Cum să pregătiți o cafenea sau un restaurant pentru schimbarea sezonului: plan pe patru săptămâni

Începeți pregătirea cafenelei sau restaurantului pentru schimbarea sezonului analizând propriile vânzări: stabiliți ce feluri de mâncare comandă clienții, când vin și câtă marfă trebuie scoasă din gestiune. În patru săptămâni, proprietarul și bucătarul-șef pot ajusta meniul, conveni livrările, inventaria stocurile și pregăti echipa pentru activitatea în timpul întreruperilor de curent.

Înainte de a lansa preparatele de sezon, stabiliți contribuția acestora la acoperirea cheltuielilor, timpul de preparare și cerințele de depozitare. Actualizați în paralel informațiile despre alergeni și procedurile de siguranță alimentară. Pentru un local din Ucraina, schimbarea meniului sau a modului de lucru care poate influența siguranța alimentelor impune revizuirea procedurilor relevante în temeiul articolului 21 din Legea nr. 771/97-ВР.

Planul de pregătire a localului pentru patru săptămâni

Proprietarul desemnează persoanele responsabile și solicită în fiecare săptămână un rezultat concret. Într-o cafenea mică, o persoană poate îndeplini mai multe roluri, dar sarcinile trebuie consemnate separat, pentru a nu omite achizițiile, instruirea sau controlul frigiderelor.

Stabiliți cererea sezonieră pe baza vânzărilor localului

Pentru o analiză utilă, luați în calcul câteva dintre ultimele săptămâni complete și comparați aceleași zile ale săptămânii. Dacă aveți date din sezonul precedent, folosiți-le ca reper suplimentar, ținând cont de schimbările de prețuri, program de lucru și disponibilitate a preparatelor.

Administratorul ar trebui să centralizeze într-un singur tabel numărul comenzilor, porțiile vândute, încasările efective după reduceri, timpul de servire și produsele scoase din gestiune. Marcați separat servirea în local, comenzile la pachet și livrările. Notați întreruperile de curent, închiderea terasei, promoțiile și situațiile în care un preparat nu a fost disponibil: vânzările mici din cauza lipsei unui ingredient nu arată cererea reală.

• Dacă vânzările unui preparat au scăzut, bucătarul-șef reduce mai întâi volumul pregătirilor și află cauza, înainte de a-l elimina din meniu.
• Dacă oaspeții cer în mod regulat un prânz rapid, localul poate testa o ofertă restrânsă de prânz, în anumite intervale orare.
• Dacă livrările au crescut, evaluați costurile ambalajelor, comisionul și starea preparatului după transport.
• Dacă a crescut cantitatea de produse scoase din gestiune, comparați cantitatea achiziționată cu cea efectiv utilizată și verificați dimensiunea loturilor de preparare.

Lansați o ofertă nouă cu criterii clare de evaluare: volumul vânzărilor, timpul de servire și cantitatea de produse scoase din gestiune pe care localul le consideră acceptabile. Comunicați clienților ingredientele reale, prețul, orele de disponibilitate și condițiile de comandă. Astfel, proprietarul poate evalua cererea fără să facă în avans o achiziție mare.

Simplificați meniul și calculați contribuția fiecărui preparat

Pentru fiecare poziție, bucătarul-șef întocmește o fișă de lucru: ingredientele per porție, cantitatea de preparat finit obținută, pașii de preparare, echipamentele necesare, condițiile de depozitare și alergenii. Proprietarul adaugă prețurile de achiziție și celelalte cheltuieli care se modifică odată cu numărul comenzilor. Evaluați separat dacă preparatul suprasolicită un angajat sau echipamentul în orele de vârf.

Meniul este mai ușor de gestionat când mai multe preparate folosesc ingrediente comune, iar achizițiile corespund consumului efectiv. Totodată, fiecare preparat trebuie să aibă propriile condiții de preparare și depozitare în siguranță. Nu măriți cantitatea pregătită în avans doar pentru că aceasta poate fi folosită în mai multe preparate.

Exemplu orientativ de calcul per porție

Valorile de mai jos sunt un exemplu orientativ pentru management. Să presupunem că, după reduceri și ajustările fiscale aplicabile localului, rămân 180 UAH din venit pentru calculul unei porții. Ingredientele, ținând cont de cantitatea efectivă obținută, costă 58 UAH, ambalajul — 12 UAH, comisioanele pentru comandă și plată — 18 UAH, iar alte cheltuieli variabile — 7 UAH.

Cheltuielile variabile totale sunt 58 + 12 + 18 + 7 = 95 UAH. Contribuția porției la acoperirea cheltuielilor fixe este 180 − 95 = 85 UAH. Pentru 40 de porții, aceasta va fi 85 × 40 = 3 400 UAH. Din această sumă mai trebuie acoperite chiria, remunerațiile fixe și alte cheltuieli, așadar nu reprezintă profitul net.

Calculați separat comenzile servite în local și livrările, dacă cheltuielile diferă. După lansarea de probă, înlocuiți valorile planificate cu cele efective: prețul de achiziție, consumul de produse, numărul de porții vândute și pierderile. Dacă un preparat are o contribuție acceptabilă, dar întârzie celelalte comenzi, modificați tehnologia, intervalele de disponibilitate sau volumul ofertei.

Pregătiți informațiile despre ingrediente și alergeni înainte de lansarea meniului

Pentru preparatele neambalate, localul trebuie să furnizeze denumirea și informații despre ingredientele sau materialele auxiliare folosite care provoacă reacții alergice ori intoleranțe și rămân în produsul finit. Localul stabilește modalitatea de furnizare a informațiilor. Cerințele sunt prevăzute la alineatele 9–10 ale articolului 6 și la articolul 15 din Legea „Cu privire la informațiile destinate consumatorilor privind produsele alimentare” nr. 2639-VIII. Informațiile obligatorii se furnizează în limba ucraineană.

Potrivit alineatului 10 al articolului 6, la cererea clientului, localul trebuie să furnizeze și lista ingredientelor, cantitatea unor ingrediente în cazurile prevăzute de lege, termenul de valabilitate, condițiile de depozitare și utilizare, datele operatorului responsabil, țara sau locul de origine în cazurile prevăzute de lege, instrucțiunile de utilizare și informațiile nutriționale. Obligația de a furniza informații nutriționale are excepții prevăzute la alineatul 7 al articolului 6 și în anexa nr. 4 la Lege, inclusiv pentru produsele pe care producătorul le furnizează în cantități mici direct consumatorului final.

Administratorul trebuie să stabilească ce informații sunt necesare pentru fiecare preparat și să le pregătească pentru personal înainte de lansarea meniului.

O soluție practică este un tabel pentru angajați, cu rânduri pentru preparate și marcaje pentru alergenii corespunzători. Bucătarul-șef îl completează pe baza rețetei și a compoziției sosurilor, amestecurilor, supelor de bază și decorurilor achiziționate. Lista din anexa nr. 1 la Lege include, printre altele, cereale care conțin gluten, lapte, ouă, pește, fructe cu coajă lemnoasă, țelină, muștar, soia și susan; pentru anumite produse sunt prevăzute excepții și praguri. Consultați lista legislativă completă.

Dacă nu se furnizează lista ingredientelor, informația despre alergeni trebuie să includă cuvântul „Містить” („Conține”) înaintea denumirilor concrete ale substanțelor sau produselor relevante din anexa nr. 1. Această mențiune poate fi afișată lângă denumirea preparatului. Dacă localul prezintă lista ingredientelor, denumirile alergenilor din aceasta trebuie evidențiate, de exemplu cu caractere aldine. Nu este necesar să se menționeze separat un anumit alergen dacă denumirea preparatului indică în mod clar substanța sau produsul respectiv. Pentru vânzarea la distanță a preparatelor neambalate, informațiile despre alergeni trebuie să fie disponibile înainte de cumpărare — aceasta este cerința articolului 9. Prin urmare, administratorul actualizează în același timp meniul tipărit, site-ul și paginile de comandă.

Dacă furnizorul înlocuiește smântâna, sosul sau un alt ingredient, bucătarul verifică mai întâi compoziția și transmite modificările administratorului. Până la actualizarea informațiilor, personalul nu trebuie să descrie preparatul pe baza compoziției anterioare. Evaluați separat posibilitatea contaminării cu alergeni prin ustensile și suprafețe comune.

Punctul 2 al secțiunii VI din Legea nr. 2639-VIII permite, pe durata legii marțiale și timp de șase luni după încetarea sau anularea acesteia, fabricarea ori introducerea în circulație a produselor care respectă cerințele privind informarea consumatorilor aplicabile înainte de punerea în aplicare a Legii. Produsele respective pot rămâne în circulație până la data limită de consum sau expirarea termenului de valabilitate. Această condiție se referă anume la produsele care respectă cerințele anterioare; pentru meniul de sezon, organizați furnizarea unor informații complete și exacte despre compoziția reală.

Inventariați stocurile și conveniți achizițiile cu furnizorii

Înainte de inventarierea stocurilor rămase, persoana responsabilă de depozit stabilește momentul la care înregistrează cantitățile. În timpul inventarierii, mișcarea produselor trebuie suspendată sau înregistrată separat, pentru ca o livrare ori o eliberare către bucătărie să nu creeze diferențe. Cântăriți produsele fără a include greutatea recipientului sau a ambalajului, folosiți aceleași unități de măsură și separați loturile cu termene de valabilitate diferite.

1. Separați stocurile disponibile. Produsele care prezintă semne de alterare, au origine necunoscută sau au fost păstrate în condiții necorespunzătoare nu se includ în cantitatea planificată pentru preparare.
2. Comparați stocurile rămase cu noul meniu. Identificați ingredientele necesare preparatelor păstrate și produsele pentru care livrările regulate trebuie reduse sau oprite.
3. Calculați necesarul până la următoarea livrare. Folosiți vânzările estimate, consumul per porție și cantitatea efectivă obținută după prelucrare.
4. Luați în calcul livrările deja convenite. Scădeți din necesar stocurile utilizabile și livrările confirmate. Stabiliți rezerva în funcție de variațiile cererii, durata livrării și posibilitățile de depozitare în siguranță.
5. Conveniți condițiile de înlocuire. Furnizorul trebuie să anunțe înainte de expediere dacă livrează un alt produs, pentru ca bucătarul-șef să poată evalua compoziția, alergenii, cantitatea obținută și prețul.

Nu cumpărați mai mult doar pentru reducere, dacă localul nu va putea folosi produsele în termenul lor de valabilitate sau nu dispune de o capacitate suficientă de răcire. Pentru gestionarea stocurilor, adoptați regula folosirii mai întâi a loturilor utilizabile cu cea mai apropiată dată limită, respectând condițiile de păstrare după deschiderea ambalajului.

Ce trebuie verificat la recepție

Angajatul care recepționează livrarea compară produsul, cantitatea, integritatea ambalajului, termenele și condițiile de transport cu comanda și informațiile însoțitoare. Pentru produsele care necesită refrigerare, verifică temperatura conform cerințelor produsului respectiv și procedurilor localului. Înregistrează neconformitățile constatate înainte ca livrarea să fie folosită în bucătărie.

Trasabilitatea este posibilitatea de a stabili originea unui produs și de a-i urmări circulația. Potrivit articolului 22 din Legea nr. 771/97-ВР, localul trebuie să identifice furnizorii și operatorii economici cărora le livrează produse. Pentru activitatea practică, păstrați legătura dintre documentul de livrare, livrare și marcajul lotului, iar după mutarea produsului într-un recipient de lucru transferați informațiile necesare pe eticheta acestuia.

Pentru produsele de origine animală, articolul 22 stabilește un set special de informații: identificarea produsului și a lotului, cantitatea, date despre furnizor și unitățile de expediere și recepție, numerele de înregistrare relevante și data expedierii. Informațiile se actualizează zilnic și se păstrează până la data limită de consum sau până la expirarea termenului minim de valabilitate; la solicitarea autorității competente, se furnizează fără întârziere.

Pregătiți frigiderele, bucătăria și ambalajele

Proprietarul asigură aplicarea procedurilor bazate pe principiile sistemului de analiză a pericolelor și de control al punctelor critice (HACCP). Acestea trebuie să identifice pericolele, metodele de control, angajații responsabili și acțiunile în cazul abaterilor. Potrivit articolului 21 din Legea nr. 771/97-ВР, schimbările de ingrediente sau procese care pot influența siguranța alimentară impun revizuirea acestor proceduri. Certificarea lor nu este obligatorie. Se permite o abordare simplificată dacă asigură același nivel de protecție a sănătății consumatorilor.

Înainte de lansarea sezonieră, angajatul responsabil inspectează împreună cu bucătarul-șef echipamentele frigorifice, verifică instrumentele de măsurare a temperaturii, amplasarea produselor crude și gata preparate, posibilitatea spălării ustensilelor și accesul la apă potabilă. Pentru fiecare produs și proces, stabiliți regimurile adecvate ținând cont de etichetare, tehnologie și procedurile localului. Nu se poate stabili un singur regim de depozitare pentru întregul meniu.

Articolul 49 din Legea nr. 771/97-ВР impune menținerea unui regim de temperatură care să prevină multiplicarea microorganismelor și formarea toxinelor. Se admite o excepție pe o perioadă limitată, când produsul este pregătit pentru transport, depozitare, vânzare sau servire, doar dacă aceasta nu prezintă un risc pentru sănătatea consumatorilor. Răcirea după preparare și decongelarea trebuie, de asemenea, organizate în siguranță.

Pentru livrare, alegeți ambalaje potrivite preparatului și condițiilor de utilizare. Materialele de ambalare nu trebuie să contamineze alimentele, iar depozitarea și ambalarea trebuie să protejeze produsul — acestea sunt cerințele articolului 50. Cereți furnizorului de ambalaje informații despre destinația și utilizarea permisă a acestora. Responsabilul de livrări organizează transportul în condiții de curățenie și separarea produselor în conformitate cu articolul 44.

Stabiliți procedura de lucru în timpul întreruperilor de curent

Planificați alimentarea de rezervă în funcție de lista echipamentelor necesare pentru funcționarea în siguranță. Proprietarul consultă un specialist pentru a stabili dacă soluția aleasă poate asigura funcționarea frigiderelor, iluminatului, ventilației și a altor echipamente necesare. Bucătarul-șef alcătuiește un meniu restrâns, ținând cont de condițiile disponibile în realitate.

1. Înainte de întrerupere: desemnați persoana responsabilă de frigidere și înregistrări, pregătiți instrumentele de monitorizare a temperaturii și stabiliți un loc posibil pentru mutarea în siguranță a produselor. Asigurați-vă că rezerva de apă potabilă permite operațiunile planificate și menținerea igienei.
2. La începutul întreruperii: angajatul notează ora și valorile temperaturii. Administratorul oprește preluarea comenzilor pentru preparatele pentru care nu mai sunt disponibile condiții adecvate de preparare sau depozitare și informează clienții despre meniul disponibil.
3. În timpul întreruperii: echipa limitează deschiderea frigiderelor și monitorizează condițiile conform planului localului. Produsele se mută numai într-un loc unde poate fi menținut regimul necesar și pot fi păstrate datele de identificare a loturilor.
4. Dacă valorile ies din limitele stabilite: separați produsele respective, marcați interdicția de utilizare și transmiteți responsabilului pentru siguranța alimentară informațiile despre oră, temperatură și loturi.
5. După restabilirea alimentării: persoana responsabilă evaluează înregistrările și starea echipamentelor, stabilește ce se întâmplă cu produsele conform procedurilor localului și autorizează reluarea operațiunilor relevante după restabilirea condițiilor adecvate.

Dacă nu există suficiente informații despre condițiile de depozitare, produsul nu trebuie reintrodus în procesul de preparare până când nu i se stabilește siguranța. Nu folosiți degustarea, mirosul sau reîncălzirea ca unic temei pentru această decizie. Dacă localul nu poate asigura refrigerarea, apa potabilă, spălarea și celelalte condiții de igienă necesare, operațiunile relevante trebuie oprite.

Cum să gestionați stocurile nesigure

Articolul 37 din Legea nr. 771/97-ВР interzice circulația produselor periculoase, improprii consumului și a celor pentru care a fost depășită data «вжити до» („a se consuma până la”) sau a expirat termenul minim de valabilitate. Angajatul le separă de stocurile utilizabile și notează denumirea, lotul, cantitatea și motivul scoaterii din uz. Proprietarul organizează gestionarea ulterioară conform legii. Scoaterea din gestiunea contabilă nu rezolvă, de una singură, problema scoaterii fizice din circuit și a eliminării produselor.

Dacă un produs periculos face parte dintr-un lot sau dintr-o încărcătură, în temeiul alineatului 6 al articolului 37 este interzisă circulația tuturor produselor cu această denumire din lotul sau încărcătura respectivă, până când o evaluare detaliată confirmă siguranța celorlalte produse. Angajatul responsabil trebuie să separe stocurile relevante și să blocheze utilizarea lor.

Dacă există motive să se considere că produsele nu respectă cerințele de siguranță, operatorul de piață — întreprinzătorul sau compania care gestionează localul — începe imediat retragerea lor din circulație și informează în scris autoritatea competentă în cel mult două zile lucrătoare. Dacă operatorul are motive să considere că produsele deja introduse în circulație de acesta pot dăuna sănătății, informează în scris autoritatea competentă atât despre acest lucru, cât și despre măsurile luate pentru prevenirea riscurilor, în cel mult o zi lucrătoare.

Dacă produsele ar fi putut ajunge la consumatori, operatorul îi informează cu privire la motivele retragerii. De asemenea, organizează rechemarea — returnarea de către consumatori a produselor nesigure — dacă alte măsuri nu sunt suficiente pentru atingerea unui nivel acceptabil de protecție a sănătății acestora. Aceste obligații sunt stabilite la articolul 20.

Deșeurile alimentare trebuie îndepărtate din încăperile în care se află produse cât mai repede posibil și păstrate în recipiente închise, în conformitate cu articolul 46. Predarea produselor retrase pentru alte scopuri trebuie să respecte procedura legală; nu includeți transferul automat al resturilor din farfurii în activitatea zilnică a personalului.

Calculați volumul de lucru al echipei și instruiți angajații

Administratorul întocmește programul în funcție de comenzile estimate și de timpul efectiv necesar pentru activități. Includeți în calcul recepția livrărilor, pregătirile, curățenia, ambalarea comenzilor pentru livrare, controlul frigiderelor și închiderea turei. Dacă mai multe operațiuni au loc în același timp, stabiliți cine le va executa sau reprogramați o parte din activități.

Proprietarul stabilește de comun acord cu angajații disponibilitatea acestora și întocmește programul potrivit procedurii prevăzute de legislație, cu respectarea normelor aplicabile privind timpul de muncă și perioadele de odihnă. Înlocuirile sunt aprobate de persoana responsabilă, care asigură și evidența corespunzătoare a timpului lucrat efectiv. Nu lăsați modificările programului doar la înțelegerea verbală dintre colegi.

Înainte de lansarea meniului, organizați instruire practică despre cum găsește angajatul informațiile despre alergeni, recepționează o livrare, înregistrează temperatura și acționează în timpul unei întreruperi de curent. Articolul 48 din Legea nr. 771/97-ВР prevede instruirea personalului în materie de igienă și întocmirea înregistrărilor relevante; periodicitatea este stabilită de operatorul de piață. După instruire, cereți fiecărui angajat să demonstreze ce ar face într-o situație concretă.

Evidența produselor achiziționate și verificarea stocurilor în Torgsoft

Pentru a controla mărfurile și ingredientele achiziționate, deschideți «Склад → Стан складу» („Depozit → Situația stocului”) în Torgsoft. Aici sunt afișate mărfurile recepționate în depozit, cantitatea și costul lor. Selectați centrul de evidență necesar — magazinul sau depozitul din program care corespunde locului de evidență a stocurilor. Dacă există mai multe locații, folosiți «Усі склади» („Toate depozitele”) și «Вибрати склади» („Selectați depozitele”), iar pentru a vedea cantitatea la o anumită dată, folosiți filtrul «Стан на дату» („Situația la data”). Angajatul responsabil compară cantitățile efective cu datele din program și, dacă este necesar, verifică mișcările unui anumit articol.

Înainte de a genera lista de inventariere, dezactivați „Усі склади” și selectați un singur centru de evidență concret. Asigurați-vă că lista se referă la depozitul în care angajații vor număra fizic stocurile. Dacă trebuie să verificați mai multe locuri de depozitare, organizați numărătoarea și documentele separat pentru fiecare.

Înaintea achizițiilor sezoniere, stabiliți niveluri minime ale stocurilor pentru pozițiile necesare și folosiți filtrul «Закінчується товар» („Produse pe terminate”). Stabiliți pragurile ținând cont de cerere, livrări și posibilitățile de depozitare. Pentru verificarea fizică a stocurilor, selectați produsele și folosiți acțiunea «Додати товар в відомість інвентаризації» („Adăugați produsul în lista de inventariere”), apoi deschideți formularul de inventariere. Comparați mai întâi diferențele cu documentele de recepție și ale altor mișcări. Angajații responsabili controlează siguranța alimentelor, termenele după deschiderea ambalajelor și deciziile privind scoaterea din uz conform procedurilor localului.

Ce trebuie să aprobe proprietarul înainte de lansarea completă

La sfârșitul săptămânii de probă, proprietarul și bucătarul-șef decid pentru fiecare noutate dacă o păstrează, o modifică sau o elimină. Decizia trebuie să se bazeze pe vânzările efective, contribuția la acoperirea cheltuielilor, timpul de servire și produsele scoase din gestiune. După aceea, responsabilul de achiziții ajustează următoarea comandă.

• Meniul și canalele de livrare indică denumirile, prețurile, ingredientele și alergenii actuali.
• Cantitățile din stoc sunt reconciliate cu inventarierea fizică, iar originea loturilor poate fi stabilită.
• Pentru preparatele noi sunt definite procese adecvate de preparare și depozitare, iar modificările necesare au fost incluse în procedurile de siguranță alimentară.
• Echipa își cunoaște sarcinile, programul convenit și procedura de acțiune în timpul întreruperilor de curent.
• Sunt stabilite operațiunile și comenzile pe care localul le oprește atunci când nu poate asigura condiții de siguranță.

Acte oficiale pentru organizarea activității localului

• Legea Ucrainei „Cu privire la principiile fundamentale și cerințele privind siguranța și calitatea produselor alimentare” din 23.12.1997 nr. 771/97-ВР: articolele 20–22 — obligațiile operatorului, procedurile HACCP și trasabilitatea; articolul 37 — interzicerea circulației și gestionarea produselor retrase; articolele 41–42, 44–50 — încăperi, transport, echipamente, deșeuri, apă, personal, produse și ambalaje.
• Legea Ucrainei „Cu privire la informațiile destinate consumatorilor privind produsele alimentare” din 06.12.2018 nr. 2639-VIII: articolele 4–6, 8–10 și 15 — exactitatea și disponibilitatea informațiilor, produsele neambalate, vânzarea la distanță, limba și alergenii; anexa nr. 1 — lista substanțelor și produselor care provoacă reacții alergice sau intoleranță; punctul 2 al secțiunii VI — condiția tranzitorie specială pentru perioada legii marțiale și cele șase luni de după încetarea sau anularea acesteia.