Drepturi de depozitar pentru transferuri interne: configurarea depozitului, ascunderea prețurilor și controlul scenariilor logistice

În comerțul cu mai multe magazine sau cu un depozit central, transferul intern al mărfurilor este o activitate zilnică. Acest proces logistic este necesar pentru aprovizionarea la timp a magazinelor, evitarea deficitului de produse și redistribuirea surplusurilor între punctele de vânzare. 

Totuși, atunci când deleagă aceste sarcini angajaților, proprietarii afacerilor vor să păstreze un control cât mai strict asupra circulației mărfurilor. De obicei, antreprenorii au următoarele întrebări: 

În acest articol analizăm în detaliu procesul logistic din Torgsoft și configurarea drepturilor de acces ale gestionarului, care oferă răspunsuri complete la aceste întrebări.

1. Restricționarea accesului la centrele de evidență: de unde și către ce puncte poate fi transferată marfa

Una dintre principalele sarcini la configurarea drepturilor gestionarului este definirea clară a zonei sale de responsabilitate. Dacă gestionarul lucrează în Depozitul nr. 1, acesta nu trebuie să poată trimite fără control marfa către orice alt centru de evidență.

Pentru rezolvarea acestei probleme, Torgsoft permite restricționarea accesului la centrele de evidență care pot primi transferuri interne.

• Dacă această restricție este activată în setările rolului sau ale utilizatorului, la crearea documentului de transfer gestionarul va putea selecta ca destinatar numai depozitele autorizate în prealabil de manager. De exemplu, dacă accesul gestionarului este limitat doar la "Magazinul 2", acesta nu va putea repartiza marfa către "Magazinul 1".

• Dacă restricția este activată, dar nu este selectat niciun depozit destinatar permis, programul va considera că nu există centre de evidență disponibile, iar gestionarul nu va putea crea niciun transfer intern.

Autorizarea prin ecuson

Antreprenorii s-au confruntat cu situații în care scanarea ecusonului pentru crearea unui transfer intern deschidea formularul "Transfer în rețeaua comercială", iar gestionarul sau vânzătorul putea transfera marfa din orice centru de evidență către oricare altul, ignorând restricțiile stabilite. Acest comportament a fost corectat: chiar și la scanarea ecusonului, programul respectă strict restricțiile rolului, iar utilizatorul nu poate efectua un transfer neautorizat.

2. Confidențialitatea datelor: ascunderea prețurilor și a stocurilor din alte puncte

Pentru activitatea sa, gestionarul are nevoie doar de informații despre cantitatea mărfii, amplasarea acesteia, locul de depozitare și codurile de bare. Accesul la informațiile comerciale trebuie restricționat.

• Ascunderea prețurilor. În setările de acces poate fi debifată opțiunea «Permisiunea de a vedea prețurile de achiziție». De asemenea, poate fi interzisă afișarea prețurilor cu ridicata în formularele privind disponibilitatea mărfii și starea depozitului.

• Ascunderea stocurilor altor depozite. Cu ajutorul setării «Permisiunea de a vedea situația depozitelor» se poate specifica stocul căror centre de evidență îl poate vedea gestionarul. Dacă acesta nu trebuie să cunoască rezervele strategice ale rețelei, poate fi dezactivată permisiunea «Permisiunea de a vedea cantitatea de marfă din depozitul central».

• Registrul transferurilor interne. Dacă gestionarul are acces restricționat la centrele de evidență, acesta nu va vedea în registru toate documentele de transfer ale companiei. În lista sa vor fi afișate numai transferurile interne în care depozitul său este expeditor sau destinatar.

3. Procesul logistic: atribuirea documentului unui anumit gestionar

Pentru depozitele mari este importantă repartizarea sarcinilor: cum poate afla gestionarul ce document trebuie să pregătească în acel moment?

Torgsoft dispune de un mecanism pentru asocierea gestionarului cu documentul de transfer intern.

• La crearea documentului sau la repartizarea mărfii, managerul poate selecta un anumit gestionar din lista angajaților și îl poate atribui acestui document.

• Formularul "Registrul transferurilor interne" conține coloana "Gestionar" și filtrul corespunzător.

• După deschiderea registrului, gestionarul filtrează lista după numele său și vede sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Informațiile despre gestionar pot fi tipărite și direct pe formularul documentului de transfer intern.

În plus, pentru pregătirea mai comodă a mărfii poate fi configurată tipărirea unui «Bon pentru gestionar». Când marfa este expediată sau vândută, pe imprimanta specială instalată direct în depozit se tipărește un bon cu lista produselor. Astfel, gestionarul poate începe imediat pregătirea mărfii, chiar dacă cumpărătorul sau expeditorul este încă în drum spre depozit.

4. Controlul lipsurilor și interzicerea modificărilor (Protecție împotriva fraudelor)

Operațiunile logistice folosesc frecvent modul «Marfă în tranzit». Când marfa este transferată între depozite, aceasta este scăzută din stocul expeditorului, dar este înregistrată în stocul destinatarului numai după recepționarea efectivă.

Partea destinatară trebuie să deschidă documentul și să verifice marfa livrată efectiv cu ajutorul unui scaner de coduri de bare, folosind butonul «Verifică documentul».

Riscul de furt și modificarea cantității

Antreprenorii semnalează frecvent următorul risc: din depozit sunt expediate 100 de unități de marfă. Gestionarul destinatar recepționează marfa, dar introduce la verificare numai 90 de unități, iar pe celelalte 10 și le însușește. Deoarece sistemul permite înregistrarea diferențelor, lipsa va apărea la depozitul expeditor, iar angajatul de rea-credință va evita răspunderea.

Pentru a preveni astfel de fraude, în setările rolului (meniul Setări - Setările rolurilor - fila Document) este disponibilă permisiunea «Permisiunea de a închide și aplica rezultatele verificării documentului».

• Dacă această restricție este activată prin retragerea permisiunii gestionarului, angajatul depozitului va putea doar să scaneze marfa livrată și să înregistreze diferențele în program. Totuși, acesta nu va putea aplica rezultatele sau închide documentul în mod independent.

• Aplicarea finală a rezultatelor și înregistrarea cantității efective trebuie efectuate de un manager superior sau de proprietarul afacerii, după analizarea diferențelor înregistrate de gestionar. Astfel, afacerea este protejată împotriva modificării necontrolate a cantității de marfă recepționate.

Prin configurarea tuturor restricțiilor și drepturilor menționate, proprietarul afacerii creează un sistem logistic transparent și sigur. Gestionarii văd numai sarcinile care le-au fost atribuite și lucrează strict în limitele depozitelor alocate, fără acces la informațiile comerciale confidențiale, iar conducerea păstrează un control strict asupra tuturor diferențelor apărute în timpul transferurilor.