Organizează onorarea comenzilor în această ordine: verificarea stocului, acceptarea comenzii, pregătirea produselor, ambalarea și predarea. Pentru fiecare comandă, înregistrează componența exactă, cantitatea, orele convenite pentru finalizarea pregătirii și predare, precum și angajatul responsabil.
Ține o evidență separată a produselor deja alocate comenzilor. Înainte de a accepta următoarea comandă, verifică cantitatea disponibilă, iar înainte de predare compară conținutul coletului cu lista convenită. Mai jos găsești o procedură pe care o poți implementa în magazin.
Înregistrează componența setului și detaliile fiecărei comenzi
Pentru fiecare set, întocmește o specificație — o listă a componentelor și a cantității fiecăreia. Notează denumirile sau codurile produselor, astfel încât angajatul să poată identifica fără echivoc produsele necesare. Dacă sunt importante culoarea, mărimea sau modelul, menționează-le în listă.
Adună următoarele date în fișa fiecărei comenzi. Este un model de lucru pentru magazin, pe care îl poți ține într-un tabel propriu sau pe hârtie.
| Ce să înregistrezi | Ce să verifici |
|---|---|
| Numărul comenzii și datele de contact ale cumpărătorului | Cărei comenzi îi aparține coletul și cu cine trebuie convenite modificările |
| Componența setului și numărul de seturi | Denumirile, variantele și cantitatea necesară din fiecare componentă |
| Ora convenită pentru finalizarea pregătirii | Când trebuie finalizate pregătirea și verificarea |
| Ora și modalitatea de predare | Când și unde va primi cumpărătorul comanda |
| Angajatul responsabil | Cine pregătește comanda și o verifică înainte de predare |
| Cantitatea predată și cea nepredată | Ce a fost deja predat și ce mai rămâne de onorat |
Confirmă componența cu cumpărătorul înainte de începerea pregătirii. Dacă acesta modifică o cantitate sau o componentă, actualizează aceeași fișă și recalculează necesarul de produse. Nu lăsa angajatului două liste diferite pentru aceeași comandă.
Calculează stocul disponibil fără rezervări duble
Mai întâi verifică disponibilitatea efectivă a componentelor. Pentru a calcula stocul disponibil pentru comenzi noi, exclude atât cantitatea deja alocată comenzilor acceptate, cât și produsele care nu sunt disponibile pentru vânzare.
Pentru a determina câte seturi complete poți alcătui, împarte cantitatea disponibilă din fiecare componentă la cantitatea acelei componente dintr-un set. Alege cel mai mic rezultat și rotunjește-l în jos la un număr întreg.
Exemplu ilustrativ: blocnotesuri și pixuri
Să presupunem că magazinul are 18 blocnotesuri și 9 pixuri disponibile pentru vânzare. Nu există alte obligații pentru aceste produse. Un set conține 2 blocnotesuri și 1 pix. Prin urmare, 18 ÷ 2 = 9 și 9 ÷ 1 = 9: din acest stoc se pot alcătui 9 seturi complete.
Cumpărătorii au comandat deja 6 seturi pentru predare. Pentru acestea trebuie puse deoparte 12 blocnotesuri și 6 pixuri. Rămân disponibile 6 blocnotesuri și 3 pixuri — încă 3 seturi.
O comandă suplimentară pentru 1 set mărește cantitatea totală comandată la 7. Adaugă în rezervă doar 2 blocnotesuri și 1 pix. Nu rezerva din nou cele 6 seturi anterioare. După aceea rămân disponibile 4 blocnotesuri și 2 pixuri — 2 seturi. Pentru cele 7 seturi comandate, pune deoparte în total 14 blocnotesuri și 7 pixuri.
Pregătește și ambalează folosind o singură listă
Predă angajatului responsabil fișa actualizată a comenzii. Ordinea recomandată pentru pregătire:
- Selectează produsele în cantitatea necesară pentru întreaga comandă.
- Compară denumirile, codurile și variantele componentelor cu cele din fișă.
- Alcătuiește seturile și verifică cantitatea fiecărei componente din fiecare set.
- Numără seturile pregătite și compară rezultatul cu cantitatea comandată.
- Verifică dacă întregul conținut al coletului este complet, conform listei de ambalare, înainte de a închide coletul.
Lista de ambalare este lista produselor din colet. Folosește-o pentru a verifica dacă au fost incluse toate pozițiile. Notează numărul comenzii pe colet, pentru a găsi fișa corespunzătoare la predare.
Pentru expediere, umple spațiile libere din cutie cu material de umplutură: conținutul nu trebuie să se deplaseze în interior sau să cadă afară. Dacă lipsește o componentă, consemnează lipsa și convino cu cumpărătorul o modificare a componenței sau a termenului înainte de finalizarea comenzii.
Verifică comanda înainte de predare
Anunță cumpărătorul că este gata comanda după finalizarea pregătirii și a verificării. În mesaj, menționează componența și cantitatea comenzii, data și ora convenite pentru ridicare, precum și adresa de predare.
Înainte de predare, compară numărul coletului cu fișa comenzii și verifică numărul coletelor. Înregistrează cantitatea predată efectiv. Dacă cumpărătorul ridică doar o parte, notează separat restul și convino următoarea predare.
La sfârșitul zilei de lucru, verifică comenzile care nu au fost predate. Pentru fiecare, stabilește următoarea acțiune: finalizează pregătirea, convino o modificare sau contactează cumpărătorul în legătură cu ridicarea. După anulare, verifică mai întâi componența și cantitatea produselor care pot fi returnate în stocul disponibil, apoi efectuează modificarea corespunzătoare în evidență.
Rezervarea și pregătirea comenzilor pentru predare în Torgsoft
La rezervarea produselor în Torgsoft, în câmpul «Дата закінчення» (Data expirării) se setează data la care clientul trebuie să ridice comanda. Folosește această dată pentru a urmări ridicarea convenită. După expirarea perioadei introduse, produsele din depozitul temporar nu sunt mutate automat în depozitul principal. Verifică separat comenzile întârziate.
În formularul «Видача замовлень» (Predarea comenzilor) din Torgsoft, dacă clientul nu este pregătit să ridice întreaga comandă, poți preda o parte și lăsa restul în depozitul selectat anterior. După o predare parțială, compară cantitatea predată efectiv cu fișa comenzii și notează ce trebuie să primească cumpărătorul data viitoare.
În modul «Замовлення клієнта на виріб» (Comanda clientului pentru un produs), data la care comanda este gata se completează când comanda este efectiv gata de predare către client. Nu o folosi ca termen promis pentru pregătirea comenzii. Diferențiază rezervarea produselor de acest mod în procedura de lucru; înregistrează ora convenită și angajatul responsabil în fișa comenzii.
Reveniți la pasul anterior