Bunuri dispărute din depozit: cum să găsești motivul și să restaurezi stocul rămas

Expert în automatizarea tranzacțiilor la Torgsoft

Dacă produsul există fizic pe raft, dar în Torgsoft nu este vizibil în formularul «Starea stocului», acest lucru nu înseamnă întotdeauna o pierdere reală. Cel mai des, problema este legată de unul dintre câteva scenarii tipice: produsul este ascuns de filtre sau de drepturile de acces, a rămas blocat în «Marfă în tranzit», a fost modificat de ultimul document de mișcare sau a fost scos complet din uz. De aceea, un astfel de produs trebuie căutat nu la întâmplare, ci printr-o verificare consecutivă a afișării, transferurilor, mișcărilor și statutului poziției.

Nu trebuie să creați imediat o recepție nouă, un inventar sau să „adăugați manual” produsul în baza de date dacă acesta a dispărut din Starea stocului. Același simptom poate apărea din motive diferite: filtru, drepturi de acces, transfer nefinalizat, document greșit sau scoaterea produsului din uz. Dacă modificați soldul fără să găsiți cauza, puteți obține produse duplicate, cost denaturat și și mai multă confuzie în mișcări. Dacă după verificarea de bază cauza nu este evidentă, este mai bine să contactați suportul tehnic.

Achiziționați Contractul de service

Cum arată problema când produsul „a dispărut” din stoc

«A dispărut produsul din depozit» sau «Lipsește produsul din stoc».
«Nu pot găsi produsul în Starea stocului».
Cantitatea produsului este afișată incorect: zero sau negativă.

Ce trebuie verificat pas cu pas dacă produsul nu este vizibil în «Starea stocului»

Pasul 1. Recalcularea cantității

Motiv:

În programul Torgsoft se folosește o generare statică a stării stocului pentru viteză de lucru. După defecțiuni de rețea, oprirea bruscă a computerului, probleme cu baza de date sau ștergerea anumitor documente, cantitatea produsului poate să nu se actualizeze temporar pe ecran.

Cum să verificați / Cum să remediați:

Accesați meniul Depozit → Starea stocului.
Apăsați butonul Recalculați cantitatea sau „Recalculați cantitatea produselor în toate depozitele”.
Așteptați finalizarea procesului și verificați disponibilitatea produsului.

Pasul 2. Verificarea filtrelor și a drepturilor de acces

Motiv:

Produsul există fizic în baza de date, dar este ascuns din cauza filtrelor active de căutare sau a restricțiilor de acces ale utilizatorului curent, de exemplu, vânzătorul nu are dreptul să vadă stocuri zero sau negative.

Cum să verificați:

Verificați dacă este ales corect Centrul de evidență în partea de sus a formularului — este posibil ca produsul să fie căutat în alt magazin.
Acordați atenție filtrului după starea produsului din colțul din dreapta sus. Dacă acolo este setat «Produs în stoc», programul nu va afișa pozițiile cu sold zero.

Cum să remediați:

Intrați în program cu autentificarea Proprietarului sau a unui alt utilizator cu drepturi complete, setați filtrul stării produsului la «Toate produsele» și repetați căutarea.

Pasul 3. Analiza transferurilor interne («Marfă în tranzit»)

Motiv:

Produsul a fost trimis către alt magazin printr-un transfer intern, dar magazinul destinatar încă nu a confirmat primirea facturii. În acest moment de tranzit, produsul a dispărut deja din depozitul expeditorului, dar încă nu a apărut la destinatar. O altă variantă este crearea unei facturi duplicate de transfer.

Cum să verificați:

Accesați meniul Depozit → Marfă în tranzit.
Verificați dacă există facturi de transfer neacceptate pentru centrul dumneavoastră de evidență.

Cum să remediați:

Deschideți factura, verificați cantitatea fizică a produsului livrat și apăsați Acceptați factura. Dacă factura este duplicată sau creată din greșeală — ștergeți-o.

Pasul 4. Analiza ultimelor documente (Mișcarea produsului)

Motiv:

Produsul ar fi putut fi vândut din greșeală, de exemplu, a fost confundată mărimea, casat, returnat furnizorului sau adus la zero în timpul inventarierii.

Cum să verificați:

Din formularul "Starea stocului", selectați produsul problematic sau găsiți-l prin filtre și apăsați Mișcarea produsului ori deschideți Fișa de evidență a stocului produsului.
Ștergeți filtrul «Perioadă» și selectați toate centrele de evidență pentru a vedea istoricul complet al mișcărilor.
Analizați ultimele înregistrări: verificați dacă nu au existat documente suspecte «Vânzare», «Casare», «Fișă de inventariere».

Cum să remediați:

Dacă a fost identificat un document greșit, de exemplu, a fost vândut accidental un alt articol ca mărime, anulați operațiunea: ștergeți casarea incorectă sau efectuați returul de la client și vindeți produsul corect.

Pasul 5. Verificarea produselor șterse

Motiv:

Utilizatorul a șters accidental produsul din stoc sau produsul a fost scos automat din uz, deoarece a avut mult timp sold zero și nu au fost înregistrate mișcări pentru el.

Cum să verificați:

Accesați meniul Gestionarea mărfurilor → Produs șters.

Cum să remediați:

Găsiți produsul necesar în listă, selectați-l și apăsați butonul Restabiliți sau Introduceți produsul în uz.

Cum să verificați că soldul a fost restabilit corect

După executarea instrucțiunilor, produsul trebuie să apară din nou în lista din formularul "Starea stocului", iar cantitatea lui trebuie să corespundă disponibilului fizic. Scanați codul de bare în formularul "Vânzare" — programul trebuie să adauge produsul la vânzare fără avertismente despre lipsă.

Cum să preveniți dispariția repetată a produsului din stoc

Controlul transferurilor. Finalizați întotdeauna primirea transferurilor interne prin modul "Marfă în tranzit", pentru ca soldurile să nu se piardă între punctele de vânzare.
Închiderea perioadelor. Închideți regulat perioadele, lunile, în program. Acest lucru va fixa soldurile, va restabili calculul costului și va împiedica înregistrarea sau ștergerea documentelor „retroactiv”.
Inventariere corectă. Închideți la timp fișele de inventariere și verificați atent încurcăturile de articole înainte de casare sau recepție.
Restricții ale drepturilor de acces. Configurați rolurile personalului astfel încât vânzătorii să nu poată șterge necontrolat produse din vânzare, să le caseze sau să vadă soldurile zero fără necesitate.

Ce să pregătiți pentru suportul tehnic dacă produsul nu a fost găsit

Dacă algoritmul de acțiuni nu a ajutat și produsul tot nu a apărut în sold, contactați suportul tehnic Torgsoft. Pentru o rezolvare mai rapidă, pregătiți:

Versiunea programului dumneavoastră Torgsoft.
Denumirea exactă, articolul sau codul de bare al produsului dispărut.
Denumirea centrului de evidență, magazinului, unde a apărut problema.
Descrierea acțiunilor, ce anume ați verificat deja din această listă.
Captura de ecran a erorii, dacă aceasta apare în timpul căutării sau scanării produsului.

Întrebări frecvente

De ce era produsul acolo, dar acum a dispărut?

Cel mai adesea, produsul nu dispare fără urmă, ci își schimbă starea datorită documentelor introduse în program. Ar putea fi vândut, scos din uz, resetat în timpul inventarului, returnat furnizorului sau trimis către un alt magazin din cauza mișcării interne. Motivul poate fi și scoaterea accidentală a produsului din depozit de către utilizator (un astfel de produs se încadrează în secțiunea „Produs șters”). Pe lângă mișcarea fizică, produsul poate „dispăre” din tabel din cauza filtrelor active care ascund pozițiile cu sold zero sau negativ sau din cauza particularităților compilării statice a stării depozitului în Torgsoft (de exemplu, dacă data facturii a fost modificată la o dată viitoare).

Ce trebuie verificat mai întâi?

Mai întâi, verificați Centrul Contabil selectat în partea de sus a formularului - poate căutați produsul în magazinul greșit. Apoi, asigurați-vă că acordați atenție filtrului de stare a produsului (în colțul din dreapta sus): dacă valoarea „Produs în stoc” este setată acolo, programul va ascunde automat acele produse a căror cantitate a devenit zero sau negativă. De asemenea, asigurați-vă că utilizatorul dvs. are permisiunea de a vedea soldurile zero și negative. Dacă sunteți conectat ca vânzător, programul poate ascunde produsul lipsă din motive de securitate (pentru a evita frauda); în acest caz, este mai bine să verificați sub datele de autentificare ale proprietarului.

Va ajuta recalcularea cantității?

Da, aceasta este una dintre cele mai eficiente acțiuni în caz de discrepanțe. Programul Torgsoft folosește o metodă statică de colectare a stării depozitului. Dacă sistemul eșuează, perioada este închisă incorect sau utilizatorul schimbă data documentului de transfer intern curent cu una viitoare, afișarea soldurilor poate să nu fie actualizată temporar și poate să nu corespundă documentelor reale. Pentru a remedia acest lucru, pur și simplu faceți clic pe butonul Recalculare cantitate (sau „Recalculare cantitatea de mărfuri din toate depozitele”) direct pe formularul „Starea depozitului”. Aceasta sincronizează afișarea de pe ecran cu baza de date reală.

Cum să înțelegeți că produsul nu a dispărut, ci a fost mutat într-un alt centru contabil?

Dacă mărfurile au fost trimise către un alt magazin prin transfer intern, dar magazinul receptor nu le-a acceptat încă (factura nu a fost verificată și închisă), mărfurile vor rămâne „blocate” în tranzit. Pentru a verifica acest lucru, accesați meniul Depozit → Mărfuri în tranzit și vizualizați facturile neacceptate pentru centrul dvs. contabil. O altă modalitate este să deschideți istoricul mișcării acestor mărfuri. Dacă coloanele „Expeditor” și „Destinatar” arată o mișcare internă către un alt centru contabil al rețelei de retail, atunci mărfurile au fost mutate fizic.

Cum găsiți cel mai recent document pentru mărfuri?

Cel mai rapid și mai precis mod este să utilizați modurile Mișcare mărfuri sau Fișă contabilă depozit mărfuri. Pentru a face acest lucru, selectați mărfurile problematice din formularul „Starea depozitului” (faceți clic pe ele cu mouse-ul) și faceți clic pe butonul „Mișcare mărfuri”. Pentru a vedea absolut toate documentele pentru acest produs de la începutul contabilizării, asigurați-vă că ștergeți filtrul „Perioadă” (faceți clic pe crucea neagră din dreapta perioadei) și în câmpul „Centru contabil”, selectați toate magazinele (folosind funcția „Selectare totală”). După aceea, programul va afișa o defalcare completă: când a sosit produsul, de către cine a fost mutat, vândut sau radiat.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.