Pentru a lucra cu un furnizor, pregătiți o descriere clară a produselor și a cantităților, păstrați condițiile convenite și verificați dacă au fost respectate la recepție. Notați diferențele constatate și transmiteți-le furnizorului pentru clarificare.
Asociați corespondența cu o comandă concretă. Păstrați prețurile, înțelegerile și rezultatele verificării livrării împreună cu istoricul achizițiilor. Folosiți aceste înregistrări pentru a urmări calitatea produselor, termenele și fiabilitatea furnizorului.
Formulați o solicitare cu specificațiile produselor
Înainte de a contacta furnizorul, stabiliți ce produse îi trebuie magazinului și în ce cantitate. Menționați dimensiunile, materialul, designul, cerințele de calitate și alte caracteristici relevante pentru achiziție. Includeți doar parametrii care chiar trebuie conveniți.
Dacă solicitați mai multe variante ale unui produs, precizați cantitatea pentru fiecare. În locul unei descrieri generale precum „un lot de tricouri”, menționați modelul, culoarea, materialul și distribuția pe mărimi. Cereți furnizorului o ofertă de preț pentru această listă exactă.
Exemplu de solicitare: „Vă rugăm să ne transmiteți o ofertă pentru 30 de tricouri din bumbac, modelul A, de culoare neagră: câte 10 bucăți în mărimile S, M și L. Indicați prețul pe unitate, disponibilitatea și data posibilă a livrării.”
Notați condițiile convenite după discuție
După discuție, trimiteți furnizorului un rezumat în scris. Enumerați produsele, cantitatea, prețul, condițiile convenite de plată și livrare, precum și termenul de livrare. Cereți-i să confirme rezumatul sau să trimită corecturile necesare.
Pentru mesaj puteți folosi acest model: „Rezum discuția noastră: produse — […], cantitate — […], preț — […], plată — […], livrare — […], termen — […]. Vă rugăm să confirmați aceste condiții sau să indicați ce trebuie modificat.”
Păstrați răspunsul furnizorului împreună cu comanda. Dacă se schimbă condițiile, notați separat ce anume ați convenit din nou. La verificarea ulterioară, consultați aceste înregistrări, prețurile și documentele de livrare.
Comunicați refuzul în mod direct
Dacă ați decis să nu comandați un lot, comunicați clar decizia. De exemplu: „Vă mulțumim pentru ofertă. Nu vom comanda acest lot.” Acest răspuns exprimă direct refuzul.
Înainte să promiteți o achiziție viitoare, verificați dacă veți putea să vă țineți de promisiune. Dacă nu sunteți sigur, nu includeți un astfel de angajament în răspuns. Nu faceți o promisiune doar pentru a îndulci refuzul.
Verificați livrarea și înregistrați diferențele
La recepție, comparați conținutul livrării cu comanda sau cu lista. Verificați produsele și cantitățile primite. Comparați separat cantitățile și prețurile din documente și marcați neconcordanțele.
Să continuăm exemplul cu tricourile. Să presupunem că ați comandat câte 10 bucăți din fiecare mărime și ați primit următorul lot:
| Articol | Comandat | Primit | Diferență |
|---|---|---|---|
| Mărimea S | 10 | 10 | 0 |
| Mărimea M | 10 | 8 | Lipsesc 2 |
| Mărimea L | 10 | 10 | 0 |
| Total | 30 | 28 | Lipsesc 2 |
Toate cifrele din acest exemplu sunt ipotetice. Notați diferența concretă și contactați furnizorul: „Conform comenzii, așteptam 10 tricouri în mărimea M, dar am primit 8. În total, am primit 28 din 30 de bucăți. Vă rugăm să verificați diferența și să ne spuneți cum propuneți să o soluționăm.”
Păstrați răspunsul și acțiunile ulterioare convenite. Înaintea următoarelor achiziții, consultați istoricul: dacă au fost respectate termenele, ce probleme de calitate au apărut, ce diferențe au fost înregistrate și cum a răspuns furnizorul.
Editați în Torgsoft o comandă către furnizor deja creată
Dacă, după clarificarea achiziției, trebuie să modificați o comandă deja creată, în Torgsoft o puteți redeschide și edita.
Folosiți această opțiune pentru a face modificările necesare după discuția cu furnizorul. Înainte de editare, comparați modificările cu rezumatul scris al înțelegerii. După editare, verificați dacă ați introdus exact modificările convenite.
Confirmarea condițiilor de către furnizor și verificarea lotului primit sunt pași separați. Pentru aceste acțiuni, folosiți corespondența, comanda și conținutul efectiv al livrării. Procedura de lucru cu comenzile este descrisă în materialul „Comenzi către furnizori în Torgsoft”.
Reveniți la pasul anterior