Cum să preveniți frauda prețurilor: controlul adaosului comercial și restricții privind drepturile vânzătorului

În programul Torgsoft există o gamă largă de instrumente pentru minimizarea riscurilor de fraudă din partea personalului și pentru protejarea profitului proprietarului. 

1. Controlul prețurilor și al adaosului comercial minim

Unul dintre principalele riscuri este vânzarea mărfii la un preț redus nejustificat (de exemplu, către cunoscuții vânzătorului) sau vânzarea din greșeală sub cost. Torgsoft permite automatizarea acestui control:

• Controlul prețului minim de vânzare. În setările utilizatorului (Setări — Utilizatori) există câmpul «Controlul prețului minim de vânzare». Acesta vă permite să alegeți scenariul de comportament al programului dacă prețul de vânzare (din cauza reducerilor, promoțiilor sau modificării manuale) devine mai mic decât costul:

• «Întreabă despre vânzarea sub cost». Programul va afișa un avertisment și îi va permite vânzătorului să decidă dacă vinde sau nu. Important: această setare poate influența viteza de lucru a programului la adăugarea mărfii în vânzare, deoarece sistemul pornește recalcularea costului "din mers".

• «Vinde la cost + adaos comercial minim la produs». Programul va ridica automat prețul până la nivelul costului plus procentul stabilit.

• «Este permisă vânzarea sub cost». Fără restricții (nu este recomandat pentru vânzătorii obișnuiți).

• Adaos comercial minim la produs. Puteți seta un procent global de adaos comercial minim (Setări — Parametri — Produs), sub care sistemul nu va permite scăderea prețului în cazul controlului automat.

2. Interzicerea vânzării «pe minus» (lipsă de marfă)

Vânzarea mărfii care, de fapt, nu există în stoc în program (vânzare «pe minus») creează confuzie în evidență și poate ascunde furturi sau erori de sortiment.

• Setare. În parametrii de evidență puteți alege acțiunea în caz de lipsă de marfă: «Permite vânzarea pe minus», «Avertizează» sau «Interzice vânzarea pe minus».

• Flexibilitate. Această setare poate fi aplicată global, separat pentru fiecare centru de evidență sau chiar pentru fiecare tip de produs.

3. Limitarea drepturilor de acces (Roluri)

Cea mai eficientă metodă de combatere a fraudei este configurarea corectă a rolurilor (de exemplu, rolul «Vânzător» cu drepturi limitate).

• Interzicerea modificării prețurilor. Puteți interzice vânzătorului să modifice prețul de vânzare în documentul de vânzare. Acest lucru exclude posibilitatea reducerii arbitrare a prețului.

• Interzicerea vizualizării prețurilor de achiziție. Vânzătorul nu trebuie neapărat să cunoască costul mărfii și adaosul comercial. Puteți dezactiva setarea «Este permisă vizualizarea prețurilor de achiziție».

• Interzicerea ștergerii mărfii din vânzare. Dacă acest parametru este activat, vânzătorul nu va putea șterge din bon marfa deja scanată fără confirmarea administratorului. Acest lucru previne schema în care marfa este scanată (clientul vede suma), banii sunt încasați, apoi marfa este ștearsă din bon, iar banii sunt însușiți.

• Ascunderea datelor finale. Se poate interzice vizualizarea sumei totale a încasărilor în casă sau a rezultatelor de lucru ale magazinului.

4. Riscurile legate de reduceri și eliminarea lor

Există o schemă răspândită de fraudă «reducerea în buzunar»: vânzătorul ia suma integrală de la client, dar în program înregistrează vânzarea cu reducere și păstrează diferența.

• Interzicerea introducerii manuale a cardului de reducere. În setările de acces puteți interzice vânzătorului să introducă de la tastatură numărul cardului de reducere (numai cu scannerul). Acest lucru face imposibilă folosirea de către vânzător a numerelor cardurilor cunoscuților sau a numerelor memorate pentru acordarea de reduceri neautorizate.

• Anularea reducerilor manuale. Se recomandă limitarea dreptului vânzătorului de a acorda reduceri manuale sau de a «potrivi suma» fără motive întemeiate.

• Verificarea cardului de reducere prin SMS. O opțiune suplimentară Torgsoft, care presupune introducerea codului primit de client prin mesaj SMS pentru confirmarea cardului de reducere.

5. Control prin echipamente

• Terminal bancar. Integrarea terminalului cu Torgsoft elimină erorile (sau acțiunile intenționate) la introducerea manuală a sumei pe terminal. Suma de plată este transmisă automat, ceea ce face imposibilă situația în care clientul a plătit mai puțin sau vânzătorul a efectuat plata «în afara casei».

• Scanner de coduri de bare. Minimizează erorile de sortiment (vânzarea neintenționată sau intenționată a unui produs în locul altuia, de exemplu, a unuia mai ieftin în locul unuia mai scump).

6. Jurnalizare și analiză

Dacă măsurile preventive nu au funcționat, Torgsoft permite identificarea încălcărilor după producerea lor:

• Înregistrarea ștergerii mărfii. Dacă se permite ștergerea mărfii din bon, se poate configura introducerea obligatorie a motivului ștergerii. Aceste acțiuni sunt înregistrate în raportul «Produse anulate din vânzare».

• Protocolul acțiunilor utilizatorilor. Înregistrează modificările din documente, setări și fișele clienților.

• Jurnalul modificării documentelor. Vă permite să vedeți cine și când a editat documentele financiare sau de depozit.

Recomandare: pentru siguranță maximă, utilizați politica de acces pe roluri, interziceți vânzarea «pe minus» și vânzarea sub cost, precum și verificați regulat rapoartele despre produsele anulate și acțiunile utilizatorilor.