Articole de analiză financiară: cum să determinați direcția tranzacției și să întocmiți corect un document financiar

În Torgsoft, mișcările de bani sunt asociate cu categoriile de analiză financiară. Acestea ajută la separarea încasărilor din vânzări, decontărilor cu furnizorii, salariilor, comisioanelor bancare, transferurilor interne de bani și altor operațiuni.

Solicitările adresate asistenței tehnice arată că utilizatorii întâmpină cel mai des dificultăți nu la crearea documentului financiar în sine, ci atunci când trebuie să decidă ce categorie să aleagă și să înțeleagă de ce programul nu permite efectuarea unei operațiuni cu o anumită categorie.

De exemplu, există situații în care, la înregistrarea unei încasări, utilizatorul selectează o categorie de cheltuieli și primește un mesaj că încasările nu pot fi atribuite unei categorii de cheltuieli din analiza financiară.

Ce este o categorie de analiză financiară

O categorie de analiză financiară stabilește tipul de mișcare a banilor căruia îi aparține o operațiune.

Torgsoft include categorii de sistem pe care programul le utilizează pentru operațiunile standard. Printre acestea se numără:

• Încasări din vânzări — banii obținuți din vânzarea mărfurilor;

• Decontări cu furnizorii — plățile către furnizori;

• Transferuri interne — mișcarea banilor în interiorul afacerii;

• Comision bancar;

• Schimb valutar;

• Salariu;

• Acceptarea plăților cu cardul.

Utilizatorii pot crea și categorii proprii, pe care le pot subordona categoriilor principale. De exemplu, pentru categoria «Salariu» se pot crea categorii separate pentru salariul de bază, prime sau alte plăți.

Categorii de cheltuieli și categorii care nu reprezintă cheltuieli

În nomenclatorul categoriilor există opțiunea «Include în cheltuieli».

Dacă această opțiune este activată, operațiunile din categoria respectivă sunt considerate cheltuieli ale afacerii. În structura arborescentă a analizei financiare, aceste categorii sunt evidențiate cu roșu.

Cheltuielile pot include, de exemplu:

• chiria;

• serviciile comunale;

• publicitatea;

• salariile;

• serviciile bancare.

Sumele atribuite categoriilor de cheltuieli sunt luate în considerare la calcularea profitului. Totuși, nu orice ieșire de bani din casă reprezintă o cheltuială a afacerii.

De exemplu, plata către un furnizor reduce suma de bani din casă sau din contul bancar, dar plata în sine nu trebuie să reducă din nou profitul: valoarea mărfurilor este deja luată în considerare prin costul lor de achiziție.

De asemenea, colectarea numerarului sau transferul banilor între casele proprii nu reprezintă o cheltuială — banii sunt doar transferați în interiorul afacerii.

Categorii bilanțiere și nebilanțiere

Categoriile de analiză financiară se împart și în categorii bilanțiere și nebilanțiere.

Categoriile bilanțiere influențează decontările cu partenerii comerciali. În setările standard, acestea includ:

• Încasări din vânzări;

• Decontări cu furnizorii.

Operațiunile din aceste categorii influențează datele din secțiunile «Soldul cu partenerii» și «Fișa decontărilor».

Categoriile nebilanțiere nu modifică datoria partenerului comercial. Acestea pot include cheltuielile gospodărești, salariile, serviciile bancare și alte operațiuni care nu reprezintă decontări cu cumpărătorii sau furnizorii.

În Torgsoft, categoriile de cheltuieli și cele bilanțiere funcționează după reguli diferite. Dacă o categorie este definită drept bilanțieră, opțiunea «Include în cheltuieli» este dezactivată.

De ce o încasare nu poate fi înregistrată într-o categorie de cheltuieli

Aceasta este una dintre cauzele reale ale solicitărilor către asistența tehnică.

Dacă banii intră în casă sau în contul bancar, dar utilizatorul încearcă să atribuie operațiunea unei categorii marcate drept cheltuială, apare o contradicție logică.

O categorie de cheltuieli indică faptul că suma reprezintă o cheltuială a afacerii. În schimb, o încasare mărește suma de bani disponibilă. Prin urmare, Torgsoft nu permite efectuarea unei astfel de operațiuni.

În această situație, nu trebuie să încercați să ocoliți restricția. Este necesar să verificați:

1. ce s-a întâmplat efectiv cu banii;

2. care categorie corespunde naturii economice a operațiunii;

3. dacă respectiva categorie este configurată corect.

Exemple de alegere a categoriei potrivite

Cumpărătorul plătește pentru marfă.

Banii provin din vânzare, astfel încât se utilizează categoria de sistem «Încasări din vânzări».

Antreprenorul achită furnizorului o datorie pentru marfa primită.

Banii ies din casă sau din contul bancar, dar operațiunea reprezintă o decontare cu un partener comercial. Pentru aceasta se utilizează categoria «Decontări cu furnizorii».

Această operațiune modifică valoarea datoriei față de furnizor în evidența decontărilor.

Acestea reprezintă cheltuieli ale afacerii.

Pentru ele trebuie utilizată categoria nebilanțieră de cheltuieli corespunzătoare, de exemplu «Chirie», «Publicitate» sau «Servicii comunale».

Pentru plățile către angajați, Torgsoft include categoria de sistem «Salariu». Dacă este necesar, se pot crea subcategorii ale acesteia.

Dacă banii sunt transferați între casele proprii sau între o casă și un cont bancar, aceștia nu devin cheltuieli ale afacerii.

Pentru astfel de operațiuni se utilizează categoria «Transferuri interne».

Principiul de bază este simplu: trebuie să analizați nu doar dacă banii au ieșit fizic din casă, ci și natura economică a operațiunii.

Ce trebuie să faceți dacă ați selectat categoria greșită

Mai întâi, trebuie să stabiliți cum a fost creat documentul financiar.

Deschideți Plată → Document financiar și găsiți operațiunea necesară după dată, casă, cont bancar, partener comercial sau alți parametri disponibili.

Verificați:

• suma;

• casa sau contul bancar;

• partenerul comercial;

• categoria de analiză financiară;

• documentul sau operațiunea asociată mișcării banilor.

Pentru un document care poate fi editat, trebuie selectată categoria corectă de analiză financiară.

Înainte de modificare, este important să stabiliți dacă noua categorie trebuie:

• să influențeze cheltuielile;

• să influențeze soldul cu partenerul comercial;

• să reprezinte un transfer intern de fonduri.

Nu este recomandat să ștergeți imediat documentul financiar sau să creați manual unul nou.

Dacă documentul financiar este asociat unei vânzări, unei plăți efectuate de client, unei decontări cu furnizorul sau unui alt document primar, trebuie să verificați mai întâi operațiunea inițială.

În caz contrar, puteți corecta documentul financiar, dar documentele asociate sau situația decontărilor pot rămâne incorecte.

Nu trebuie să ștergeți automat documentele sau să redeschideți o zi de casă anterioară doar pentru a modifica o categorie.

Mai întâi, trebuie să stabiliți:

• care document a generat mișcarea incorectă a banilor;

• dacă acesta poate fi editat;

• cum va influența corectarea zilele de casă și rapoartele ulterioare.

Pentru situațiile complexe care implică perioade deja închise, este recomandat să contactați asistența tehnică.

Cum să verificați rezultatul

După corectare, este recomandat să verificați datele în mai multe secțiuni.

Raportul Soldul pe categorii de analiză financiară prezintă mișcările de bani pe categorii și ajută la identificarea categoriei în care a fost înregistrată operațiunea.

Soldul cu partenerii este necesar dacă operațiunea este asociată unei datorii a cumpărătorului sau față de furnizor.

Raportul zilnic al casei ajută la verificarea mișcărilor de bani pentru o anumită casă.

Pentru analizarea rezultatelor activității afacerii pot fi utilizate rapoartele financiare și analitice din Torgsoft, însă este important să țineți cont de faptul că rapoartele diferite pot calcula indicatorii după metode diferite.