Controlul modificărilor de preț: Protocol de reevaluare, Act de reevaluare și Jurnal de acțiuni al utilizatorului

Pentru controlul modificărilor de prețuri în programul Torgsoft sunt prevăzute mai multe instrumente care permit nu doar fixarea faptului modificării valorii produsului, ci și urmărirea persoanei care a făcut această modificare și a momentului în care a fost făcută. Principalele mecanisme sunt Protocolul de reevaluare, Actul de reevaluare și rapoartele despre Modificarea prețului de vânzare.

Mai jos este prezentată informația detaliată despre modul în care funcționează aceste instrumente și despre cum poate fi configurată responsabilitatea pentru modificări.

1. Protocolul de reevaluare

Acest regim este destinat înregistrării automate a informațiilor despre produsele pentru care a avut loc orice modificare a prețului cu amănuntul.

• Cum funcționează. Protocolul afișează lista produselor care au fost reevaluate într-un anumit Centru de evidență pentru o perioadă determinată. Puteți vedea produsul, prețul vechi și nou, precum și cantitatea produsului din stoc la momentul reevaluării.

• Setări. Pentru ca protocolul să fie completat cu date, este necesar să activați setarea. Mergeți la Setări — Parametri — Evidență și activați comutatorul «Include cantitatea produsului în protocolul de reevaluare (generează protocolul de reevaluare)». Dacă acest comutator este dezactivat, protocolul va rămâne gol.

• Control la autentificare. Programul poate fi configurat astfel încât, la autentificare, să fie afișată fereastra cu protocolul de reevaluare, astfel încât angajații să vadă modificările de preț. Aceasta se configurează în Setări — Parametri — Generale — «Afișează protocolul de reevaluare la autentificare».

2. Actul de reevaluare (modificare planificată a prețurilor)

Dacă doriți să pregătiți din timp modificarea prețurilor și să o aplicați la un anumit moment, se utilizează Actul de reevaluare (Document — Act de reevaluare).

• Responsabilitate. Fiecare act de reevaluare păstrează istoricul: numărul documentului, data și executantul, adică utilizatorul care a creat actul.

• Proces. Creați actul, adăugați produse cu scannerul sau din depozit, indicați noile prețuri sau reduceri. Modificările intră în vigoare doar după apăsarea butonului «Aplică reevaluarea». După aplicare, produsul ajunge automat și în Protocolul de reevaluare.

3. Urmărirea responsabilității pentru modificări (Cine a schimbat prețul?)

Dacă prețul s-a schimbat "brusc" și este necesar să găsiți persoana responsabilă, în Torgsoft există jurnale și rapoarte speciale:

A. Raportul «Modificarea prețului de vânzare» 

Aceasta este cea mai directă metodă de a afla istoricul modificărilor.

• Cale. Depozit — Modificarea prețului de vânzare.

• Ce afișează. Acest raport afișează modificarea prețului de vânzare pentru o anumită perioadă, în funcție de Centrele de evidență.

• Cum găsiți persoana responsabilă? Suportul tehnic recomandă utilizarea exactă a acestui formular pentru a vedea când și de către cine a fost modificat prețul de vânzare al produsului.

B. Protocolul acțiunilor utilizatorilor 

Acesta este un jurnal global al evenimentelor din sistem (Fișier — Protocolul acțiunilor utilizatorilor).

• Acesta înregistrează acțiuni precum o nouă recepție, o vânzare, imprimarea etichetelor și altele. Aici pot fi înregistrate și erori, precum și modificări ale parametrilor importanți. Înregistrările din acest protocol sunt create automat și nu pot fi editate sau șterse de utilizatori, ceea ce garantează fiabilitatea datelor.

C. Jurnalul modificării documentelor 

Dacă modificările au avut loc în interiorul unui document, de exemplu dacă prețul a fost modificat retroactiv într-o recepție, acest lucru se înregistrează aici (Fișier — Jurnalul modificării documentelor).

• Condiție. Este necesar să activați comutatorul «Păstrează jurnalul modificării documentelor» în setări (Setări — Parametri — Acces).

4. Restricționarea drepturilor de acces (prevenire)

Pentru a evita modificările neautorizate ale prețurilor, trebuie configurate corect rolurile utilizatorilor, de exemplu pentru vânzători:

1. Interzicerea modificării prețurilor în vânzare. În setările rolului (Setări — Utilizatori), asigurați-vă că pentru utilizatorul dorit sunt dezactivate următoarele comutatoare:

•    «Este permisă modificarea prețului din lista de prețuri în vânzare».

•    «Este permisă modificarea prețului de vânzare în vânzare».

Acest lucru nu va permite vânzătorului să schimbe în timpul vânzării prețul stabilit cu propriul său preț.

2. Interzicerea editării tipurilor de produse. Dezactivați «Este permisă editarea Tipurilor de produse», astfel încât personalul să nu poată schimba regulile de adaos comercial sau de rotunjire.

3. Control în rețea. Dacă aveți o rețea de magazine, activați opțiunea «Menține aceleași prețuri în toate punctele de vânzare» (Setări — Parametri — Rețeaua comercială). Aceasta garantează că prețurile vor fi modificate centralizat și sincronizate automat.

Pentru controlul zilnic utilizați Protocolul de reevaluare pentru a vedea lista produselor și raportul Modificarea prețului de vânzare pentru a identifica angajatul concret care a făcut modificările.