Cum se înregistrează separat plățile prin terminalul POS și achizițiile online în Torgsoft

Magazinul poate accepta plata cu cardul printr-un terminal POS la casă, iar magazinul online — printr-un serviciu de acquiring online. În plus, cumpărătorii pot transfera bani direct într-un cont IBAN. În Torgsoft, este important ca aceste plăți să fie separate corect, pentru a nu amesteca metodele de plată, pentru a genera corect bonurile PCM și pentru a reconcilia încasările cu extrasul bancar.

Ce plăți trebuie separate

Pentru evidență este important să înțelegeți cum anume a plătit cumpărătorul.

Este recomandat ca aceste metode de plată să fie separate în evidență, deoarece pot avea comisioane diferite, documente diferite pentru reconciliere și proceduri diferite de procesare a operațiunilor.

Cum se organizează acest lucru în Torgsoft

Principiul de bază: fiecare plată trebuie înregistrată cu metoda de plată și în contul curent care corespund plății reale.

De exemplu, magazinul poate evidenția separat:

• plățile prin terminal POS;

• plățile prin acquiring online;

• transferurile bancare directe în contul IBAN.

Dacă diferite canale de plată transferă efectiv banii în conturi bancare diferite, aceste conturi trebuie reflectate corespunzător în Torgsoft.

Dacă plățile prin POS și acquiring online sunt încasate în același cont bancar, nu este necesar să creați artificial mai multe conturi identice. Plățile pot fi separate după metoda de plată, documentele serviciului de plată și extrasul bancar.

Cum se procesează plata prin terminal POS

Dacă cumpărătorul plătește cu cardul direct în magazin:

1. Casierul înregistrează vânzarea în Torgsoft.

2. Selectează metoda corespunzătoare de plată fără numerar.

3. Dacă terminalul POS este integrat cu programul, Torgsoft transmite suma către terminal.

4. Cumpărătorul efectuează plata.

5. Programul primește rezultatul operațiunii bancare.

6. Dacă este necesar, se generează bonul fiscal.

Pentru un terminal bancar integrat, Torgsoft poate primi datele operațiunii cu cardul și le poate utiliza la înregistrarea vânzării.

Cum se procesează o comandă pe care cumpărătorul a achitat-o deja pe site

De exemplu, cumpărătorul a plasat o comandă în magazinul online în valoare de 2 000 UAH și a achitat-o imediat prin serviciul de acquiring online.

Atunci când vânzătorul procesează această comandă în Torgsoft, nu este necesar să transmită din nou suma de 2 000 UAH către terminalul POS din magazin. Plata a fost deja efectuată.

În Torgsoft trebuie înregistrată plata primită prin metoda corespunzătoare și asociată cu vânzarea sau comanda. Dacă operațiunea trebuie fiscalizată, pentru aceasta se generează bonul PCM corespunzător.

Prin urmare, terminalul POS fizic trebuie utilizat numai atunci când cumpărătorul achită efectiv cumpărătura prin intermediul acestuia.

Ce trebuie indicat în bonul PCM

Este important să se facă diferența între forma de plată și mijlocul de plată. Plata cu cardul printr-un terminal POS și plata cu cardul prin internet pot fi ambele fără numerar, însă modul efectiv de efectuare a plății diferă. Prin urmare, în setările PCM trebuie utilizat mijlocul de plată care corespunde tranzacției reale.

Principiul este simplu: bonul trebuie să reflecte metoda prin care cumpărătorul a achitat efectiv.

Dacă cumpărătorul a utilizat terminalul POS în magazin, operațiunea nu trebuie înregistrată ca un transfer obișnuit în cont.

Dacă cumpărătorul a plătit prin acquiring online, această plată nu trebuie procesată prin terminalul POS fizic doar pentru a finaliza vânzarea în Torgsoft.

Cum se ia în calcul comisionul

Să presupunem că un cumpărător a achitat 1 000 UAH prin acquiring online.

Serviciul de plată sau banca a reținut un comision de 20 UAH, astfel încât în contul bancar al antreprenorului au fost încasate efectiv 980 UAH. Suma vânzării rămâne însă 1 000 UAH, deoarece aceasta este suma achitată de cumpărător. Comisionul trebuie evidențiat separat ca o cheltuială pentru serviciile de acquiring.

Pentru reconciliere se poate utiliza următoarea logică: suma plăților cumpărătorilor − comisionul = suma efectiv încasată în contul bancar.

De exemplu:

• plăți prin acquiring online — 10 000 UAH;

• comision — 200 UAH;

• încasat de bancă — 9 800 UAH.

În acest caz, diferența de 200 UAH nu reprezintă un deficit al vânzărilor — este comisionul pentru procesarea plăților.

Plățile POS și acquiring online sunt încasate în același cont. Cum le separăm

În extrasul bancar, fondurile provenite din diferite metode de plată pot fi încasate în același IBAN. Totuși, pentru evidența internă, acestea trebuie diferențiate.

Pentru reconciliere se verifică:

• vânzările achitate prin POS;

• plățile prin acquiring online;

• raportul terminalului bancar;

• raportul serviciului de plată;

• comisioanele reținute;

• încasările efective din extrasul bancar.

Pentru proprietar este important să vadă nu doar câți bani au fost încasați în contul bancar, ci și pentru ce vânzări au fost primiți și ce comision a fost reținut.

Transferul în contul IBAN este acquiring online?

Nu. Dacă cumpărătorul introduce datele cardului pe o pagină specială de plată, iar plata este procesată de un serviciu de plată, aceasta este o operațiune de acquiring online.

Dacă cumpărătorul primește datele bancare și transferă independent banii într-un cont IBAN, acesta este un transfer bancar.

Pentru evidență, aceste operațiuni trebuie diferențiate.

Dacă mai multe Persoane fizice autorizate lucrează cu același POS

Pentru fiecare antreprenor trebuie asociate corect: întreprinderea → contul curent → merchantul terminalului bancar.

Astfel, la plata prin POS, banii sunt direcționați în contul antreprenorului care efectuează vânzarea.

În mod similar trebuie organizate și plățile online: plata trebuie să fie încasată în beneficiul antreprenorului în numele căruia se efectuează vânzarea respectivă.

În același timp, denumirea metodei de plată în PCM nu determină de una singură în contul cărei Persoane fizice autorizate banca va transfera banii.

Ce trebuie făcut dacă banii au fost retrași de pe card, dar Torgsoft nu a finalizat vânzarea

Nu efectuați plata din nou până când nu verificați rezultatul primei operațiuni.

Mai întâi verificați starea plății pe terminalul POS sau în serviciul bancar și asigurați-vă dacă banii au fost într-adevăr retrași.

Dacă plata a fost efectuată, dar Torgsoft nu a primit confirmarea de la terminal din cauza unei erori de comunicare, trebuie verificată starea operațiunii deja efectuate, nu retrasă din nou suma de la cumpărător.

Pentru verificare pot fi necesare datele operațiunii bancare, inclusiv RRN, merchantul, suma și starea vânzării în Torgsoft.

Cum se verifică plățile la sfârșitul zilei

Proprietarul trebuie să reconcilieze doar patru indicatori:

1. Câte vânzări au fost achitate prin POS.

2. Cât s-a încasat prin acquiring online.

3. Ce sumă a fost reținută drept comision.

4. Ce sumă a fost efectiv încasată în contul bancar.

Dacă magazinul lucrează cu mai multe Persoane fizice autorizate, această reconciliere trebuie efectuată separat pentru fiecare antreprenor.

Principalul lucru

Pentru ca plățile POS, acquiringul online și transferurile bancare să nu fie amestecate, pentru fiecare plată în Torgsoft trebuie stabilit corect: cine primește banii → în ce cont sunt încasate → cum a plătit cumpărătorul → dacă a fost utilizat terminalul POS → ce comision a fost reținut.

Astfel, o comandă deja achitată online nu va fi transmisă din nou către terminalul bancar, comisionul nu va denatura suma vânzării, iar datele din Torgsoft vor putea fi reconciliate mai ușor cu PCM și extrasul bancar.