Форма ведення обліку товарних запасів: початкові залишки, внутрішні передачі та примітки до документів

У Торгсофт Форма ведення обліку товарних запасів формується за даними складського обліку: початковими залишками та документами руху товару.

Щоб отримати коректні дані, потрібно правильно вказати дату початку обліку, центр обліку, підприємство та перевірити складські документи. Окремої уваги потребують ситуації, коли одна торгова точка ведеться через кілька центрів обліку або товар переміщується між ними.

Як відкрити Форму ведення обліку товарних запасів

Після активації додаткової опції перейдіть до: Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів. Увімкніть параметр «Використовувати для поточного робочого місця» та збережіть налаштування.

Для роботи з документом відкрийте: Склад → Форма ведення обліку товарних запасів. На формі можна встановити дату початку обліку, вибрати центр обліку та підприємство, переглянути документи й товари в них, а також сформувати друковану форму.

Як Торгсофт формує початкові залишки

Перший параметр, який потрібно вказати, — «Дата початку ведення обліку».

Після вибору дати Торгсофт розраховує товарні залишки на цю дату. У таблиці з’являється рядок «Початкові залишки».

У колонці «Сума надходження товару» програма показує суму собівартості товарів, які були на складі на вибрану дату.

Наприклад, підприємець починає вести форму з 1 вересня. На цю дату у магазині вже є товар, який раніше був оприбуткований у Торгсофт. Програма визначить його залишок і розрахує загальну суму за собівартістю.

Подальші надходження, списання, повернення та інші складські операції відображатимуться окремими документами.

Чому рядок «Початкові залишки» може бути порожнім

Якщо рядок «Початкові залишки» відсутній або його сума дорівнює нулю, перевірте дані на вибрану дату.

У довідці Торгсофт зазначено дві основні причини:

• на цю дату в програмі немає товарних залишків;

• для товарів відсутня розрахована собівартість.

У другому випадку потрібно виконати перерахунок собівартості та повторно сформувати дані форми.

Склад початкових залишків можна перевірити безпосередньо у формі. Виділіть рядок «Початкові залишки» та скористайтеся дією «Товар». Торгсофт покаже перелік товарів, які беруть участь у розрахунку.

Як враховуються від’ємні залишки

На формі є налаштування «Враховувати від'ємні залишки товару».

Якщо воно ввімкнене, під час розрахунку початкових залишків Торгсофт врахує товар, який на дату початку обліку має від’ємну кількість. Це змінює підсумкову суму початкових залишків.

Якщо сума початкових залишків викликає запитання, перевірте цей параметр і самі від’ємні залишки у складському обліку.

Послуги до розрахунку сум у Формі ведення обліку товарних запасів не включаються.

Одна торгова точка може мати кілька центрів обліку

У Торгсофт одна фізична торгова точка може бути організована через кілька центрів обліку.

У такому випадку у фільтрі «Центр обліку» потрібно вибрати обидва центри. Торгсофт покаже їхні дані разом для цієї торгової точки.

Є важлива особливість: внутрішні передачі між центрами обліку, які одночасно вибрані у формі, не відображаються.

Наприклад, товар перемістили зі складу магазину до торгового залу цього самого магазину. Якщо для формування обліку вибрано і «Склад», і «Торговий зал», документ внутрішньої передачі між ними у формі не буде показаний.

Кількість товару при цьому враховується в межах вибраних центрів обліку.

Чому внутрішня передача може не відображатися

Якщо ви очікуєте побачити внутрішню передачу у Формі ведення обліку товарних запасів, спочатку перевірте фільтр «Центр обліку».

Якщо відправник і отримувач одночасно входять до вибраних центрів однієї торгової точки, Торгсофт не показує передачу між ними. Це передбачена логіка форми.

Для переміщення між різними магазинами перевірте, які саме центри обліку вибрані при формуванні даних. У кожному випадку набір центрів має відповідати торговій точці, для якої ведеться форма.

Сам документ внутрішньої передачі в Торгсофт зберігається як складський документ. На стороні центру, який отримує товар, внутрішнє переміщення також враховується серед документів приходу.

Якщо використовується «Товар у дорозі»

Режим «Товар у дорозі» має власну послідовність внутрішнього переміщення: товар спочатку оформлюється в дорогу, потім приймається центром-одержувачем.

Якщо така передача не відображається у Формі ведення обліку товарних запасів у потрібному вигляді, перевірте:

• дату документа,
• центр-відправник,
• центр-одержувач,
• стан передачі та
• факт приймання товару.

Окреме твердження про те, що Форма ведення обліку товарних запасів завжди виключає всі передачі через склади третього рівня, у чинній довідці Торгсофт не описано достатньо однозначно. Тому таку поведінку варто перевіряти за конкретними документами та налаштуваннями бази.

Як працювати з примітками до документів

У Формі ведення обліку товарних запасів передбачена інформація про первинний документ: його вид, дату, номер, контрагента, суму та примітки.

Основні реквізити документа потрібно заповнювати у відповідних полях Торгсофт.

Наприклад, для номера накладної, яку надав постачальник, у прихідному документі є окреме поле «Номер накладної постачальника». Його можна використовувати для подальшого пошуку та звірки документа.

Якщо для складського документа передбачено поле для додаткової примітки або коментаря, внесіть потрібну інформацію під час оформлення документа. Після збереження оновіть Форму ведення обліку товарних запасів і перевірте колонку «Примітки» у сформованих даних.

Перед друком доцільно переглянути результат. Так можна перевірити, які саме реквізити потрапили до форми з конкретного документа.

Якщо в одній базі працюють кілька підприємств

На формі є фільтр «Підприємство». Він використовується, коли в одній базі Торгсофт облік ведеться для кількох підприємців або підприємств, а складські документи мають зв’язок із відповідним підприємством.

Після вибору підприємства Торгсофт формує дані за документами, що належать до нього.

Це налаштування особливо важливо перевіряти, коли кілька підприємців працюють з одним центром обліку.

Які фільтри використовувати

У Формі ведення обліку товарних запасів також є фільтри «Вид документа», «Фіскальність товару» та «Тип документа».

Довідка Торгсофт визначає їх як аналітичні. Вони змінюють склад даних, які відображаються на формі, тому їх доцільно використовувати для конкретного аналізу. Для звичайного формування документа слід перевірити, чи не залишилися активними додаткові аналітичні фільтри після попередньої роботи.

Це одна з причин, через яку користувач може побачити менше документів або інші підсумкові суми, ніж очікував.

Що перевірити перед друком форми

Перед формуванням документа перевірте:

1. Дату початку ведення обліку. Від неї залежить розрахунок початкових залишків.

2. Центр обліку. Для однієї торгової точки виберіть усі центри, через які ведеться її облік.

3. Підприємство. Перевірте його, якщо в базі ведеться облік кількох підприємців або компаній.

4. Суму початкових залишків. За потреби відкрийте склад рядка через дію «Товар».

5. Собівартість. Відсутня собівартість впливає на суму початкових залишків.

6. Параметр «Враховувати від'ємні залишки товару». Він також впливає на початкову суму.

7. Аналітичні фільтри. Перевірте «Вид документа», «Фіскальність товару» та «Тип документа».

8. Реквізити документів. Перевірте дату, номер, контрагента та примітку там, де вона використовується.

9. Дані підприємця і торгової точки. ПІБ та адресні дані для друкованої форми беруться з налаштувань підприємства, торговельної мережі й центру обліку.

Після перевірки натисніть «Друк». Торгсофт відкриє попередній перегляд Форми ведення обліку товарних запасів.

Якщо дані у формі не збігаються з очікуваними

Перевірку зручно починати з тієї частини, де виникла різниця.

 Для початкових залишків перевірте дату, наявність товару, собівартість і параметр від’ємних залишків.

 Для внутрішньої передачі перевірте вибрані центри обліку. Передачі між центрами, які включені до однієї сформованої торгової точки, у формі не показуються.

 Для відсутнього документа перевірте підприємство, активні фільтри, дату документа та центр обліку.

 Для реквізитів у друкованій формі перевірте дані підприємства, центру обліку, контрагента та самого складського документа.

Так можна визначити, з яких даних Торгсофт сформував конкретний рядок і що потрібно виправити у вихідному документі або налаштуваннях форми.