Cum se transferă nomenclatura, soldurile și prețurile în noua bază de date Torgsoft

Transferul într-o bază de date nouă Torgsoft este necesar doar atunci când se creează o bază de date separată și goală. Pentru o bază de date Torgsoft existentă se utilizează transferul standard al datelor principale. Pentru transferul selectiv, curățarea catalogului sau trecerea de la un alt program — importul stocurilor inițiale din Excel.

Dacă un magazin nou este adăugat la o bază de date unică deja existentă, nu este necesar să transferați nomenclatorul prin fișiere. Se creează un nou centru de evidență, iar cantitatea de marfă se transferă prin documentul «Transfer intern».

Dacă trebuie să mutați aceeași bază de date pe un alt calculator împreună cu întregul istoric, utilizatorii și setările, metodele descrise mai jos nu sunt potrivite. Pentru aceasta, utilizați instrucțiunea separată privind transferul Torgsoft pe un alt calculator.

Mai întâi, stabiliți scenariul corect

Ce trebuie făcut înainte de transfer

Efectuați prima încărcare nu în baza de date de lucru, ci într-o copie de test.

Înainte de a începe, pregătiți:

• o copie de rezervă actualizată a bazei de date sursă;

• o copie de rezervă a bazei de date destinație goale;

• un dosar separat pentru toate fișierele de transfer;

• indicatori de control: numărul fișelor de produse, cantitatea totală și valoarea stocurilor, numărul de clienți;

• lista datelor care trebuie transferate și a celor care trebuie lăsate în mod intenționat în baza de date veche.

Înainte de încărcarea finală, opriți modificările în baza de date sursă sau fixați momentul exact al generării fișierelor. În caz contrar, vânzările, recepțiile sau modificările de preț efectuate ulterior nu vor ajunge în baza de date nouă.

Această metodă se utilizează atunci când sursa este o bază de date Torgsoft existentă, iar destinația — o bază de date nouă și goală. Aceasta nu transferă întregul istoric al documentelor de stoc și financiare.

Pasul 1. Transferați structura tipurilor de produse

În baza de date veche, deschideți «Gestiunea mărfurilor → Tip produs → Salvează». În baza de date nouă, încărcați fișierul prin «Gestiunea mărfurilor → Tip produs → Deschide».

Acest pas reproduce arborele categoriilor de produse înainte de încărcarea fișelor și a stocurilor.

Dacă baza de date nouă are deja propriul nomenclator, verificați mai întâi structura într-o copie de test pentru a evita duplicatele sau o ierarhie incorectă.

Pasul 2. Dacă este necesar, transferați fișele cu stoc zero

Fișierul cu datele principale transferă starea actuală a stocului. Dacă trebuie să păstrați fișele produselor fără stoc sau serviciile, deschideți «Gestiunea mărfurilor → Lista completă a produselor și serviciilor», selectați pozițiile necesare și salvați-le cu butonul standard «Salvează». În baza de date nouă, deschideți acest fișier cu butonul «Deschide».

Nu transferați automat întregul catalog istoric dacă unele poziții nu mai sunt utilizate. Transferul selectiv reduce numărul fișelor neactuale și simplifică ulterior căutarea produselor.

Pasul 3. Generați fișierul cu datele principale

În baza de date sursă, deschideți «Fișier → Transferul datelor principale într-o bază de date nouă → Salvează».

Torgsoft va genera un fișier cu extensia .dm0, care conține:

• starea actuală a stocului;

• clienții;

• reducerile;

• politica de reduceri.

În timpul salvării, programul va propune alegerea prețului de achiziție pentru stocurile inițiale:

• «Da» — să se utilizeze ultimul preț de achiziție al produsului;

• «Nu» — să se utilizeze costul;

• «Anulare» — să se oprească generarea fișierului.

Ultimul preț de achiziție și costul calculat pot fi diferite. Opțiunea selectată va influența evaluarea stocurilor inițiale, de aceea trebuie convenită cu persoana responsabilă de evidența mărfurilor și cea financiară.

Pasul 4. Încărcați fișierul .dm0 în baza de date nouă

În baza de date goală, deschideți «Fișier → Transferul datelor principale într-o bază de date nouă → Deschide».

Înainte de încărcare, stabiliți modul în care Torgsoft va căuta produsul deja existent:

• după denumire;

• după codul de bare;

• după codul de bare al producătorului;

• după codul de bare propriu.

Pentru pozițiile pe care programul nu le-a găsit, puteți alege una dintre acțiuni: adăugarea produsului în nomenclator sau includerea acestuia în lista produselor negăsite.

Pentru prima verificare, este mai sigur să generați o listă a produselor negăsite. Astfel puteți corecta diferențele dintre denumiri și codurile de bare înainte de crearea în masă a unor fișe noi.

Pasul 5. Transferați prețurile de vânzare și de achiziție

Deschideți «Fișier → Prețuri produse» în baza de date veche și salvați separat prețurile de vânzare și de achiziție. Apoi deschideți fișierele corespunzătoare în baza de date nouă.

Nu considerați transferul cantității drept o verificare a tuturor prețurilor. După încărcare, comparați separat prețurile cu amănuntul, angro și de achiziție pentru produsele cu reguli diferite de formare a prețurilor.

Pasul 6. Transferați sumele acumulate ale cumpărăturilor clienților

Dacă reducerea cumulativă depinde de suma totală a cumpărăturilor, în baza de date veche deschideți «Fișier → Sumele cumpărăturilor clienților → Salvează». Programul va genera un fișier cu extensia .cl8.

În baza de date nouă, deschideți-l prin «Fișier → Sumele cumpărăturilor clienților → Deschide».

Valoarea va fi înscrisă în câmpul «Suma inițială pentru reducere» din fișa clientului. Dacă acest câmp conține deja date, acestea vor fi înlocuite.

Este recomandat să încărcați fișierul cu sumele cumpărăturilor înainte de începerea noilor vânzări. Dacă clienții au efectuat deja cumpărături în baza de date nouă, înlocuirea sumei inițiale poate denatura acumularea. În acest caz, este necesară o verificare separată.

Ordinea recomandată de încărcare

1. Nomenclatorul tipurilor de produse.

2. Fișele produselor cu stoc zero și serviciile, dacă sunt necesare.

3. Fișierul cu datele principale .dm0.

4. Prețurile de vânzare și de achiziție.

5. Sumele cumpărăturilor clienților .cl8.

6. Verificarea de control a stocului, clienților, prețurilor și reducerilor.

Excel este recomandat atunci când trebuie:

• să transferați doar produsele actuale;

• să curățați catalogul;

• să treceți de la un alt program de evidență;

• să încărcați date pentru care nu există un fișier standard Torgsoft.

Un astfel de import creează starea inițială a evidenței. Acesta nu reproduce istoricul vânzărilor, retururilor, plăților și altor documente.

Pasul 1. Stabiliți criteriile de căutare a produselor

Înainte de pregătirea tabelului, stabiliți modul în care Torgsoft va diferenția o fișă existentă de un produs nou.

Cele mai fiabile criterii sunt, de regulă:

• codul de bare al producătorului;

• codul de bare propriu;

• articolul;

• o combinație de mai multe câmpuri.

Denumirea nu trebuie utilizată drept singur criteriu dacă în diferite surse diferă abrevierile, ordinea caracteristicilor, spațiile sau limba de scriere.

Pasul 2. Pregătiți fișierul Excel

Includeți în tabel doar coloanele necesare pentru crearea sau identificarea produsului și formarea stocului inițial:

• denumirea produsului;

• tipul produsului;

• codul de bare;

• articolul;

• cantitatea;

• prețul de achiziție sau evaluarea convenită a stocului inițial;

• prețul cu amănuntul;

• prețul angro, dacă este utilizat;

• caracteristicile necesare pentru identificarea corectă a produsului.

Dacă sursa este Torgsoft, datele pot fi pregătite din starea depozitului: selectați centrul de evidență necesar, configurați coloanele vizibile, filtrați produsele și efectuați exportul în Excel.

Pentru un început curat al evidenței, de regulă se transferă stocurile pozitive. Pozițiile cu stoc zero se adaugă separat doar dacă este necesar.

Stocurile negative trebuie verificate mai întâi în sistemul vechi. Transferarea acestora nu elimină cauza erorii de evidență.

Pasul 3. Creați documentul cu stocurile inițiale

În baza de date nouă, deschideți «Document → Recepția mărfii», creați un document nou și activați «Stocuri inițiale».

În acest mod, câmpul furnizorului este blocat, deoarece documentul înregistrează marfa la momentul începerii evidenței, nu o livrare nouă.

În formularul de recepție, apăsați «Import» și selectați fișierul Excel pregătit.

Pasul 4. Asociați coloanele și configurați căutarea

În formularul de import, asociați coloanele Excel cu câmpurile Torgsoft:

• denumire;

• cod de bare;

• articol;

• tip produs;

• cantitate;

• preț de achiziție;

• prețuri cu amănuntul și angro.

Apoi stabiliți parametrii de căutare a produselor și ordinea acestora.

Activați opțiunea «Adaugă produs nou în nomenclator» doar după efectuarea unui import de test. Dacă setările de căutare nu găsesc fișa existentă, programul va crea una nouă. Astfel apar duplicatele în nomenclator.

Pasul 5. Efectuați un test cu diferite tipuri de produse

Importați 10–20 de poziții care verifică diferite scenarii:

• un produs cu codul de bare al producătorului;

• un produs cu cod de bare propriu;

• un produs cu articol;

• o poziție cu culoare, mărime sau alte caracteristici;

• un produs cu prețuri cu amănuntul și angro;

• o poziție nouă care încă nu există în nomenclator;

• o poziție existentă care nu trebuie duplicată.

După verificare, ștergeți documentul de test sau restaurați baza de date de test la starea inițială. Corectați setările de import și abia apoi încărcați fișierul complet.

Cum să verificați rezultatul transferului

Verificarea trebuie să includă mai mult decât numărul de rânduri. Verificați:

• numărul fișelor active de produse;

• cantitatea totală de marfă;

• valoarea stocurilor la prețurile de achiziție sau la cost;

• prețurile cu amănuntul, angro și de achiziție;

• tipurile de produse, producătorii și caracteristicile;

• codurile de bare și articolele;

• numărul de clienți;

• sumele inițiale pentru reducerile cumulative;

• prezența fișelor necesare cu stoc zero;

• absența duplicatelor.

După verificare, efectuați o vânzare de test. Asigurați-vă că:

• produsul este găsit după codul de bare;

• prețul este aplicat corect;

• cantitatea este scăzută din centrul de evidență corect;

• reducerea clientului este calculată conform așteptărilor.

Nu ștergeți baza de date veche. Păstrați baza de date sursă, fișierele de transfer și copiile de rezervă până la finalizarea verificării complete și a perioadei de control în baza de date nouă.

Ce nu se transferă automat prin aceste metode

Fișierul standard cu datele principale și importul din Excel nu reprezintă o copie completă a sistemului.

Acestea nu sunt destinate transferului automat al:

• întregului istoric al documentelor de stoc;

• întregului istoric al operațiunilor financiare;

• setărilor posturilor de lucru;

• echipamentelor;

• РCM;

• serviciilor programului;

• licenței.

Dacă trebuie să păstrați întregul sistem fără a modifica logica evidenței, efectuați transferul complet al Torgsoft pe un alt calculator.

Dacă este necesar istoricul dintr-un alt program, posibilitatea migrării este evaluată separat în funcție de structura datelor sursă.

Întrebări frecvente