Gestionarea stocurilor: cum să eviți duplicatele, să limitezi drepturile personalului și să urmărești modificările

Cum să puneți ordine în baza de produse: fixarea denumirilor, corectarea duplicatelor și controlul vânzătorilor

Lipsa unor standarde unice în nomenclatoare (de exemplu, în arborele tipurilor de produse) în condițiile introducerii descentralizate a datelor duce la haos în rețeaua comercială. Deoarece clasificarea și descrierea produsului în diferite magazine pot fi făcute de persoane diferite, programul poate genera descrieri diferite pentru produse identice. De exemplu, într-un magazin utilizatorul poate denumi o ramură a arborelui «Jucării», iar în altul — «Jucărie», deși produsele de acolo sunt identice. Când apare sarcina de a colecta și analiza informațiile despre funcționarea întregii rețele pe calculatorul central, astfel de descrieri diferite duc la ambiguități în analiză.

Pentru a limita acest haos și a asigura o clasificare unică, care stă la baza unei analize corecte, în sistemul Torgsoft se folosește o combinație între administrarea centralizată a nomenclatoarelor, delimitarea strictă a drepturilor de acces și auditul acțiunilor personalului.

1. Centralizarea administrării nomenclatoarelor

Una dintre principalele metode de rezolvare a problemei este menținerea unui clasificator comun al grupelor (tipurilor) de produse exclusiv pe un singur calculator de administrare (de exemplu, în depozitul central sau în biroul proprietarului) și transmiterea tuturor modificărilor către celelalte calculatoare din magazine.

Pentru aceasta, este necesar să configurați drepturile de acces astfel încât doar o singură persoană responsabilă să aibă dreptul de a modifica arborele tipurilor de produse.

• Accesați meniul Setări — Parametri — fila Acces și acordați atenție parametrului Este permisă modificarea tipurilor de produse.

• Dacă bifa nu este activată, niciun utilizator cu acest rol nu va putea modifica arborele tipurilor de produse creat anterior.

2. Limitarea drepturilor de acces la nivel de utilizatori și roluri

Pentru a exclude situațiile în care personalul de linie distruge accidental sau intenționat structura nomenclatoarelor, se utilizează un sistem flexibil de administrare.

• Interzicerea editării. În fișa de setare a drepturilor pentru un anumit utilizator (meniul Setări — Utilizatori) este necesar să debifați opțiunea Este permisă editarea Tipurilor de produse. De exemplu, lipsa acestei permisiuni nu îi va permite unui vânzător obișnuit să facă, din necunoaștere sau neatenție, greșeli care vor duce la inexactități în evidența generală.

• Limitarea vizibilității nomenclatoarelor. Puteți limita fizic ce ramuri ale nomenclatorului vede un anumit angajat. Cu ajutorul setării Restricționați accesul la tipurile de produse din Asistentul de configurare a drepturilor de acces se pot marca doar acele categorii cu care angajatului îi este permis să lucreze.

• Fixarea denumirii produsului. La import sau la creare manuală se poate utiliza setarea de fixare a denumirii produsului pentru a împiedica modificarea ulterioară a acesteia de către personalul de linie (butonul Denumire fixă a produsului din fișa produsului).

3. Controlul și auditul modificărilor

Dacă modificările totuși apar, proprietarul sau administratorul de sistem trebuie să aibă instrumente pentru a identifica exact cine a încălcat standardizarea. Pentru aceasta, sistemul prevede mai multe jurnale de înregistrare:

• Păstrați jurnalul modificărilor documentelor. Dacă activați acest comutator în Setări — Parametri — Acces, în meniul Fișier va apărea opțiunea Jurnalul modificărilor documentelor, unde se vor păstra informații detaliate despre cine și cum a modificat datele.

• Protocolul acțiunilor utilizatorului pentru formularele de editare. Acest mod (se află în meniul Fișier) permite controlul strict al modificărilor exact în formularele de editare. În el se înregistrează data, ora, lista elementelor pe care le-a editat utilizatorul, precum și valoarea veche înainte de editare și valoarea nouă după editare. Acest lucru permite identificarea imediată a persoanei care a creat un duplicat sau a redenumit o înregistrare de referință din nomenclator.

Implementarea acestor reguli transformă baza de date dintr-un set de înregistrări haotice introduse de diferiți vânzători într-un sistem structurat și protejat, unde nomenclatoarele sunt de referință și protejate împotriva intervențiilor neautorizate.

Problemele standardizării nomenclatoarelor, configurării drepturilor și controlului acțiunilor personalului sunt extrem de actuale. Utilizatorii se confruntă adesea cu consecințele introducerii descentralizate a datelor sau caută instrumente pentru a preveni greșelile.

Solicitările pe această temă pot fi împărțite în trei categorii principale.

I. Întrebări privind auditul și identificarea "vinovaților" modificărilor

Când în baza de date apare confuzie, proprietarii încearcă să afle exact care dintre angajați a introdus date incorecte sau a modificat documente.

— Pentru a vedea cine și la ce oră a editat facturile, trebuie să folosiți modul «Jurnalul modificărilor documentelor», care se află în meniul principal «Fișier». Această secțiune este destinată exact urmăririi și înregistrării modificărilor din diferite documente de stoc și financiare (cum ar fi facturile de intrare, vânzările, retururile etc.). Rețineți că, pentru ca această opțiune să apară în meniu și pentru a începe înregistrarea informațiilor despre acțiunile utilizatorilor, trebuie activat în prealabil comutatorul «Păstrați jurnalul modificărilor documentelor», aflat pe calea «Setări — Parametri — fila Acces».

— Da, acțiunile vânzătorului în timpul inventarierii pot fi urmărite în detaliu cu ajutorul unui instrument special al programului. Pentru aceasta, direct în lista de inventariere deschisă, trebuie apăsat butonul «Jurnal», după care va apărea fereastra «Jurnal de inventariere», în care este păstrat istoricul tuturor acțiunilor cu produsele. În acest jurnal există coloana «Autor», unde se înregistrează numele angajatului (sau al utilizatorului programului) care a efectuat operațiunea concretă, ceea ce îi permite proprietarului sau administratorului să verifice ușor cine și când a făcut modificări în listă în timpul inventarierii.

— Pentru a vedea acțiunile generale ale personalului, utilizați meniul «Fișier» – «Protocolul acțiunilor utilizatorilor», unde sunt înregistrate automat toate evenimentele principale, avertismentele și erorile. Pentru a verifica istoricul editării facturilor și al altor documente de stoc sau financiare, accesați «Fișier» — «Jurnalul modificărilor documentelor» (această funcție trebuie activată în prealabil în setările de acces). Faptul, ora și autorul modificării manuale a prețului de vânzare al produsului pot fi urmărite în masă prin modul «Depozit» — «Modificarea prețului de vânzare», sau individual pentru o anumită poziție direct în formularul stării stocului, folosind butonul «Condiții de vânzare a produsului» și alegând opțiunea «Istoricul modificărilor de preț și reducere».

II. Solicitări privind administrarea nomenclatoarelor și blocarea denumirilor

Utilizatorii cer frecvent ajutor pentru configurarea regulilor astfel încât denumirile produselor să fie formate după un standard unic și să nu poată fi stricate.

— Da, în program este posibilă blocarea în masă a denumirii pentru o întreagă grupă de produse, pentru a evita modificarea ulterioară a acesteia. Pentru aceasta, trebuie să accesați modul «Merceologie» — «Lista completă a produselor și serviciilor», să selectați prin selecție multiplă toate produsele necesare din grupă, apoi să utilizați funcția de setare a atributului de fixare a denumirii produsului (butonul «Denumire fixă a produsului»), după care denumirea tuturor pozițiilor selectate va fi fixată ca neschimbabilă, iar celelalte câmpuri din fișele lor vor rămâne disponibile pentru editare.

— Pentru a elimina în masă articolul, sezonul sau o altă caracteristică din denumirile produselor, este necesar să editați regula globală de formare a denumirii. Pentru aceasta, accesați meniul «Setări — Parametri — fila Produs — Denumire», apăsați butonul «Configurare» și, în formularul care se deschide, dezactivați comutatoarele din dreptul caracteristicilor care nu mai trebuie să apară în descriere. Pentru ca această regulă nouă să se aplice în masă pozițiilor deja existente în baza de date, denumirile lor trebuie actualizate; acest lucru se poate face, de exemplu, folosind acțiunea «Actualizare denumire produs» din fila «Produs» în modul «Merceologie — Diagnosticarea erorilor».

— Situația în care, după eliminarea marcajului «Participă la denumire» direct în fișa tipului de produs, denumirile pozițiilor nu s-au actualizat automat este, cel mai adesea, legată de o setare de sistem dezactivată. Programul modifică automat denumirile după editarea nomenclatoarelor doar dacă pe calea «Setări — Parametri — Evidență» este activat comutatorul «Modifică automat denumirea produsului». Rețineți că această opțiune devine activă și disponibilă pentru activare doar atunci când, în aceiași parametri, în fila «Rețea comercială», pentru câmpul «Căutarea produselor la primirea pachetelor» este setată valoarea «După codul de bare al produsului»

Multe întrebări se referă la corectarea clasificării greșite: 

— Da, în program se poate muta în masă lista de produse dintr-un folder (ramură a arborelui tipurilor de produse) în altul. Pentru aceasta, direct în setările nomenclatorului tipurilor de produse, trebuie să selectați ramura ale cărei produse se mută, să apăsați butonul «Mută produsul», apoi să indicați ramura țintă în care trebuie mutată nomenclatura. În plus, dacă aveți nevoie să mutați nu întreaga categorie, ci doar anumite poziții, sau să corectați o clasificare greșită, cel mai comod este să utilizați modul «Merceologie — Diagnosticarea erorilor» (fila «Definirea nomenclatoarelor»): acolo puteți filtra lista, selecta produsele necesare și schimba în masă legătura acestora către noul tip de produs. Exact aceste instrumente sunt recomandate de specialiștii din suportul tehnic pentru copierea sau mutarea rapidă a produselor într-o altă ramură a catalogului.

— Pentru a corecta mutarea greșită a produsului într-o altă ramură a nomenclatorului, trebuie să utilizați modul «Merceologie — Diagnosticarea erorilor», accesând fila «Definiții ale nomenclatoarelor». În filtrele de sus pentru tipul de produs și producător trebuie să selectați valorile «Indiferent», iar în filtrul de jos «Tip produs» să indicați categoria în care a ajuns produsul din greșeală, pentru ca programul să afișeze lista nomenclaturii corespunzătoare. După aceasta, selectați produsele necesare prin selecție multiplă, apăsați butonul «Modifică» de pe bara de instrumente și, în fereastra care se deschide, indicați tipul corect de produs, activând obligatoriu comutatorul «Permite suprascrierea informației» din dreapta câmpului. După salvarea datelor prin apăsarea butonului «Salvează», tuturor pozițiilor selectate li se va atribui în masă și automat o nouă ramură corectă a catalogului.

— Pentru a evita haosul și dublarea produselor cu apariția «steluțelor» în denumiri în timpul importului din Excel, este necesar să configurați atent parametrii de căutare a produsului (de exemplu, prioritatea căutării după codul de bare, apoi după denumire), astfel încât programul să recunoască corect nomenclatura existentă și să îi actualizeze cantitatea, nu să creeze poziții noi. Apariția «steluțelor» este, de regulă, rezultatul dublării denumirilor sau al unei configurări incorecte a regulii de formare a modelelor de produs, când denumirea modelului nu conține caracteristici unice care să o diferențieze de produsul propriu-zis. Dacă erorile au apărut deja și nomenclatoarele s-au dereglat, problema poate fi rezolvată rapid prin modul «Merceologie — Diagnosticarea erorilor» în fila «Erori produs» duplicatele pot fi selectate și unite într-o singură înregistrare de referință, iar în fila «Definirea nomenclatoarelor» — pozițiile neclasificate «suspendate» pot fi asociate în masă tipului corect de produs, producătorului sau sezonului. În continuare, pentru a păstra standardizarea, merită să acordați atenție setărilor de import: să controlați comutatorul «Actualizează parametrii produsului» (pentru ca importul să nu suprascrie descrierile dvs. existente) și să indicați din timp «nodoarele părinte» pentru tipurile de produse și producători, astfel încât programul să distribuie automat noile poziții în ramurile necesare ale ierarhiei.

III. Întrebări despre limitarea drepturilor de acces (Roluri)

Proprietarii de afaceri solicită frecvent ajutor pentru a configura corect rolurile personalului de linie, limitându-le posibilitatea de a face modificări distructive.

— Pentru a limita vizibilitatea grupelor specifice de produse sau a centrelor de evidență pentru anumiți angajați, este necesar să le configurați drepturile de acces prin meniul «Setări — Utilizatori» (sau folosind «Asistentul de configurare a drepturilor de acces» direct în fișa utilizatorului). După deschiderea setărilor contului respectiv, trebuie activate comutatoarele «Restricționați accesul la tipurile de produse» și «Restricționați accesul la centrele de evidență». După activarea acestor opțiuni, trebuie apăsate butoanele corespunzătoare pentru configurare (de exemplu, «Stabiliți centrele de evidență disponibile pentru utilizator») și, în ferestrele care se deschid, trebuie bifate doar acele categorii de produse și acele magazine sau depozite cu care acestui angajat îi este permis să lucreze. În urma unei astfel de configurări, sistemul va ascunde fizic de angajat orice informație, documente sau stocuri care aparțin centrelor de evidență indisponibile pentru el sau ramurilor nemarcate ale nomenclatorului de produse.

— Pentru a ascunde prețurile de achiziție de personalul de linie, este necesar să faceți modificări în setările drepturilor de acces ale unui anumit utilizator. Pentru aceasta, accesați meniul «Setări» — «Utilizatori», selectați contul necesar, apăsați «Modifică» și debifați parametrul «Este permisă vizualizarea prețurilor de achiziție». După salvarea acestor setări, angajatul nu va mai putea vedea costul de achiziție al produsului în fișa produsului, în starea stocului sau în timpul recepției, ceea ce vă va proteja informațiile comerciale împotriva accesului și divulgării neautorizate.

— Pentru limitarea accesului la modificarea prețurilor de vânzare se utilizează un sistem flexibil de configurare a rolurilor și drepturilor de acces. În setările de acces ale utilizatorului trebuie debifate opțiunile «Este permisă modificarea prețului de vânzare în documentul de vânzare» și «Este permisă modificarea prețului din listă în documentul de vânzare». Acest lucru exclude situațiile în care vânzătorul modifică de capul lui prețul stabilit în timpul vânzării pentru a acorda o reducere neautorizată sau pentru a-și însuși diferența. În plus, merită eliminată permisiunea «Este permisă editarea Tipurilor de produse», astfel încât angajatul să nu poată modifica prețurile sau adaosurile direct în nomenclatoarele de bază ale produselor din neatenție sau cu rea intenție.

— Pentru a interzice complet lucrul cu scoaterea din stoc, angajatul trebuie lipsit de acces la formularele și modurile programului corespunzătoare. Pentru aceasta, accesați «Setări» — «Setări roluri», alegeți rolul angajatului (de exemplu, «Vânzător»), apăsați butonul «Resurse» și, în fila «Formă principală» (precum și în fila «Forme de editare»), eliminați bifa din dreptul punctelor legate de scoaterea din stoc, cum ar fi «Scoaterea produselor din depozit». După aceasta, secțiunea respectivă va dispărea din fereastra de lucru a vânzătorului, iar acesta nu va putea fizic să deschidă acel formular și să creeze acte de scoatere din stoc fără știrea proprietarului sau a administratorului.