Articole anulate în vânzări: cum să detectați frauda la casierie și să protejați profiturile magazinului

În domeniul comerțului cu amănuntul, controlul acțiunilor personalului este una dintre condițiile esențiale pentru păstrarea profitului și prevenirea acțiunilor neautorizate. Modul de control al produselor anulate din vânzare este un instrument special al programului de evidență, creat pentru urmărirea situațiilor în care un produs a fost adăugat în bon, iar apoi eliminat înainte de efectuarea plății finale. 

Antreprenorii care doresc să mențină ordinea în finanțe se confruntă cel mai frecvent cu următoarele întrebări: 

Pentru a răspunde complet la aceste întrebări, vom analiza mecanismul celor mai frecvente încălcări și instrumentele Torgsoft pentru blocarea acestora.

Cum funcționează schema de fraudă prin anularea produsului?

În magazinele în care bonurile nu sunt întotdeauna oferite obligatoriu cumpărătorilor sau clientul refuză să îl primească, vânzătorii necinstiți pot recurge la o combinație simplă, dar eficientă, pentru câștig personal.

Schema funcționează astfel: vânzătorul scanează produsul, îi comunică cumpărătorului suma de plată și primește numerarul. În timp ce cumpărătorul ia produsul și pleacă, vânzătorul elimină pur și simplu, adică anulează, toate produsele din formularul de vânzare deschis. Programul interpretează situația ca și cum vânzarea nu ar fi avut loc, iar produsul revine automat în depozitul virtual. Casierul păstrează banii primiți de la client. Cel mai periculos aspect al acestei fraude este că proprietarul poate descoperi lipsa produsului abia în timpul unei inventarieri complete, când identificarea persoanei vinovate devine deja extrem de dificilă.

Cum ajută Torgsoft la interzicerea sau controlarea eliminării produselor?

Ca răspuns la întrebarea frecventă a antreprenorilor «Este posibil să îi interzicem casierului să elimine produse din bon?», Torgsoft oferă două scenarii eficiente de protecție, care pot fi configurate de proprietar.

Dacă doriți să protejați cât mai mult casieria, puteți elimina complet posibilitatea casierului de a șterge pozițiile scanate. Pentru aceasta, în setările programului (Setări - Parametri - Acces) trebuie să activați opțiunea «Vânzătorul nu poate elimina produse din vânzare». După aceasta, din formularul de vânzare al angajatului cu rolul «Vânzător» vor dispărea pur și simplu butoanele «Anulează» și «Anulează tot». Dacă produsul a fost scanat din greșeală sau clientul s-a răzgândit, vânzătorul nu îl va putea elimina singur din bon — pentru aceasta va trebui să cheme administratorul sau casierul principal. Această măsură crește semnificativ nivelul de control și împiedică fraudele prin anularea produselor.

Dacă specificul magazinului necesită ca vânzătorul să poată elimina singur produsele, puteți activa înregistrarea strictă a acestor acțiuni. După activarea opțiunii «Înregistrează eliminarea produsului din vânzare», programul va solicita confirmarea la fiecare încercare de anulare a unui produs. Puteți selecta una dintre variantele de înregistrare:

• Introducerea motivului: casierul trebuie să selecteze din lista derulantă sau să introducă manual motivul pentru care produsul este eliminat din bon, de exemplu, «Mărimea nu s-a potrivit» sau «Bani insuficienți».

• Introducerea persoanei responsabile: eliminarea este posibilă numai după scanarea ecusonului angajatului responsabil, de exemplu, administratorul.

• Introducerea motivului și a persoanei responsabile: cea mai strictă variantă de control combinat.

În plus, dezvoltatorii Torgsoft au prevăzut protecție împotriva manipulărilor cu tastatura: în timpul procedurii de eliminare a produsului din vânzare, programul blochează utilizarea tastelor rapide, de exemplu, F6 pentru plata rapidă. Această măsură împiedică situațiile în care casierul ar putea transfera în formularul de plată o sumă mai mare înainte ca produsele să fie eliminate efectiv din bon.

Unde poate proprietarul verifica ce produse au fost anulate?

Pentru a răspunde la întrebarea «Cum pot vedea lista produselor eliminate de vânzători?», în program a fost creat un raport special, disponibil în meniul Depozit - Produse anulate din vânzări.

În această fereastră, proprietarul sau gestionarul de mărfuri poate vedea informații detaliate despre fiecare caz de anulare:

• ora exactă la care s-a încercat vânzarea produsului;

• denumirea produsului și codul de bare;

• cantitatea și prețul;

• motivul anulării;

• numele vânzătorului și centrul de evidență, adică magazinul.

Acest raport poate fi exportat cu ușurință în Excel sau tipărit pentru analiză ulterioară și investigații interne.

Instrumente suplimentare pentru identificarea fraudelor

Pe lângă controlul anulărilor din vânzarea curentă, antreprenorii se confruntă frecvent cu un alt tip de fraudă — manipulări legate de returnarea produselor. De exemplu, un vânzător poate utiliza ecusonul altei persoane pentru a înregistra o returnare fictivă a unui produs care, în realitate, nu a fost adus înapoi, după care ia numerarul din casierie.

Pentru identificarea unor astfel de scheme complexe, este recomandat să utilizați Jurnalul acțiunilor utilizatorilor (Fișier - Jurnalul acțiunilor utilizatorilor). Acesta înregistrează absolut fiecare operațiune din program: cine și cu parola sau ecusonul cui s-a autentificat, la ce oră a intrat în sistem, ce bonuri a emis și, cel mai important, ce documente a modificat sau a șters. Analiza regulată a vânzărilor anulate, împreună cu jurnalul acțiunilor, vă permite să controlați casieria și să identificați tentativele personalului de a-și crește veniturile pe seama afacerii dumneavoastră.