Când cererea scade, iar cheltuielile cresc, proprietarul magazinului trebuie să compare săptămânal banii disponibili cu plățile scadente la date concrete. Începeți cu numerarul din casă și soldurile conturilor, alcătuiți un plan al încasărilor și plăților pentru patru săptămâni, includeți separat plățile către furnizori, salariile, impozitele și retragerile de bani făcute de proprietar. Aprobați achizițiile noi ținând cont de cerere, de stocul de marfă și de momentul în care magazinul va încasa banii de la clienți.
În paralel, evaluați cheltuielile, discutați din timp cu furnizorii un grafic de plăți pe care îl puteți respecta și stabiliți procedura de lucru în cazul întreruperilor de energie electrică. În fiecare săptămână, înlocuiți sumele planificate cu cele efective și reevaluați deciziile dacă încasările nu acoperă obligațiile apropiate.
Stabiliți câți bani poate folosi magazinul
Proprietarul, împreună cu contabilul sau cu angajatul care ține evidența financiară, trebuie să distingă trei indicatori. Vânzările arată valoarea pentru care clienții au cumpărat marfă. Încasările arată câți bani a primit efectiv magazinul. Profitul depinde și de costul mărfurilor vândute, precum și de celelalte cheltuieli ale perioadei respective.
De exemplu, o vânzare cu plata amânată nu generează încă bani pentru achitarea furnizorului. Plata unei partide primite anterior reduce soldul disponibil astăzi, chiar dacă o parte din marfă poate fi încă în depozit. Prin urmare, soldul contului, luat separat, nu indică profitul și nu stabilește câți bani poate retrage proprietarul pentru nevoi personale.
Pentru primul calcul, colectați următoarele date:
- Bani disponibili. Calculați numerarul și soldurile conturilor pe care le puteți folosi. Nu înregistrați transferul între conturile proprii ca o nouă încasare a magazinului.
- Încasări așteptate. Notați suma, data estimată a încasării și motivul: vânzări obișnuite cu amănuntul, plata unei anumite comenzi sau achitarea unei datorii de către client.
- Plăți viitoare. Includeți beneficiarul, suma, scadența, angajatul responsabil și documentul în baza căruia trebuie efectuată plata.
- Rambursări către clienți. Planificați-le pe un rând separat, ca să nu se piardă printre celelalte plăți.
- Retrageri ale proprietarului. Indicați separat suma și data, distinct de cheltuielile operaționale ale magazinului.
Contabilul trebuie să introducă în calendar sumele și scadențele exacte ale plăților salariale și fiscale ale afacerii dumneavoastră. Proprietarul adaugă chiria, livrările, transportul, întreținerea echipamentelor și celelalte cheltuieli aprobate. La finalul acestei etape, veți avea o singură listă de plăți, în care fiecare sumă are o dată și o persoană responsabilă.
Alcătuiți un plan săptămânal al fluxului de numerar
Țineți planul într-un tabel: fiecare coloană corespunde unei săptămâni, iar fiecare rând unui tip de încasare sau plată. Formula soldului este simplă: bani la început + încasări − plăți = bani la sfârșit. Soldul final al unei săptămâni devine soldul inițial al săptămânii următoare.
Exemplu ipotetic. Magazinul are 40 000 UAH la începutul perioadei de planificare. Toate sumele din tabel sunt fictive și au rol explicativ. Încasările reprezintă banii pe care magazinul se așteaptă să îi primească efectiv în săptămâna respectivă; plățile către furnizori includ achitările pentru livrările deja aprobate.
| Indicator, UAH | Săptămâna 1 | Săptămâna 2 | Săptămâna 3 | Săptămâna 4 |
|---|---|---|---|---|
| Bani la început | 40 000 | 47 000 | 29 000 | 44 000 |
| Încasări de la clienți | 60 000 | 55 000 | 65 000 | 60 000 |
| Plăți către furnizori | 25 000 | 30 000 | 25 000 | 30 000 |
| Plăți salariale | 0 | 35 000 | 0 | 35 000 |
| Chirie | 20 000 | 0 | 0 | 0 |
| Plăți fiscale | 0 | 0 | 12 000 | 0 |
| Alte plăți operaționale | 8 000 | 8 000 | 8 000 | 8 000 |
| Retrageri ale proprietarului | 0 | 0 | 5 000 | 0 |
| Total plăți | 53 000 | 73 000 | 50 000 | 73 000 |
| Bani la sfârșit | 47 000 | 29 000 | 44 000 | 31 000 |
În patru săptămâni, magazinul va încasa 240 000 UAH și va plăti 249 000 UAH. Soldul final va fi de 40 000 + 240 000 − 249 000 = 31 000 UAH. Aceasta arată cum se modifică disponibilul în perioada aleasă; pentru determinarea profitului este necesar un calcul separat al veniturilor și cheltuielilor.
În fiecare luni, angajatul responsabil compară rezultatele săptămânii încheiate cu numerarul din casă și extrasele bancare, explică abaterile și adaugă în plan o nouă săptămână în poziția a patra. Dacă o plată mare este scadentă la începutul săptămânii, iar principalele încasări sunt așteptate la sfârșitul ei, detaliați această perioadă pe zile. Un sold pozitiv duminică nu este suficient pentru a achita o factură luni.
Calculați scenariul unor vânzări mai slabe
Continuarea exemplului ipotetic. Să presupunem că încasările vor fi cu 20% mai mici decât în plan: 48 000, 44 000, 52 000 și 48 000 UAH. Aceasta este o ipoteză de calcul, nu o prognoză și nici un nivel universal al scăderii. Păstrăm neschimbate, inițial, plățile aprobate.
- Săptămâna 1: 40 000 + 48 000 − 53 000 = 35 000 UAH.
- Săptămâna 2: 35 000 + 44 000 − 73 000 = 6 000 UAH.
- Săptămâna 3: 6 000 + 52 000 − 50 000 = 8 000 UAH.
- Săptămâna 4: 8 000 + 48 000 − 73 000 = −17 000 UAH.
Rezultatul negativ înseamnă că vor lipsi 17 000 UAH pentru plățile planificate. Soldul devine mic încă înainte de a doua săptămână, așa că proprietarul trebuie să reevalueze comenzile opționale și retragerile de bani și să înceapă negocierile privind termenele de livrare și de plată. Anularea retragerii de 5 000 UAH va reduce deficitul la 12 000 UAH, dar nu îl va elimina.
Stabiliți soldul minim de lucru al magazinului: suma necesară pentru plățile scadente înaintea următoarelor încasări suficient de previzibile și pentru cheltuielile aferente unor întreruperi concrete. Luați în calcul variațiile vânzărilor, termenele de virare a plăților, retururile și dependența de echipamente. Dacă planul scade sub acest prag, orice comandă opțională nouă necesită o decizie separată a proprietarului.
Alegeți achizițiile în funcție de cerere și de contribuția la acoperirea cheltuielilor
Înainte de a plasa comanda, responsabilul cu achizițiile trebuie să compare stocul de marfă, vânzările efective și retururile din perioade comparabile, termenul de livrare și data plății către furnizor. Stabiliți câte unități se pot vinde efectiv până la următoarea reaprovizionare. Analizați separat cererea sezonieră, comenzile mari ocazionale și zilele în care marfa nu a fost disponibilă: acestea pot distorsiona valoarea medie.
Pentru a compara produsele, calculați contribuția la acoperirea cheltuielilor — suma rămasă din prețul de vânzare după scăderea costului de achiziție și a cheltuielilor legate direct de vânzarea respectivă. Din această sumă, magazinul trebuie să acopere și chiria, costurile cu personalul și celelalte cheltuieli.
Exemplu ipotetic. Prețul produsului este de 500 UAH, costul de achiziție — 320 UAH, comisionul pentru încasarea plății — 15 UAH, iar ambalarea — 10 UAH. Contribuția unei unități este de 500 − 320 − 15 − 10 = 155 UAH. Dacă se vând zece unități fără retururi, contribuția va fi de 1 550 UAH pentru acoperirea celorlalte cheltuieli. Achiziționarea acestor zece unități necesită 3 200 UAH, iar timpul necesar pentru recuperarea banilor cheltuiți depinde de vânzările efective și de încasarea plăților.
Responsabilul cu achizițiile pregătește o propunere, iar proprietarul o aprobă după ce răspunde la patru întrebări:
- Confirmă vânzările recente necesitatea acestei cantități?
- După aplicarea reducerilor, prețul efectiv lasă o contribuție suficientă la acoperirea cheltuielilor?
- Când trebuie achitată livrarea și când sunt așteptați banii din vânzare?
- După plată, vor rămâne suficienți bani pentru obligațiile apropiate?
Pentru produsele cu cerere instabilă, discutați despre o partidă mai mică sau livrări mai frecvente. Pentru produsele fără vânzări din stoc, aflați mai întâi cauza: grilă de mărimi nepotrivită, preț, starea produsului, sezonalitate sau vizibilitate insuficientă în magazin. Înainte de a acorda o reducere, recalculați contribuția la noul preț și stabiliți perioada de evaluare a rezultatului. Creșterea numărului de unități vândute, luată separat, nu arată că decizia a îmbunătățit rezultatul financiar.
Verificarea stocului și a cumpărăturilor clienților în Torgsoft înainte de achiziții
În Torgsoft, deschideți «Склад → Стан складу» („Depozit → Situația depozitului”): aici puteți vedea cantitatea de marfă, costul mărfii și prețul de vânzare. Centrul de evidență este un magazin sau depozit în Torgsoft. Pentru a compara punctele de vânzare, activați «Усі склади» („Toate depozitele”) și selectați centrele de evidență dorite. Responsabilul cu achizițiile poate stabili un stoc minim și poate folosi filtrul «Закінчується товар» („Stocul de marfă este pe terminate”) pentru o selecție inițială a produselor. Înainte de a plasa comanda, este util să verifice mișcările și vânzările produsului selectat: atingerea stocului minim necesită în continuare evaluarea cererii actuale.
Pentru a înțelege cum s-au schimbat cumpărăturile unui anumit client, deschideți fișa acestuia prin «Маркетинг → Клієнти» („Marketing → Clienți”). În fila «Придбання» („Achiziții”) se acumulează cumpărăturile și retururile asociate acestui client. Comparați perioade cu aceeași durată și confruntați datele cu documentele de vânzare și retur corespunzătoare: o valoare mai mică a cumpărăturilor poate apărea în paralel cu creșterea retururilor sau cu schimbarea componenței comenzilor. Această analiză include operațiunile atribuite clientului selectat. Pentru planificarea plăților, angajatul responsabil transferă separat în tabelul fluxului de numerar datele estimate ale încasărilor și plăților.
Reevaluați cheltuielile ținând cont de efectul lor asupra activității
Împărțiți cheltuielile în fixe, variabile și mixte. În perioada apropiată, cheltuielile fixe depind puțin de numărul vânzărilor, de exemplu chiria convenită. Cheltuielile variabile apar în legătură cu vânzările: ambalarea sau comisionul unei tranzacții. Cheltuielile mixte pot include un abonament și o plată în funcție de utilizare. Apoi stabiliți pentru fiecare categorie când poate reduce magazinul efectiv plata și ce se va schimba în consecință.
| Acțiunea proprietarului sau a managerului | Ce trebuie calculat | Ce rezultat trebuie evaluat |
|---|---|---|
| Reevaluați publicitatea unui canal separat | Cheltuielile de publicitate și contribuția comenzilor obținute, după retururi | Dacă aceste comenzi acoperă costurile de atragere a clienților |
| Anulați abonamentele și serviciile inutile | Utilizarea efectivă, condițiile de încetare și data ultimei plăți | Când anume se va reduce plata |
| Discutați condițiile chiriei sau ale întreținerii | O sumă suportabilă, termenul și efectul asupra activității magazinului | Condițiile convenite și calendarul de plăți actualizat |
| Eliminați operațiunile inutile de ambalare sau livrare | Costul per comandă și cauzele reclamațiilor și retururilor | Dacă cheltuiala a scăzut fără să se înrăutățească procesarea comenzilor |
Pentru fiecare schimbare, desemnați o persoană responsabilă, un termen și un indicator al rezultatului. Nu includeți economia estimată în planul de numerar până când nu este clar de la ce dată va reduce plățile. Încetarea unui serviciu de luna viitoare nu vă va ajuta să achitați factura din această săptămână.
Negociați cu furnizorii înainte de scadența plății
De îndată ce planul indică o lipsă de bani, proprietarul sau responsabilul cu achizițiile împuternicit trebuie să contacteze furnizorul. Pregătiți lista documentelor de livrare, sumele și datele plăților, stadiul executării comenzilor și o propunere concretă. Aceasta poate fi împărțirea unei livrări viitoare în tranșe, o partidă mai mică sau un alt grafic de plată convenit de ambele părți.
Propuneți date și sume pe care magazinul le poate respecta chiar și dacă încasările sunt mai mici. Consemnați modificările convenite în documentele corespunzătoare și abia apoi actualizați calendarul de plăți. Dacă nu se ajunge la un acord, păstrați data inițială în plan și reevaluați celelalte decizii. Așteptarea unui răspuns pozitiv nu elimină lipsa de bani care urmează.
Pregătiți procedura de lucru în cazul întreruperilor de energie electrică
Managerul magazinului trebuie să stabilească ce operațiuni depind de electricitate și de serviciile de comunicații: depozitarea mărfurilor, iluminatul, încasarea plăților, funcționarea sistemului de evidență, pregătirea și eliberarea comenzilor. Pentru fiecare operațiune, notați persoana responsabilă, echipamentele necesare și condiția în care activitatea trebuie oprită.
- Solicitați unui specialist în domeniu să evalueze sarcina, compatibilitatea și conectarea în siguranță a sursei de alimentare de rezervă.
- Verificați dacă dispozitivele și conexiunea necesare funcționează în regimul planificat și cât timp rezistă efectiv alimentarea.
- Organizați copierea de rezervă a datelor de evidență și o restaurare de probă a acestora împreună cu persoana responsabilă de asistența tehnică.
- Pentru mărfurile care necesită condiții speciale de depozitare, desemnați un angajat care le monitorizează și semnalează abaterile.
- Pregătiți procedura de informare a clienților despre schimbarea orei de eliberare a comenzilor sau a programului magazinului.
Includeți în planul de numerar întreținerea echipamentelor de rezervă, conexiunea și consumabilele. După testul de funcționare în regim de rezervă, consemnați ce operațiuni a putut efectua magazinul, care au rămas indisponibile și ce trebuie remediat. Astfel, angajații vor avea o procedură concretă de urmat în timpul întreruperii.
Plan de acțiune pe patru săptămâni și criterii pentru deciziile ulterioare
| Perioada | Cine și ce face | Criteriul deciziei |
|---|---|---|
| Săptămâna 1 | Proprietarul și contabilul verifică banii, alcătuiesc calendarul obligațiilor și două scenarii ale încasărilor. Responsabilul cu achizițiile revede comenzile neconfirmate. | Dacă lipsesc bani în oricare zi, proprietarul reanalizează imediat plățile opționale și începe negocierile cu furnizorii. |
| Săptămâna 2 | Responsabilul cu achizițiile compară stocurile, vânzările și retururile. Proprietarul evaluează cheltuielile și aprobă modificările concrete. | O comandă nouă se aprobă când cantitatea este justificată de cerere, iar plata nu lasă obligațiile apropiate fără acoperire. |
| Săptămâna 3 | Managerul evaluează rezultatele modificărilor privind achizițiile, publicitatea și prețurile. Persoana responsabilă de echipamente organizează testul de funcționare în regim de rezervă. | Acțiunea continuă după evaluarea încasărilor efective, a contribuției la acoperirea cheltuielilor, a retururilor și a întreruperilor de activitate. |
| Săptămâna 4 | Proprietarul compară planul cu rezultatele efective, adaugă săptămânile următoare și reanalizează soldul de lucru. | Dacă lipsa de bani se repetă chiar și după aplicarea modificărilor, proprietarul reanalizează volumul achizițiilor, sortimentul și cheltuielile fixe convenite. |
La întâlnirea săptămânală, consemnați cea mai apropiată dată la care poate apărea o lipsă de bani, decizia de remediere, persoana responsabilă și termenul de executare. În săptămâna următoare, evaluați rezultatul efectiv și recalculați soldurile. Astfel, fiecare achiziție, modificare a cheltuielilor sau înțelegere cu un furnizor va avea un efect clar asupra capacității magazinului de a-și achita plățile.
Reveniți la pasul anterior