Pregătiți comanda pentru predarea către transportator urmând un plan în pași: verificați produsele și datele clientului, confirmați expedierea, ambalați coletul, măsurați-l și întocmiți scrisoarea de transport. Desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare etapă și trimiteți clientului informațiile de urmărire după predarea expedierii.
Verificarea comenzii, imprimarea etichetelor de transport, ambalarea și predarea către transportator fac parte din timpul de îndeplinire a comenzii. Timpul de transport nu include procesarea comenzii. De aceea, stabiliți separat cu clientul când va preda magazinul coletul transportatorului.
Comparați comanda cu produsele efective
Rugați un angajat să colecteze produsele conform componenței comenzii. Verificați denumirea, cantitatea și varianta comandată pentru fiecare poziție: de exemplu, mărimea sau culoarea, dacă este cazul. Comparați înregistrarea cu produsul pe care îl veți pune în colet.
Înainte de ambalare, inspectați produsul și verificați dacă este complet. Dacă găsiți o neconcordanță, opriți pregătirea comenzii și conveniți cu clientul pașii următori. Reluați ambalarea după clarificarea componenței.
Păstrați comanda colectată împreună cu numărul acesteia sau cu lista produselor. Dacă pregătiți mai multe colete simultan, rezervați un loc separat pentru fiecare. Înainte de a închide coletul, comparați din nou conținutul cu lista.
Confirmați datele de primire și ora expedierii
Confirmați metoda de primire deja aleasă de client. Verificați numele destinatarului, numărul de contact și locul de primire în funcție de metoda respectivă. Înainte de întocmirea scrisorii de transport, stabiliți cine va figura drept plătitor al livrării.
Stabiliți când poate un angajat al magazinului să predea coletul pregătit transportatorului și comunicați-i clientului ora. Dacă planul se schimbă, trimiteți informațiile actualizate. Precizați clar în mesaj că este vorba despre expedierea din magazin.
Pregătiți spațiul de ambalare și măsurați coletul
Rezervați o suprafață de lucru pentru comanda verificată. Pregătiți din timp materialele de ambalare, materialele pentru închiderea coletului, cântarul și instrumentul de măsurare a dimensiunilor. Verificați separat dacă imprimanta și materialele pentru imprimarea scrisorii de transport sunt pregătite.
Ambalați un colet obișnuit conform condițiilor serviciului deja ales. Înainte de a începe, verificați dacă aceste condiții sunt compatibile cu produsul și materialele pe care intenționați să le folosiți. Nu aplicați o singură instrucțiune de ambalare întregului sortiment fără această verificare.
După terminarea ambalării, cântăriți expedierea pregătită și măsurați-i dimensiunile. Notați rezultatele pentru întocmirea scrisorii de transport. Dacă expedierea constă din mai multe colete separate, înregistrați datele fiecăruia.
Întocmiți scrisoarea de transport și verificați-o înainte de imprimare
Comparați datele scrisorii de transport cu datele clientului convenite și coletul pregătit. Verificați destinatarul, numărul de contact, locul de primire, numărul de colete, caracteristicile acestora și plătitorul livrării menționat.
Imprimați scrisoarea de transport și verificați-o în raport cu comanda respectivă. Desemnați un angajat care va preda coletul transportatorului și va anunța finalizarea acestei etape. După predare, trimiteți clientului numărul scrisorii de transport și informațiile de urmărire.
Exemplu orientativ de împărțire a sarcinilor
Să presupunem că o comandă conține trei produse, pe care magazinul le pregătește într-un singur colet. Lucrează doi angajați și proprietarul.
| Responsabil | Acțiuni | Rezultatul pentru etapa următoare |
|---|---|---|
| Primul angajat | Colectează cele trei produse și le verifică în raport cu comanda | Componența comenzii verificată |
| Proprietarul | Confirmă datele de primire, plătitorul și ora expedierii | Date clarificate pentru scrisoarea de transport |
| Al doilea angajat | Ambalează, cântărește și măsoară coletul | Colet pregătit și caracteristicile sale |
| Proprietarul | Întocmește, verifică și imprimă scrisoarea de transport | Scrisoare de transport verificată în raport cu coletul |
| Primul angajat | Predă coletul transportatorului și îl anunță pe proprietar | Proprietarul trimite clientului informațiile de urmărire |
Adaptați împărțirea sarcinilor la echipa dumneavoastră. Dacă o singură persoană parcurge toate etapele, păstrați aceeași succesiune a verificărilor. La predarea lucrului între angajați, precizați numărul comenzii, acțiunea efectuată și ce trebuie făcut în continuare.
Funcția suplimentară Torgsoft „Синхронізація з Новою поштою” (Sincronizare cu Nova Poshta)
Pentru întocmirea expedierilor Nova Poshta, Torgsoft oferă funcția suplimentară „Синхронізація з Новою поштою” (Sincronizare cu Nova Poshta). Aceasta permite generarea scrisorilor de transport, imprimarea și urmărirea stării lor. Folosiți-o după verificarea comenzii și pregătirea datelor expedierii.
La generarea scrisorii de transport, trebuie să alegeți plătitorul livrării: expeditorul sau destinatarul. Câmpul separat „Платник зворотної доставки” (Plătitorul livrării de retur) oferă, de asemenea, opțiunea destinatarului sau a expeditorului. Dacă sunt mai multe locuri, trebuie indicate separat caracteristicile fiecăruia — ale fiecărui colet din expediere.
Înainte de imprimare, comparați datele introduse cu coletele pregătite și înțelegerile cu clientul. Urmăriți starea scrisorilor de transport pentru a controla expedierile întocmite. Nu folosiți alegerea plătitorului din scrisoare drept calcul al costului serviciilor și nici generarea scrisorii drept confirmare a predării efective a coletului: angajatul responsabil trebuie să finalizeze separat această etapă.
Reveniți la pasul anterior