Pentru a menține magazinul în funcțiune când aveți grijă de copil, consemnați în scris repartizarea sarcinilor: cine efectuează fiecare operațiune, până la ce termen, cu ce rezultat și ce poate decide pe cont propriu. Stabiliți separat cine preia întrebările când proprietarul nu este disponibil.
Agreați verificări periodice cu echipa și prevedeați posibilitatea reprogramării lor în funcție de nevoile de îngrijire. Desemnați un înlocuitor în cazul absenței angajaților. Revedeți programul ales în funcție de activitatea magazinului și de timpul disponibil al proprietarului.
Descrieți sarcinile recurente și limitele deciziilor
Notați sarcinile pe care le îndepliniți zilnic dumneavoastră și angajații. Împărțiți responsabilitățile generale în acțiuni concrete: pregătirea unei comenzi către furnizor, aprobarea acesteia, recepționarea livrării, răspunsul către un client. Pentru fiecare acțiune, desemnați executantul și rezultatul după care veți verifica îndeplinirea.
Adăugați termenul, deciziile permise și procedura de aprobare a excepțiilor. De exemplu, când delegați comanda de marfă, stabiliți în scris sortimentul și bugetul. Precizați cine aprobă depășirea acestor limite și cui trebuie transmisă o întrebare dacă sunteți ocupat cu îngrijirea copilului.
Exemplu ilustrativ: sarcinile echipei și timpul pentru îngrijire
Să presupunem că într-un magazin lucrează un administrator și doi vânzători. Proprietarul are grijă de copil și deleagă echipei o parte dintre sarcinile recurente. Rolurile, termenele și orele prezentate sunt ilustrative și trebuie adaptate la organizarea activității.
| Sarcină | Executant și termen | Rezultat și limitele deciziei | Înlocuitor |
|---|---|---|---|
| Pregătirea magazinului pentru deschidere | Vânzător, înainte de deschidere | Lista de verificări agreată este îndeplinită; abaterile sunt transmise administratorului | Al doilea vânzător |
| Recepționarea livrării | Administrator, la primirea livrării | Cantitățile și documentele sunt verificate; neconcordanțele sunt transmise spre aprobare | Vânzător instruit |
| Pregătirea comenzii către furnizor | Administrator, până la ora agreată | Comanda se încadrează în sortimentul și bugetul aprobate | Angajat desemnat |
| Gestionarea solicitărilor clienților | Vânzător, pe durata turei | Se oferă un răspuns sau solicitarea este transmisă mai departe; administratorul aprobă compensațiile neobișnuite în limitele atribuțiilor sale | Administrator |
| Închiderea zilei de casă | Vânzător, la sfârșitul turei | Închiderea este efectuată; neconcordanțele sunt consemnate și transmise persoanei responsabile | Vânzător instruit |
În acest exemplu, proprietarul stabilește verificări la 10:30 și 17:30, de câte 15 minute. În total, sunt 30 de minute de verificări planificate. Calculul arată doar durata lor; nu definește timpul total de lucru al proprietarului și nu demonstrează că acest program este suficient.
Înainte de prima verificare, administratorul adună întrebările despre livrări și comenzi. Înainte de a doua, adună solicitările nerezolvate și sarcinile pentru ziua următoare. Intervalele de îngrijire sunt marcate ca perioade în care proprietarul nu este disponibil. Dacă verificarea trebuie reprogramată, proprietarul comunică noua oră, iar înlocuitorul preia întrebările în limitele atribuțiilor agreate.
Agreați modul de adresare a întrebărilor și înlocuirea responsabililor
După delegare, oferiți angajaților o modalitate de a pune întrebări și programați verificări periodice ale progresului. Rugați-i să pregătească o listă scurtă cu ce s-a făcut, ce a rămas, ce decizie este necesară și până când.
Stabiliți separat ce înseamnă o întrebare urgentă și canalul prin care trebuie adresată. Pentru acest magazin ilustrativ, poate fi o situație în care o sarcină nu poate fi încheiată la termenul agreat fără o decizie. Notați cine preia întrebarea cât timp nu sunteți disponibil și ce decizii poate lua acea persoană.
Desemnați un înlocuitor pentru fiecare rol cu responsabilități. Înainte de predarea activității, cereți-i să se familiarizeze cu sarcinile, termenele și limitele deciziilor. Verificați că aceste înțelegeri acoperă și absența administratorului.
Acordați accesul în funcție de sarcini
Corelați accesul angajaților cu activitatea încredințată. Acordați accesul minim necesar pentru îndeplinirea fiecărui rol. Verificați acest lucru atât pentru executantul principal, cât și pentru înlocuitor, iar când responsabilitățile se schimbă, revedeți accesul.
Consemnați în scris deciziile permise privind achizițiile, reducerile și compensațiile. Includeți verificarea accesului și confirmarea atribuțiilor în pregătirea predării activității.
Verificați fluxul banilor în „Узагальнений звіт за день” („Raportul sumar al zilei”)
Pentru verificarea financiară, utilizați „Узагальнений звіт за день” („Raportul sumar al zilei”) în Torgsoft. Acesta conține informații despre fluxul banilor, operațiunile financiare și deschiderea și închiderea zilelor de casă. Agreați când veți consulta aceste date și cine va răspunde întrebărilor despre operațiuni.
Pentru operațiunile care necesită explicații, pregătiți o listă de întrebări pentru angajatul responsabil. Stabiliți următoarea acțiune și termenul de răspuns pentru fiecare. Verificați separat livrările, comenzile și solicitările pe baza rezultatelor din tabelul de lucru. Nu folosiți datele financiare ca temei pentru concluzia că echipa și-a îndeplinit toate sarcinile.
Verificați înțelegerile înainte de predarea activității
- Fiecare sarcină recurentă are un executant, un termen și un rezultat.
- Angajații cunosc limitele deciziilor și procedura de aprobare a excepțiilor.
- Programul verificărilor ține cont de timpul pentru îngrijire și de posibilitatea reprogramării.
- Pentru solicitările urgente sunt stabilite un canal și o persoană responsabilă.
- Înlocuitorii cunosc sarcinile și au accesul necesar.
Reveniți la pasul anterior