Cum să deschizi un magazin nou în Torgsoft: solduri, prețuri, drepturi de acces și PCM

Dacă noul magazin va funcționa într-o bază de date unică Torgsoft, nu este necesar să transferați nomenclatorul de produse între baze. În program se creează un nou centru de evidență, se configurează utilizatorii și prețurile, iar stocurile efective se transferă prin documentul «Transfer intern» sau se distribuie din factura de intrare.

Această abordare păstrează un nomenclator comun de produse și îi oferă proprietarului date actualizate despre stocuri, vânzări și finanțele tuturor punctelor comerciale. În același timp, fiecare magazin poate avea propria casă, propriii angajați, drepturi de acces și, dacă este necesar, prețuri separate.

Această instrucțiune se referă la un magazin nou care va funcționa într-o bază de date unică. Dacă se creează o bază de date Torgsoft separată și goală, este necesară o altă procedură: transferul datelor principale sau importul stocurilor inițiale din Excel.

Ce versiune Torgsoft este necesară pentru un magazin nou

Versiunea programului se stabilește nu doar în funcție de numărul de calculatoare, ci și de locul în care acestea se află și de modul în care angajații se vor conecta la baza de date.

Înainte de deschiderea punctului comercial, este recomandat să stabiliți configurația împreună cu un specialist Torgsoft. Poate fi necesară trecerea la o altă versiune sau adăugarea unui post de lucru suplimentar. Comparația actuală este disponibilă pe pagina cu licențele Torgsoft.

Pasul 1. Creați un nou centru de evidență

Deschideți «Setări → Rețea comercială» și adăugați un nou centru de evidență. Completați denumirea magazinului, adresa, numărul de telefon, tipul de comerț și alte date care vor fi utilizate în documente.

Pentru efectuarea vânzărilor, creați o casă pentru noul magazin. Un cont bancar separat este necesar doar dacă punctul comercial îl va utiliza efectiv pentru operațiuni bancare. Nu este obligatoriu să creați un cont separat pentru fiecare centru de evidență.

Înainte de începerea vânzărilor, verificați denumirea și adresa centrului de evidență. Acestea trebuie să corespundă punctului comercial real. Acest lucru este important pentru documentele interne, configurarea postului de lucru și bonurile fiscale.

Pasul 2. Creați utilizatori și delimitați drepturile de acces

Pentru vânzătorul sau administratorul noului magazin, creați un utilizator separat. Specificați centrul său de evidență curent, casa și rolul.

Angajatul trebuie să poată vedea și modifica doar datele necesare pentru activitatea sa. Pentru un vânzător este recomandat:

• să interziceți comutarea între centrele de evidență dacă aceasta nu este necesară;

• să activați «Restricționarea accesului la centrele de evidență» și să permiteți accesul doar la magazinul în care lucrează;

• să limitați accesul la casele și conturile bancare ale altor puncte comerciale;

• să interziceți modificarea prețului din lista de prețuri și a prețului de vânzare dacă aceasta nu intră în atribuțiile angajatului;

• să ascundeți prețurile de achiziție și datele financiare sintetice dacă acestea nu sunt necesare;

• să limitați centrele de evidență care pot fi selectate ca destinatari ai unui transfer intern.

Cum să afișați stocurile altor magazine fără drept de vânzare

Vânzătorul poate vedea disponibilitatea produselor în alte puncte comerciale fără a avea acces la operațiunile acestora.

1. Activați pentru utilizator «Restricționarea accesului la centrele de evidență».

2. Lăsați disponibil doar magazinul în care lucrează.

3. În parametrul de vizualizare a stării depozitului, selectați «Permis pentru cele selectate».

4. Prin «Permisă vizualizarea stării depozitelor», selectați magazinele ale căror stocuri pot fi vizualizate.

5. Nu acordați utilizatorului dreptul de a comuta la aceste centre de evidență.

Astfel, vânzătorul îi va putea spune clientului în ce magazin este disponibil produsul necesar, dar va putea efectua vânzarea doar din propriul punct comercial.

Pasul 3. Stabiliți regulile de formare a prețurilor

Configurarea prețurilor trebuie finalizată înainte de primul transfer în masă al mărfurilor. Mai întâi, stabiliți dacă rețeaua va utiliza o listă unică de prețuri sau dacă noul magazin va avea propriile prețuri.

Aceleași prețuri în toate magazinele

Deschideți «Setări → Parametri → Rețea comercială» și:

1. Selectați centrul de evidență principal ale cărui prețuri vor fi utilizate ca prețuri de bază.

2. Activați «Menținerea acelorași prețuri în toate punctele comerciale».

3. În fișa noului centru de evidență, activați «Permite sincronizarea prețurilor cu centrul».

După aceasta, modificarea prețului în centrul de evidență principal va fi aplicată centrelor de evidență pentru care sincronizarea este permisă.

Este recomandat să specificați explicit centrul de evidență principal. Dacă acesta nu este definit, un alt centru de evidență poate deveni sursa modificării prețului.

Prețuri proprii pentru noul magazin

Dacă noul punct comercial trebuie să aibă propria listă de prețuri, dezactivați «Permite sincronizarea prețurilor cu centrul» doar în fișa acestuia. Regula generală privind aceleași prețuri pentru restul rețelei nu trebuie modificată.

Dacă diferite grupuri de magazine lucrează permanent cu liste de prețuri diferite, pot fi configurate prețuri regionale.

Ce preț se utilizează în timpul transferului intern

În fișa centrului de evidență există parametrul «Formarea prețului la transferul intern al mărfii către acest centru de evidență». Acesta stabilește ce se va întâmpla cu prețul produsului la punctul destinatar.

Înainte de transferul în masă, verificați regula selectată pe câteva produse: unul nou pentru magazin, unul deja existent și un produs cu un preț angro separat.

Pasul 4. Transferați stocurile inițiale

Într-o bază de date unică, fișele produselor sunt deja disponibile pentru noul centru de evidență. Trebuie înregistrată doar mișcarea efectivă a cantităților.

Transfer intern din depozit sau din alt magazin

Creați documentul «Transfer intern», selectați noul magazin ca destinatar și adăugați produsele.

Dacă produsele nu sunt livrate fizic imediat, activați modul «Marfă în tranzit». După sosire, angajatul magazinului verifică documentul, înregistrează diferențele și recepționează marfa.

Mai întâi, creați un transfer de test cu 5–10 poziții diferite. Verificați:

• scăderea cantității de la expeditor;

• intrarea cantității în noul magazin;

• prețurile cu amănuntul și angro;

• comportamentul prețului pentru un produs nou și pentru unul deja existent;

• dreptul angajatului de a verifica și recepționa documentul.

Distribuirea mărfii direct din recepție

Dacă marfa de la furnizor este recepționată mai întâi în depozitul central, în factura de intrare puteți utiliza acțiunea «Distribuie marfa pe puncte» și puteți indica cantitatea pentru fiecare magazin.

Tipul documentelor create este stabilit în setările formularului. În mod implicit, programul creează transferuri interne. De asemenea, poate fi configurată crearea unor facturi de intrare separate, însă aceasta reprezintă o altă schemă de evidență.

Pentru transferul obișnuit al mărfurilor în cadrul aceleiași companii, este recomandată utilizarea transferurilor interne.

Pasul 5. Configurați РCM și echipamentele

Dacă în noul magazin vor fi efectuate operațiuni de decontare, unitatea comercială trebuie luată în evidență la autoritatea fiscală prin formularul nr. 20-OPP și trebuie înregistrat pentru aceasta un CM sau РCM.

Denumirea și adresa unității comerciale sunt elemente obligatorii ale bonului fiscal. Datele din cererea de înregistrare a РCM trebuie să corespundă informațiilor din formularul nr. 20-OPP.

Un РCM înregistrat pentru un alt punct comercial nu trebuie utilizat la o adresă nouă fără înregistrarea sau reînregistrarea corespunzătoare.

După efectuarea procedurilor de înregistrare, suportul tehnic Torgsoft vă ajută să adăugați РCM în program și să configurați postul de lucru. Scannerul de coduri de bare, imprimanta de bonuri, terminalul bancar, cântarul și alte echipamente sunt conectate și verificate separat.

Ce trebuie verificat înainte de deschiderea magazinului

Înainte de începerea activității, asigurați-vă că:

• centrul de evidență are denumirea, adresa și tipul de comerț corecte;

• casa aparține noului magazin;

• fiecare angajat se autentifică folosind propriul cont de utilizator;

• vânzătorul nu poate efectua o vânzare dintr-un alt centru de evidență;

• vizualizarea stocurilor altor puncte nu oferă acces la operațiunile acestora;

• au fost stabilite centrul principal și regula de modificare a prețurilor;

• a fost selectată regula corectă de formare a prețului pentru transferul intern;

• transferul de test a modificat corect cantitățile și prețurile;

• РCM generează un bon cu datele corecte ale unității comerciale;

• scannerul, imprimanta, terminalul și cântarul au fost verificate la postul de lucru;

• a fost creată o copie de rezervă actualizată a bazei de date.

Întrebări frecvente