Prețuri de achiziție în Torgsoft: cum să înregistrați corect bunurile, să modificați prețurile și să evitați greșelile

Lucrul cu prețurile de achiziție în programul Torgsoft este una dintre etapele-cheie ale evidenței. Tocmai de corectitudinea înregistrării prețului de achiziție depind precizia costului, rentabilitatea și rezultatul financiar al întreprinderii.

În practică, majoritatea problemelor legate de profit, stocuri denaturate sau sume incorecte în rapoarte apar nu din cauza unei “erori a programului”, ci din cauza recepției incorecte a mărfii, a setărilor incorecte ale facturii de intrare sau a modificărilor retroactive fără recalcularea ulterioară a costului.

În acest articol vom analiza:

• cum să înregistrați corect prețurile de achiziție;

• cum să le modificați fără a afecta evidența;

• ce greșeli apar cel mai des;

• prin ce diferă prețul de achiziție de cost;

• ce trebuie făcut în situații complicate și mai puțin evidente.

1. Cum se înregistrează prețul de achiziție în Torgsoft

Prețul de achiziție se înregistrează în momentul creării facturii de intrare în modul «Document» — «Recepția mărfii».

Anume în această etapă programul memorează:

• la ce preț a intrat marfa;

• în ce valută a fost achiziționată;

• dacă se ia în calcul TVA-ul;

• ce preț de vânzare cu amănuntul se stabilește.

Introducere manuală

Dacă adăugați un produs nou sau existent în factură, prețul furnizorului trebuie indicat în fișa produsului, în secțiunea "Achiziția mărfii", în câmpul «Preț în UAH».

Dacă achiziția se face în valută străină, prețul trebuie introdus în fișa produsului, în secțiunea "Achiziția mărfii", în câmpul «Preț în valută». În acest caz, Torgsoft îl va recalcula automat în moneda națională, conform cursului indicat în parametrii facturii de intrare.

Acest lucru este important, deoarece introducerea manuală a prețului în grivne la o achiziție în valută duce adesea la erori în cost și în decontările cu furnizorul.

Preluarea automată a prețurilor: «Caută prețuri»

Pentru a nu introduce manual prețurile de achiziție la fiecare nouă recepție a unui produs deja existent, puteți activa comutatorul «Caută prețuri» în fișa produsului.

În acest mod, programul automat:

• găsește ultimul preț de achiziție;

• completează ultimul preț de vânzare cu amănuntul;

• simplifică lucrul la livrările regulate ale mărfurilor deja introduse în bază.

Acest lucru reduce numărul erorilor manuale și accelerează recepția mărfii.

Import din Excel

Dacă furnizorul oferă o factură electronică, aceasta poate fi încărcată prin modul «Importul mărfurilor».

Pentru o încărcare corectă, este necesar:

• să verificați în ce valută sunt indicate prețurile de achiziție în fișierul Excel de la furnizor,

• să creați factura de intrare în Torgsoft cu indicarea valutei corecte de achiziție a mărfii,

• dacă prețurile de achiziție din fișierul Excel al furnizorului sunt în grivne, atunci în parametrii de import ai mărfii coloana cu prețul de achiziție trebuie asociată cu câmpul "Preț de achiziție" și apoi trebuie efectuat importul mărfii,

• dacă prețurile de achiziție din fișierul Excel al furnizorului sunt în altă valută (nu în cea națională), atunci în parametrii de import ai mărfii coloana cu prețul de achiziție trebuie asociată cu câmpul "Preț de achiziție în valută" și apoi trebuie efectuat importul mărfii.

O setare utilă în parametrii de import ai mărfii este «În lipsa prețului de achiziție, preia ultimul preț de achiziție al furnizorului». Aceasta ajută dacă în fișierul de import prețurile de achiziție nu sunt completate sau lipsesc parțial pentru unele produse.

Particularitățile accesului personalului la prețurile de achiziție

În multe companii, proprietarul nu dorește ca vânzătorii să vadă prețurile de achiziție. Pentru aceasta, în setările utilizatorului trebuie debifată opțiunea «Este permisă vizualizarea prețurilor de achiziție».

Într-o astfel de situație, este important să înțelegeți logica programului:

• dacă vânzătorul recepționează un produs introdus anterior;

• și nu are dreptul să vadă prețul de achiziție;

• programul nu va prelua automat prețul vechi;

• în schimb, va completa 0,00 UAH.

Aceasta nu este o defecțiune. Este un mecanism de protecție, astfel încât angajatul fără drepturi de acces să nu vadă prețul real de achiziție.

Scenariul tipic de lucru într-un asemenea caz este următorul:

1. vânzătorul introduce cantitatea efectivă de marfă primită de la furnizor;

2. proprietarul, gestionar-ul sau alt angajat cu drepturile necesare de acces (deschiderea facturii de intrare pentru editare, completarea prețurilor de achiziție în fișa produsului) deschide ulterior factura pentru editare;

3. introduce prețurile corecte de achiziție pentru produsele din factură.

2. Greșeli tipice la recepția mărfii

Suma recepției nu corespunde cu factura furnizorului

Una dintre cele mai frecvente plângeri: utilizatorul introduce un preț de achiziție, dar în factură vede altul, de regulă mai mare.

Cea mai frecventă cauză este că în parametrii facturii de intrare a fost activat din greșeală parametrul «Adaugă TVA la prețul de achiziție al mărfii». Dacă bifa "Adaugă TVA..." este activată, programul nu doar mărește costul, ci poate calcula și prețul de vânzare cu amănuntul (adaosul) pornind de la valoarea de achiziție cu TVA inclus. Acest lucru poate duce la situația în care etichetele de preț de pe raft au un preț, iar în Torgsoft vânzarea se efectuează la prețuri majorate.

Ce se întâmplă mai departe:

• dacă prețul furnizorului include deja TVA;

• iar acest parametru este activat în setările facturii de intrare;

• programul, de fapt, adaugă încă o dată TVA la prețul de achiziție introdus de utilizator;

• ca rezultat, prețul de achiziție crește artificial.

Acest lucru duce la calcularea dublă a TVA-ului și denaturează:

• suma facturii;

• costul;

• rentabilitatea;

• profitul viitor.

Codul de bare a ajuns accidental în câmpul de preț

Aceasta este una dintre cele mai periculoase greșeli, care apare din cauza factorului uman.

Scenariul arată astfel:

• cursorul se află în câmpul «Preț de achiziție» sau «Preț de vânzare cu amănuntul»;

• utilizatorul scanează codul de bare al produsului;

• în loc de căutarea produsului, codul din 13 cifre se înscrie în câmpul prețului de achiziție / de vânzare.

Ca rezultat, produsul poate primi un preț anormal, de 13 cifre.

Consecințe:

• eroare la recalcularea costului sau la închiderea perioadei, dacă numărul din 13 cifre a fost introdus ca preț de achiziție.

• profit incorect, dacă numărul din 13 cifre a fost introdus ca preț de vânzare.

Într-o astfel de situație, trebuie:

1. să găsiți produsul cu prețul greșit;

2. să corectați prețul la valoarea corectă;

3. să efectuați recalcularea costului, dacă a fost indicat un preț de achiziție incorect.

Prețul vechi nu se preia din cauza schimbării valutei

O altă situație tipică: anterior marfa a fost recepționată în grivne, iar noua factură de intrare este creată, de exemplu, în dolari sau în altă valută.

În acest caz, Torgsoft nu va prelua prețul vechi, deoarece acesta a fost înregistrat în altă valută. Câmpul va rămâne gol, iar acest lucru este normal din punctul de vedere al logicii programului, deoarece în noua valută acest produs nu a mai fost niciodată recepționat.

Erori apar și dacă în antetul documentului este indicat accidental cursul valutar 1. Atunci calculul prețului devine incorect, iar costul și sumele din factură nu mai corespund realității.

3. Cum se modifică sau se corectează corect prețurile de achiziție

Uneori prețul din factură este deja înregistrat, dar se constată că:

• furnizorul a schimbat condițiile retroactiv;

• a fost făcută o greșeală la introducere.

În astfel de cazuri, este important să nu “rescrieți datele la întâmplare”, ci să folosiți mecanismele standard ale programului.

Metoda 1: Corectarea unei facturi închise

Dacă factura a fost deja pusă în aplicare, folosiți modul «Document» — «Corectarea prețurilor de achiziție».

Ordinea acțiunilor:

1. selectați factura necesară;

2. apăsați «Setează prețul de achiziție»;

3. indicați noul preț de achiziție și apăsați «Salvează».

După aceasta, este obligatoriu să efectuați recalcularea costului prin Acțiune -> Recalculează costul.

Metoda 2: Modificare în masă prin «Analiza stocurilor de marfă»

Dacă trebuie să reevaluați stocurile de marfă, inclusiv de la un anumit furnizor, folosiți «Analiză» — «Analiza stocurilor de marfă».

Apoi:

1. Selectați furnizorul și valuta de achiziție în filtrele corespunzătoare.

2. Setați centrul de evidență pentru care va avea loc reevaluarea prețurilor de achiziție.

3. Bifați câmpul "Grupează după prețul furnizorului".

4. Alegeți în câmpul "Prețul furnizorului se ia ca" valoarea corespunzătoare.

5. Dacă este necesar, folosiți Filtrul după produs pentru a selecta o anumită categorie de produse.

6. Apăsați butonul "Actualizează".

7. Selectați produsele necesare sau toate produsele filtrate pentru care se va face reevaluarea.

8. Apăsați butonul "Schimbarea prețului sau cursului de achiziție al mărfii".

9. Setați valorile necesare în câmpurile "Ce să faci", "Cum să modifici", "Valoare", "Rotunjire" în formularul deschis.

10. Dacă este necesar, dezactivați comutatorul din câmpul "Modifică prețul de vânzare al produsului".

11. Apăsați butonul "Aplică" pentru a aplica reevaluarea prețurilor de achiziție.

În acest caz, programul efectuează automat două acțiuni:

• creează o factură de retur către furnizor la prețul vechi;

• creează imediat o nouă factură de intrare cu noul preț de achiziție.

Aceasta este una dintre cele mai corecte metode pentru evidența pe loturi, deoarece istoricul modificării prețului se păstrează corect, iar stocurile nu se “strică”.

Metoda 3: Editarea unei facturi deschise

Dacă factura încă nu este închisă și nu are statusul «Control efectuat», modificările pot fi făcute direct.

Pentru aceasta este necesar:

1. să intrați în «Registrul facturilor de intrare»;

2. să selectați factura necesară;

3. să apăsați «Conținutul facturii»;

4. să editați fișa produsului, inclusiv să setați noul preț de achiziție.

Această metodă este potrivită doar pentru documente deschise, atunci când sunteți sigur că marfa din această livrare încă nu a fost vândută. Dacă factura este deja închisă sau marfa din acest lot de livrare a fost deja vândută, atunci este mai bine să folosiți mecanismele standard de corectare, și nu să editați datele manual.

4. Nu confundați «Prețul de achiziție» și «Costul»

Aceasta este una dintre diferențele de bază, dar foarte importante, în Torgsoft.

Prețul de achiziție (Prețul furnizorului)

Acesta este prețul pe care îl plătiți direct furnizorului pentru marfa propriu-zisă.

Anume acest preț:

• formează datoria față de partener;

• este folosit la recepție;

• este baza pentru calculele ulterioare.

Costul (Prețul contabil)

Acesta nu este doar prețul furnizorului. Este o noțiune mai largă. În funcție de metoda de calcul al costului aleasă în formularul "Parametri" - fila "Evidență", el poate fi egal cu ultimul preț de achiziție sau cu valoarea medie a prețurilor de achiziție pentru stocurile de marfă pe loturi de livrare.

În cost pot fi incluse și valorile TVA-ului și ale cheltuielilor suplimentare din factura de intrare.

Cheltuielile suplimentare pot include:

• livrarea;

• comisionul bancar;

• costul etichetelor;

• alte cheltuieli care țin de un anumit lot de marfă.

Anume costul este folosit pentru calcularea profitului real. Adică nu puteți evalua rentabilitatea doar după prețul de achiziție, dacă au existat cheltuieli suplimentare pentru livrare sau însoțirea livrării.

Unde se introduc cheltuielile suplimentare

Pentru a vedea rentabilitatea reală, toate cheltuielile suplimentare trebuie introduse în fila «Cheltuieli ale facturii» din formularul «Recepția mărfii» în momentul recepției.

Cheltuielile pot fi:

• distribuite automat între toate produsele (proporțional cu cantitatea și prețul);

• sau distribuite pe produse în factură.

După aceea, tocmai suma majorată — adică costul real — va fi luată în calcul în evidență și va fi scăzută din prețul de vânzare cu amănuntul pentru calcularea profitului net.

Pentru aceasta se folosește:

• «Setări» -> «Parametri» -> fila «Service» -> butonul «Șterge informațiile despre mișcarea mărfii și recalculează costul»

• sau recalcularea într-un anumit raport.

Dacă acest lucru nu se face, profitul pentru perioadele trecute va fi afișat incorect.

Pentru exactitatea evidenței, suportul tehnic recomandă de asemenea utilizarea metodei de calcul al costului «După loturi de livrare, cu luarea în calcul a transferurilor interne» (FIFO).

5. Dificultăți suplimentare care de multe ori se observă doar în lucru

Pe lângă greșelile de bază, există și o serie de situații care provoacă dificultăți chiar și utilizatorilor experimentați.

Setarea în masă a prețurilor pentru produsele recepționate cu prețul 0,00 грн

Când angajații fără acces la prețurile de achiziție recepționează marfa, programul completează 0,00 UAH. După aceasta, proprietarul trebuie să introducă rapid prețurile corecte.

Pentru aceasta trebuie să deschideți factura de intrare pentru editare și să introduceți manual prețul de achiziție în fiecare fișă a produsului, sau, mai bine, să folosiți acțiunea «Introducerea prețurilor pentru produsele din această factură» în formularul «Recepția mărfii».

Aceasta este comodă atunci când trebuie să lucrați exact cu produsele recepționate fără preț de achiziție.

În acest mod este comod să introduceți prețul de achiziție în dreptul fiecărei poziții de produs, fără a deschide fiecare fișă de produs.

Consecințele critice ale greșelii «Cod de bare în loc de preț»

Dacă un cod de bare a ajuns accidental în câmpul prețului de achiziție, problema nu se limitează la o singură factură.

În practică, acest lucru poate duce la:

• imposibilitatea de a închide perioada;

• eroarea Arithmetic overflow error converting expression to data type int;

• blocarea recalculării nocturne a costului;

• profit incorect dimineața;

• cost zero sau denaturat la nivel de stoc.

În astfel de cazuri, trebuie să găsiți produsul problematic, apoi să îi corectați prețul și să recalculați costul în Torgsoft.

Schimbarea valutei sau a cursului după introducerea mărfii în factură

Se întâmplă și așa:

• utilizatorul a creat factura de intrare;

• a adăugat deja produsele în ea;

• a indicat prețurile;

• iar apoi și-a amintit că factura trebuie să fie în altă valută.

După aceasta, el schimbă valuta sau cursul în antetul documentului, dar vede că prețurile din rânduri nu s-au modificat.

Acesta este un comportament așteptat. Pentru ca Torgsoft să recalculeze efectiv prețurile, nu este suficient doar să schimbați valuta sau cursul în antet.

Trebuie să apăsați manual butonul «Recalculează prețurile» din formularul «Recepția mărfii».

Doar după aceasta programul va recalcula: prețurile furnizorului, prețurile furnizorului în valută, costurile suplimentare, valorile suplimentare de achiziție cu recalculare sau fără recalcularea prețurilor de vânzare cu amănuntul și en-gros din factura de intrare (în funcție de parametrul de recalculare selectat).

Confuzia în distribuirea cheltuielilor suplimentare

Una dintre cele mai frecvente cauze ale profitului incorect este configurarea greșită a cheltuielilor în factură.

În Torgsoft, cheltuielile suplimentare pot avea semnificații economice diferite, iar tocmai aici utilizatorii se încurcă cel mai des.

1. Se includ în decontările cu furnizorul

O astfel de cheltuială:

• mărește prețul de achiziție;

• mărește datoria dvs. față de furnizor.

Acest lucru este potrivit atunci când chiar furnizorul a inclus livrarea sau serviciile conexe în factura sa.

2. Cost suplimentar (Se include în costul mărfii)

O astfel de cheltuială:

• nu mărește datoria față de furnizor;

• dar se distribuie asupra valorii mărfurilor din lot;

• influențează costul și profitul viitor.

Aceasta este varianta tipică pentru serviciile unui transportator terț, comisionul bancar, cheltuielile de ambalare etc.

3. Valoare suplimentară de achiziție (Nu se include)

O astfel de cheltuială:

• nu intră în cost;

• nu influențează datoria față de furnizor;

• dar poate fi luată în calcul de program pentru majorarea automată a prețului de vânzare cu amănuntul.

Aceasta se folosește atunci când este necesar ca această cheltuială să fie transferată către cumpărător prin prețul de vânzare, fără a modifica însă logica financiară a decontărilor cu furnizorul.

Dacă aici este ales tipul greșit de cheltuială, apar probleme tipice:

• datorie artificială față de furnizor;

• cost denaturat;

• profit incorect.

6. Ce trebuie verificat înainte de închiderea facturii de intrare

Pentru a evita majoritatea problemelor, înainte de finalizarea lucrului cu recepția merită să faceți o scurtă verificare:

1. Dacă valuta este indicată corect în antetul documentului.

2. Dacă este indicat corect cursul valutar.

3. Dacă nu este activată din greșeală opțiunea «Adaugă TVA la prețul de achiziție al mărfii».

4. Dacă nu au rămas produse cu prețul 0,00 UAH, dacă acesta nu este un scenariu planificat.

5. Dacă nu există prețuri anormal de mari, care ar fi putut apărea din scanarea codului de bare în câmpul de preț.

6. Dacă toate cheltuielile suplimentare au fost introduse în fila «Cheltuieli ale facturii».

7. Dacă tipul de cheltuială a fost ales corect.

Concluzie

Prețul de achiziție în Torgsoft nu este doar o cifră într-o factură. El influențează imediat mai multe zone critice ale evidenței:

• decontările cu furnizorii;

• costul mărfii;

• prețul de vânzare cu amănuntul, ținând cont de valoarea adaosului calculată de la prețul de achiziție;

• rentabilitatea;

• rezultatul financiar al întreprinderii.

De aceea, lucrul corect cu prețurile de achiziție se bazează pe trei reguli:

1. să înregistrați corect prețul în momentul recepției;

2. să îl modificați doar prin mecanismele standard ale programului;

3. după orice modificări, să porniți obligatoriu recalcularea costului.

Dacă respectați această logică, evidența va fi stabilă, iar rapoartele vor fi corecte. Dacă însă modificați prețurile manual, omiteți recalcularea sau confundați prețul de achiziție cu costul, acest lucru poate duce la afișarea unei valori incorecte a profitului în rapoarte și în analizele programului Torgsoft.

---