Când o afacere are mai multe magazine, case sau întreprinderi, proprietarul trebuie să înțeleagă nu doar valoarea totală a cheltuielilor, ci și unde au fost efectuate. De exemplu, chiria a fost plătită pentru un magazin, materialele pentru uz gospodăresc au fost cumpărate pentru altul, salariile au fost plătite dintr-o anumită casă, iar comisionul bancar a fost debitat din contul bancar al unei anumite întreprinderi. Dacă suma din analiza financiară pare incorectă sau operațiunea necesară nu este vizibilă, verificarea trebuie începută cu perioada, punctul de vânzare, casa, întreprinderea și categoria de analiză financiară.
Ce trebuie să știți înainte de verificare
Documentul financiar din Torgsoft înregistrează mișcarea banilor: încasările în casă, cheltuielile curente, plățile către furnizori, operațiunile din conturile bancare și alte plăți. Pentru a găsi operațiunea necesară în fereastra Plată → Document financiar, puteți utiliza filtrele după perioadă, tipul documentului, partener comercial, categorie de analiză, casă, punct de vânzare și întreprindere.
Un centru de evidență este o unitate pentru care Torgsoft ține evidența separată. Într-o rețea comercială, aceste unități pot fi magazine, depozite și alte puncte de evidență.
Categoria de analiză financiară explică destinația mișcării banilor. De exemplu, programul include categorii predefinite pentru încasările din vânzări, plățile către furnizori, salarii, comisioane bancare și alte operațiuni. Proprietarul poate crea și categorii proprii.
O categorie poate fi marcată ca fiind aferentă cheltuielilor. În acest caz, operațiunile financiare asociate sunt înregistrate drept cheltuieli ale afacerii și se scad din încasările din vânzări la calcularea profitului.
Cum să găsiți cheltuielile unui anumit magazin
Dacă trebuie să verificați, de exemplu, cheltuielile magazinului nr. 2 pentru luna septembrie, deschideți: Plată → Document financiar.
Mai întâi, setați perioada dorită. Apoi utilizați filtrele pentru a restrânge treptat lista:
-
Punct de vânzare — magazinul dorit.
-
Casă — dacă vă interesează operațiunile în numerar dintr-o anumită casă.
-
Categorie de analiză — de exemplu, cheltuieli gospodărești sau salarii.
-
Întreprindere — dacă într-o singură bază de date sunt înregistrate operațiunile mai multor întreprinderi.
-
Dacă este necesar — partenerul comercial sau tipul documentului.
Aceste filtre sunt concepute special pentru găsirea unei anumite operațiuni financiare.
De exemplu, proprietarul vede în raport cheltuieli pentru necesități gospodărești, dar dorește să afle cărui magazin îi aparțin. În documentele financiare poate selecta punctul de vânzare și categoria de analiză corespunzătoare pentru a consulta operațiunile din perioada dorită.
Cum să verificați cheltuielile întregii rețele comerciale
Pentru o imagine de ansamblu, utilizați: Analiză → Perioadă.
În această secțiune se selectează mai întâi centrul de evidență, apoi luna și anul. După actualizare, programul afișează rezultatele pentru unitatea selectată.
Dacă în program sunt configurate mai multe rețele comerciale, puteți utiliza și filtrul «Rețea comercială». În acest caz, rezultatele vor fi calculate numai pentru centrele de evidență care aparțin rețelei selectate.
În practică, aceasta oferă două niveluri de verificare:
Analiză → Perioadă — consultați rezultatul general al unui magazin sau al unei rețele;
Plată → Document financiar — găsiți operațiunile concrete din care s-au format cheltuielile.
De ce o cheltuială poate fi atribuită altei unități decât cea așteptată
Primul lucru pe care trebuie să îl verificați este setul de parametri cu care a fost înregistrată operațiunea.
De exemplu, într-o rețea există două magazine. Cheltuielile pentru materiale gospodărești trebuie atribuite celui de-al doilea magazin. Dacă la întocmirea documentului financiar a fost selectată o altă casă, un alt punct de vânzare, o altă întreprindere sau categorie de analiză, operațiunea trebuie căutată după datele efectiv înregistrate în document.
Prin urmare, dacă apare o diferență, nu încercați imediat să corectați raportul final. Găsiți mai întâi documentul financiar și verificați:
-
data;
-
suma;
-
casa sau contul bancar;
-
punctul de vânzare;
-
întreprinderea;
-
categoria de analiză financiară.
De ce o operațiune apare în documentele financiare, dar nu influențează cheltuielile
Nu orice mișcare de bani reprezintă o cheltuială a afacerii.
De exemplu, colectarea numerarului sau transferul între case reprezintă mișcări de bani în interiorul afacerii. Pentru astfel de operațiuni, Torgsoft utilizează categoria «Circulație internă». Banii își schimbă locul de păstrare, dar operațiunea în sine nu trebuie tratată la fel ca plata chiriei, a salariilor sau a altor cheltuieli.
Dacă o operațiune trebuie să reducă profitul, verificați categoria sa de analiză financiară. Pentru o categorie de cheltuieli trebuie activată opțiunea «Include în cheltuieli».
De exemplu, pentru plata detergenților puteți întocmi un ordin de plată din casă și selecta categoria cheltuielilor gospodărești. Documentația Torgsoft descrie expres acest scenariu pentru eliberarea banilor din casă în scopuri gospodărești.
Cum să verificați operațiunile mai multor persoane fizice autorizate sau întreprinderi
Dacă o singură bază de date Torgsoft este utilizată pentru mai multe întreprinderi, atunci când căutați operațiunile financiare acordați atenție filtrului «Întreprindere».
De exemplu, în două magazine își desfășoară activitatea persoane fizice autorizate diferite. Suma totală pentru perioadă poate fi corectă, dar pentru a verifica o anumită Persoană fizică autorizată trebuie să filtrați separat operațiunile acesteia.
În fereastra Document financiar, filtrul după întreprindere funcționează împreună cu filtrele după perioadă, casă, punct de vânzare, partener comercial și categorie de analiză.
Prin urmare, dacă plata dorită pare să fi «dispărut», verificați mai întâi dacă nu este activ un filtru pentru altă întreprindere.
Ce trebuie să faceți dacă găsiți un document financiar incorect
Dacă eroarea se află în documentul financiar propriu-zis, acesta poate fi modificat sau șters numai în anumite condiții.
Pentru o operațiune de casă, ziua de casă corespunzătoare trebuie să fie deschisă. Dacă documentul este asociat cu o plată pentru produse, înainte de modificare sau ștergere trebuie anulată plata respectivă. Ștergerea unui document financiar este înregistrată în Fișier → Jurnalul acțiunilor utilizatorilor.
Prin urmare, înainte de a corecta o operațiune mai veche, identificați mai întâi documentul exact care generează suma incorectă și abia apoi modificați datele contabile.
Cum să verificați cheltuielile fără căutări inutile
Pentru controlul periodic este suficient să urmați aceeași procedură:
-
În Analiză → Perioadă, verificați rezultatul pentru magazinul sau rețeaua dorită.
-
Dacă suma cheltuielilor ridică semne de întrebare, deschideți Plată → Document financiar.
-
Setați aceeași perioadă.
-
Selectați punctul de vânzare sau întreprinderea.
-
Dacă este necesar, restrângeți căutarea după casă și categorie de analiză.
-
Verificați parametrii documentelor financiare găsite.
-
Dacă operațiunea trebuie considerată o cheltuială, verificați dacă a fost utilizată categoria de cheltuieli corespunzătoare.
Regula principală: identificați mai întâi centrul de evidență, întreprinderea și categoria în care a fost înregistrată operațiunea, apoi căutați cauza diferenței în analiza finală.
Dacă nu reușiți să identificați singur cauza, vă recomandăm să solicitați ajutorul serviciului de asistență tehnică Torgsoft.
Reveniți la pasul anterior