Înainte de a comanda un lot de haine pentru copii, pregătiți un tabel cu variantele, cantitățile și costurile. Proprietarul aprobă bugetul, responsabilul de achiziții obține confirmarea furnizorului, iar responsabilul de recepție verifică livrarea față de liniile convenite înainte de înregistrarea în stoc.
Rezultatul este o comandă cu caracteristici concrete ale produselor, termene și condiții de plată, precum și o înregistrare a recepției cu cantitatea efectivă. Exemplul de mai jos este orientativ: numerele și proporțiile servesc calculului și nu indică cererea pentru haine de copii.
Pregătiți datele pentru fiecare variantă
Folosiți o linie separată pentru fiecare combinație de model, culoare și mărime. Atribuiți-i un cod propriu, SKU, pentru a corela planul de stoc, comanda și recepția.
Cereți responsabilului de achiziții să colecteze următoarele date:
- Solicitările efective ale clienților, cu indicarea variantei dorite.
- Vânzările produselor comparabile într-o perioadă definită. Notați începutul și sfârșitul perioadei și explicați ce produse comparați.
- Stocul fizic și cantitatea rezervată pentru comenzile clienților, ca valori separate.
- Livrările așteptate și unitățile improprii pentru vânzare, separat de marfa disponibilă.
Folosiți vânzările anterioare și stocul curent pentru a estima necesarul viitor. Pentru fiecare linie, notați stocul disponibil dorit după livrare și explicați alegerea. Dacă nu există istoric de vânzări, menționați acest lucru în planul de lucru și aprobați separat o cantitate de probă.
Exemplu orientativ: un model, șase variante
Magazinul intenționează să cumpere tricouri F1 în două culori: red — roșu, blue — albastru. S, M și L sunt etichete ipotetice folosite de furnizor. Ele nu indică vârsta copilului și nici măsurători universale ale produsului.
Să presupunem că toate cele cinci unități aflate în stoc pot fi vândute, nu există rezervări sau alte livrări așteptate. Pentru acest exemplu, proprietarul a ales nivelurile țintă din tabel. Scădeți stocul disponibil din fiecare valoare țintă pentru a determina cantitatea de comandat.
| SKU | Culoare | Mărime | Stoc fizic, buc. | Rezervat, buc. | Stoc disponibil țintă, buc. | De comandat, buc. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| F1-red-S | red | S | 1 | 0 | 3 | 2 |
| F1-red-M | red | M | 2 | 0 | 6 | 4 |
| F1-red-L | red | L | 0 | 0 | 2 | 2 |
| F1-blue-S | blue | S | 0 | 0 | 1 | 1 |
| F1-blue-M | blue | M | 1 | 0 | 4 | 3 |
| F1-blue-L | blue | L | 1 | 0 | 3 | 2 |
| Total | 5 | 0 | 19 | 14 |
Achiziția cuprinde 8 tricouri roșii și 6 albastre. Cele cinci unități existente sunt deja incluse în plan, deci nu le comandăm din nou.
Completați comanda cu caracteristici și prețuri
Prețul de achiziție ipotetic al fiecărui tricou este de 150 UAH, iar unitatea de comandă este bucata. Al doilea tabel este legat de primul prin SKU. Modelul comun ambelor tabele este F1; cantitatea fiecărei linii este indicată în coloana „De comandat”.
| SKU | Descrierea exactă a variantei | Măsurători conform tabelului furnizorului | Unitate | Preț pe unitate, UAH | Total linie, UAH |
|---|---|---|---|---|---|
| F1-red-S | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 300 |
| F1-red-M | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 600 |
| F1-red-L | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 300 |
| F1-blue-S | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 150 |
| F1-blue-M | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 450 |
| F1-blue-L | Stabiliți descrierea | Obțineți măsurătorile | buc. | 150 | 300 |
| Total | 2100 |
Înainte de a trimite comanda finală, înlocuiți descrierile și măsurătorile necompletate cu datele furnizorului. Cereți-i să confirme corespondența SKU-urilor dumneavoastră cu codurile sale de articol, culorile exacte, etichetele de mărime, unitatea de vânzare, disponibilitatea, cantitatea și prețul final pentru fiecare linie.
În partea generală a comenzii, notați furnizorul, numărul comenzii, data de livrare convenită, costul livrării și condițiile de plată. Dacă furnizorul propune un alt sortiment sau preț, transmiteți liniile modificate proprietarului pentru o nouă aprobare.
Aprobați bugetul și termenele de lucru
În exemplu, livrarea costă 200 UAH și nu există alte taxe. Cheltuielile bănești sunt de 2100 + 200 = 2300 UAH. Dintr-un plafon propriu de 3000 UAH rămân neutilizați 700 UAH din buget. Această sumă nu este profit.
Notați sumele și scadențele plăților conform condițiilor convenite cu furnizorul. Dacă este necesară plata în avans, includeți-o în grafic. Dacă s-a convenit plata după recepție, indicați termenul corespunzător.
Pentru această achiziție orientativă, stabiliți următoarele termene:
- Până la ora 12:00 în prima zi, responsabilul de achiziții pregătește șase linii și explică cantitățile. Rezultat: un plan completat.
- Până la ora 16:00 în prima zi, proprietarul verifică stocurile și aprobă plafonul. Rezultat: buget aprobat.
- Până la ora 12:00 în a doua zi, responsabilul de achiziții obține caracteristicile și confirmarea furnizorului. Să presupunem că părțile au convenit livrarea în ziua a cincea. Rezultat: comanda finală.
- În ziua livrării, înainte de înregistrarea intrării, responsabilul de recepție verifică livrarea. Rezultat: înregistrarea recepției efective.
Recepționați cantitatea efectivă și înregistrați diferențele
Dați responsabilului de recepție tabelele aprobate. În timpul recepției, cereți-i să:
- Numere separat fiecare variantă și să verifice modelul, culoarea și mărimea.
- Inspecteze produsele pentru deteriorări, să verifice calitatea și să compare măsurătorile unui articol cu datele efective ale furnizorului.
- Compare cantitățile și prețurile cu documentele și comanda.
- Înregistreze cantitatea acceptată și diferențele pentru fiecare SKU; dacă există produse contestate, să le pună separat deoparte până la convenirea unei soluții.
Continuăm exemplul: au fost comandate 4 bucăți F1-red-M, dar au fost recepționate efectiv 3. Celelalte cinci linii corespund comenzii. Prin urmare, noua intrare este de 13 unități, iar lipsa este de o bucată F1-red-M.
Responsabilul de achiziții transmite furnizorului înregistrarea diferenței. Proprietarul aprobă corectarea documentului sau o livrare ulterioară. Nu înregistrați în stoc unitatea lipsă. Înainte de înregistrare, verificați dacă această livrare nu a fost deja consemnată; corectați evidența fără a înregistra din nou aceleași produse.
Numai dacă furnizorul a aprobat plata pentru cele 13 unități efectiv recepționate, iar livrarea costă separat 200 UAH, suma este 13 × 150 + 200 = 2150 UAH. Dacă plata în avans a fost deja făcută, conveniți separat decontarea ulterioară.
Înregistrarea mărimilor și verificarea facturii de intrare în Torgsoft
Pentru a introduce în Torgsoft mărimile efectiv recepționate, configurați mai întâi o gamă de mărimi, activați folosirea mărimilor pentru tipul de produs necesar și asociați gama producătorului. În fereastra „Gama de mărimi a producătorului” puteți introduce cantitatea pentru toate mărimile simultan sau separat, lângă fiecare mărime. Pentru cantitățile inegale din exemplul nostru, introduceți-le separat și verificați rezultatul cu înregistrarea recepției. Pașii de configurare sunt prezentați în instrucțiunea cum se înregistrează în stoc marfa cu mărimi.
După verificarea cantităților și prețurilor, solicitați unui utilizator cu drepturile corespunzătoare să activeze starea „Control finalizat”. O factură de intrare cu această stare nu poate fi editată. Proprietarul ar trebui să finalizeze controlul după verificarea documentului și a recepției efective: starea în sine nu verifică livrarea fizică și nu previne înregistrarea în stoc de două ori. Anularea controlului este limitată la documentele dintr-o perioadă deschisă și depinde de drepturile utilizatorului. Condițiile sunt descrise în pagina de ajutor „Intrarea mărfurilor”.
Reveniți la pasul anterior