează ultima KORO încheiată corespunzător, cu excepțiile prevăzute de Procedură pentru mijloace de transport, comerț ambulant și mobil și obiecte fără KORO înregistrată. Pentru lucrul în timpul defectării RRO sau al întreruperii alimentării cu energie electrică, trebuie să se afle acolo și RK curentă.

Ce răspundere există pentru încălcarea regulilor privind RK și KORO

Potrivit punctului 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR, pentru încălcările stabilite de acesta, inclusiv decontarea unei sume incomplete, neeliberarea documentului corespunzător sau efectuarea unei operațiuni fără RK obligatorie, este prevăzută o sancțiune de 100% din valoarea vânzării efectuate cu încălcarea legii pentru prima încălcare și 150% pentru fiecare încălcare ulterioară.

Punctul 3 al articolului 17 prevede o sancțiune egală cu de 50 de ori minimul neimpozabil al veniturilor cetățenilor dacă, în cazurile obligatorii, vânzătorul nu utilizează KORO sau RK, folosește cărți neînregistrate, încalcă procedura de utilizare a acestora sau nu le păstrează pe durata prevăzută. Pentru nedepunerea raportării obligatorii, punctul 10 prevede o sancțiune egală cu de 30 de ori acest minim.

La evaluarea răspunderii se ține cont de condițiile speciale ale Legii. Punctul 14 al secțiunii II scutește vânzătorii de răspundere pentru încălcările prevăzute de acesta, comise începând cu 1 octombrie 2023 la vânzarea bunurilor sau prestarea serviciilor pe teritoriile temporar ocupate ale Ucrainei — până la data încheierii ocupației temporare, pe teritoriile unde au loc acțiuni de luptă active — până la data încheierii acestora, și pe teritoriile cu posibilitate de acțiuni de luptă — până la data încetării acestei posibilități.

Pentru a stabili dacă scutirea se aplică unei încălcări concrete, comparați locul și data operațiunii cu categoria teritoriului și datele corespunzătoare din lista oficială. Scutirea nu acoperă încălcările procedurii de decontare la vânzarea bunurilor accizabile. Ea nu reprezintă permisiunea de a utiliza o RK neînregistrată.

Sancțiunile reduse de 25% și 50%, prevăzute la punctul 15 al secțiunii II pentru anumiți FOP, se aplicau în perioada 1 august 2023–31 iulie 2025, dar nu mai târziu de încetarea sau revocarea regimului legii marțiale în Ucraina. Pentru operațiunile ulterioare, aceste cuantumuri nu pot fi aplicate doar pe motivul statutului de plătitor de impozit unic.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-VR „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii”: articolul 2; punctele 1, 2, 5–7 și 16 ale articolului 3; articolele 5, 9, 10 și 14; punctele 1, 3 și 10 ale articolului 17; punctele 13–15 ale secțiunii II.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 „Privind asigurarea aplicării articolului 10 din Legea Ucrainei privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii”: punctele 2 și 2-1 ale hotărârii; punctele 1–3, 7, 17, 19 și 22 din lista aprobată.
• Procedura de înregistrare și ținere a cărților de decontări și a registrelor operațiunilor de decontare, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547, înregistrată la Ministerul Justiției al Ucrainei la 05.07.2016 cu nr. 920/29050: capitolele 1–4 ale secțiunii II și capitolele 1–2 ale secțiunii III; anexele 1–6, inclusiv anexa 3 — formularul nr. 1-KORO, anexa 4 — formularul nr. 2-KORO, anexa 6 — pagina de înregistrare a RK.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547 „Privind aprobarea procedurilor referitoare la înregistrarea registratoarelor operațiunilor de decontare și a registrelor operațiunilor de decontare” și Procedura, aprobată prin acesta, de înregistrare și utilizare a registratoarelor operațiunilor de decontare utilizate pentru înregistrarea operațiunilor de decontare pentru bunuri (servicii), înregistrată cu nr. 918/29048: punctul 20 al capitolului 2 din secțiunea II; punctele 2, 9 și 10 ale secțiunii III.
• Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13, înregistrat la Ministerul Justiției al Ucrainei la 11.02.2016 cu nr. 220/28350: punctul 3 al secțiunii I, secțiunile IV–V, anexele 3–4 — formularele nr. RK-1 și nr. RK-2; datele obligatorii ale bonului offline din secțiunea II.
• Procedura de depunere a raportărilor aferente utilizării registrelor operațiunilor de decontare (cărților de decontări), aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13, înregistrată la Ministerul Justiției al Ucrainei la 11.02.2016 cu nr. 221/28351: punctele 3–5 și anexa — Informațiile despre cărțile de decontări utilizate.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a registratoarelor software ale operațiunilor de decontare, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317 „Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547”, înregistrat la Ministerul Justiției al Ucrainei la 07.07.2020 cu nr. 635/34918: punctul 12 al secțiunii II, secțiunile IV–V, anexele 2 și 4 — formularele nr. 2-PRRO și nr. 4-PRRO.
• Codul Fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: punctul 44.3 al articolului 44 — termenele de păstrare a documentelor la care face trimitere Procedura nr. 547.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 07.02.2001 nr. 121 „Privind termenele de trecere a entităților comerciale la evidența operațiunilor de decontare în numerar și fără numerar cu utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare”: punctul 2 din anexă — o lună de la data depășirii volumului anual maxim al operațiunilor de decontare.