Pentru a vă ocupa de o sarcină amânată, stabiliți un rezultat concret și notați următoarea acțiune. Verificați dacă aveți informațiile, competențele și resursele necesare. Dacă munca depinde de răspunsul unui furnizor sau de decizia altui angajat, marcați această dependență în lista de sarcini.
Apoi, planificați timp pentru lucru și stabiliți ce parte îi puteți delega unui angajat. După finalizare, comparați rezultatul cu cel stabilit inițial și revedeți ordinea acțiunilor.
Stabiliți ce anume trebuie să fie gata
Alegeți o sarcină pe care ați amânat-o. Formulați rezultatul astfel încât să poată fi verificat. De exemplu: „Să aprobăm un program al comenzilor care să indice zilele de trimitere a cererilor și angajații responsabili.”
Notați cum veți evalua finalizarea. Pentru un program al comenzilor, acesta poate fi un tabel care indică pentru fiecare furnizor ziua comenzii, ziua livrării și persoana responsabilă. Folosiți această descriere drept criteriu de acceptare a lucrării.
Verificați ce vă împiedică să treceți la acțiune
Aflați dacă aveți informațiile necesare, resurse disponibile și persoane cu competențele potrivite. Numiți obstacolul concret: „Nu se cunosc zilele de livrare” sau „Este necesară aprobarea proprietarului”.
În lista unică de sarcini, marcați activitatea care așteaptă informații suplimentare. Notați alături acțiunea necesară pentru a le obține. De exemplu: „Solicită furnizorului zilele în care primește comenzi și livrează.” Reluați pregătirea programului după ce primiți răspunsul.
Împărțiți munca și stabiliți următorul pas
Împărțiți o sarcină mare în părți mai mici. Începeți fiecare denumire cu un verb: „Solicită”, „Adună”, „Compară”, „Aprobă”. Verificați dacă persoana responsabilă înțelege ce trebuie să facă în continuare.
Pentru pregătirea unui program al comenzilor, puteți nota următorii pași:
- Solicită condițiile și zilele de livrare.
- Adună răspunsurile într-un singur tabel.
- Stabilește zilele comenzilor și persoanele responsabile.
- Verifică executarea după primul ciclu.
Păstrați acești pași într-o singură listă de sarcini. Marcați timpul de lucru într-un singur calendar. Alegeți metoda de ținere a acestor evidențe care vi se potrivește.
Rezervați timp pentru o anumită parte a muncii
Planificați un interval separat de timp. Notați exact ce veți face, de exemplu, veți analiza răspunsurile furnizorilor despre programul livrărilor. Grupați acțiunile asemănătoare în acest interval.
În timpul lucrului concentrat, evitați să verificați notificările și să răspundeți la apeluri scurte. Pentru un program ipotetic al magazinului, puteți stabili cine va răspunde solicitărilor curente în acel interval. Alegeți durata în funcție de pasul selectat; nu stabiliți aceeași durată pentru toate sarcinile.
Delegați unui angajat o parte bine definită
Înainte de delegare, evaluați importanța activității și consecințele transmiterii ei. Alegeți persoana responsabilă ținând cont de cunoștințele, competențele, abilitățile și interesele acesteia.
Explicați ce rezultat veți accepta și cum veți evalua executarea. Stabiliți modalitatea de recompensare. În exemplul cu programul, îi puteți cere unui angajat să adune răspunsurile furnizorilor, iar aprobarea programului să rămână la proprietar.
Exemplu ipotetic: pregătirea unui program al comenzilor
Să presupunem că proprietarul unui magazin amână pregătirea unui program pentru doi furnizori. Mai jos este un exemplu didactic de împărțire a muncii. Toate condițiile și duratele sunt inventate în scop ilustrativ.
| Ce trebuie stabilit | Decizia din exemplu |
|---|---|
| Rezultatul necesar | Un program aprobat, cu zilele comenzilor, ale livrărilor și persoanele responsabile. |
| Obstacol | Lipsesc informațiile despre zilele de livrare. |
| Următoarea acțiune | Angajatul solicită programele de la ambii furnizori. |
| Timp rezervat | După primirea răspunsurilor, proprietarul rezervă 30 de minute pentru a le analiza. |
| Delegare | Angajatul adună informațiile într-un tabel; proprietarul aprobă programul. |
| Reevaluare | După primul ciclu, proprietarul verifică executarea și notează modificările necesare. |
Indicați cantitatea de marfă în comanda Torgsoft
Când, conform programului aprobat, vine momentul să creați o comandă, stabiliți cantitatea necesară pentru fiecare produs. În Torgsoft, la crearea comenzii, aceasta se indică în câmpul „Моє замовлення” (Comanda mea). Acest pas este descris în materialul despre comenzile către furnizori în Torgsoft.
În exemplul prezentat, încredințați introducerea cantităților persoanei desemnate. Folosiți acest pas pentru pregătirea comenzii. Stabiliți separat zilele de livrare, împărțirea responsabilităților și aprobarea programului.
Verificați rezultatul după ciclul de lucru
Comparați ce s-a realizat cu descrierea inițială a rezultatului. În exemplu, verificați dacă programul a fost aprobat și dacă s-a făcut comanda conform acestuia. Evaluați ce a funcționat și ce merită schimbat.
Dacă sarcina a rămas nefinalizată, notați partea concretă nerealizată, obstacolul și următoarea acțiune. Apoi rezervați timp pentru continuare sau delegați partea corespunzătoare persoanei responsabile.
Reveniți la pasul anterior