Contribuția socială unică la plata salariului: ce verifică banca și ce documente să pregătiți

Înainte de plata salariilor, angajatorul trebuie să pregătească un ordin de plată pentru contribuția unică la asigurările sociale obligatorii de stat (ESV) sau dovada achitării efective a acesteia. Ca regulă generală, banca verifică dacă contribuția reprezintă cel puțin 22% din suma salariilor de plată indicată în ordinele de plată pentru salarii sau în cecurile de numerar. Dacă această contribuție este mai mică, pentru efectuarea plății este necesară o adeverință de calcul avizată de organul fiscal, cu excepția cazului în care angajatorul beneficiază de o excepție prevăzută de Regulament.

Pentru a pregăti plata, calculați mai întâi separat salariile, reținerile și ESV datorată. Apoi verificați pragul bancar, concordanța perioadelor din documente și existența dovezii unei plăți executate. Este bine să organizați din timp avizarea adeverinței, astfel încât documentele necesare să fie pregătite până în ziua plății.

Căror angajatori li se aplică verificarea

Aceste reguli se aplică în Ucraina. Ele sunt stabilite prin partea a doua a articolului 24 din Legea Ucrainei nr. 2464-VI „Cu privire la colectarea și evidența contribuției unice la asigurările sociale obligatorii de stat” și prin Regulamentul aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 291. Verificarea este efectuată de bănci și de prestatorii nebancari de servicii de plată care deservesc contul angajatorului. Pentru simplitate, îi vom numi în continuare banca.

Cerința se aplică angajatorilor prevăzuți la punctul 1 al părții întâi a articolului 4 din Legea nr. 2464-VI, inclusiv întreprinderilor și persoanelor fizice autorizate — întreprinzători (FOP), care plătesc salarii angajaților. Așadar, și proprietarul unui magazin care activează ca FOP trebuie să pregătească documentele pentru verificare. Contribuția sa personală și ESV aferentă salariilor vânzătorilor trebuie tratate separat: dovada contribuției personale a întreprinzătorului nu înlocuiește documentul privind contribuția aferentă salariilor angajaților.

Cum se aplică corect pragul bancar de 22%

Potrivit punctului 3 din Regulamentul nr. 291, banca compară ESV achitată sau direcționată spre achitare cu suma destinată plății salariilor pentru perioada relevantă. Pentru transferurile obișnuite către angajați, aceasta este suma netă, după rețineri, indicată de angajator în ordinul de plată pentru salarii. Dacă angajatorul retrage numerar pentru plata salariilor, banca ia în calcul suma din cecul de numerar.

Pentru pregătirea documentelor, folosiți formula: suma din ordinele de plată pentru salarii sau din cecurile aferente perioadei relevante × 22%. Acesta este raportul de control pentru bancă. Contabilul calculează contribuția efectivă potrivit articolelor 7 și 8 din Legea nr. 2464-VI, pe baza stabilită de lege, ținând cont de cota aplicabilă, plafonul bazei de calcul și celelalte condiții relevante.

În special, partea a patra a articolului 7 prevede calcularea ESV asupra plăților fără diminuarea acestora cu impozitele și alte rețineri. Cota generală, potrivit părții a cincea a articolului 8, este de 22%, iar pentru salariile angajaților cu dizabilități partea a treisprezecea a aceluiași articol prevede o cotă de 8,41%. Angajatorul calculează ESV ca pe o cheltuială proprie; reținerile fiscale din salariul angajatului și contribuția angajatorului trebuie evidențiate separat.

Exemplu orientativ de verificare

Să presupunem că un magazin a indicat în ordinele de plată salarii de 100.000 UAH de transferat angajaților. Pragul bancar este: 100.000 × 22% = 22.000 UAH. Dacă documentele pentru perioada relevantă confirmă plata a 22.000 UAH sau a unei sume mai mari cu titlu de ESV, acest raport este îndeplinit.

Dacă, în exemplul orientativ, documentele confirmă o contribuție de 18.000 UAH, lipsesc 4.000 UAH până la pragul de control: 22.000 − 18.000 = 4.000. Această diferență, luată singură, nu dovedește că ESV a fost achitată insuficient. Sumele sunt prezentate doar pentru a explica verificarea bancară; ele nu reprezintă calculul contribuției datorate pentru un anumit salariu. Contabilul trebuie să verifice calculul efectiv, iar dacă suma mai mică este corectă, să pregătească adeverința de calcul pentru avizare.

Ce documente să prezentați împreună cu plata salariilor

Punctele 3 și 5 din Regulamentul nr. 291 permit dovedirea plății contribuției în mai multe moduri. Alegeți-l pe cel care corespunde fluxului efectiv al banilor.

Pentru o contribuție achitată anterior, un ordin pregătit, dar neexecutat încă, nu dovedește plata efectivă. Este practic să păstrați documentele executate împreună cu statul de salarii pentru perioada respectivă, astfel încât contabilul să le poată prezenta imediat băncii.

Ce trebuie verificat la utilizarea contului unic

Pentru verificarea bancară este necesară o chitanță care confirmă rezultatul pozitiv al procesării mesajului privind direcționarea fondurilor din contul unic către un cont nebugetar, cu codul tehnologic 71010000. Această direcționare acoperă ESV calculată de angajatori pentru salarii, remunerații aferente contractelor civile, indemnizații pentru incapacitate temporară de muncă și indemnizații de maternitate. Chitanța trebuie să indice perioada de calculare a salariilor.

Alimentarea contului unic, prin ea însăși, nu înlocuiește această chitanță. Înainte de prezentarea documentelor pentru plata salariilor, verificați rezultatul procesării mesajului, codul direcționării, suma și perioada. Dacă nu există încă o chitanță cu datele necesare, dosarul de documente justificative pentru bancă nu este pregătit.

Cum se completează adeverința de calcul dacă contribuția este mai mică de 22%

Atunci când contribuția este sub pragul bancar, punctul 3 din Regulamentul nr. 291 prevede prezentarea unei adeverințe de calcul avizate, întocmite conform formularului din anexa 1. Banca o acceptă în format electronic sau ca document original pe hârtie. Contribuabilul primește adeverința electronică prin cabinetul electronic și o transmite băncii cu respectarea cerințelor privind documentele electronice.

Mai întâi indicați data, denumirea persoanei juridice sau numele, prenumele și patronimicul întreprinzătorului, dacă există, datele de identificare ale contribuabilului, numărul contului și denumirea băncii. Pentru persoanele juridice, formularul prevede codul din Registrul Unic de Stat al Întreprinderilor și Organizațiilor din Ucraina (EDRPOU); pentru persoanele fizice, numărul de identificare fiscală sau datele de pașaport prevăzute de formular pentru persoana care a refuzat oficial acest număr din convingeri religioase.

Apoi completați indicatorii conform structurii formularului aprobat:

În secțiunea „Informații pentru prestatorul de servicii de plată”, indicați salariile din cec sau din ordinul de plată, precum și data, numărul și suma ordinului de plată avizat pentru achitarea ESV. Completați câmpurile de semnătură prevăzute pentru conducător și contabilul-șef. Secțiunea de avizare a organului de control este completată de o persoană autorizată a acestuia.

Formulele din adeverință sunt destinate întocmirii documentului conform Regulamentului nr. 291. Contabilul trebuie să verifice separat calculul efectiv al contribuției potrivit Legii nr. 2464-VI și documentelor privind plățile calculate. Nu stabiliți legalitatea reținerilor fiscale sau cuantumul contribuției aferente salariilor doar pe baza rezultatului acestui tabel.

Unde se depune adeverința și când se avizează

Adeverința se depune la organul fiscal la care contribuabilul este înregistrat ca plătitor de ESV. Formularul pe hârtie se întocmește în trei exemplare: după avizare, unul se transmite băncii, al doilea rămâne la organul fiscal, iar al treilea la angajator.

Potrivit punctului 4 din Regulamentul nr. 291, organul de control avizează fără întârziere adeverința electronică sau pe hârtie. Acest punct prevede trei motive de refuz:

• adeverința nu corespunde formularului din anexa 1;
• adeverința conține informații neveridice;
• documentul a fost depus la un organ fiscal diferit de cel la care este înregistrat contribuabilul ca plătitor de ESV.

Recomandare practică: înainte de depunere, verificați contul, suma salariilor, perioada, datele privind supraplata și detaliile ordinului de plată. Dacă primiți un refuz, verificați motivul indicat și corectați datele respective sau locul depunerii.

Cine nu este supus verificării conform Regulamentului nr. 291

Punctul 2 din Regulament conține o listă concretă de excepții. Regulamentul nu se aplică:

• întreprinderilor și organizațiilor organizațiilor civice ucrainene de nivel național ale persoanelor cu dizabilități, inclusiv Societății Ucrainene a Surzilor (UTOG) și Societății Ucrainene a Nevăzătorilor (UTOS), unde persoanele cu dizabilități reprezintă cel puțin 50% din numărul total al angajaților, iar fondul de salarii al acestora reprezintă cel puțin 25% din cheltuielile totale cu salariile;
• întreprinderilor și organizațiilor organizațiilor civice ale persoanelor cu dizabilități care îndeplinesc aceleași condiții: cel puțin 50% dintre angajați sunt persoane cu dizabilități, iar fondul lor de salarii reprezintă cel puțin 25% din cheltuielile cu salariile;
• reprezentanțelor diplomatice și oficiilor consulare ale statelor străine, sucursalelor, reprezentanțelor și altor subdiviziuni separate ale întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor străine, inclusiv internaționale, situate în Ucraina;
• instituțiilor bugetare deservite de Trezorerie, precum și Fondului de Pensii al Ucrainei și organelor sale teritoriale, potrivit punctului 12 din secțiunea XV a Legii Ucrainei „Cu privire la asigurarea obligatorie de stat pentru pensii”;
• rezidenților Diia City, în sensul Legii Ucrainei „Cu privire la stimularea dezvoltării economiei digitale în Ucraina”.

Un magazin obișnuit în care lucrează o persoană cu dizabilități nu intră în categoria excepțiilor doar din acest motiv. Dacă aplicarea cotei de 8,41% reduce contribuția sub pragul bancar, angajatorul trebuie să întocmească o adeverință de calcul conform regulilor generale.

Organizațiile din lista de mai sus trebuie să prezinte ele însele băncii dovada statutului la deschiderea contului, după dobândirea statutului sau dacă nu l-au comunicat anterior. Informațiile pot fi prezentate electronic sau pe hârtie. Despre schimbarea statutului trebuie să se informeze banca în termen de cinci zile lucrătoare de la ziua următoare schimbării.

Pentru un rezident Diia City, temeiul neaplicării Regulamentului este statutul confirmat. Punctul 2 nu impune obținerea unei adeverințe speciale separate de la organul fiscal în acest scop. Totuși, excepția de la verificarea bancară nu înlătură obligația de a calcula și achita corect contribuția.

Când se poate obține o adeverință fără verificarea sumelor ESV

Adeverința din anexa 2 este diferită de adeverința de calcul din anexa 1. Potrivit punctului 6 din Regulamentul nr. 291, aceasta poate fi eliberată contribuabilului care solicită avizarea unei adeverințe de calcul, dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:

1. ESV din adeverința de calcul este mai mică de 22% din suma salariilor numai din cauza aplicării valorii maxime a bazei de calcul a contribuției.
2. În cele douăsprezece luni calendaristice anterioare datei solicitării adeverinței, contribuabilul nu a încălcat legislația privind calcularea și achitarea ESV.
3. Conducătorul organului de control sau persoana împuternicită de acesta a decis eliberarea adeverinței.

Așadar, faptul că suma contribuției este mai mică nu este suficient. De exemplu, aplicarea cotei de 8,41%, prin ea însăși, nu constituie temeiul prevăzut la punctul 6 pentru eliberarea acestui document.

Adeverința din anexa 2 conține denumirea băncii, datele contribuabilului, numărul contului, perioada fără încălcări și termenul de valabilitate. Se eliberează în format electronic sau pe hârtie. Termenul nu poate depăși douăsprezece luni calendaristice, începând inclusiv cu luna eliberării. După primirea documentului, banca efectuează plățile salariale fără să verifice sumele ESV achitate conform ordinelor de plată.

Dacă organul fiscal constată încălcări ale legislației privind calcularea și achitarea contribuției, acesta retrage adeverința înainte de expirarea termenului și transmite contribuabilului și băncii notificarea din anexa 3. Începând cu următoarea zi lucrătoare după primirea notificării, banca aplică regulile obișnuite din punctul 3 al Regulamentului nr. 291.

Cum să organizați plata salariilor fără erori în documente

Pentru un magazin sau un lanț de magazine, este util ca responsabilul contabil să urmeze această succesiune:

1. Calculați salariile brute, reținerile legale, suma netă de plată și ESV efectivă. Păstrați calculele ca indicatori separați.
2. Comparați suma netă de plată cu statul de plată și ordinele de plată pentru salarii. Dacă documentele de plată se modifică, verificați din nou pragul de control de 22%.
3. Pregătiți plata simultană a contribuției sau strângeți dovezile corespunzătoare privind achitarea anterioară pentru perioada necesară.
4. Dacă contribuția este sub prag, întocmiți o adeverință de calcul avizată sau verificați dacă există un temei aplicabil pentru neefectuarea verificării.
5. Prezentați băncii dosarul complet de documente și, după executarea plății, păstrați confirmările bancare împreună cu calculele pentru perioada respectivă.

Partea a opta a articolului 9 din Legea nr. 2464-VI obligă angajatorul să achite contribuția calculată asupra plății cu ocazia fiecărei plăți salariale. Sunt prevăzute excepții dacă contribuția a fost deja achitată în termenele stabilite sau dacă, în urma reconcilierii cu organul fiscal, a fost recunoscută o supraplată suficientă pentru obligația respectivă. Pentru bancă trebuie totuși pregătite documentele conform Regulamentului nr. 291. Un sold stabilit de angajator într-un tabel intern nu înlocuiește o supraplată confirmată.

Potrivit părții a doua a articolului 24, banca ce încalcă cerința de verificare achită din fonduri proprii o sumă egală cu ESV neachitată și are dreptul să solicite rambursarea acesteia de la contribuabil. Prin urmare, executarea plății salariilor de către bancă nu scutește angajatorul de obligația de a calcula și achita corect contribuția. În practică, documentele necesare verificării trebuie pregătite ca parte a procesului obișnuit de plată a salariilor.

Statul de plată în Torgsoft: cum să verificați salariile înainte de plata prin bancă

Pentru un magazin cu lucru în ture și prime pentru vânzări se poate folosi opțiunea suplimentară contra cost „Salarii și motivarea personalului”. Aceasta funcționează cu licențele Torgsoft-Ultra, Terminal și Torgsoft-Online; nu este disponibilă în Torgsoft-Start. Se achiziționează câte o licență pentru această opțiune pentru fiecare post de lucru în cazul versiunilor separate, o licență pentru întreaga rețea locală sau o licență pentru serverul cu licență Terminal. Pentru început, trebuie să activați opțiunea și să configurați centrul de evidență necesar, funcțiile și regulile de calcul. Apoi se poate genera un stat de plată pentru perioada aleasă, pentru un punct de lucru sau pentru întreaga rețea. Statele se creează în ordine cronologică, fără suprapunerea perioadelor. Pentru un calcul corect sunt necesare datele completate privind timpul efectiv lucrat, costul calculat al mărfurilor și planurile de vânzări utilizate în setările de calcul.

Înainte de pregătirea plății prin bancă, comparați suma totală „De plată” cu fișele de calcul ale angajaților, avansurile luate în considerare și plățile deja înregistrate. Potrivit instrucțiunilor oficiale pentru statul de plată, utilizatorul poate consulta detaliile calculărilor și reținerilor și poate tipări statul. În practică, acesta poate fi folosit pentru verificarea internă a sumelor și perioadelor, iar reținerile fiscale și ESV datorată trebuie verificate printr-un calcul contabil separat. Pentru confirmarea către bancă, păstrați documentele bancare efective, chitanța necesară pentru contul unic și adeverința avizată, dacă este necesară. Înregistrarea plății în program nu înlocuiește confirmarea băncii, iar adeverința de calcul este avizată de organul fiscal.

Norme și formulare oficiale pentru pregătirea plății

• Legea Ucrainei nr. 2464-VI „Cu privire la colectarea și evidența contribuției unice la asigurările sociale obligatorii de stat”: articolul 4 — angajatorii în calitate de contribuabili; articolele 7 și 8 — baza și cotele; articolul 9 — calcularea și achitarea; articolul 24 — obligațiile și răspunderea băncilor și a prestatorilor nebancari de servicii de plată.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 291 și Regulamentul aprobat prin acesta privind acceptarea de către prestatorii de servicii de plată a ordinelor de plată pentru plata salariilor: punctul 2 — excepții; punctele 3–5 — pragul, dovada plății și avizarea adeverinței de calcul; punctul 6 — adeverința pentru plata fără verificarea sumelor contribuției și retragerea acesteia.
• Anexa 1 — adeverința de calcul, anexa 2 — adeverința privind plata fondurilor fără verificarea sumelor ESV, anexa 3 — notificarea privind retragerea adeverinței.