Inventarierea arată în ce măsură stocul real de mărfuri corespunde datelor contabile. Pentru manager sunt importante trei rezultate: suma și structura diferențelor, procesele în care acestea au apărut și deciziile care trebuie să prevină repetarea erorilor.
Procedura tehnică de creare a fișei de inventariere, scanare a mărfurilor și închidere a documentului este deja descrisă în materialul despre efectuarea inventarierii în Torgsoft. Aici analizăm inventarierea ca proces managerial pentru magazin, depozit, producție și comerț online.
Ce sarcină managerială rezolvă inventarierea
Stocurile exacte influențează achizițiile, disponibilitatea mărfurilor, executarea comenzilor și suma de bani investită în stocuri. O eroare în evidență se transmite operațiunilor următoare. Un sold inexistent întârzie achiziția, duce la refuzul clientului și denaturează analiza cererii. Un surplus neînregistrat mărește comenzile inutile și ascunde erori de recepție sau retur.
Diferența dintre situația reală și program poate apărea din cauza:
- unei erori la recepție, vânzare, retur, transfer sau casare;
- confuziei după model, culoare, mărime, lot sau unitate de măsură;
- mărfurilor aflate în rezervă, pregătire, livrare, reparație sau zona de retururi;
- materialelor, deșeurilor sau operațiunilor neterminate neînregistrate în producție;
- furtului, deteriorării, pierderilor naturale sau etichetării greșite.
Rezultatul primei numărări confirmă neconcordanța evidenței. Înainte de decizii privind angajații, trebuie reverificate marfa, documentele de mișcare, rezervele, retururile, casările și acțiunile utilizatorilor.
Inventariere completă, ciclică și punctuală
Inventarierea completă acoperă toate mărfurile dintr-un centru de evidență definit. Este necesară pentru reconcilierea generală, schimbarea persoanei responsabile material, reorganizarea depozitului sau pregătirea datelor fiabile pentru o dată de control.
Inventarierea ciclică acoperă o parte a sortimentului după un grafic constant. Pe parcursul anului, afacerea verifică întregul stoc, iar pozițiile riscante intră mai des la numărare. Această abordare reduce sarcina asupra echipei și identifică mai rapid erorile sistemice.
Verificarea punctuală se efectuează după un eveniment sau semnal: o livrare mare, un retur masiv, o promoție, un transfer între depozite, apariția soldurilor negative, schimbarea angajatului sau refuz repetat într-o comandă online din lipsa mărfii.
Pentru majoritatea întreprinderilor este potrivit un plan anual de verificări ciclice, inventarieri punctuale după evenimente riscante și inventariere completă în momentele stabilite de manager sau de legislație.
Cum diferă inventarierea în diverse formate de afaceri
| Format | Ce trebuie separat | Riscuri principale | Organizarea numărării | Ce analizează managerul |
|---|---|---|---|---|
| Magazin retail | Sala de vânzare, spațiul auxiliar, vitrinele, rezervele, retururile și rebuturile | Confuzia variantelor, vânzarea altui cod de bare, furturi, retururi neînregistrate | Pe departamente, rafturi sau tipuri de produse; pozițiile riscante sunt verificate mai des | Diferențe repetate pe produse, ture, angajați și operațiuni |
| Depozit angro | Locații de stocare, zona de recepție, pregătirea comenzilor, expedierea, marfa în tranzit | Amplasare greșită, pregătire incompletă, recepție dublată, transfer neînchis | Pe zone și grupe de produse, cu fixarea mișcărilor în zona de numărare | Exactitatea recepției, amplasării, pregătirii și transmiterii între zone |
| Producție | Materii prime, materiale, semifabricate, produse finite, deșeuri și rebuturi | Consum neînregistrat, eroare de unitate de măsură, producție sau deșeu neînregistrat | Separat după starea stocului și locurile de depozitare; operațiunile de producție sunt aduse la un statut definit la momentul de referință | Abaterea consumului real față de documente, randamentul produselor finite și cauzele rebuturilor |
| Comerț online | Stoc disponibil, rezerve, comenzi pregătite, expedieri, retururi și anulări | Vânzare dublă, eliberare întârziată a rezervei, eroare de pregătire, sincronizare întârziată | Ciclic pentru produsele cu viteză mare de vânzare și după vârfuri de comenzi, retururi și recepții | Refuzuri din lipsă de marfă, diferențe între canale și exactitatea rezervelor |
| Rețea și omnichannel | Fiecare centru de evidență, depozitul central, transferurile între depozite și rezervele online | Marfa este fizic într-un punct și contabil în altul, transferuri neterminate, rezerve dublate | Pe centre de evidență, cu o singură dată de control pentru transferurile legate | Sursa diferenței în lanțul de aprovizionare și impactul asupra disponibilității în toate canalele |
Cum se stabilește frecvența verificărilor
Un calendar unic pentru întregul sortiment consumă timp pentru poziții stabile și descoperă prea târziu erorile la pozițiile riscante. Frecvența trebuie stabilită după o combinație de factori:
- valoarea și marja produsului;
- viteza de mișcare: vânzări, retururi, transferuri, pregătire comenzi;
- dimensiunea, atractivitatea pentru furt, termenul de valabilitate și pierderile naturale;
- istoricul lipsurilor, confuziilor și ajustărilor repetate;
- numărul locurilor de depozitare și al canalelor de vânzare;
- timpul de la ultima verificare fizică.
Pentru un grafic inițial, stocul poate fi împărțit în trei grupe. Pozițiile cu valoare mare, viteză mare de mișcare sau istoric de diferențe se verifică săptămânal sau o dată la două săptămâni. Riscul mediu se verifică lunar sau trimestrial. Pozițiile stabile, voluminoase și cu mișcare lentă se verifică mai rar, cu includere obligatorie în inventarierea completă.
În Torgsoft, coloana «Data inventarierii» permite găsirea mărfurilor care nu au intrat de mult timp la inventariere într-un anumit depozit. Data trebuie folosită împreună cu riscul produsului. O dată recentă nu garantează exactitatea dacă după numărare au existat multe operațiuni.
Regulamentul managerial al inventarierii
1. Stabiliți scopul, acoperirea și momentul de control
Înainte de începerea numărării, managerul aprobă centrul de evidență, grupele de produse, zonele fizice, data și ora de referință. Separat se stabilește statutul mărfurilor în rezervă, tranzit, reparație, retur, pregătire și producție. Fiecare unitate trebuie să intre într-o stare clară.
2. Stabiliți regulile de mișcare a mărfurilor
Oprirea temporară a recepției, transferurilor, pregătirii comenzilor și vânzărilor în zona de numărare crește exactitatea rezultatului. Dacă operațiunile continuă, este necesar control local: zonă definită, ora de început și sfârșit, înregistrarea tuturor mișcărilor și o persoană responsabilă pentru reconciliere.
În fișa de inventariere Torgsoft, marfa poate fi blocată la adăugare, după prima scanare sau se poate lucra fără blocare, conform regulilor de evidență a mișcărilor. Pentru un magazin care continuă vânzările, blocarea după prima scanare reduce riscul modificării soldului unei poziții deja numărate.
3. Pregătiți spațiul fizic și datele
Înainte de inventariere, finalizați recepția loturilor primite, înregistrați casările și retururile cunoscute, sortați marfa neidentificată, verificați codurile de bare și unitățile de măsură. Marcați și separați rezervele, rebuturile, retururile și marfa clienților. În depozit, stabiliți limitele zonelor, direcția de deplasare a persoanelor care numără și modul de marcare a locurilor deja verificate.
4. Separați rolurile
Coordonatorul stabilește acoperirea, regulile de mișcare și componența echipelor. Persoanele care numără fixează cantitatea reală. Controlorul verifică diferențele importante și neobișnuite. Dreptul de a închide fișa și de a efectua ajustări este recomandat să rămână la manager sau la o persoană autorizată.
Angajatul poate număra propria zonă, însă renumărarea pozițiilor discutabile este mai bine să fie încredințată altei persoane. Această separare reduce influența rezultatului așteptat și a erorii obișnuite.
5. Folosiți numărarea oarbă
Echipa fixează cantitatea reală fără indiciu privind soldul contabil. În Torgsoft, setările de acces pot ascunde de vânzător cantitatea din depozit, prețul angro și rapoartele cu rezultate. Pentru aplicația mobilă se configurează separat dreptul de a vedea cantitatea în fișă.
6. Renumărați diferențele semnificative
A doua numărare este necesară pentru produse scumpe, abateri neobișnuit de mari, cantitate reală zero la sold pozitiv și confuzii repetate. Renumărarea este efectuată de o altă persoană, care nu vede nici ea cantitatea așteptată. Pragul de semnificație este stabilit de manager în unități și după cost.
7. Stabiliți cauza înainte de închidere
Verificați mișcarea mărfii de la data de control precedentă: recepții, vânzări, retururi, rezerve, casări, transferuri și documente de producție. Analiza produselor similare ajută la identificarea confuziilor. Un cod de bare comun pentru variante diferite, fișe dublate și o unitate de măsură greșită necesită corectarea nomenclatorului sau a procesului de etichetare.
8. Închideți fișa și desemnați schimbările
După aprobarea rezultatului, Torgsoft creează documente de intrare pentru surplus și documente de casare pentru lipsuri, după care depozitul corespunde cantității reale. Aceasta corectează soldul contabil. Pentru eliminarea cauzei, managerul desemnează separat acțiunea, responsabilul și termenul.
Anularea închiderii este sigură doar imediat după operațiune, cât timp nu a existat o nouă mișcare pentru marfă. Dacă mișcarea a avut deja loc, în Torgsoft este recomandat să creați o nouă fișă de ajustare pentru pozițiile necesare.
Cum se investighează diferențele tipice
- Lipsa unei caracteristici și surplusul alteia indică adesea o confuzie, un cod de bare greșit sau alegerea unei poziții vecine în timpul vânzării.
- Surplusul fără lipsă asociată necesită verificarea unei livrări neînregistrate, a unui retur, a unei fișe dublate și a unei erori de sold inițial.
- Diferențele după transfer apar din cauza unei predări neterminate, recepției în alt centru de evidență sau amplasării fizice într-o altă zonă.
- Erorile de stoc online se verifică prin rezerve, comenzi anulate, retururi, pregătire și timpul de sincronizare a canalelor.
- Lipsa de materie primă necesită reconcilierea rețetei, unităților de măsură, documentelor de producție, randamentului real, rebuturilor și deșeurilor.
Pentru fiecare diferență semnificativă este util să fixați un cod de cauză: recepție, depozitare, vânzare, retur, transfer, producție, nomenclator produse, pierderi naturale, furt sau cauză nestabilită. După câteva cicluri va deveni clar unde schimbarea procesului va da un rezultat important.
Ce indicatori se compară între inventarieri
Doar suma lipsurilor nu este suficientă. Ea depinde de volumul stocului verificat, metoda de evaluare și structura sortimentului. Pentru management este recomandat să folosiți mai mulți indicatori:
- exactitatea pozițiilor = numărul de poziții de marfă (SKU) fără diferențe ÷ numărul de poziții verificate × 100%;
- eroarea absolută = suma modulelor diferenței dintre cantitatea reală și cea contabilă în unități naturale;
- valoarea lipsurilor, surplusului și confuziilor după același tip de preț în toate perioadele comparate;
- ponderea diferențelor repetate pentru aceleași produse, zone și cauze;
- acoperirea ciclului: ponderea stocului verificată în perioada planificată;
- pentru comerțul online: refuzuri și anulări din lipsă de marfă la sold pozitiv.
Nu există un procent universal acceptabil de lipsuri pentru toate tipurile de afaceri. Produsele alimentare, hainele, electronicele, depozitul de piese și producția au structuri diferite de risc. Nivelul de bază trebuie stabilit după propria istorie, apoi dinamica trebuie evaluată după aceeași metodologie.
Programul permite formarea fișelor selective pe grupe de produse, blocarea mișcării mărfii în diferite etape ale numărării, ascunderea cantității contabile față de executant, efectuarea inventarierii cu scanner, manual, prin terminal de colectare a datelor sau prin Aplicația mobilă Torgsoft. Rapoartele arată lipsurile, surplusurile, confuziile și rezultatele pe tipuri de produse. După închidere, programul formează documente de ajustare a depozitului.
Lista de control a managerului
- sunt stabilite scopul, centrul de evidență, grupele de produse, zonele și ora de control;
- sunt înregistrate recepțiile, retururile, casările, rezervele și transferurile;
- marfa în tranzit, reparație, pregătire, rebut și retur este marcată separat;
- sunt aprobate regulile de vânzare și mișcare a mărfii în timpul numărării;
- sunt separate rolurile persoanei care numără, controlorului și persoanei care închide fișa;
- executanții nu văd cantitatea așteptată;
- diferențele semnificative sunt renumărate de altă persoană;
- cauzele sunt verificate după documentele de mișcare și produsele conexe;
- rezultatele sunt evaluate după cantitate, cost și repetabilitate;
- pentru fiecare cauză sistemică sunt desemnate acțiunea, responsabilul și termenul.
Întrebări frecvente
Se poate efectua inventarierea în timpul funcționării magazinului
Da. Trebuie numărat pe zone sau grupe controlate, fixat momentul de referință și limitată mișcarea mărfii deja numărate. În Torgsoft sunt prevăzute regimuri de blocare a mărfii pentru aceasta.
Trebuie vânzătorul să vadă soldul contabil
Pentru inventarierea de control este recomandată numărarea oarbă. Torgsoft poate ascunde de vânzător cantitatea din depozit, prețul angro și rapoartele cu rezultate.
Cât de des trebuie efectuată inventarierea
Frecvența depinde de valoare, viteza de mișcare, istoricul diferențelor, termenul de valabilitate, numărul locurilor de depozitare și canalele de vânzare. Produsele riscante sunt verificate mai des decât cele stabile.
Lipsa dovedește furtul angajatului
Nu. Lipsa confirmă diferența dintre realitate și evidență. Cauza se stabilește după renumărare și verificarea recepțiilor, vânzărilor, retururilor, casărilor, transferurilor, rezervelor și acțiunilor utilizatorilor.
De ce sumele din rapoarte diferite pot fi diferite
Cauza poate fi un tip diferit de preț și luarea în considerare a confuziilor. Pentru compararea perioadelor, folosiți aceeași metodologie de evaluare și verificați dacă este afișat costul, prețul de retail sau prețul angro.
Surse și bază metodologică
- Torgsoft: formarea fișei de inventariere — metode de numărare, blocare, rapoarte și ajustarea depozitului.
- Torgsoft: setări de acces — limitarea fișei pentru numărarea oarbă.
- Torgsoft: Aplicația mobilă — drepturi pentru introducerea și vizualizarea cantității în timpul inventarierii.
- ECR Retail Loss: Reduce inventory record inaccuracy — gestionarea exactității stocurilor ca funcție transversală de business.
- ECR Retail Loss: Inventory record inaccuracy metrics — metode de măsurare a diferențelor pe SKU, unități și indicatori relativi.
- Oracle Inventory Management: Cycle Count Creation — numărări ciclice pe clase ABC, categorii, grafice și aprobări.
- Microsoft Learn: Cycle counting — numărări pe zone, locuri de depozitare, plan și evenimente.
- Shopify: Ecommerce Inventory Management — verificări ciclice și punctuale după vârfuri de vânzări, retururi, recepții și transferuri.
- IFRS Foundation: IAS 2 Inventories — componența stocurilor în comerț și producție și principiile evaluării acestora.
Reveniți la pasul anterior