Întârzieri ale transportatorilor: ghid pentru magazine

Întârzierile pot apărea la aprovizionarea magazinului, la pregătirea comenzii sau la transportul coletului. Magazinul trebuie să urmărească separat fiecare etapă, să informeze cumpărătorul despre starea reală a comenzii și să țină cont de termenele mai lungi de aprovizionare atunci când planifică stocurile.

Livrarea începe înainte de predarea coletului către transportator

Înainte de expedierea către cumpărător, marfa parcurge mai multe etape: comanda la furnizor, recepția, înregistrarea intrării în stoc, transferurile între depozite, rezervarea, pregătirea comenzii și ambalarea.

Întârzierea poate apărea înainte de crearea documentului de transport (TTN). Furnizorul amână livrarea, o parte din lot este încă în tranzit sau articolul necesar este transferat din alt magazin.

În comunicarea cu cumpărătorul, folosiți stări precise:

• marfa este în stoc și disponibilă pentru pregătirea comenzii;
• marfa este așteptată de la furnizor sau din alt depozit;
• comanda a fost predată transportatorului, există un număr TTN și o stare a expedierii.

Astfel, cumpărătorul înțelege etapa în care se află comanda și cine răspunde acum de următoarea acțiune.

Comunicați separat timpul de pregătire și timpul de transport

Formularea «livrare în 1–2 zile» combină timpul de procesare al magazinului cu timpul de transport. Magazinul stabilește termenul pentru verificarea disponibilității, pregătirea comenzii și predarea coletului. Transportatorul estimează livrarea după înregistrarea expedierii. Estimarea se poate schimba în tranzit.

Pe site și la confirmarea comenzii, precizați:

• când va preda magazinul coletul transportatorului;
• ce termen estimativ indică transportatorul;
• dacă marfa este în stoc sau trebuie comandată;
• ce condiții se aplică precomenzilor și rezervărilor.

Aceste informații sunt deosebit de importante pentru produsele necesare la o anumită dată: cadouri, echipamente pentru deschiderea unui magazin, piese de schimb și materiale pentru lucrări planificate.

Recalculați necesarul de stoc când se schimbă termenul de aprovizionare

Stocul minim depinde de vânzări și de frecvența aprovizionării. Dacă produsul sosea înainte o dată la trei zile, iar noul lot ajunge acum după șapte zile, stocul anterior poate să nu fie suficient până la următoarea reaprovizionare.

Opțiunea «Автоматичний розрахунок складських запасів» (Calculul automat al stocurilor) analizează vânzările din perioada selectată și ține cont de termenul de aprovizionare. Formularul de calcul include câmpul «Період поставки, дні» (Termen de aprovizionare, zile). Rezultatul este cantitatea minimă recomandată de marfă.

Pentru o rețea cu cerere diferită în fiecare magazin, folosiți opțiunea «Мінімальні та максимальні залишки за складами» (Stocuri minime și maxime pe depozite). Ea permite stabilirea unor valori separate pentru fiecare centru de evidență și calcularea necesarului de reaprovizionare pe depozite.

Recalculați necesarul pentru grupele de produse ale căror vânzări sau cicluri reale de aprovizionare s-au schimbat. Majorarea generalizată a stocurilor creează surplusuri și blochează capital circulant suplimentar.

Înregistrați rezervarea și precomanda la acceptarea comenzii

Precomanda influențează achizițiile și stocul disponibil. Angajatul trebuie să înregistreze produsul, cantitatea, termenul, datele clientului, condițiile avansului și procedura de modificare a comenzii.

Evidența comenzilor clienților oferă două metode de rezervare:

1. Transfer în depozitul de stocare temporară. Marfa este separată de stocul depozitului principal și nu este inclusă în inventarierea acestuia.
2. Rezervare nominală. Marfa rămâne în depozitul principal, participă la circuitul mărfurilor și poate fi vândută sau transferată. Magazinul trebuie să asigure cantitatea necesară până la data executării comenzii.

Metoda se alege la acceptarea comenzii. Puteți primi și un avans și genera un raport cu pozițiile comandate și rezervate. Raportul arată ce marfă trebuie să fie în magazin și până la ce dată.

Rezervarea fizică este potrivită pentru produse deficitare sau comandate special. Pentru marfa disponibilă constant poate fi suficientă rezervarea nominală, cu verificarea regulată a raportului.

Comenzile duplicate denaturează cererea

Cumpărătorii comandă uneori același produs din mai multe magazine pentru a primi primul colet care ajunge. Fiecare vânzător tratează comanda ca pe o cerere reală, rezervă articolul, planifică achiziția și consumă timp pentru pregătire.

Magazinul ar trebui să confirme comenzile mari înainte de achiziția mărfii și să stabilească condiții clare de avans pentru produsele aduse pentru un anumit client. Cumpărătorul trebuie să anuleze comenzile inutile imediat după decizia finală.

TTN creat și coletul predat reprezintă stări diferite

Existența unui număr TTN nu confirmă încă acceptarea coletului de către transportator. Managerul are nevoie de starea expedierii pentru a comunica etapa reală a livrării.

Opțiunea «Інтеграція з Новою поштою» (Integrarea cu Nova Poshta) lucrează cu documentele de ieșire a mărfii în modul «Торгівля з випискою рахунка» (Comerț cu emiterea documentului de plată). Ea permite crearea și tipărirea documentelor TTN și urmărirea stării, a datei estimate și a costului livrării.

Actualizarea automată se configurează prin Налаштування → Завдання за розкладом → Масове оновлення статусів ТТН поштових сервісів (Setări → Sarcini programate → Actualizarea în masă a stărilor TTN ale serviciilor poștale). În sarcină se precizează serviciul poștal, ora de pornire, tipul execuției și starea de activitate. Rezultatele sunt păstrate în jurnal.

Lista unică a expedierilor ajută la găsirea rapidă a coletelor fără mișcare, la verificarea plăților ramburs și la pregătirea unui răspuns exact pentru client.

Verificați valoarea estimată înainte de crearea TTN

În formularul TTN, câmpul se numește «Оціночна вартість» (Valoare estimată). Dacă nu este completat, la crearea expedierii se folosește valoarea de 300 UAH.

Regulile transportatorului folosesc termenul «оголошена цінність» (valoare declarată). Aceasta trebuie să corespundă valorii de piață a expedierii și este luată în calcul la stabilirea despăgubirii pentru deteriorare sau pierdere.

Pentru marfa care valorează peste 300 UAH, completați atent acest câmp. Includeți verificarea sumei în procedura de pregătire a comenzii, mai ales pentru aparatură, echipamente și alte produse scumpe.

Expedierile neridicate generează cheltuieli suplimentare

Cheltuielile includ munca angajatului, ambalarea, livrarea, depozitarea, returul și recepția repetată a mărfii. Cât timp coletul se află la transportator, acea unitate nu este disponibilă pentru altă vânzare.

Termenul de depozitare gratuită depinde de tipul expedierii și de condițiile transportatorului. Potrivit condițiilor curente Nova Poshta, pentru majoritatea expedierilor depozitarea gratuită durează șapte zile, iar pentru paleți, trei zile. Termenul începe în ziua următoare sosirii la sucursala destinatarului. După aceea, depozitarea se plătește.

După 30 de zile de depozitare în sucursală, expedierea este considerată nerevendicată. Transportatorul poate dispune de ea la propria discreție, inclusiv prin eliminare. Magazinul trebuie să organizeze returul înainte de acest termen.

Clienților contractuali le este disponibil serviciul de retur automat. Expeditorul stabilește numărul de zile de depozitare după care coletul se va întoarce. Verificați termenele și tarifele curente atunci când configurați regulile magazinului.

Pentru evidența managerială, înregistrați numărul comenzilor neridicate, cheltuielile de livrare și retur și cazurile repetate pentru fiecare client. Aceste date ajută la identificarea categoriilor de comenzi pentru care este necesar un avans.

Ce îi răspundeți cumpărătorului când coletul întârzie?

După acceptarea coletului de către transportator, TTN devine sursa principală de informații. Un centru de sortare suplimentar sau o rută modificată nu indică, în sine, pierderea expedierii.

Magazinul verifică data predării, datele destinatarului și starea disponibilă. Dacă este necesar, vânzătorul trimite o solicitare în calitate de expeditor. Răspunsul către client trebuie să conțină patru fapte: data predării, numărul TTN, starea curentă și următoarea acțiune a magazinului.

Forța majoră nu stinge automat obligațiile

Împrejurările de forță majoră se certifică pentru un anumit contract sau o anumită obligație. Întreprinderea trebuie să demonstreze că acestea au făcut în mod obiectiv imposibilă executarea. Simpla existență a legii marțiale nu scutește vânzătorul de informarea cumpărătorului și de efectuarea acțiunilor care rămân posibile.

Cine răspunde de fiecare etapă?

Planul de acțiuni al magazinului

Acest mod de lucru reduce incertitudinea cumpărătorului, solicitările repetate și erorile de achiziție. Fiecare parte primește informații exacte despre segmentul său de proces și despre următoarea acțiune.