Evidența FOP în Torgsoft: mărfuri, bani și pregătirea datelor fiscale

Pentru ca o persoană fizică — întreprinzător din Ucraina (FOP) să poată gestiona un magazin, trebuie să documenteze recepțiile, vânzările, retururile și transferurile de mărfuri, iar plățile și restituirile de bani să fie asociate operațiunilor corespunzătoare. Transferurile între depozitele proprii nu necesită plată, iar recepția sau vânzarea mărfurilor poate avea loc înainte de decontare. În Torgsoft puteți controla stocurile, vânzările și operațiunile de casă. Pentru început, stabiliți data începerii evidenței, inventariați mărfurile, strângeți documentele furnizorilor și desemnați angajații responsabili de înregistrarea și verificarea operațiunilor.

Stabiliți separat obligațiile care vă revin potrivit legislației fiscale ucrainene: ce evidență a veniturilor și cheltuielilor trebuie să țineți, dacă aveți nevoie de Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri conform Ordinului nr. 496 și ce plăți trebuie înregistrate prin registratorul operațiunilor de decontare (RRO) sau prin registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO). Proprietarul sau contabilul trebuie să pregătească și să depună raportările necesare, folosind documentele și datele contabile corelate.

Stabiliți ce date îi sunt necesare proprietarului și contabilului

Evidența managerială vă ajută să aflați câte mărfuri sunt în magazin, la ce valoare au fost achiziționate, ce mărfuri s-au vândut și câți bani au rămas. Pentru impozitare se aplică reguli distincte de determinare a veniturilor și cheltuielilor. De exemplu, o marfă livrată, dar încă neachitată, și un avans primit se reflectă diferit în funcție de scopul evidenței.

Aceste cerințe sunt stabilite de punctele 296.1 și 177.10 din Codul fiscal al Ucrainei. Pentru întreprinzătorul din sistemul general, venitul net impozabil se determină potrivit articolului 177: cheltuielile trebuie să fie documentate și să îndeplinească condițiile stabilite. Totalul cheltuielilor magazinului nu constituie, prin el însuși, acest indicator.

Este util să stabiliți în scris procedura de lucru: vânzătorul înregistrează vânzările și retururile, gestionarului de mărfuri îi revin recepțiile și transferurile, proprietarul verifică banii și stocurile, iar contabilul sau întreprinzătorul determină indicatorii fiscali și depune declarațiile. Pentru fiecare perioadă de raportare, păstrați și confirmarea acceptării raportării depuse.

Pregătiți catalogul, magazinele și datele întreprinzătorului

În Torgsoft, centrul de evidență este un magazin sau un depozit pentru care programul ține evidența stocurilor. Un singur punct de vânzare fizic poate avea mai multe centre, de exemplu o sală de vânzare și un depozit. Câmpul „Підприємство” (Întreprindere) ajută la asocierea documentelor cu un anumit întreprinzător sau cu o companie. Înainte de începerea lucrului, proprietarul trebuie să stabilească cui îi aparțin mărfurile și unde sunt depozitate efectiv.

1. Organizați articolele din catalog. Stabiliți pentru fiecare variantă distinctă a unui produs un cod de articol sau un alt identificator univoc. Mărimile, culorile sau unitățile de vânzare diferite trebuie diferențiate astfel încât vânzătorul să poată selecta produsul potrivit fără să ghicească.
2. Eliminați dublurile. Înainte de a crea o fișă nouă, căutați produsul după codul de bare, codul de articol și denumire. Înregistrarea de două ori a aceluiași produs îi împarte istoricul și stocul.
3. Stabiliți regula de selectare a depozitului. Angajatul trebuie să înregistreze operațiunea la centrul în care marfa este efectiv recepționată sau din care este scoasă.
4. Separați întreprinzătorii. Dacă baza de date este comună, verificați ca fiecare document să aparțină FOP-ului corespunzător. Transferurile între magazine care au același proprietar al mărfurilor și transmiterea mărfurilor către un alt întreprinzător necesită documente diferite.

În formularul de vânzare din Torgsoft, produsul poate fi căutat după codul de bare sau codul de articol. Dacă acel cod corespunde mai multor articole, programul vă propune să selectați unul. De aceea, merită să stabiliți reguli proprii pentru menținerea unor identificatori univoci în catalog.

Înregistrați achizițiile și stocul inițial

Stabiliți data de la care toate operațiunile magazinului vor fi înregistrate în program. Înainte de această dată, pregătiți lista mărfurilor existente efectiv: denumirea, unitatea de măsură, cantitatea, valoarea și locul de depozitare. Întocmiți separat lista datoriilor față de furnizori. Introduceți în Torgsoft mărfurile existente efectiv, folosind „Документ → Прихід товару” (Document → Recepția mărfurilor) și indicând cantitatea și costul de achiziție. După introducere, comparați stocurile din program cu rezultatele inventarierii și verificați să nu fie creată din nou o datorie față de furnizor pentru mărfuri deja plătite. Verificați separat datoriile efective pe baza documentelor și plăților.

La fiecare recepție, angajatul trebuie să compare livrarea efectivă cu documentul furnizorului. Verificați destinatarul, data, numărul, denumirile, cantitățile și valoarea mărfurilor. Înregistrați neconcordanțele înainte de a pune marfa în vânzare. Păstrați documentul astfel încât să îl puteți găsi pornind de la înregistrarea din program.

Pentru întreprinzătorii care țin evidența potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496, verificați în documentele furnizorului denumirea furnizorului și a destinatarului, precum și datele lor de identificare: numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului sau codul Registrului unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor din Ucraina. Pentru persoanele care au refuzat oficial numărul fiscal din motive religioase și au mențiunea corespunzătoare în pașaport, se indică datele pașaportului sau numărul cărții de identitate prevăzute de procedură. Documentul trebuie să conțină și data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfurilor. Înregistrările recepțiilor se introduc în Formularul de evidență înainte de începerea vânzării.

Întreprinzătorul întocmește descrierea stocului inițial prevăzută de această procedură la data la care apare obligația de a ține evidența mărfurilor. Se indică mărfurile, cantitatea și unitățile de măsură, precum și valoarea stabilită de întreprinzător. Dacă nu există stocuri, nu se face înregistrarea inițială. Organizați trecerea de la sistemul contabil anterior astfel încât să păstrați istoricul evidenței obligatorii și documentele aferente.

Aflați dacă este obligatorie evidența stocurilor de mărfuri potrivit Ordinului nr. 496

Obligația este stabilită de punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР și de domeniul de aplicare al Procedurii nr. 496. Dacă FOP efectuează operațiuni de decontare prevăzute de această lege, obligația de a ține evidența mărfurilor se aplică, între alții, întreprinzătorilor din sistemul general și plătitorilor de impozit unic înregistrați ca plătitori de TVA. Aceștia trebuie să vândă numai mărfurile reflectate în această evidență. Pentru plătitorii de impozit unic fără TVA se aplică scutirea de mai jos, cu excepțiile menționate.

Sunt scutiți de această cerință FOP plătitori de impozit unic fără TVA, cu excepția întreprinzătorilor care comercializează:

• produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, care fac obiectul reparațiilor în garanție;
• medicamente și dispozitive medicale;
• bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase.

Pentru aplicarea acestei excepții contează activitatea întreprinzătorului de comercializare a categoriilor enumerate. Dacă formularul este obligatoriu, nu îl limitați doar la aceste mărfuri, lăsând restul sortimentului în afara evidenței. Scutirea de Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri nu elimină obligația de a ține evidența veniturilor și de a documenta indicatorii raportării fiscale conform articolului 44 din Codul fiscal al Ucrainei.

Dacă Formularul este obligatoriu, țineți-l în ordine cronologică pentru fiecare loc de vânzare. Păstrați documentele de transfer intern împreună cu celelalte documente justificative pentru înregistrări. În coloana 8 nu se includ datele vânzărilor prin RRO sau PRRO; recepțiile de mărfuri destinate acestor vânzări se țin totuși în evidență. Prin urmare, folosirea casei de marcat fiscale nu vă scutește, prin ea însăși, de Procedura nr. 496.

Corectați erorile din Formular păstrând legătura dintre înregistrări: procedura prevede mențiunile „анульовано” (anulat), „анульовано — виправлено” (anulat — corectat) și „виправлено” (corectat), cu numerele corespunzătoare ale rândurilor. Formularul și documentele primare trebuie să fie disponibile la locul de vânzare până la ieșirea ultimei unități din stoc în baza documentului respectiv. Trebuie să puteți afișa Formularul electronic și să îl puneți la dispoziție pentru copiere. Dacă furnizați copii ale documentelor primare, asigurați posibilitatea prezentării originalelor, dacă este necesar, până la încheierea controlului fiscal.

Cum se generează Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri în Torgsoft

Pentru aceasta există opțiunea suplimentară cu plată „Облік товарних запасів” (Evidența stocurilor de mărfuri). La activare se ia în calcul numărul de posturi de lucru. Înainte de achiziție, confirmați de câte posturi aveți nevoie și compatibilitatea cu licența dumneavoastră; condițiile comerciale ale opțiunilor suplimentare și condițiile licențelor sunt publicate pe site-ul Torgsoft. De exemplu, ediția „Старт” (Start) are un singur centru de evidență și restricții privind transferurile între depozite.

Activați opțiunea și stabiliți limitele evidenței

După activare, deschideți „Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів” (Setări → Parametri → Opțiuni suplimentare → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri), activați „Використовувати для поточного робочого місця” (Utilizare pentru postul de lucru curent) și salvați setările. Apoi accesați „Склад → Форма ведення обліку товарних запасів” (Depozit → Formularul de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri).

1. Indicați data de început. Aceasta determină momentul pentru care programul calculează stocul inițial de mărfuri.
2. Selectați centrele de evidență ale unui singur punct de vânzare. Dacă în program magazinul are o sală de vânzare și un depozit separate, includeți-le pe amândouă. Transferurile între centrele selectate simultan nu apar în Formular. Pentru alt magazin, generați setul de date care îi corespunde.
3. Selectați întreprinderea. Acest lucru este deosebit de important într-o bază de date comună: documentele de depozit trebuie asociate FOP-ului corespunzător.
4. Nu aplicați filtre analitice fără să fie necesar. Înainte de generarea obișnuită a Formularului, asigurați-vă că nu au rămas active restricții suplimentare după analiza anterioară. „Вид документа” (Tipul documentului) filtrează documentele, iar „Фіскальність товару” (Caracterul fiscal al mărfii) modifică sumele în funcție de atributul mărfurilor. „Тип документа” (Tipul documentului) afectează numai vânzările și retururile, în funcție de utilizarea RRO. Comparați rezultatul cu documentele primare: recepțiile trebuie să fie complete, iar vânzările prin RRO sau PRRO nu trebuie să apară în coloana 8.

Pașii de configurare sunt descriși în ajutorul opțiunii „Облік товарних запасів” (Evidența stocurilor de mărfuri). Atributul „фіскальний товар” (marfă fiscală) din program și obligația legală de a fiscaliza o anumită plată trebuie verificate separat.

Comparați suma inițială, documentele și datele de identificare

Torgsoft calculează suma inițială pe baza costului mărfurilor la data selectată. Dacă suma așteptată nu apare, verificați dacă există stocuri și costuri calculate. Deschideți lista mărfurilor incluse în rând prin acțiunea „Товар” (Marfă) și comparați-o cu descrierea inițială. Setarea de includere a stocurilor negative influențează și ea rezultatul; trebuie să aflați cauzele cantităților negative.

Înainte de tipărire, proprietarul sau angajatul responsabil trebuie să verifice câteva documente concrete: livrarea, returul către furnizor și transferul între magazine. Pentru fiecare, comparați data, numărul, contrapartea și suma cu originalul. Serviciile nu se includ în calculul sumelor din acest Formular. Explicații suplimentare despre stocurile inițiale și transferuri sunt pe pagina despre generarea evidenței stocurilor de mărfuri în Torgsoft.

În previzualizarea deschisă după acțiunea „Друк” (Tipărire), verificați numele, prenumele și patronimicul întreprinzătorului, numărul fiscal, adresa fiscală, denumirea și adresa punctului de vânzare. Aceste date depind de completarea informațiilor despre întreprindere, rețeaua comercială și centrul de evidență. Păstrați Formularul generat împreună cu documentele care justifică înregistrările. Tipărirea din program nu confirmă, prin ea însăși, achiziționarea mărfurilor și nu înlocuiește documentele corespunzătoare ale furnizorului.

Înregistrați vânzarea în funcție de metoda efectivă de plată

Înainte de plată, vânzătorul trebuie să verifice marfa, cantitatea, prețul după reducere și întreprinzătorul care efectuează vânzarea. În Torgsoft, plata fără numerar se înregistrează selectând contul corespunzător. Dacă legătura cu terminalul bancar este dezactivată, înregistrarea plății în program nu confirmă debitarea cu succes a cardului: casierul trebuie să vadă confirmarea plății.

Potrivit articolelor 2 și 3 din Legea nr. 265/95-ВР, încasarea numerarului și plățile cu cardul sunt operațiuni de decontare. Dacă nu se aplică o scutire, acestea se înregistrează pentru suma integrală prin RRO sau PRRO înregistrat corespunzător și clientului i se eliberează un document de decontare. Faptul că plata este fără numerar nu înseamnă, prin el însuși, că se aplică o scutire.

Plătitorii de impozit unic din prima grupă nu utilizează RRO și PRRO, în conformitate cu punctul 296.10 din Codul fiscal al Ucrainei. Alte scutiri sunt prevăzute de articolul 9 din Legea nr. 265/95-ВР. Separat, articolul 10 permite anumite forme și condiții de activitate stabilite de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei, în care decontările se efectuează fără RRO sau PRRO, dar cu carnet de decontare și registru de evidență a operațiunilor de decontare.

Înainte de a aplica această procedură, întreprinzătorul trebuie să afle dacă activitatea sa este inclusă în lista guvernamentală relevantă și ce restricții sunt stabilite. Punctul 14 al articolului 9 din Legea nr. 265/95-ВР scutește de utilizarea RRO, PRRO și a carnetelor de decontare plățile pentru servicii, dacă acestea sunt efectuate exclusiv prin sisteme bancare de servicii la distanță și/sau servicii de transfer de bani. Nu aplicați scutirea pentru servicii la vânzarea mărfurilor.

Dacă cumpărătorii transferă bani folosind datele contului, stabiliți schema efectivă de plată și dacă aceasta corespunde definiției unei operațiuni de decontare.

Dacă alegeți fiscalizarea prin Torgsoft, pentru utilizarea PRRO este necesară opțiunea cu plată separată „Програмний РРО” (RRO software), cu licență pe un an, activarea și configurarea acesteia. La întocmirea bugetului magazinului, țineți cont de condițiile opțiunii PRRO. Înainte de începerea decontărilor, asigurați înregistrarea PRRO, corectitudinea datelor întreprinzătorului și ale punctului de lucru, precum și mijloacele corespunzătoare de semnătură electronică. În timpul lucrului, verificați suma, metoda de plată, numărul fiscal al documentului și eliberarea lui către cumpărător. Utilizarea PRRO este interzisă pentru comerțul angro și cu amănuntul cu combustibili, potrivit punctului 1 al articolului 3 din lege.

Pentru întreruperile legăturii dintre PRRO și serverul fiscal, configurați din timp modul offline și obțineți un interval de numere fiscale: fără acesta, lucrul offline este interzis. Articolul 5 al legii stabilește limitele generale de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. Punctul 13 din secțiunea II permite depășirea acestor limite pe durata aplicării legii marțiale, a stării de urgență sau a circumstanțelor de forță majoră.

În termen de o oră de la restabilirea conexiunii, asigurați transmiterea copiilor documentelor offline către serverul fiscal și notificarea autorității de control despre începerea și încheierea lucrului offline. Documentele de decontare emise offline trebuie să indice obligatoriu acest mod de lucru. Transmiteți copiile acestor documente către serverul fiscal înainte de transmiterea raportului fiscal electronic și a bonului fiscal electronic de închidere pentru ziua respectivă și păstrați-le în PRRO până la primirea confirmării de livrare.

Dacă PRRO însuși este defect, opriți operațiunile prin acesta până la remedierea defecțiunii și, în ziua în care a fost identificată, notificați autoritatea de control, producătorul PRRO și/sau centrul de service, dacă există, folosind forma stabilită.

Verificați zilnic vânzările, retururile și banii

La sfârșitul zilei, casierul numără numerarul, iar persoana responsabilă de magazin îl compară cu operațiunile înregistrate. În Torgsoft sunt disponibile rapoarte zilnice despre vânzări și casă, precum și numărarea bancnotelor pe cupiuri. Pentru verificare, folosiți aceeași dată, același interval orar, aceeași casă și același întreprinzător.

• Vânzări. Comparați sumele plăților în numerar și cu cardul cu confirmările corespunzătoare. Identificați separat operațiunile neachitate sau înregistrate din greșeală de două ori.
• Retururi. Verificați documentul de retur, marfa primită efectiv și suma restituită cumpărătorului. Dacă returul trebuie fiscalizat, verificați documentul de decontare corespunzător.
• Numerar. Adăugați încasările la soldul inițial și scădeți restituirile și celelalte plăți. Comparați rezultatul cu suma efectivă din casă.
• Totaluri fiscale. În zilele cu operațiuni de decontare, asigurați emiterea bonului fiscal de închidere potrivit punctului 9 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-ВР. Respectarea acestei cerințe trebuie verificată separat atunci când se închide casa internă a programului.

Exemplu ipotetic. La începutul zilei, în casă erau 1 000 UAH. Cumpărătorii au plătit în numerar 8 000 UAH, li s-au restituit 500 UAH, iar la casa centrală s-au predat 6 000 UAH. Soldul așteptat este 1 000 + 8 000 − 500 − 6 000 = 2 500 UAH. Plățile cu cardul nu se includ în acest calcul al numerarului.

Analizați diferențele pornind de la operațiunile concrete: verificați restul, metoda de plată, retururile și retragerile de bani. Corecția trebuie să explice motivul diferenței și să lase o urmă documentară.

Înregistrați separat comisionul bancar și plata cumpărătorului

Pentru verificarea plăților cu cardul, comparați trei valori: suma plătită de cumpărător, suma reținută de furnizorul de servicii de plată și suma intrată în cont. Notați și data vânzării, și data creditării contului: diferența dintre ele poate explica o neconcordanță temporară între totalurile zilnice.

Exemplu ipotetic. Cumpărătorii au plătit cu cardul 10 000 UAH. În condițiile acestui exemplu, comisionul este de 2%, adică 200 UAH. În cont a fost virată suma de 9 800 UAH. Pentru controlul managerial, păstrați toate cele trei sume: plata de 10 000 UAH, comisionul de 200 UAH și încasarea de 9 800 UAH.

Pentru evidența fiscală, nu transferați automat în venit suma netă virată în contul bancar. Întreprinzătorul sau contabilul trebuie să determine suma și data corespunzătoare potrivit articolelor 292 sau 177 din Codul fiscal al Ucrainei, ținând cont de contract și de documentele de plată. Păstrați separat și documentele privind restituirile: pentru impozitul unic, condițiile corespunzătoare sunt stabilite la subpunctul 5 al punctului 292.11.

Faceți inventarierea și explicați diferențele

Proprietarul stabilește zona și momentul inventarierii, iar angajatul responsabil numără mărfurile existente efectiv. Opriți mișcarea mărfurilor în zona respectivă pe durata numărării sau înregistrați separat toate operațiunile, astfel încât fiecare unitate să fie inclusă o singură dată.

În „Склад → Стан складу” (Depozit → Starea depozitului), puteți vedea cantitatea mărfurilor, selecta depozitele și starea la o anumită dată, deschide istoricul mișcărilor pentru un articol sau îl puteți adăuga la lista de inventariere. Mai întâi, asigurați-vă că comparați numărătoarea efectivă cu centrul de evidență și momentul potrivite.

1. Numărați din nou articolele cu diferențe, ținând cont de ambalaje și unitățile de măsură.
2. Verificați recepțiile, vânzările, retururile și transferurile pentru acele mărfuri.
3. Identificați erorile de selectare a fișei, depozitului, cantității sau datei documentului.
4. Corectați operațiunile eronate, iar pierderile efective, distrugerile sau folosirea în scopuri proprii înregistrați-le prin documentele corespunzătoare.

Pentru evidența potrivit Procedurii nr. 496, documentele privind distrugerea, pierderea sau folosirea în scopuri proprii trebuie să indice valoarea la prețul de achiziție confirmat de evidența mărfurilor. După încheierea verificării, proprietarul trebuie să primească o listă explicată a diferențelor și un sold corelat.

Stabiliți drepturile de acces și responsabilitatea pentru copiile de siguranță

Proprietarul configurează rolurile angajaților în funcție de sarcinile lor. Lăsați vânzătorului operațiunile necesare pentru vânzări și retururi, gestionarului de mărfuri lucrul cu mărfurile, iar modificarea datelor financiare și a setărilor de acces încredințați-o persoanelor responsabile desemnate. După configurare, autentificați-vă cu contul unui angajat și verificați ce acțiuni îi sunt efectiv disponibile.

Proprietarul afacerii trebuie să controleze accesul la copiile de siguranță. În practică, este util să creați o copie la încheierea zilei de lucru, să o păstrați separat de calculatorul de lucru și să o restaurați periodic într-un mediu separat. Astfel, angajatul responsabil poate verifica dacă baza de date se deschide și ce operațiuni conține copia. Păstrați separat originalele documentelor pe hârtie și în format electronic.

Stabiliți perioada de păstrare a documentelor în conformitate cu punctele 44.3–44.4 din Codul fiscal al Ucrainei, ținând cont de tipul documentelor, momentul de la care se calculează termenul, prelungirea termenelor și controalele fiscale sau litigiile nefinalizate. După încheierea vânzării mărfurilor, documentele corespunzătoare trebuie păstrate în continuare în arhivă.

Ce date trebuie transmise pentru întocmirea declarației

Înainte de încheierea perioadei de raportare, proprietarul sau contabilul trebuie să primească un set de documente corelat: documentele de achiziție, confirmările plăților în numerar și fără numerar, extrasele bancare, documentele privind comisioanele și retururile și, dacă este obligatoriu, Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri cu anexele sale. Enumerați separat avansurile, livrările neachitate și diferențele care încă necesită explicații.

Pe baza acestor documente, persoana responsabilă determină indicatorii fiscali, completează formularele contabile necesare, întocmește și depune declarația. Folosiți rapoartele Torgsoft pentru verificarea și pregătirea datelor. Organizați separat obligațiile de întocmire a raportărilor fiscale și a facturilor fiscale, în funcție de statutul întreprinzătorului.

Acte normative pentru organizarea evidenței

• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: articolul 44 — justificarea documentară și păstrarea; articolul 177 — evidența întreprinzătorului din sistemul general; articolul 292 — veniturile plătitorilor de impozit unic; punctele 296.1 și 296.10 — evidența și scutirea grupei întâi de la RRO/PRRO.
• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР: articolele 2, 3, 5 și 9; punctul 13 din secțiunea II — operațiuni de decontare, evidența mărfurilor, bonuri de închidere, excepții și condițiile lucrului offline.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 „Privind aprobarea Procedurii de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri pentru persoanele fizice — întreprinzători, inclusiv plătitorii de impozit unic”: secțiunea I, secțiunea II și anexa — documente, stocuri inițiale, înregistrări, corectări și Formularul de evidență.