O sarcină clară precizează rezultatul, persoana responsabilă, termenul și resursele. Angajatul trebuie să știe când să prezinte un rezultat intermediar și cui să se adreseze dacă apare un obstacol. Verificați îndeplinirea în funcție de rezultatele convenite, nu doar după cât de ocupat a fost angajatul.
După discuție, rugați angajatul să rezume sarcina cu propriile cuvinte. Astfel puteți depista, înainte de începerea lucrului, dacă există interpretări diferite privind termenul sau rezultatul așteptat.
Ce trebuie să conțină o sarcină
- Rezultatul. Precizați lucrarea concretă și ce trebuie predat sau prezentat după finalizarea ei.
- Responsabilul și termenul. Desemnați un angajat sau o echipă și conveniți asupra unui termen rezonabil de finalizare.
- Resursele și autoritatea. Verificați dacă există acces la documentele, echipamentele și persoanele necesare și dacă angajatul poate lua deciziile necesare.
- Comunicarea. Stabiliți când veți analiza rezultatul intermediar și cum trebuie semnalate obstacolele.
Recapitulați ce ați convenit și rugați angajatul să facă același lucru. Discutați întrebările înainte să înceapă lucrul.
Exemplu ipotetic pentru recepționarea unei livrări
„Până la ora 15:00, verifică dacă mărfurile corespund comenzii și pregătește o listă a neconcordanțelor. Tu răspunzi de această livrare; lista comenzii și spațiul pentru verificare sunt disponibile. La ora 14:30, arată-mi ce ai verificat până atunci. Dacă nu ai suficient timp sau ai nevoie de ajutor, anunță-mă imediat.”
Orele, resursele disponibile și metoda de raportare din acest exemplu sunt ipotetice. Magazinul le stabilește în funcție de situația concretă. Exemplul ilustrează structura unei sarcini, nu o procedură obligatorie pentru recepționarea mărfurilor.
Cum să verificați îndeplinirea și să oferiți feedback
La verificarea intermediară, comparați rezultatul efectiv cu cel convenit. Întrebați despre obstacole și clarificați pașii următori. Între verificări, angajatul trebuie să poată pune întrebări.
Descrieți situația concretă, acțiunile observate și efectul lor. De exemplu: „În lista neconcordanțelor lipseau două poziții, așa că a trebuit să verificăm din nou acea parte a livrării. Adaugă aceste poziții și arată-mi lista actualizată.” După discuție, stabiliți următorul pas.
Notați procedurile pentru operațiunile recurente
Dacă echipa efectuează regulat aceeași operațiune, notați pașii într-o instrucțiune de lucru. Documentul poate fi reutilizat. Instrucțiunea ajută la explicarea succesiunii activităților, dar nu înlocuiește o sarcină clară, cu responsabil, rezultat și termen pentru cazul concret.
Controlul notei de recepție în Torgsoft
După verificarea notei de recepție în Torgsoft, puteți seta statusul „Control efectuat”. După setarea acestui status, nota de recepție este blocată pentru editarea cantității și a prețului, precum și pentru ștergerea mărfurilor. Statusul în sine nu verifică documentul în locul angajatului.
Funcția se referă la nota de recepție, nu la gestionarea sarcinilor angajaților. Pentru mai multe detalii despre controlul documentului, consultați materialul „Achizițiile ca sistem de control al banilor: ce trebuie să vadă proprietarul”.
Reveniți la pasul anterior