De ce pierde magazinul bani: ce să verificați înainte de închidere

Înainte de a decide închiderea magazinului, verificați cât câștigați din produsele vândute, dacă această sumă acoperă cheltuielile zilnice și când se vor epuiza banii disponibili. Pentru aceasta, aveți nevoie de date despre vânzări și retururi, costul de achiziție, stocuri, cheltuieli și termenele de plată. Acestea vă vor ajuta să stabiliți ce schimbări merită testate: prețurile, achizițiile, reducerile, chiria, programul de lucru sau modalitatea de vânzare.

Calculați marja, pragul de rentabilitate și rezerva de numerar, apoi comparați câteva variante de funcționare a magazinului. Planul de 14 zile de mai jos vă va ajuta să organizați verificarea. Nu garantează ieșirea din pierderi: decizia depinde de cererea reală, cheltuieli, datorii și banii pe care proprietarul este dispus să îi investească în continuare.

Adunați date pentru aceeași perioadă

Începeți cu ultima lună completă. Apoi comparați-o cu lunile precedente, iar pentru sortimentul sezonier — și cu sezonul corespunzător. Nu extrapolați rezultatul unei săptămâni de sărbători la o lună obișnuită fără a ține cont de cerere.

Proprietarul stabilește perioada și ia deciziile. Contabilul sau angajatul care ține evidența verifică sumele și documentele. Managerul magazinului verifică stocurile reale, retururile și activitatea vânzătorilor. Dacă toate aceste sarcini sunt îndeplinite de aceeași persoană, parcurgeți pe rând fiecare etapă.

• Adunați vânzările după reduceri și retururi. Nu scădeți a doua oară reducerea deja inclusă în suma vânzării.
• Determinați costul de achiziție al produselor vândute, pe baza facturilor și a datelor din evidență. Verificați dacă acesta include cheltuielile de achiziție și livrare a produselor la magazin. Dacă scădeți retururile din veniturile din vânzări, verificați și ajustarea corespunzătoare a costului de achiziție. Plata tuturor achizițiilor dintr-o lună nu este egală cu costul produselor vândute: o parte din marfă poate să fi rămas în stoc.
• Adunați cheltuielile cu chiria, personalul, utilitățile, publicitatea, ambalajele, livrarea, comisioanele bancare și alte necesități ale magazinului pentru perioada aleasă. Separați-le de plăți: o plată în avans sau rambursarea unei datorii mai vechi poate ține de altă perioadă. Verificați unde sunt incluse costurile produselor scoase din gestiune, deteriorate și lipsă după inventariere. Înregistrați fiecare cheltuială o singură dată; nu adăugați din nou livrarea deja inclusă în costul de achiziție.
• Reconciliați soldurile de bani din casierii și din conturi cu evidențele de casă și extrasele bancare.
• Întocmiți o listă a datoriilor, încasărilor așteptate și plăților viitoare, cu date concrete.
• Verificați stocurile, datele livrărilor, ultimele vânzări, scoaterile din gestiune și diferențele constatate după inventariere.

Dacă magazinul este plătitor de TVA (taxa pe valoarea adăugată), calculați veniturile din vânzări fără TVA. Stabiliți împreună cu contabilul ce sume de TVA aferente costului produselor și altor cheltuieli pot fi excluse din calcul și care rămân cheltuieli ale magazinului. Dreptul la deducerea TVA și la rambursarea de la buget se verifică separat. În calendarul de numerar, indicați sumele efective ale încasărilor și plăților. Folosiți aceeași abordare pentru toate perioadele comparate.

Verificați ce rămâne din veniturile din vânzări

Profitul brut și marja brută

Profitul brut reprezintă veniturile din vânzări minus costul de achiziție al produselor vândute. Din această sumă, magazinul acoperă celelalte cheltuieli. Marja brută arată ce proporție din veniturile din vânzări reprezintă acest profit.

Profit brut = venituri din vânzări − costul de achiziție al produselor vândute.
Marja brută = profit brut ÷ venituri din vânzări × 100%. Calculați marja brută și marja operațională, precum și rata marjei de contribuție conform formulelor indicate, doar dacă veniturile din vânzări sunt pozitive. Dacă veniturile din vânzări sunt zero sau negative după retururi, indicați separat sumele vânzărilor, retururilor, cheltuielilor și rezultatul în grivne. Formula este prezentată în ghidul indicatorilor financiari.

Marja și adaosul comercial au baze de calcul diferite. Exemplu ipotetic: un produs cu un cost de achiziție de 700 grivne se vinde cu 1 000 grivne. Profitul brut este de 300 grivne, marja este de 30% din prețul de vânzare, iar adaosul comercial este de aproximativ 42,86% din costul de achiziție. Nu puteți folosi adaosul comercial în locul marjei la calcularea pragului de rentabilitate.

Calculați rezultatul pe categorii și canale de vânzare. Pentru a identifica motivele veniturilor mici din vânzări, comparați numărul de cumpărături finalizate și valoarea medie a bonului pentru perioade similare. Calculați valoarea medie a bonului împărțind suma vânzărilor după reduceri la numărul de cumpărături; verificați separat retururile. Dacă numărați vizitatorii, verificați ce proporție dintre ei cumpără. Aflați dacă produsele necesare erau disponibile, dacă s-au schimbat prețurile și dacă cumpărătorii au primit răspunsuri la întrebări. Pentru comenzile online, verificați separat comisioanele, ambalarea, livrarea suportată de magazin și cheltuielile pentru retururi. O categorie cu marjă procentuală mare poate aduce puțin profit în grivne dacă este cumpărată rar.

Rezultatul operațional și marja operațională

Rezultatul operațional arată ce rămâne după costul de achiziție al produselor și cheltuielile de funcționare a magazinului. Includeți chiria, salariile, publicitatea, utilitățile și alte cheltuieli operaționale, inclusiv amortizarea echipamentelor — partea din valoarea acestora înregistrată treptat drept cheltuială pe durata de utilizare, dacă este calculată în evidența dumneavoastră. Cheltuielile mari cu chiria și personalul pot reduce acest rezultat chiar și atunci când profitul brut este semnificativ.

Rezultat operațional = profit brut − alte cheltuieli operaționale.
Marja operațională = rezultat operațional ÷ venituri din vânzări × 100%. Metoda de calcul este descrisă în ghidul marjei operaționale.

Verificați separat impozitele aferente sistemului dumneavoastră de impozitare, dobânzile la credite și alte sume care nu au fost incluse în acest calcul. Rezultatul operațional nu reprezintă încă profitul final al proprietarului. Înregistrați rambursarea principalului creditului și retragerile de bani ale proprietarului în calendarul de plăți, ca să vedeți impactul acestora asupra soldului de numerar.

Calcul ipotetic: există vânzări, dar magazinul lucrează în pierdere

Să presupunem că magazinul a avut, într-o lună, venituri din vânzări de 300 000 grivne după reduceri și retururi. Costul de achiziție al produselor vândute a fost de 210 000 grivne, iar cheltuielile operaționale fixe — 105 000 grivne. În acest exemplu simplificat nu există alte cheltuieli variabile; impozitele și cheltuielile financiare nu sunt incluse.

În aceste condiții, magazinului îi lipsesc 15 000 grivne din profitul brut pentru a acoperi cheltuielile operaționale. Venituri suplimentare din vânzări de 50 000 grivne vor aduce această sumă doar dacă marja rămâne 30% și cheltuielile fixe nu se schimbă. Dacă pentru creșterea vânzărilor vor fi necesare publicitate suplimentară, un angajat sau reduceri mai mari, repetați calculul.

Calculați pragul de rentabilitate incluzând toate cheltuielile variabile

Pentru un magazin real, determinați mai întâi marja de contribuție, adică suma care rămâne din veniturile din vânzări după toate cheltuielile variabile. Acestea includ costul de achiziție al produselor vândute și cheltuielile care depind de vânzări: de exemplu, comisionul pentru fiecare plată sau ambalarea fiecărei comenzi. Această sumă trebuie să acopere cheltuielile fixe. Stabiliți împreună cu contabilul ce impozite și plăți obligatorii depind de vânzări și care nu se modifică odată cu volumul acestora și includeți-le în categoria corespunzătoare, fără a le adăuga de două ori. Dacă calculați pragul de rentabilitate doar pentru activitatea operațională, indicați clar ce impozite și cheltuieli financiare au rămas în afara calculului.

Rata marjei de contribuție = (venituri din vânzări − cheltuieli variabile) ÷ venituri din vânzări.
Venituri din vânzări la pragul de rentabilitate = cheltuieli fixe ÷ rata marjei de contribuție. Principiul general este prezentat în ghidul calculelor pentru comerțul cu amănuntul.

În formulă se introduce un număr zecimal: pentru 30%, valoarea este 0,30. Dacă ponderea este zero sau negativă, creșterea vânzărilor în aceleași condiții nu va acoperi cheltuielile fixe. Mai întâi trebuie să modificați prețurile, costul de achiziție sau alte cheltuieli variabile.

Pentru mai multe categorii, folosiți rata globală a marjei de contribuție, ținând cont de ponderea fiecărei categorii în veniturile din vânzări. Media simplă a procentelor va da un rezultat incorect dacă o categorie se vinde mult mai bine decât alta. Recalculați indicatorul după modificarea sortimentului sau a reducerilor.

Comparați veniturile necesare din vânzări cu vânzările efective din perioade similare. Notați câte cumpărături suplimentare sau ce valoare medie a bonului sunt necesare pentru a ajunge la acest nivel și de unde ar putea veni cumpărătorii. Calculul în sine nu confirmă că magazinul va putea obține o asemenea cerere.

Stabiliți cât timp vor ajunge banii

Pierderea lunară și scăderea banilor din cont pot fi diferite. Magazinul poate cumpăra marfă în avans, poate plăti o datorie mai veche sau poate să nu fi încasat încă banii pentru comenzi deja onorate. De aceea, calculați rezerva de numerar pe baza încasărilor și plăților efective.

Întocmiți un calendar al plăților: data, soldul disponibil la începutul zilei, încasările așteptate, plățile și soldul rămas. Pentru următoarele două săptămâni, treceți plățile pe zile, apoi pe săptămâni. Includeți achizițiile, chiria, salariile, impozitele, rambursările către cumpărători, ratele la credite și banii pe care proprietarul intenționează să îi retragă din afacere pentru nevoi personale.

Dacă plățile lunare depășesc constant încasările, rezerva de numerar estimativă, în luni, este egală cu banii disponibili împărțiți la ieșirea netă lunară de numerar. Acest principiu este descris în ghidul de gestionare a banilor afacerii.

Un exemplu ipotetic separat: magazinul are 60 000 grivne disponibile, estimează încasări de 280 000 grivne și plăți de 300 000 grivne pe lună. Ieșirea netă este de 20 000 grivne pe lună, iar rezerva estimativă — de 3 luni. Datele de pornire sunt diferite de cele din exemplul de rentabilitate. Dacă o plată mare este scadentă la începutul lunii, lipsa banilor poate apărea mai devreme.

Nu considerați drept bani disponibili încasările așteptate din vânzarea tuturor stocurilor, un credit neconfirmat sau un ajutor promis. Dacă ieșirea netă lunară de numerar este zero sau negativă, această formulă nu indică pentru cât timp vor ajunge banii: verificați calendarul plăților și scenariul unei scăderi a încasărilor. Nu există o rezervă universală, exprimată în luni, potrivită tuturor magazinelor.

Verificați produsele care nu se vând de mult timp

Stocul greu vandabil este format din produse care rămân nevândute prea mult timp și sunt greu de vândut în condiții acceptabile. În aceste stocuri sunt investite fonduri, iar produsele ocupă spațiu. Acest impact este descris în materialul despre stocurile nevândute.

Evaluați stocurile la costul de achiziție, iar încasările posibile din vânzare — separat. Un preț afișat de 100 000 grivne nu înseamnă că magazinul va încasa 100 000 grivne: cumpărătorii pot să nu accepte prețul, iar vânzarea poate necesita reduceri și cheltuieli suplimentare.

• Identificați produsele fără vânzări în perioada aleasă și verificați data ultimei vânzări.
• Comparați stocul cu ritmul vânzărilor și următoarele livrări.
• Verificați starea produsului, caracterul sezonier și termenele de valabilitate, dacă există.
• Aflați dacă furnizorul acceptă retururi sau schimburi și în ce condiții.
• Pentru fiecare grupă, stabiliți o acțiune: opriți reaprovizionarea, schimbați expunerea, propuneți un pachet, testați un alt preț sau conveniți returul.

Nu stabiliți același termen pentru toate categoriile: o geacă de iarnă, un consumabil de uz zilnic și o unealtă scumpă au cicluri de vânzare diferite. Nu planificați încasări din returnarea produselor către furnizor până când acesta nu a aprobat suma și termenul.

Verificați cât vă costă reducerile

Reducerea micșorează suma pe care magazinul o încasează pentru fiecare produs și poate reduce marja. Înainte de campanie, calculați profitul după reducere și volumul de vânzări necesar. Efectul reducerilor asupra marjei este analizat în materialul despre planificarea promoțiilor cu amănuntul.

Exemplu ipotetic: prețul produsului este de 1 000 grivne, iar costul de achiziție — 700 grivne. Fără reducere, profitul brut pe unitate este de 300 grivne. După o reducere de 10%, prețul este de 900 grivne, profitul — 200 grivne, iar marja — aproximativ 22,22%. Pentru a obține aceeași sumă totală a profitului brut, trebuie să vindeți cu 50% mai multe unități, dacă costul de achiziție rămâne neschimbat și nu există alte cheltuieli variabile.

În exemplul ipotetic cu o reducere de 20%, prețul va fi de 800 grivne, iar profitul — de 100 grivne pe unitate. Pentru aceeași sumă totală a profitului brut, va trebui să vindeți de trei ori mai multe unități. Acesta este un calcul al volumului necesar; nu demonstrează că promoția va genera asemenea vânzări.

Pentru lichidarea stocurilor vechi, comparați încasările posibile după cheltuielile de vânzare cu costurile continuării depozitării și pierderea estimată a valorii produselor. Pentru produsele pe care le reaprovizionați în mod regulat, verificați dacă profitul după promoție va ajunge pentru cheltuielile fixe. Separați rezultatele promoției de vânzările obișnuite.

Analizați chiria și alte cheltuieli

Întocmiți o listă a cheltuielilor recurente: sumă, termen de plată, persoană responsabilă și condiții de modificare. Verificați contractul de închiriere, plățile suplimentare, facturile la utilități, conturile de publicitate, abonamentele și serviciile folosite efectiv de magazin.

Pentru fiecare schimbare posibilă, notați economia lunară estimată și cheltuielile unice. De exemplu, un spațiu mai mic poate reduce chiria, dar va presupune mutarea, echipamente și timp pentru restabilirea vânzărilor. Evaluați reducerea orelor de lucru în funcție de vânzări și marja de contribuție din acele ore, precum și de cheltuielile care se vor reduce efectiv.

Discutați cu locatorul despre reducerea chiriei sau amânarea plății și consemnați condițiile convenite. Până la confirmare, păstrați în calendar sumele și termenele actuale. Amânarea mută plata și poate ajuta în cazul unei lipse temporare de bani, dar nu reduce în sine cheltuielile magazinului.

Evaluați separat munca proprietarului. Dacă acesta lucrează fără remunerație, stabiliți suma pe care afacerea ar trebui să o asigure pe viitor. Astfel veți înțelege dacă rezultatul este acceptabil pentru proprietar chiar și după atingerea pragului de rentabilitate operațională.

Verificați cumpărăturile repetate

Calculați ponderea clienților care au făcut mai mult de o cumpărătură în perioada aleasă: numărul acestor clienți ÷ totalul clienților care au cumpărat în perioada respectivă × 100%. Indicatorul este definit astfel în ghidul indicatorilor comerțului online.

Exemplu ipotetic: în cursul unui trimestru, 200 de clienți au făcut cumpărături, dintre care 40 au cumpărat de mai multe ori. Ponderea este de 20%. Acest indicator diferă de ponderea cumpărătorilor care au mai cumpărat înainte de începutul trimestrului.

Pentru calcul, trebuie să puteți identifica același client în cumpărături diferite, de exemplu după numărul neschimbat al cardului de client. Comasați înregistrările duplicate și stabiliți din timp cum veți trata comenzile anulate și returnate integral. Dacă unele cumpărături sunt anonime, menționați în raportul intern ce parte din vânzări acoperă datele. Dacă nu există clienți, indicatorul nu se calculează.

Alegeți perioada în funcție de produs: aceasta va fi diferită pentru produsele cumpărate zilnic și pentru mobilier. Pe lângă ponderea cumpărătorilor recurenți, verificați profitul comenzilor lor după reduceri și alte cheltuieli variabile.

Ca test practic, puteți propune cumpărătorilor un produs complementar potrivit atunci când fac o cumpărătură în magazin. Puteți informa despre sosirea produsului un cumpărător care a solicitat acest lucru. Stabiliți din timp costurile testului și modul de evaluare: cumpărături suplimentare finalizate și marja de contribuție după cheltuieli. O reducere în masă pentru întreaga bază de clienți necesită un calcul separat.

Rapoarte Торгсофт pentru verificarea livrărilor și a fluxului de bani

În Торгсофт, deschideți „Analiză → Analiza rentabilității facturii de recepție”. Selectați factura sau lotul de livrare, centrul de evidență și data analizei, apoi apăsați „Actualizare” după modificarea filtrelor. Raportul afișează vânzările de la data creării facturii până la momentul selectat, stocul și costul său de achiziție, retururile, reducerile, încasările și profitul. Acest lucru vă va ajuta să verificați ce parte a livrării a fost deja vândută și câți bani rămân investiți în marfă. Modul de lucru este prezentat în instrucțiunile raportului.

Pentru analiza pierderilor, verificați opțiunea „Include scoaterile din gestiune la calcularea profitului”. Pentru produsele vândute, raportul permite consultarea cantității, prețului, reducerii și profitului din vânzare. Comparați aceste date cu propriul calcul al promoției. Profitul produselor din factura de recepție nu reprezintă rezultatul operațional total al magazinului: chiria, personalul și celelalte cheltuieli trebuie luate în calcul separat.

Pentru fluxul de bani, deschideți „Plată → Sold pe articolele analizei financiare”, selectați perioada, punctul de vânzare și moneda. Raportul grupează operațiunile financiare pe articole și afișează încasările, cheltuielile și soldul. Prin „Operațiuni...” puteți verifica operațiunile care alcătuiesc un anumit articol. Mai întâi, asigurați-vă că toate operațiunile necesare sunt înregistrate și încadrate corect la articole. Folosiți raportul pentru verificarea plăților trecute, iar termenele viitoare introduceți-le în calendarul propriu de plăți. Setările sunt descrise în instrucțiunile pentru soldul pe articolele analizei financiare.

Plan practic de verificare a magazinului în 14 zile

Acesta este un flux de lucru propus. Vă va ajuta să repartizați sarcinile și să obțineți date pentru decizie. Dacă calendarul arată deja că nu vor fi bani pentru următoarea plată, proprietarul trebuie să rezolve situația imediat, fără să aștepte încheierea tuturor etapelor.

Cum luați o decizie după verificare

Pentru fiecare variantă, notați veniturile estimate din vânzări, marja de contribuție, cheltuielile fixe, plățile unice și soldul de numerar. Indicați alături datele pe care se bazează fiecare ipoteză. Reducerea cheltuielilor în urma unui acord semnat și creșterea estimată a vânzărilor după o publicitate viitoare au grade diferite de confirmare.

Dacă luați în calcul oprirea vânzărilor în acel punct, întocmiți un calendar al încasărilor și plăților până la încheierea decontărilor. Includeți posibilele încasări din vânzarea stocurilor și echipamentelor după scăderea cheltuielilor de vânzare, datoriile, comenzile nefinalizate și rambursările către cumpărători. Verificați separat eventualele plăți către angajați, impozitele, cheltuielile de mutare sau depozitare a mărfii, chiria până la încetarea contractului, condițiile de restituire a garanției și încetarea serviciilor cu plată. Nu includeți restituirea neaprobată a garanției în încasările confirmate. Verificați sumele și termenele în contracte și cu contabilul, iar condițiile privind angajații și obligațiile contestate — cu un specialist în domeniul juridic relevant.

Înainte de a testa schimbările, stabiliți data evaluării, suma suplimentară maximă pe care o puteți investi și rezultatul necesar în grivne. De exemplu, stabiliți ce marjă de contribuție trebuie să acopere cheltuielile testului și ce deficit de numerar poate finanța proprietarul. După test, comparați planul cu rezultatele efective și recalculați calendarul de plăți.

Decizia de a continua activitatea trebuie să se bazeze pe un volum de vânzări realizabil, schimbări confirmate ale cheltuielilor și bani suficienți pentru perioada de verificare. Dacă calculul presupune o creștere neconfirmată a cererii sau investiții noi peste limita stabilită de proprietar, reevaluați formatul activității sau decizia privind acest punct de vânzare.