Marcă proprie de produse pentru copii: cum să pregătiți și să lansați primul lot

Primul lot de produse pentru copii sub marcă proprie ar trebui comandat după ce magazinul a stabilit cine este cumpărătorul, cerințele aplicabile produsului respectiv, cine răspunde de siguranță și costul total al lansării. Începeți cu un singur produs sau o gamă restrânsă: colectați solicitările cumpărătorilor, aprobați un eșantion și documentele, calculați cheltuielile și fixați în contract condițiile de recepție.

Pentru vânzarea în Ucraina, produsele pentru copii trebuie diferențiate în funcție de destinație. Jucăriile, îmbrăcămintea, cosmeticele și mobilierul au cerințe diferite. Dacă magazinul comandă fabricarea unei jucării și o vinde sub propria denumire sau marcă comercială, își asumă obligațiile producătorului potrivit Regulamentului tehnic privind siguranța jucăriilor. De aceea, înainte de plata lotului, trebuie organizate evaluarea conformității, documentația tehnică, etichetarea în limba ucraineană și o evidență care să permită identificarea produsului cu probleme.

Stabiliți produsul și modul în care va fi folosit

Marca comercială proprie este un model de activitate în care magazinul vinde, sub propriul semn distinctiv, un produs comandat de la un producător. Pentru prima comandă, alcătuiți o descriere scurtă: cine va folosi produsul, în ce scop, la ce vârstă, unde și sub supravegherea cui. Această descriere îl ajută pe responsabilul de achiziții în negocierile cu fabrica și pe specialistul în siguranță să stabilească cerințele aplicabile.

Potrivit punctelor 2–3 și anexei 1 la Regulamentul tehnic privind siguranța jucăriilor, încadrarea ca jucărie depinde de destinația produsului. De exemplu, suzetele pentru sugari și accesoriile de modă pentru copii care nu sunt destinate jocului nu sunt considerate jucării. Echipamentele pentru spațiile de joacă publice sunt excluse din domeniul de aplicare al acestui regulament. Excepția pentru produsele de colecție are condiții distincte, inclusiv o mențiune vizibilă că produsul este destinat colecționarilor cu vârsta de cel puțin 14 ani.

Excluderea din regulamentul privind jucăriile impune identificarea altor cerințe aplicabile. Potrivit articolului 2 din Legea „Cu privire la siguranța generală a produselor nealimentare”, normele speciale pentru un anumit tip de produs au prioritate, iar cele generale se aplică în aspectele nereglementate. Încredințați unui specialist din domeniu întocmirea listei de cerințe pentru îmbrăcămintea, cosmeticele sau mobilierul ales, înainte de semnarea comenzii.

Evaluați cererea înainte de a cheltui pentru producție

Proprietarul magazinului trebuie să formuleze un motiv concret de cumpărare. De exemplu, cumpărătorii caută un set de cuburi mari din lemn, cu forme simple și instrucțiuni clare de îngrijire. Merită verificată întreaga ofertă: conținutul setului, prețul, dimensiunea ambalajului și ușurința în utilizare.

1. Colectați solicitări concrete. Pe parcursul perioadei alese, vânzătorii notează ce caută cumpărătorii, ce le lipsește din sortimentul existent și de ce au renunțat la cumpărare. Evidențiați separat solicitările repetate.
2. Comparați cu vânzările de produse similare. Responsabilul de achiziții compară numărul de unități vândute, prețurile efective după reduceri, retururile și stocurile rămase. Luați în calcul zilele în care produsul nu a fost disponibil: acestea denaturează evaluarea cererii.
3. Prezentați conceptul cumpărătorilor. Folosiți o machetă a ambalajului și o descriere a produsului viitor. Întrebați dacă l-ar cumpăra la un anumit preț și ce ar alege în locul lui. Marcați macheta drept concept.
4. Stabiliți condițiile lansării. Înainte de negocierile cu fabrica, definiți bugetul maxim, numărul acceptabil de unități nevândute și perioada de evaluare a primului lot. Acestea sunt limite interne de gestiune ale magazinului.

Pentru planificare, împărțiți numărul de unități comandate la prognoza prudentă a vânzărilor săptămânale. Veți obține un termen aproximativ de vânzare a lotului. Dacă fabrica propune o comandă minimă pe care magazinul ar vinde-o într-un timp prea îndelungat, discutați despre un lot mai mic, un ambalaj mai simplu sau mai puține variante. Interesul cumpărătorilor, de unul singur, nu confirmă disponibilitatea lor de a achiziționa produsul la prețul calculat.

Verificați fabrica și aprobați un eșantion

Responsabilul de achiziții trebuie să stabilească cine semnează contractul, unde va fi fabricat produsul și cine răspunde de documente. Dacă negocierile sunt purtate de un intermediar, aflați cum va obține magazinul de la producătorul efectiv informații despre materiale, procesul de producție și modificările componentelor.

• Comparați denumirea contrapărții din contract, factură și datele beneficiarului plății.
• Solicitați un eșantion al construcției comandate, realizat din materialele și cu finisajele care vor fi folosite în lot.
• Cereți documente care identifică modelul concret. Comparați fotografiile, dimensiunile, compoziția și conținutul setului cu produsul viitor.
• Clarificați dacă fabrica va subcontracta lucrări altor întreprinderi și cum va aproba înlocuirea materialelor.
• Aflați termenul pentru repetarea comenzii, procedura de tratare a defectelor și dacă se pot păstra eșantioane din fiecare lot.

După aprobare, păstrați un eșantion de referință la magazin și unul la producător. Atribuiți-le același cod și aceeași dată de aprobare, apoi adăugați fotografiile și descrierea în specificație, anexa la contract cu caracteristicile exacte ale produsului. Eșantionul de referință ajută la identificarea abaterilor la recepție. Testarea și evaluarea conformității se organizează separat.

Jucărie sub marca magazinului: cine îndeplinește obligațiile producătorului

Să luăm un produs ipotetic: un set de 12 cuburi mari din lemn, cu finisaj colorat, fără magneți, baterii și șnururi, conceput pentru joaca copiilor începând cu vârsta de 18 luni. Grupa de vârstă finală trebuie justificată prin caracteristici și evaluarea siguranței. Setul este destinat jocului copiilor sub 14 ani, așadar i se aplică regulamentul privind jucăriile.

Magazinul care comandă fabricarea acestui set și îl vinde sub propria denumire sau marcă corespunde definiției producătorului de la punctul 4 al regulamentului. În plus, punctul 31 atribuie obligațiile producătorului importatorului sau distribuitorului care introduce jucăria pe piață sub propria denumire sau marcă ori o modifică într-un mod care poate afecta conformitatea. Prin urmare, contractul cu fabrica trebuie să permită magazinului să îndeplinească aceste obligații.

Organizați evaluarea siguranței și a conformității

Înainte de prima punere la dispoziție a jucăriei pe piața din Ucraina, producătorul analizează pericolele în conformitate cu punctul 50 al regulamentului. Pentru cuburile din lemn, trebuie evaluate, printre altele, rezistența, muchiile și eventualele așchii, desprinderea componentelor, proprietățile finisajului, inflamabilitatea, igiena și ambalajul. Pentru copiii sub 36 de luni se aplică cerințe speciale privind dimensiunile componentelor și pieselor detașabile, care trebuie să împiedice înghițirea sau inhalarea acestora. Jucăria trebuie, de asemenea, să poată fi curățată și să rămână sigură după curățare, potrivit instrucțiunilor producătorului.

Solicitați unui specialist în evaluarea conformității să stabilească în scris standardele aplicabile, testele necesare și procedura. În temeiul punctelor 51–58 ale regulamentului, sunt posibile mai multe proceduri:

• Control intern al producției, modulul A. Se aplică atunci când producătorul folosește standarde naționale din lista relevantă care acoperă toate cerințele de siguranță aplicabile. Producătorul asigură documentația justificativă și conformitatea producției.
• Examinarea de tip, modulul B, împreună cu conformitatea cu tipul, modulul C. Este necesară în cazurile prevăzute la punctul 53: de exemplu, când nu există standarde relevante, acestea au fost aplicate parțial sau nu au fost aplicate, sunt supuse unor restricții relevante ori producătorul consideră necesară implicarea unei terțe părți. Examinarea de tip este efectuată de un organism desemnat de evaluare a conformității.

Atunci când este necesară examinarea de tip, certificatul trebuie să se refere la jucăria concretă și să conțină descrierea, o imagine color, dimensiunile și lista testelor, cu trimiteri la rapoartele de testare. Certificatul se revizuiește după caz, inclusiv la schimbarea procesului, materiilor prime sau componentelor, și în orice situație la fiecare cinci ani. Pentru achiziție, stabiliți setul necesar de documente în funcție de procedura aplicată. Inscripția CE de pe cutie, prin ea însăși, nu confirmă respectarea cerințelor regulamentului ucrainean.

Pregătiți documentația tehnică și declarația

Desemnați în magazin un responsabil pentru documente și asigurați-i acces la informațiile fabricii. Potrivit punctelor 59–61 și anexei 4 la regulament, documentația tehnică include descrierea proiectului și a producției, componentele și materialele, fișele de securitate ale substanțelor și amestecurilor chimice folosite, rezultatele evaluării siguranței, descrierea procedurii de evaluare a conformității, adresele locurilor de producție și depozitare, precum și documentele și rezultatele testelor pentru procedura respectivă.

După demonstrarea conformității, producătorul întocmește declarația conform modelului din anexa 3 și aplică marcajul de conformitate cu reglementările tehnice. Declarația trebuie să fie în limba ucraineană sau tradusă în ucraineană și trebuie menținută actualizată. Prin întocmirea declarației, producătorul își asumă răspunderea pentru conformitatea jucăriei. Producătorul păstrează documentația tehnică și declarația timp de 10 ani de la introducerea jucăriei pe piață.

Comparați identificatorul modelului din declarație, din rapoartele de testare, din specificație și de pe produs. O schimbare a lacului, adezivului sau construcției impune evaluarea efectului asupra siguranței și documentelor. Conveniți cu fabrica ca orice astfel de schimbare să fie comunicată înainte de implementare.

Pregătiți etichetarea și avertismentele în limba ucraineană

Înainte de tipărirea ambalajului, responsabilul de produs aprobă macheta ținând cont de punctele 9–11, 36–38 și 44–49 ale regulamentului. Pentru setul de cuburi trebuie prevăzute:

• Identificarea jucăriei: tipul, numărul lotului, numărul de serie, modelul sau alt element care permite identificarea acesteia.
• Datele producătorului: denumirea, denumirea comercială înregistrată sau marca înregistrată și adresa poștală de contact.
• Datele importatorului, dacă există: denumirea relevantă și adresa poștală de contact.
• Marcajul de conformitate cu reglementările tehnice: vizibil, lizibil și indelebil; dacă nu este vizibil prin ambalaj, trebuie aplicat și pe ambalaj.
• Instrucțiuni și informații privind siguranța: în limba ucraineană, cu limite de vârstă justificate și avertismentele necesare.

Datele de identificare și ale persoanelor responsabile se aplică pe jucărie; transferarea lor pe ambalaj sau într-un document însoțitor este permisă în condițiile corespunzătoare prevăzute de regulament. Designerul ar trebui să rezerve din timp un spațiu pentru aceste informații și pentru numărul de lot, care se schimbă, astfel încât tipografia să poată produce o etichetă lizibilă.

Avertismentele sunt precedate de cuvintele „Увага” sau „Попередження” (în română: „Atenție” sau „Avertisment”). Ele trebuie să corespundă pericolelor reale și destinației produsului. Pentru setul descris, conceput pentru utilizare începând cu vârsta de 18 luni, marcajul „3+” nu elimină pericolul pieselor mici: construcția trebuie să fie sigură pentru grupa de vârstă vizată. Avertismentul că produsul nu este destinat copiilor sub trei ani se folosește în condițiile anexei 5, nu automat pentru fiecare jucărie.

Angajatul care publică produsele în magazinul online trebuie să afișeze, înainte de comandă, avertismentele care influențează decizia de cumpărare. Pregătiți în limba ucraineană informațiile despre produs, instrucțiunile și avertizările. Dublarea în alte limbi este permisă, însă volumul obligatoriu de informații în ucraineană trebuie păstrat, conform articolului 30 din Legea „Cu privire la asigurarea funcționării limbii ucrainene ca limbă de stat”.

Aprobați denumirea și drepturile asupra mărcii înainte de tipărirea ambalajului

Logo-ul este reprezentarea grafică a unui semn distinctiv. Faptul că un designer îl creează nu înseamnă, prin el însuși, că marca a fost înregistrată. Potrivit articolului 5 din Legea „Cu privire la protecția drepturilor asupra semnelor pentru produse și servicii”, întinderea protecției este determinată de semnul înregistrat și de lista de produse și servicii. Legea prevede, de asemenea, protecția înregistrărilor internaționale și a mărcilor notorii fără certificat ucrainean.

Înainte de o comandă mare de ambalaje, încredințați unui specialist verificarea denumirii și imaginii în raport cu drepturile dobândite anterior și motivele de refuz prevăzute la articolul 6. Stabiliți produsele pentru care este necesară protecția. Conveniți în scris cu fabrica folosirea semnului, accesul la machete și interdicția de a executa comenzi pentru terți cu grafica dumneavoastră. Pentru o licență asupra unei mărci înregistrate, țineți cont de cerințele articolului 16 privind forma scrisă, modalitățile de utilizare, teritoriul, durata și controlul calității.

Ce să includeți în contractul pentru primul lot

Lista de mai jos poate fi folosită ca temă pentru pregătirea contractului. Ea ajută la repartizarea lucrărilor și cheltuielilor între magazin și fabrică; obligațiile legale ale persoanelor responsabile rămân în vigoare.

• Specificație. Modelul, destinația, grupa de vârstă, dimensiunile, materialele, finisajul, culorile, conținutul setului, ambalajul și identificarea eșantionului de referință.
• Modificări în producție. Aprobarea în scris a înlocuirii materiilor prime, furnizorilor de componente, construcției și locului de fabricație, precum și evaluarea necesității unor teste suplimentare.
• Documente. Cine pregătește și transmite informațiile tehnice, organizează și plătește testele, întocmește declarația și oferă acces la documentație.
• Lot și etichetare. Regula de atribuire a numărului lotului, aplicarea lui pe produs și legătura cu documentele de livrare.
• Recepție. Locul, termenele, metoda de prelevare a eșantioanelor, lista verificărilor, consemnarea neconcordanțelor și condițiile de autorizare a vânzării produsului.
• Defecte. Cum anunță magazinul o problemă, cine îi stabilește cauza, în ce termene remediază fabrica defectele, înlocuiește produsul sau restituie banii și cine achită transportul.
• Produse periculoase. Persoanele de contact pentru comunicări urgente, transmiterea informațiilor despre loturi, participarea la retragerea din lanțul de aprovizionare sau rechemare și repartizarea cheltuielilor aferente.
• Condiții comerciale. Cantitatea, prețul, etapele de plată, termenele de fabricație și livrare, procedura în caz de întârziere și condițiile pentru repetarea comenzii.

Calculați marja și banii necesari pentru lansare

Rugați contabilul să separe cheltuielile pentru achiziția lotului, cheltuielile aferente fiecărei vânzări și costurile unice de lansare. Luați separat în calcul impozitele corespunzătoare regimului de funcționare al magazinului și, în cazul importului, plățile vamale aplicabile. Nu amestecați în calcul valorile cu și fără taxa pe valoarea adăugată.

Exemplu ipotetic. Magazinul comandă 200 de seturi. Toate sumele de mai jos sunt ipotetice și sunt calculate pe aceeași bază, fără taxa pe valoarea adăugată. Calculul nu include impozitele magazinului, chiria și salariile.

Pe baza acestor ipoteze, vânzarea a 120 de seturi va acoperi cheltuielile unice de lansare: 18 000 ÷ 150 = 120. Acesta este un calcul parțial al recuperării cheltuielilor. După vânzarea tuturor celor 200 de seturi, vor rămâne 200 × 150 − 18 000 = 12 000 UAH, înainte de alte cheltuieli și impozite.

Pentru plata lotului și a lucrărilor unice sunt necesari 62 000 UAH: 44 000 + 18 000. Proprietarul adaugă la această sumă o rezervă pentru cheltuielile până la încasarea veniturilor, posibile retururi, defecte și întârzieri. Repetați calculul folosind un preț mai mic și un număr mai mic de vânzări. De exemplu, la un preț de 360 UAH și aceleași cheltuieli pe unitate, suma rămasă va fi de 110 UAH, iar pentru acoperirea celor 18 000 UAH vor fi necesare cel puțin 164 de vânzări.

Recepționați lotul și asigurați trasabilitatea acestuia

Trasabilitatea este posibilitatea de a stabili originea produsului și traseul său ulterior. Pentru primul lot, desemnați un angajat care să recepționeze marfa și un responsabil care să autorizeze vânzarea după încheierea controlului. Până atunci, păstrați livrarea separat de stocul disponibil cumpărătorilor.

1. Comparați documentele. Modelul, cantitatea, numărul lotului și persoanele responsabile trebuie să corespundă contractului, etichetării și documentelor de conformitate.
2. Inspectați livrarea. Numărați coletele și unitățile, consemnați deteriorarea ambalajelor și respectarea condițiilor de transport. Prelevați eșantioane din cutii diferite, conform planului de control aprobat.
3. Comparați produsul cu eșantionul. Verificați conținutul setului, dimensiunile, finisarea muchiilor, acoperirea și alte caracteristici aprobate. Inspecția vizuală obișnuită ajută la depistarea abaterilor vizibile; pericolele ascunse se evaluează prin metode de testare adecvate.
4. Verificați etichetarea. Controlați lizibilitatea, instrucțiunile în ucraineană, avertismentele necesare, marcajul de conformitate și datele de identificare.
5. Consemnați decizia. Notați rezultatele, neconcordanțele, numărul unităților neadmise și persoana responsabilă de acțiunile ulterioare. Dacă există indicii de pericol, nu permiteți punerea în vânzare a produselor respective.

Pentru fiecare lot, țineți o evidență a furnizorului, datei și documentului de recepție, identificării modelului, numărului lotului, cantității, locurilor de depozitare, transferurilor între magazine, retururilor și deciziilor privind defectele. Păstrați legătura dintre produs și documente chiar și atunci când noua livrare nu se deosebește la exterior de cea anterioară.

Punctul 32 al regulamentului privind jucăriile impune posibilitatea de a identifica operatorii economici de la care a fost primită jucăria și cărora le-a fost furnizată. Producătorul trebuie să poată furniza aceste informații timp de 10 ani de la introducerea jucăriei pe piață, iar ceilalți operatori, timp de 10 ani de la furnizarea jucăriei către aceștia. Magazinul trebuie, de asemenea, să asigure condiții de depozitare și transport care să nu afecteze siguranța produsului.

Evidența stocurilor de produse pentru copii în Torgsoft

În Torgsoft, deschideți „Склад → Стан складу” („Depozit → Situația depozitului”) pentru a compara stocul efectiv al produsului cu evidența stocurilor. Centrul de evidență este un magazin sau depozit în program. Pentru marca proprie, angajatul poate selecta produse după producător sau furnizor și poate vedea cantitatea, prețul și costul. Acțiunea „Змінити” („Modifică”) deschide fișa produsului pentru editarea denumirii și codului articolului.

Dacă produsul se află în mai multe magazine, comutatorul „Усі склади” („Toate depozitele”) și selectarea depozitelor permit vizualizarea stocurilor pe centrele de evidență dorite. Pentru verificarea diferențelor, folosiți mișcarea produsului sau fișa de evidență a stocului: aceasta arată soldul după recepții, vânzări, retururi și transferuri interne. Comparați aceste înregistrări cu documentele de recepție și cu registrul separat al loturilor, care leagă numărul lotului atribuit de fabrică de livrare.

Pentru controlul reaprovizionării, setați stocul minim și folosiți filtrul produselor care sunt pe terminate. Înaintea unei comenzi noi, comparați stocul cu vânzările efective, retururile și solicitările cumpărătorilor. Costul și prețul din evidența stocului ajută la controlul produsului, iar analiza economică completă a lansării trebuie să includă cheltuielile unice și recurente ale magazinului.

Pregătiți procedura pentru defecte sau pericole

Vânzătorul care primește o reclamație trebuie să noteze modelul, numărul lotului și descrierea problemei și să transmită sesizarea responsabilului de siguranță. În cazul jucăriilor, producătorul trebuie să ia imediat măsurile corespunzătoare atunci când există o neconformitate, iar dacă jucăria prezintă un risc, să informeze fără întârziere autoritatea de stat competentă pentru supravegherea pieței. Aceste obligații sunt stabilite la punctul 12 al regulamentului; importatorului și distribuitorului li se aplică punctele corespunzătoare 23 și 29.

• Opriți vânzarea produsului suspect. Separați stocul rămas, suspendați expedierile și informați toate magazinele care l-au primit.
• Stabiliți amploarea problemei. Comparați numărul lotului, materialele, documentele de producție și alte sesizări. Dacă limitele problemei nu sunt cunoscute, evaluați și livrările asociate.
• Alegeți măsura potrivită. Retragerea din lanțul de distribuție previne furnizarea ulterioară a produsului în rețeaua de vânzare. Rechemarea asigură returnarea produsului deja primit de consumator.
• Informați participanții necesari. Transmiteți fabricii și autorității de supraveghere a pieței informații despre neconformitate, risc și măsurile luate. Pentru cumpărători, pregătiți o informare clară cu fotografii, modelul, lotul, descrierea pericolului, acțiunile necesare și datele de contact.
• Consemnați rezultatul. Numărați stocurile rămase, retururile și celelalte unități procesate; documentați ce s-a întâmplat ulterior cu produsele și condițiile unei eventuale reluări a vânzărilor.

Pentru produsele cărora li se aplică regulile generale de siguranță, luați în considerare și articolele 8–10 din Legea „Cu privire la siguranța generală a produselor nealimentare”. Potrivit acestei legi, rechemarea este o măsură excepțională atunci când alte măsuri nu sunt suficiente sau se aplică în alte situații prevăzute de lege. O procedură convenită din timp cu fabrica va ajuta la obținerea rapidă a informațiilor necesare, organizarea retururilor și stabilirea cheltuielilor.

Când să plasați o comandă repetată

Înaintea următorului lot, proprietarul magazinului și responsabilul de achiziții evaluează rezultatele pentru perioada stabilită inițial: numărul vânzărilor, prețul efectiv, stocul rămas, retururile, defectele, reclamațiile și cheltuielile. Aprobați o comandă repetată după evaluarea acestor indicatori și soluționarea problemelor care afectează siguranța sau conformitatea produsului. Dacă modificați construcția, finisajul sau conținutul setului, evaluați mai întâi efectul schimbărilor asupra documentației și producției.

Acte normative pentru pregătirea produsului în vederea vânzării

• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 28.02.2018 nr. 151 „Cu privire la aprobarea Regulamentului tehnic privind siguranța jucăriilor”: punctele 2–13, 17–32, 33–61; anexele 1–5 — domeniul de aplicare, persoanele responsabile, siguranța, documentele, evaluarea conformității, etichetarea și avertismentele.
• Legea Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2736-VI „Cu privire la siguranța generală a produselor nealimentare”: articolele 1–5, 8–10, 12 — aplicarea cerințelor generale, obligațiile participanților la lanțul de aprovizionare și măsurile privind produsele periculoase.
• Legea Ucrainei din 15.12.1993 nr. 3689-XII „Cu privire la protecția drepturilor asupra semnelor pentru produse și servicii”: articolele 5, 6, 16 — protecția juridică a mărcii, motivele de refuz și utilizarea semnului.
• Legea Ucrainei din 25.04.2019 nr. 2704-VIII „Cu privire la asigurarea funcționării limbii ucrainene ca limbă de stat”: articolul 30 — limba informațiilor despre produse și a serviciilor pentru consumatori.