Drepturi de acces la depozite și magazine: cum să restricționezi accesul și să protejezi casa de marcat

Expert în automatizarea tranzacțiilor la Torgsoft

Dacă în Torgsoft vânzătorii pot vedea depozitele altor magazine, prețurile de achiziție, pot modifica prețul în vânzare, pot șterge mărfuri din vânzare sau pot efectua inventarierea cu afișarea soldurilor, în sistem apare o “zonă gri” de acces. Într-o astfel de zonă este dificil de înțeles cine anume a creat problema, iar o parte dintre erori sau abuzuri pot fi făcute complet invizibile pentru proprietar. De aceea, drepturile de acces la depozite, magazine, casă și prețuri trebuie configurate nu “pentru comoditate”, ci ca element de control și securitate a evidenței.

Drepturi de acces la depozite și magazine

Drepturile de acces au sens doar atunci când fiecare angajat lucrează cu propriul utilizator sau ecuson, nu cu un cont comun. Dacă vânzătorii intră în program cu același login sau primesc un rol fără restricții, sistemul își pierde principala valoare de control: devine imposibil să se identifice exact autorul acțiunii, iar asta înseamnă că nu se poate investiga sigur modificarea prețului, vânzarea dintr-un depozit străin, anularea mărfii din bon sau ajustarea inventarierii. Dacă nu sunteți sigur ce drepturi trebuie lăsate pentru rolul de vânzător, casier, gestionar sau merchandiser, este mai bine să apelați la suportul tehnic.

Achiziționați Contractul de servicii de mentenanță

Mai jos este prezentată analiza celor mai frecvente situații legate de încălcarea accesului și algoritmii pentru prevenirea acestora.

1. Vânzarea mărfii altui magazin: vânzătorul scade soldurile din alt magazin

Simptom. Pe un centru de evidență (de exemplu, "Magazin 1") apar vânzări în rapoarte, deși fizic acestea nu au avut loc acolo, sau apare amestec de marfă și confuzie în soldurile mărfurilor între depozite.

Cauză. În program este activată o setare care permite vânzătorului, la scanarea sau alegerea mărfii, să vadă soldurile întregii rețele comerciale și să aleagă singur din ce depozit să se scadă marfa vândută. În plus, contul vânzătorului nu este limitat la un anumit centru de evidență.

Cum se verifică? Accesați Setări → Parametri → fila Evidență. Verificați starea comutatorului Permite vânzarea din toate punctele comerciale în formularul "Vânzare". De asemenea, verificați fișa utilizatorului (Setări → Utilizatori), dacă este activată pentru acesta opțiunea Limitează accesul la centrele de evidență.

Cum se corectează?

Debifați Permite vânzarea din toate punctele comerciale în formularul "Vânzare" și Permite vânzarea din toate punctele comerciale în formularul "Comerț cu emiterea facturii" în parametrii de evidență.
În fișa utilizatorului (vânzătorului), apăsați butonul Setează centrele de evidență disponibile pentru utilizator și lăsați bifat doar magazinul în care acest angajat lucrează fizic.

Cum se previne repetarea? Pentru fiecare vânzător nou, setați obligatoriu centrul de evidență curent ca singurul disponibil. Eliminați posibilitatea comutării între centrele de evidență pe formularul principal prin eliminarea permisiunii corespunzătoare din fișa utilizatorului: Permisă comutarea centrelor de evidență pe formularul principal.

2. Scurgerea secretului comercial: vânzătorul vede prețurile de achiziție

Simptom. Personalul obișnuit cunoaște costul mărfii, prețurile de achiziție ale furnizorilor și marja proprietarului. Această informație poate fi discutată cu clienții sau transmisă concurenților. De asemenea, în timpul recepționării mărfii, vânzătorul vede vechiul preț de achiziție.

Cauză. Utilizatorului i-au fost acordate drepturi de acces excesive. În mod implicit, într-un rol neconfigurat sau în rolul "Proprietar" este deschis accesul la toți indicatorii financiari, inclusiv la istoricul livrărilor.

Cum se verifică? Accesați Depozit → Starea depozitului cu loginul vânzătorului. Dacă în fișa mărfii sau în coloane se afișează prețul de achiziție ori costul, accesul nu este limitat.

Cum se corectează? Accesați Setări → Utilizatori. Selectați angajatul necesar, apăsați Modifică și debifați punctul Permis să vadă prețurile de achiziție. Costul poate fi ascuns prin închiderea coloanei în formularul Starea depozitului prin Setările rolurilor.

Cum se previne repetarea? Nu acordați niciodată personalului obișnuit acces la rolul "Utilizator" cu parametrul Fără restricții de rol activat. Încredințați recepția mărfii merchandiserului sau permiteți vânzătorului să introducă doar codul de bare și cantitatea, iar stabilirea prețului faceți-o personal.

3. Fraude la casă: ștergerea mărfii din bon și reduceri neautorizate

Simptom. Clientul a achitat marfa în numerar (posibil fără emiterea bonului), după care vânzătorul a anulat marfa în formularul "Vânzare". Marfa revine în soldurile depozitului, iar banii sunt însușiți de vânzător. Altă variantă: vânzătorul modifică singur prețul de vânzare sau acordă reducere pentru "ai săi".

Cauză. În setările de acces nu este blocată posibilitatea de a șterge marfa din vânzare și nu sunt limitate drepturile de modificare manuală a prețului de vânzare.

Cum se verifică? Intrați cu utilizatorul vânzătorului în modul "Vânzare", adăugați o marfă și încercați să îi modificați prețul, să acordați o reducere manuală sau să o ștergeți din listă cu butonul "Anulează". Dacă programul permite acest lucru fără confirmări suplimentare — casa este vulnerabilă.

Cum se corectează?

Ștergere: accesați Setări → Parametri → fila Acces. Activați comutatorul Vânzătorul nu poate șterge marfa din vânzare. Dacă ștergerea este necesară (de exemplu, clientul s-a răzgândit), activați Înregistrează ștergerea mărfii din vânzare și selectați Introducerea motivului și a persoanei responsabile (cu scanarea obligatorie a ecusonului administratorului).
Prețuri: în Setări → Utilizatori, eliminați vânzătorului permisiunile Permis să modifice prețul conform listei de prețuri în vânzare și Permis să modifice prețul de vânzare în vânzare.

Cum se previne repetarea? Verificați periodic raportul Depozit → Mărfuri anulate din vânzări, pentru a vedea cine, când și din ce motiv a șters mărfuri din bonuri. Configurați ecusoane personale pentru fiecare angajat și folosiți modul de înregistrare a vânzătorului Pentru fiecare vânzare, pentru a ști exact cine a stat la casă.

4. Inventariere fictivă: solduri ideale cu lipsă reală

Simptom. Vânzătorul efectuează singur inventarierea. Fișa de inventariere arată că nu există diferențe (sau acestea sunt minime), însă fizic marfa lipsește de pe rafturi.

Cauză. Vânzătorul vede soldurile mărfii în program în timpul numărării și, în loc să numere fizic marfa, pur și simplu "potrivește" cifrele cu cele cerute de program.

Cum se verifică? Intrați în modul Document → Fișă de inventariere cu loginul vânzătorului. Dacă în tabel este afișată coloana Cantitate în depozit (soldul conform programului) — efectuarea unei revizii obiective de către acest angajat este imposibilă.

Cum se corectează? Accesați Setări → Parametri → fila Acces și activați setarea Limitează fișa de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător.

Cum se previne repetarea? Efectuați întotdeauna o inventariere "oarbă". Cu limitarea activată, vânzătorul va vedea doar denumirea și codul de bare al mărfii. El va introduce exclusiv cantitatea pe care o are fizic în mână, fără să știe câte unități ar trebui să fie în sold, care este costul și prețul angro al acestora. De asemenea, în fișa utilizatorului este recomandat să eliminați permisiunea Permis să vadă soldurile negative și zero, pentru a ascunde de personal potențialele erori de evidență care pot provoca furturi.

Întrebări frecvente

Cum să faci vânzătorul să vadă doar magazinul său?

Pentru ca vânzătorul să lucreze exclusiv cu magazinul său și să nu vadă informații din alte puncte, programul oferă o funcție de restricționare a accesului la centrele contabile. Accesați meniul „Setări” - „Utilizatori”, selectați angajatul dorit și bifați caseta „Restricționare acces la centrele contabile”. După aceea, faceți clic pe butonul „Setați centrele contabile disponibile pentru utilizator” și lăsați bifat doar magazinul în care lucrează efectiv acest vânzător.

Pentru fiabilitate, se recomandă, de asemenea, eliminarea permisiunii „Permiteți comutarea centrelor contabile pe formularul principal”. Acest lucru va elimina posibilitatea ca utilizatorul să treacă accidental sau intenționat la baza de date a unui alt magazin.

Cum să interziceți vânzările dintr-un alt depozit?

Dacă doriți să evitați situațiile în care vânzătorul elimină solduri din magazinul altcuiva, trebuie să modificați setările globale de contabilitate. Accesați „Setări” - „Parametri” - fila „Contabilitate” și debifați „Permiteți vânzările din toate punctele de vânzare pe formularul «Vânzări»”.

Dezactivarea acestei setări asigură că, atunci când se adaugă un produs la un cec, programul îl va deduce exclusiv din centrul contabil curent (magazinul) în care vânzătorul este autorizat, fără a oferi o opțiune de alegere din alte depozite ale rețelei de retail.

Cum se poate ascunde prețul de cost de personal?

Pentru a proteja secretele comerciale de personalul obișnuit, este necesar să se restricționeze drepturile utilizatorilor. Setări - Setări rol - închideți accesul la coloana preț de cost în formularele necesare.

În plus, se recomandă activarea setării „Soldurile negative și zero pot fi văzute doar de proprietar” în parametrii de acces. Acest lucru va ascunde informațiile despre erorile contabile și soldurile negative de personal, pe care angajații fără scrupule le-ar putea folosi pentru fraudă.

Cum se poate restricționa accesul la centrele contabile?

Restricțiile de acces se aplică nu numai la casa de marcat, ci și la rapoarte, vizualizarea stării depozitului și transferurile interne. În fișa utilizatorului („Setări” - „Utilizatori”), puteți configura „Restricționați accesul la centrele contabile ale destinatarului transferului intern”, astfel încât angajatul să poată muta mărfurile doar în depozitele la care are permisiunea.

De asemenea, puteți edita parametrul „Permis de vizualizat starea pe depozite” selectând din listă doar acele magazine sau depozite ale căror solduri acest angajat are permisiunea de a le vizualiza. Accesul pentru vizualizarea stării altor centre contabile va fi închis pentru acesta.

Cum se interzice editarea cantității, prețului sau reducerii?

Interdicția de editare a prețurilor de vânzare și a reducerilor este configurată în setările rolului și utilizatorului. Accesați „Setări” - „Utilizatori”, selectați angajatul și eliminați permisiunile: „Permis de modificat prețul conform listei de prețuri în vânzări” și „Permis de modificat prețul de vânzare în vânzări”. Pentru a bloca reducerile manuale, dezactivați parametrul „Permis de modificat procentul de reducere la comanda produsului” (în meniul „Setări” - „Setări” - fila „Rol”).

Pentru control deplin asupra casei de marcat, se recomandă, de asemenea, activarea funcției „Vânzătorul nu poate șterge bunurile în vânzare” (fila „Acces” sau „Rol”). După aceea, vânzătorul nu va mai putea șterge arbitrar un produs deja scanat de pe bon (butoanele „Anulare” vor dispărea), ceea ce previne eficient frauda.

Se poate acorda unui utilizator acces doar la anumite depozite?

Da, sistemul Torgsoft vă permite să configurați astfel de restricții foarte flexibil. Dacă un angajat (de exemplu, un manager regional sau un expert de produs) supraveghează mai multe puncte simultan, îi puteți acorda acces doar la acestea.

Pentru a face acest lucru, în fișa utilizatorului, activați opțiunea „Limitați accesul la centrele contabile”, faceți clic pe butonul „Setați centrele contabile disponibile pentru utilizator” și bifați casetele de lângă acele depozite sau magazine cu care angajatul are dreptul să lucreze. Alte puncte de vânzare cu amănuntul din rețea vor fi invizibile pentru acesta.

Cum se creează drepturi separate pentru depozit și pentru casier?

Pentru a face acest lucru, trebuie să creați și să configurați diferite „Roluri” în elementul de meniu „Setări” - „Setări rol”. Un rol este un șablon de drepturi de acces care determină ce elemente de meniu și funcții ale programului vor fi disponibile unui angajat. De exemplu, puteți configura un rol separat de „Depozitar”, „Expert în produse” și un rol separat de „Vânzător”.

Pentru un casier (rolul de „Vânzător”), de obicei este lăsat disponibil doar formularul „Vânzări” pentru vânzări și retururi de produse, închizând accesul la toate celelalte informații. Iar pentru rolul de „Depozitar”, accesul este deschis la „Sosire produse”, „Mișcare internă” și inventar, dar acestea pot limita vizualizarea rapoartelor financiare.

Cum se verifică ce drepturi au fost deja acordate unui utilizator?

Pentru a verifica drepturile actuale ale unui angajat, accesați meniul „Setări” - „Utilizatori” și faceți clic pe butonul „Modificare” de pe fișa utilizatorului dorit. În această fereastră, veți vedea o listă cu toate restricțiile individuale sub formă de bife: la ce case de marcat, conturi și tipuri de bunuri are acces, dacă poate schimba centrele contabile și dacă are voie să vadă prețurile de achiziție.

De asemenea, puteți utiliza butonul „Asistent de configurare a drepturilor de acces” direct pe fișa utilizatorului. Acest asistent vă permite să parcurgeți convenabil și pas cu pas toate limitele setate (accesul la centrele contabile, vizualizarea stării depozitelor, caselor de marcat, articolelor de analiză etc.) și să le editați imediat, dacă este necesar.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.