Mai multe persoane fizice autorizate și un singur terminal POS în Torgsoft: cum să verificați întreprinderea, contul bancar, comerciantul și PCM

La aceeași casă de marcat pot lucra mai multe Persoane fizice autorizate: de exemplu, o parte dintre produse sunt vândute de un antreprenor, iar celelalte de altul, în timp ce plățile cu cardul ale cumpărătorilor sunt acceptate printr-un singur terminal bancar. În această configurație, este important ca plata să ajungă în contul Persoanei fizice autorizate care vinde produsul, iar bonul fiscal să fie emis prin PCM-ul acesteia. Antreprenorii întreabă frecvent cum selectează Torgsoft comerciantul corect, ce trebuie verificat după adăugarea unei a doua Persoane fizice autorizate și de ce, uneori, banii ajung în contul corect, dar bonul fiscal este emis în numele altui antreprenor.

Ce elemente trebuie asociate între ele

Această configurație implică mai multe elemente distincte.

 Întreprinderea — o Persoană fizică autorizată sau o persoană juridică în numele căreia sunt vândute produsele.

 Contul bancar — contul antreprenorului în care sunt încasate plățile fără numerar.

 Comerciantul (merchant) — identificatorul comerciantului în terminalul bancar. Dacă un singur terminal POS acceptă plăți pentru două Persoane fizice autorizate, banca trebuie să configureze comercianții corespunzători pe terminal.

 PCM — casa de marcat înregistrată pentru un anumit operator economic și utilizată pentru fiscalizarea vânzărilor.

În Torgsoft, comerciantul terminalului bancar este asociat cu un anumit cont bancar. Pentru un singur cont pot fi configurați mai mulți comercianți, iar pentru fiecare comerciant se poate stabili dacă este utilizat pentru plăți, returnări de bani sau ambele operațiuni.

Prin urmare, configurația practică poate fi reprezentată astfel: Persoană fizică autorizată → contul său bancar → comerciantul său → terminalul POS și separat: Persoană fizică autorizată → PCM-ul său.

Terminalul bancar gestionează transferul banilor, iar PCM-ul generează bonul fiscal. Ambele operațiuni trebuie să se refere la același vânzător.

Verificați mai întâi întreprinderea și contul bancar

Dacă în magazin funcționează două Persoane fizice autorizate, pentru fiecare trebuie să fie clar:

• ce produse vinde;

• ce cont bancar este utilizat pentru încasarea plăților sale fără numerar;

• prin ce PCM sunt fiscalizate vânzările sale.

Aceste aspecte trebuie verificate cu deosebită atenție dacă, pe parcursul zilei, casierul lucrează cu întreprinderi diferite sau poate modifica contul bancar în fereastra de plată.

Materialele interne Torgsoft descriu situații reale în care casierul a trecut la o altă Persoană fizică autorizată, dar contul bancar a rămas cel al antreprenorului anterior. Ca urmare, plățile în numerar și cele fără numerar aferente vânzărilor puteau fi înregistrate pentru întreprinderi diferite.

Prin urmare, regula principală este simplă: contul selectat pentru plata fără numerar trebuie să aparțină antreprenorului în numele căruia este înregistrată vânzarea.

Verificați comercianții direct pe terminalul POS

Adăugarea unei a doua Persoane fizice autorizate în Torgsoft nu înseamnă automat că terminalul este pregătit să accepte plăți pentru aceasta. Mai întâi, banca trebuie să înregistreze comerciantul corespunzător pe terminalul POS.

În Torgsoft, deschideți: Setări → Parametri → Funcții suplimentare → Terminal bancar și utilizați funcția «Obține informații despre terminal».

Pentru integrările compatibile, această funcție permite vizualizarea comercianților înregistrați pe terminal. Dacă comerciantul necesar lipsește, acesta nu poate fi adăugat doar prin Torgsoft — trebuie mai întâi configurat de bancă.

De exemplu:

• Persoana fizică autorizată A are contul A și comerciantul A;

• Persoana fizică autorizată B are contul B și comerciantul B.

În Torgsoft, comerciantul A trebuie asociat cu contul A, iar comerciantul B — cu contul B.

Nu presupuneți că «comerciantul 1 aparține primei Persoane fizice autorizate, iar comerciantul 2 celei de-a doua». Numărul sau denumirea comerciantului trebuie preluate din informațiile terminalului ori confirmate cu banca.

După configurarea comercianților în Torgsoft, recomandăm efectuarea unei plăți de test cu o sumă mică, verificarea Merchant ID-ului și a contului bancar în care a ajuns plata, apoi efectuarea unei returnări de test. Astfel, puteți verifica imediat dacă fiecare comerciant este asociat corect cu contul bancar corespunzător.

Dacă un cont are mai mulți comercianți

În Torgsoft, pentru un comerciant poate fi activată opțiunea «Implicit». În acest caz, el va fi propus automat pentru operațiunile efectuate prin contul bancar corespunzător.

Există și setarea «Afișează dialogul de selectare a comerciantului». Dacă pentru un cont sunt disponibile mai multe opțiuni, programul poate solicita casierului să selecteze comerciantul în timpul plății.

Această funcție este utilă, dar atunci când lucrează mai multe Persoane fizice autorizate, procesul nu ar trebui organizat astfel încât vânzătorul să ghicească de fiecare dată ce comerciant trebuie selectat.

Este mai bine să configurați din timp o asociere clară:

• contul Persoanei fizice autorizate A → comerciantul A
• contul Persoanei fizice autorizate B → comerciantul B.

Cum să verificați PCM-ul

Verificați separat prin ce PCM sunt generate bonurile fiscale pentru fiecare antreprenor.

Este important să nu confundați două lucruri:

• comerciantul stabilește prin ce comerciant înregistrat la bancă este procesată tranzacția cu cardul;

• PCM-ul stabilește în numele cărui operator economic este generat bonul fiscal.

Prin urmare, poate apărea o situație nedorită: banii ajung în contul Persoanei fizice autorizate A, dar bonul fiscal PCM este emis în numele Persoanei fizice autorizate B. După configurare, trebuie să verificați nu doar chitanța bancară, ci și datele vânzătorului de pe bonul fiscal.

Cum să efectuați corect testul pentru două Persoane fizice autorizate

Cea mai sigură metodă de verificare este efectuarea unei vânzări separate, cu o sumă mică, pentru fiecare antreprenor.

Test pentru Persoana fizică autorizată A

Vindeți un produs care aparține Persoanei fizice autorizate A și acceptați plata cu cardul.

Verificați:

1. În Torgsoft este selectat contul Persoanei fizice autorizate A.

2. Pentru tranzacție este utilizat comerciantul Persoanei fizice autorizate A.

3. Terminalul POS a confirmat plata.

4. Banii apar în contul bancar corect.

5. Bonul fiscal a fost generat prin PCM-ul Persoanei fizice autorizate A.

Apoi repetați aceeași verificare pentru Persoana fizică autorizată B.

Cum să gestionați vânzările care includ produse ale unor Persoane fizice autorizate diferite

Tocmai aceste bonuri necesită cea mai mare atenție.

Nu presupuneți că este suficient să adăugați într-o singură vânzare un produs al Persoanei fizice autorizate A și unul al Persoanei fizice autorizate B, iar Torgsoft va împărți automat plata între doi comercianți și va genera bonurile fiscale necesare în orice configurație.

În cazul vânzărilor mixte care includ produse aparținând unor antreprenori diferiți, repartizarea plăților depinde de setările Torgsoft. Pentru ca produsele diferitelor Persoane fizice autorizate să fie repartizate corect între PCM-urile și conturile bancare ale antreprenorilor corespunzători, modul de lucru trebuie configurat în prealabil.

După configurare, recomandăm efectuarea unei vânzări mixte de test și verificarea următoarelor aspecte:

• ce documente creează Torgsoft;

• prin ce conturi sunt procesate plățile;

• ce comercianți sunt utilizați de terminalul bancar;

• prin ce PCM-uri sunt generate bonurile fiscale.

Returnările trebuie verificate și pentru fiecare Persoană fizică autorizată

Faptul că vânzările sunt procesate corect pentru ambele Persoane fizice autorizate nu garantează că și returnările vor funcționa corect.

Pe terminal pot exista:

• un comerciant separat pentru plăți;

• un comerciant separat pentru returnări;

• un singur comerciant de tip «Plată/Returnare».

Varianta concretă depinde de integrare și de setările băncii. Torgsoft acceptă diferite moduri de funcționare. Prin urmare, după efectuarea unei plăți de test pentru Persoana fizică autorizată A, procesați o returnare de valoare mică. Apoi repetați verificarea pentru Persoana fizică autorizată B.

Dacă vânzarea pentru Persoana fizică autorizată B este procesată corect, dar returnarea se efectuează prin Persoana fizică autorizată A sau nu se efectuează deloc, trebuie să verificați comerciantul utilizat pentru returnare și contul bancar la care este asociat.

Acest lucru se poate întâmpla dacă banca a configurat mai mulți comercianți pentru acceptarea plăților, dar returnările pentru al doilea cont sunt configurate diferit sau nu sunt configurate deloc.

Ce trebuie să faceți dacă banii au ajuns la o Persoană fizică autorizată, dar bonul a fost emis de alta

Nu efectuați din nou plata cu cardul cumpărătorului.

Mai întâi, notați:

• în ce cont a ajuns efectiv plata bancară;

• ce comerciant a utilizat terminalul POS;

• în numele cărei Persoane fizice autorizate a fost emis bonul fiscal;

• ce cont bancar a fost selectat în Torgsoft.

Dacă banca a debitat deja cu succes suma, trimiterea unei noi comenzi către terminalul POS poate provoca o a doua debitare.

Dacă plata bancară a fost procesată prin contul corect al Persoanei fizice autorizate pe terminalul bancar, dar bonul fiscal a fost emis în numele altei Persoane fizice autorizate, efectuați stornarea prin PCM-ul antreprenorului în numele căruia bonul nu trebuia emis.

După aceea:

1. Deschideți vânzarea deja înregistrată pentru editare în fereastra «Vânzări».

2. Ștergeți plățile asociate acestei vânzări.

3. Înregistrați din nou plata prin PCM-ul antreprenorului corect.

4. În fereastra «Plată», debifați opțiunea «Utilizează conexiunea cu terminalul bancar».

Nu este necesar să transmiteți din nou suma către terminalul POS, deoarece plata bancară a fost deja procesată cu succes prin Persoana fizică autorizată corespunzătoare.

Ce trebuie să verificați după înlocuirea terminalului sau adăugarea unei noi Persoane fizice autorizate

După asemenea modificări, parcurgeți aceeași listă scurtă de verificare:

1. Banca a confirmat că pe terminalul POS sunt înregistrați comercianții necesari.

2. Denumirile sau numerele acestora au fost verificate prin funcția «Obține informații despre terminal».

3. Fiecare comerciant din Torgsoft este asociat cu contul bancar corect.

4. PCM-ul corespunzător a fost verificat pentru fiecare Persoană fizică autorizată.

5. A fost efectuată o plată de test separată pentru fiecare Persoană fizică autorizată.

6. A fost verificată creditarea efectivă a banilor la bancă.

7. A fost efectuată o returnare de test pentru fiecare Persoană fizică autorizată.

Această verificare ajută la identificarea majorității problemelor înainte de începerea vânzărilor reale.

Esențialul

Atunci când lucrează mai multe Persoane fizice autorizate, terminalul POS, contul bancar și PCM-ul nu trebuie considerate un singur sistem.

Verificați două trasee asociate: Persoană fizică autorizată → cont bancar → comerciant → POS și Persoană fizică autorizată → PCM.

După configurare, efectuați o plată și o returnare separate pentru fiecare Persoană fizică autorizată și comparați rezultatele: antreprenorul indicat în tranzacția bancară, contul în care au fost încasați banii și antreprenorul indicat pe bonul fiscal.

Dacă toate aceste date corespund aceleiași Persoane fizice autorizate, integrarea este configurată corect.