Pregătește un plan de lucru pentru o sărbătoare tematică: ce produse să oferi, câte seturi să asamblezi, ce să reaprovizionezi și cine se ocupă de fiecare etapă. Stabilește dimensiunea primului lot după ce verifici stocul, bugetul, livrările și timpul necesar pentru ambalare.
Poți folosi aceeași ordine de lucru pentru pregătirile de Ziua Profesorului. Alege perioada de vânzare și data la care vei analiza rezultatele. Mai jos găsești pașii și un exemplu ipotetic pentru un magazin de papetărie și cărți.
Adună date pentru alegerea sortimentului
Compară vânzările articolelor concrete din perioadele corespunzătoare ale anilor precedenți. Notează creșterile și scăderile neobișnuite. Înregistrează și retururile, precum și zilele în care produsul nu a fost disponibil: analizează aceste date înainte de a decide o nouă comandă.
Pentru fiecare produs luat în calcul pentru sortimentul tematic, pregătește:
- numărul de unități vândute și returnate în perioada aleasă;
- stocul utilizabil, numărat efectiv;
- numărul de unități deja promise clienților;
- costul produsului și al ambalajului necesar;
- cantitatea și data livrării confirmate de furnizor.
Proprietarul îi poate încredința inventarierea angajatului responsabil de stocuri. Cere-i să noteze separat produsele deteriorate și unitățile deja alocate altor comenzi. Pentru planificarea seturilor, folosește doar componentele disponibile.
Dacă nu există istoric de vânzări, alege un lot de probă mic, în limita bugetului aprobat. Notează cantitatea ca decizie proprie de planificare. Nu transfera în planul de achiziții numărul maxim posibil de seturi fără să îl analizezi separat.
Descrie componența fiecărui set
Creează o fișă de lucru pentru set, cu denumirea, articolele concrete, cantitatea fiecărei componente, ambalajul și prețul de vânzare. Asamblează un exemplar și compară-l cu fișa. Dacă schimbi un produs din interior, verifică din nou componența și calculul costurilor înainte de a asambla următorul lot.
Toate datele din tabel sunt ipotetice. Stocul a fost deja numărat, este utilizabil și disponibil pentru seturi. Componentele nu se suprapun între rânduri.
| Set | Componența unui set | Componente disponibile | Maximum în funcție de componente |
|---|---|---|---|
| A | 2 carnete de notițe și 1 pix | 20 de carnete de notițe, 7 pixuri | 7 seturi |
| B | 2 creioane și 1 radieră | 12 creioane, 6 radiere | 6 seturi |
| C | 1 album și 1 pachet de creioane colorate | 4 albume, 3 pachete de creioane | 3 seturi |
| D | 1 carte și 1 semn de carte | 5 cărți, 4 semne de carte | 4 seturi |
| E | 1 planner și 1 pachet de autocolante | 6 plannere, 3 pachete de autocolante | 3 seturi |
Fiecare set are nevoie și de ambalaj separat. Calculează și această cantitate înainte de a aproba lotul. Dacă același articol intră în mai multe seturi, repartizează unitățile disponibile între acestea în tabelul de lucru.
Calculează costurile și aprobă separat plățile noi
Să continuăm exemplul ipotetic cu setul A. Din cele 20 de carnete de notițe se pot face 10 perechi, dar pixurile ajung doar pentru 7 seturi. Dacă asamblezi toate cele șapte și nu există alte mișcări de stoc, vor rămâne 6 carnete de notițe și niciun pix. Aceasta este limita de asamblare în funcție de produsele disponibile, nu o prognoză a vânzărilor.
Să presupunem că un carnet de notițe costă 40 UAH, un pix 20 UAH, iar ambalajul 10 UAH. Costul componenței indicate pentru un set este: 40 + 40 + 20 + 10 = 110 UAH. La un preț de vânzare ipotetic de 160 UAH, diferența este de 50 UAH înainte de alte cheltuieli. Nu trebuie numită profit net.
Proprietarul aprobă separat limitele bănești pentru reaprovizionare, livrare, ambalare și publicitate. Include costul produselor deja existente în stoc în calculul setului. În planul plăților noi trece doar sumele care mai trebuie achitate.
Înainte de comandă, responsabilul cu achizițiile verifică numărul necesar, suma de plată și limita de buget rămasă. Dacă planifici un stoc de siguranță — unități suplimentare pentru cazul unei întârzieri la livrare — ia în calcul consumul zilnic al produsului și termenul de livrare. Nu stabili aceeași rezervă pentru toate articolele fără un calcul.
Desemnează responsabili și stabilește programul
Pentru fiecare etapă, notează executantul, termenul și starea. Într-un magazin mic, o persoană poate îndeplini mai multe roluri.
- Proprietarul aprobă sortimentul, bugetul, primul lot, perioada de vânzare și data analizei rezultatelor.
- Responsabilul cu achizițiile stabilește cu furnizorul cantitatea, data livrării și condițiile comenzii.
- Responsabilul de stocuri numără componentele disponibile și notează repartizarea lor între seturi.
- Responsabilul cu ambalarea asamblează un exemplar, verifică componența și măsoară timpul de lucru.
- Casierul verifică denumirea și prețul și testează înregistrarea unei vânzări.
Pornind de la data aleasă pentru începerea vânzărilor, calculează înapoi termenul de livrare confirmat și timpul pentru recepție, verificare și ambalare. Astfel stabilești ultima dată pentru plasarea comenzii. Înainte de plată, verifică dacă furnizorul poate respecta acest program.
Pe baza timpului necesar pentru asamblarea de probă, estimează câte seturi poate pregăti un angajat în orele alocate. Dacă volumul planificat nu încape în acest interval, micșorează primul lot sau alocă timp suplimentar și revizuiește bugetul pentru manoperă.
Raportul de mărfuri și componența setului în Torgsoft
Pentru a analiza vânzările dintr-un interval ales, în Torgsoft există un raport de mărfuri pentru o perioadă. Pentru vizualizare, se setează perioada de raportare și intervalul orar al vânzărilor. Proprietarul poate alege perioade relevante pentru comparație și poate nota în planul de lucru explicații pentru schimbările neobișnuite.
După aprobarea componenței setului, la descrierea unui set în Torgsoft se specifică, pentru fiecare componentă, cantitatea inclusă într-un singur set. Pentru setul A din exemplul ipotetic, sunt două unități din carnetul de notițe ales și o unitate din pixul ales.
Compară descrierea setului cu fișa de lucru și exemplarul asamblat. Numără separat pachetele gata. Cantitatea componentelor din descrierea unui singur set nu arată, de la sine, câte seturi au fost deja ambalate fizic și câte poate pregăti angajatul până la începutul vânzărilor.
Verifică pregătirea și analizează rezultatele
Înainte de a afișa oferta în vitrină sau pe site, verifică componența, prețul și numărul seturilor gata. Notează separat componentele planificate pentru următorul lot. Verifică ce comenzi poate onora deja magazinul și când vor fi gata celelalte.
În perioada aleasă, ține evidența seturilor vândute, a retururilor și a unităților asamblate noi. La data analizei, compară planul cu rezultatele efective:
- câte seturi au fost vândute și returnate;
- câte pachete gata au rămas;
- câte componente nu au fost încă ambalate;
- care au fost cheltuielile efective pentru ambalare și livrare;
- cât timp de lucru s-a consumat.
Folosește aceste date pentru a decide asupra următorului lot. Notează ce seturi păstrezi în sortiment, ce componențe revizuiești și ce produse nu reaprovizionezi încă. Păstrează planul și rezultatele pentru următorul eveniment tematic.
Reveniți la pasul anterior