Controlul acceptării transferurilor interne: cum se înregistrează lipsurile, surplusurile și reasortarea fără fraudă din partea personalului

Atunci când rețeaua comercială se extinde, transferul mărfurilor între depozitul central și magazine devine o activitate zilnică. În acest proces apare o "zonă oarbă" — etapa de transport și recepție a mărfurilor, în care apar frecvent lipsuri, surplusuri sau confuzii de sortiment. 

Apar frecvent următoarele întrebări: 

Pentru a răspunde la aceste întrebări și a reduce influența factorului uman, în Torgsoft a fost implementat un mecanism strict de control prin modul «Marfă în tranzit» și instrumentul de verificare a facturilor. Regula principală a acestui mecanism — factura inițială de transfer intern nu trebuie modificată niciodată manual. Trebuie înregistrată cantitatea efectivă, iar programul trebuie lăsat să creeze automat documentele de corectare.

De ce modificarea manuală a facturilor duce la pierderi?

Imaginați-vă următoarea situație: depozitul central trimite către magazin 100 de unități de marfă și creează o factură obișnuită de transfer intern. Vânzătorul din magazin numără marfa, găsește 90 de unități (sau decide să-și însușească 10 unități) și modifică pur și simplu cantitatea din factura deschisă la 90. Drept urmare, marfa pare să se "evapore" din evidență: din depozit sunt scăzute 90 de unități, magazinul primește 90 de unități, iar diferența nu este înregistrată nicăieri.

Pentru a evita această situație, procesul de transfer trebuie împărțit în două etape, cu participarea ambelor părți, iar între aceste etape marfa trebuie să se afle într-un depozit intermediar (de tranzit).

Configurarea modului securizat «Marfă în tranzit»

Pentru ca transferurile să fie controlate de sistem, trebuie utilizată funcționalitatea «Marfă în tranzit». Aceasta asigură scăderea mărfii din depozitul expeditorului, fără ca marfa să intre în depozitul destinatarului înainte de verificarea și confirmarea efectivă.

Pasul 1. Setările de bază ale sistemului 

Pentru ca personalul să nu uite să utilizeze acest mod, accesați meniul Setări - Parametri - Document și activați comutatorul «Creează implicit transferurile interne către depozitul Marfă în tranzit». Din acest moment, toate transferurile vor fi marcate automat ca transferuri de tranzit.

Pasul 2. Restricționarea drepturilor de acces (Protecție împotriva fraudelor) 

Pentru ca angajații să nu poată efectua transferuri "oriunde doresc" sau să-și ascundă acțiunile, trebuie configurate rolurile:

• Restricționați accesul la centrele de evidență ale destinatarului transferului intern. Dacă vânzătorul are acces doar la "Magazinul 1", acesta nu va putea vedea facturile trimise către alte magazine și nici nu va putea transfera marfă acolo.

• Interziceți modificarea facturilor închise. Angajații nu trebuie să poată modifica rezultatele numărării din transferurile interne închise.

Algoritmul de înregistrare a recepției fără modificări manuale

Când marfa ajunge fizic la magazin, personalul trebuie să efectueze procedura de recepție.

1. Începerea verificării. Vânzătorul accesează meniul Depozit - Marfă în tranzit, deschide fila Facturi, selectează factura necesară a expeditorului și apasă butonul Verifică factura.

2. Numărarea fără afișarea cantității așteptate. În fereastra de verificare, vânzătorul scanează codurile de bare ale mărfurilor scoase din cutii sau introduce manual cantitatea efectivă. Dacă este scanată o marfă care nu se afla în factură (confuzie de sortiment), programul înregistrează acest lucru. Dacă o anumită marfă lipsește, aceasta va rămâne cu o cantitate zero sau mai mică în coloana de verificare. Programul înregistrează ora începerii, ora finalizării verificării și angajatul care a efectuat-o.

3. Blocarea (Închiderea facturii). După numărarea completă, angajatul apasă Închide factura. După aceasta, rezultatele verificării nu mai pot fi modificate.

4. Recepția și corectarea automată. Ultimul pas — apăsarea butonului Acceptă factura. Dacă sunt identificate diferențe (lipsuri sau surplusuri), programul afișează un avertisment și propune tipărirea unui «Raport privind diferențele».

Ce se întâmplă în continuare? 

Programul creează automat documentele de corectare. În locul modificării manuale a facturii inițiale, Torgsoft returnează lipsa în depozitul expeditorului sau creează o factură suplimentară pentru surplusul identificat. Astfel, în evidența magazinului intră exact cantitatea scanată efectiv de vânzător, iar diferențele (confuzia de sortiment sau furtul în timpul transportului) rămân în responsabilitatea depozitului expeditor sau a serviciului de livrare, pentru investigații ulterioare.

Aspect important: dacă în setări este activat comutatorul «Păstrează expeditorul pentru marfa în tranzit», algoritmul funcționează și mai strict. Facturile de corectare pentru surplusuri sau lipsuri nu sunt create direct. În schimb, toate mărfurile din factura de tranzit sunt mai întâi returnate virtual în depozitul expeditorului, după care este creată o factură nouă, fără diferențe, de la expeditor către destinatar, exclusiv pentru cantitatea care a trecut verificarea. Aceasta permite păstrarea unei evidențe exacte a loturilor și a costului.

Verificare dublă: control dublu

Pentru soluționarea disputei frecvente dintre depozit («noi am pus totul») și magazin («nu am primit totul»), în Torgsoft a fost implementat un mecanism de verificare dublă.

• Verificarea inițială (Depozit). În timpul pregătirii comenzii, gestionarul deschide factura și efectuează verificarea inițială cu ajutorul scanerului. După aceasta, selectează acțiunea «Blochează reverificarea» (pentru ca nimeni să nu-i reseteze accidental rezultatul numărării) și expediază marfa.

• Reverificarea (Magazin). Când marfa ajunge la punctul de vânzare, vânzătorul selectează modul «Reverificare» în modul «Marfă în tranzit».

• Rezultatul. În Registrul transferurilor interne, proprietarul vede două coloane: «Ora verificării / Verificat de» (datele depozitului) și «Ora reverificării / Verificat de (reverificare)» (datele magazinului). Acceptarea facturii se efectuează exclusiv pe baza rezultatelor reverificării (ultimei verificări). Dacă rezultatele verificării inițiale și ale reverificării diferă, proprietarul știe exact că eroarea (sau furtul) s-a produs în etapa transportului, deoarece depozitul a confirmat existența celor 100 de unități în timpul ambalării.

Răspunsuri la întrebări frecvente

 De ce apar stocuri negative în depozitul "Marfă în tranzit" după acceptarea facturii? 

Acest lucru se întâmplă frecvent atunci când utilizatorii încearcă să "păcălească" sistemul: șterg manual facturile de corectare sau utilizează interogări SQL pentru curățarea bazei de date fără să înțeleagă consecințele. De asemenea, situația poate apărea dacă factura este acceptată simultan pe două computere diferite, ceea ce generează corectări duplicate. Pentru remediere, trebuie recalculată cantitatea mărfurilor din toate depozitele și identificat punctul de control "defect".

 Ce trebuie făcut dacă vânzătorul nu a scanat toate mărfurile, a acceptat factura, iar o parte din marfă a fost returnată la depozit? 

Dacă factura a fost acceptată cu diferențe și au fost create documente de corectare, vânzătorul trebuie să apese «Anulează acceptarea facturii». Procedura de acceptare va fi anulată integral. Totuși, factura va rămâne cu statutul "Închisă" (pentru prevenirea fraudelor). Pentru o nouă verificare, proprietarul sau administratorul trebuie să-i schimbe statutul în "Deschisă".

 Cum poate fi recepționată marfa dacă în factură este indicată o cantitate mai mare decât cea sosită efectiv și nu dorim să creăm un retur? 

La acceptarea facturii, dacă există marfă neverificată, programul va întreba dacă trebuie setată cantitatea la 0 sau la cantitatea indicată în factură. Dacă vânzătorul selectează "egală cu 0", factura va fi acceptată doar pentru cantitatea verificată, iar pentru cantitatea rămasă va fi creată automat o corectare (un retur). Crearea corectării nu poate fi evitată — aceasta este protecția de bază a sistemului împotriva denaturării datelor.

Utilizarea modului de verificare fără modificarea manuală a documentelor transformă procesul transferurilor interne într-un mecanism transparent și controlat. Proprietarul va vedea întotdeauna cine, când și cu ce rezultat a efectuat recepția, iar toate diferențele vor fi documentate automat de sistem.