Cum să evitați penuria de produse: configurarea reaprovizionării automate a depozitului

Pentru configurarea calculului automat al necesarului de marfă, pe baza istoricului vânzărilor și a stocurilor, în programul Torgsoft se folosește o combinație de funcționalitate de bază și opțiuni suplimentare. În special, pentru funcționarea completă a acestui mecanism veți avea nevoie de opțiunile plătite «Calcul automat al stocurilor din depozit» și «Stoc minim și maxim de marfă pentru fiecare dintre depozite».

Acest proces constă din câteva etape logice: analiza istoricului vânzărilor pentru calcularea stocurilor optime, fixarea acestor limite în baza de date și, direct, formarea automată a comenzii către furnizor.

Etapa 1. Calcularea stocurilor minime și maxime pe baza istoricului vânzărilor

Pentru ca programul să calculeze singur câtă marfă trebuie să fie în depozit, mergeți la meniul Depozit — Calcularea stocurilor din depozit. Acest mod vă permite să analizați vânzările anterioare și să stabiliți limite actuale, pentru a evita atât lipsa mărfii, cât și suprastocarea.

Pentru configurarea calculului:

1. Indicați perioada vânzărilor

Alegeți intervalul de timp pentru care programul va analiza vânzările, de exemplu vânzările din luna trecută sau din sezonul analogic al anului trecut.

2. Indicați perioada de livrare (în zile)

Acesta este numărul de zile după care se face de obicei o nouă livrare de marfă de la furnizor. Programul va împărți perioada totală de vânzări în cicluri de livrare.

3. Configurați formula de calcul

Programul conține un editor de formule integrat. În mod implicit, pentru stocul minim se folosește formula <Număr de vânzări> / <Număr de cicluri de livrare>. O puteți modifica, adăugând operatori matematici (+, -, *, /) și alte variabile din tabel.

4. Calculați stocul maxim

Dacă aveți creată caracteristica dinamică «Stoc maxim de marfă», în acest mod va deveni disponibilă fila «Calcularea stocului maxim». Aici puteți, de asemenea, să setați o formulă, de exemplu: <Număr de vânzări> + <Cantitate minimă calculată>.

5. Luarea în considerare a factorilor suplimentari

Puteți activa comutatorul «Nu lua în calcul vânzările cu reducere de produs și promoție», dacă astfel de vânzări au fost atipice și nu trebuie să influențeze stocurile regulate. De asemenea, puteți seta un minim fix, de exemplu, pe vitrină trebuie să existe întotdeauna cel puțin 2 unități, indiferent de rezultatul calculului.

6. Salvarea limitelor

După apăsarea butonului «Actualizează», programul va completa coloanele «Cantitate minimă calculată» și «Cantitate maximă calculată». Selectați produsele necesare și apăsați butonul Salvează. Aceste valori vor fi scrise automat în fișele produselor ca noi limite pentru comenzi.

Etapa 2. Formarea automată a comenzii către furnizor

Când programul «știe» stocurile minime optime, puteți genera automat comenzi pentru cantitatea de marfă care lipsește.

Pentru aceasta se folosește modul Document — Formarea comenzii către furnizor.

1. Filtrarea mărfii

Deschideți fereastra de formare și folosiți filtrele. Alegeți statutul «Marfa se termină» (aceasta este marfa al cărei stoc curent este mai mic sau egal cu stocul minim stabilit) sau «Marfa care trebuie comandată» (acestea sunt produsele cu stoc zero sau negativ plus cele care se termină).

2. Calcularea necesarului

Acordați atenție coloanei «Trebuie comandat». Programul calculează automat această valoare ca diferență dintre stocul minim stabilit și stocul real din depozit. Dacă faceți comanda pentru mai multe magazine simultan, programul va însuma necesarul tuturor punctelor comerciale selectate.

3. Completarea comenzii

În coloana «Comanda mea» indicați cantitatea finală de achiziționat. Pentru a nu introduce cifrele manual, selectați produsele (combinația CTRL+X pentru selecția pe mai multe rânduri) și alegeți acțiunea din meniu: Acțiuni — Setează cantitatea — Comanda mea — Trebuie comandat.

4. Alegerea furnizorului

În blocul «Metoda de determinare a parametrilor de livrare», programul vă va sugera de la cine este mai bine să comandați marfa. Puteți alege «Ultima livrare» (programul va prelua furnizorul și prețul de la ultima achiziție a acestui produs) sau «Livrare cu preț minim» (programul va găsi cel mai avantajos preț pentru perioada indicată de dvs.).

5. Crearea documentelor

Apăsați butonul «Formează» în colțul din dreapta sus. Programul va împărți automat produsele și va crea fișiere separate de comandă (în Excel sau RTF) pentru fiecare furnizor.

6. Control în Torgsoft

Pentru a urmări statutul comenzii chiar în program, apăsați butonul «Salvează comanda». Aceasta va fi mutată în meniul «Document — Comenzi către furnizor», unde veți putea controla termenele de livrare și, printr-un singur clic, veți putea recepționa automat marfa atunci când aceasta ajunge efectiv în depozit.