Lucrul cu mai mulți proprietari individuali pe un singur terminal bancar: cum să eviți alegerea comerciantului greșit

Regimul multimerchant — este o funcționalitate care permite configurarea unui singur terminal bancar fizic pentru lucrul cu mai multe Persoane fizice autorizate. În Torgsoft, un anumit marcant poate fi asociat cu contul de decontare corespunzător din program, astfel încât, în timpul plății, banii să fie direcționați către contul necesar.

Este important de înțeles: aceasta nu este o determinare complet automată, fără participarea omului, ci un proces automatizat care depinde de setările corecte și de acțiunile casierului. Dacă merchanturile, conturile sau drepturile de acces sunt configurate incorect, ori casierul alege o Persoană fizică autorizată sau un cont greșit în timpul vânzării, poate apărea o neconcordanță: plata fără numerar trece prin terminal pentru o Persoană fizică autorizată, iar bonul fiscal pCM se formează pentru alta. În astfel de cazuri, banii pot fi virați în contul de decontare greșit.

Cauzele alegerii greșite a Persoanei fizice autorizate sau a merchantului

Desincronizarea dintre terminalul bancar și sistemul de evidență apare cel mai des nu din cauza unor defecțiuni tehnice, ci din cauza setărilor incorecte ale accesului sau a erorilor casierului în momentul achitării. Iată principalele «puncte vulnerabile»:

• Factorul uman la schimbarea întreprinderii (Persoană fizică autorizată). Dacă la un singur loc de muncă se lucrează cu mai multe Persoane fizice autorizate, casierul poate trece la începutul turei pe altă întreprindere, dar poate uita să schimbe contul de decontare implicit. Drept rezultat, apare situația în care numerarul este înregistrat pe Persoana fizică autorizată curentă corectă, iar plata fără numerar merge pe marcantul Persoanei fizice autorizate cu care s-a lucrat ieri.

• Dificultăți în cazul vânzărilor mixte. Dacă într-un singur bon sunt incluse produse ale unor antreprenori diferiți, de exemplu alcool și produse alimentare, poate apărea o eroare de distribuire a plăților.

• Specificul configurării merchantului pentru operațiunea «Retur». Deseori apare situația în care plățile pentru două Persoane fizice autorizate diferite trec cu succes, iar la încercarea de a face retur cumpărătorului, Torgsoft nu va afișa o eroare, însă returul va trece prin altă Persoană fizică autorizată. Acest lucru se întâmplă dacă banca a configurat pe terminal două merchanturi pentru plată, dar merchantul de retur (REFUND) este legat strict doar de o anumită Persoană fizică autorizată și nu este universal.

• Indexul sau denumirea incorectă a merchantului. Uneori terminalul are o numerotare internă, de exemplu codul 1 — plată, codul 5 — retur. Dacă în Torgsoft nu este activată autodeterminarea sau codul operațiunii pentru contul ales este indicat incorect, programul trimite solicitarea către un merchant inexistent, ceea ce duce la anularea operațiunii.

Cum să configurați Torgsoft pentru a evita erorile de alegere a merchantului

Pentru a minimiza riscul ca banii să fie trimiși către Persoana fizică autorizată greșită, în Torgsoft există câteva măsuri de protecție care merită configurate imediat după conectarea terminalului:

1. Utilizarea listei derulante și a merchantului implicit.

Dacă pentru un singur cont de decontare sunt create mai multe merchanturi, programul permite simplificarea alegerii acestora. În setările merchantului, se poate bifa opțiunea «Utilizați implicit». Datorită acestui lucru, merchantul necesar va fi inserat automat în lista derulantă direct lângă bifa «Utilizați conexiunea cu terminalul bancar» pe formularul de plată.

2. Dialog obligatoriu pentru alegerea merchantului: protecție împotriva neatenției.

Pentru proprietarii de afaceri ai căror vânzători confundă frecvent Persoanele fizice autorizate, există o soluție mai strictă. În setările terminalului bancar (meniul Setări – Parametri – Funcții suplimentare – Terminal bancar) se poate activa opțiunea «Afișează dialogul de alegere a merchantului» sau «Solicită merchantul» în acțiunile suplimentare. Dacă setarea este activată, la fiecare încercare de plată cu cardul va apărea o fereastră de dialog, iar casierul va trebui să aleagă în mod conștient și manual prin ce Persoană fizică autorizată și prin ce cont să fie efectuată tranzacția.

3. Configurarea fixă a numărului merchantului.

Pentru lucrul cu regimul multimerchant, este mai bine să nu se folosească autodeterminarea numărului merchantului, ci să se indice manual numărul său de ordine în setările Torgsoft. Acest lucru reduce riscul ca programul să se adreseze unui merchant greșit în timpul plății sau returului.

Înainte de configurare, trebuie clarificat ce număr de ordine are fiecare merchant în terminalul bancar: separat pentru plată și, dacă este necesar, pentru retur. După aceea, în Torgsoft trebuie fixat numărul corespunzător al merchantului pentru contul de decontare necesar al Persoanei fizice autorizate. Astfel, casierul va lucra cu o legătură prestabilită între cont și merchant, fără să se bazeze pe selectarea automată.

4. Limitarea drepturilor de acces ale casierilor.

Pentru a evita situația în care casierul efectuează accidental plata către contul de decontare de ieri, este necesară delimitarea clară a drepturilor de acces. Fiecărui vânzător care lucrează cu o anumită întreprindere trebuie să i se atribuie contul de decontare implicit corect și să i se interzică sau să i se limiteze schimbarea conturilor și a întreprinderilor în momentul vânzării.

Ce trebuie făcut dacă neconcordanța a apărut deja?

Dacă casierul a comis deja o eroare: plata pe terminalul bancar a trecut pe Persoană fizică autorizată 1, iar bonul fiscal din program s-a format pe Persoană fizică autorizată 2. În acest caz, problema nu poate fi pur și simplu ignorată, deoarece apare o neconcordanță între mișcarea banilor în contul bancar și datele din evidența fiscală. Este necesar:

1. Să se facă stornarea sau returul bonului care a trecut greșit prin pCM incorect.

2. Să se efectueze vânzarea din nou pe Persoana fizică autorizată corectă. Dacă plata pe terminal a trecut deja fizic cu succes, pentru a nu debita banii clientului a doua oară, se poate crea bonul fiscal corect ca plată fără numerar, fără utilizarea conexiunii cu terminalul bancar, debifând opțiunea de pe formular.

3. Dacă problema a apărut în timpul returului produsului din cauza lipsei unui merchant universal, trebuie să contactați suportul tehnic al băncii și să solicitați configurarea merchantului Retur pentru fiecare dintre conturile de decontare ale Persoanelor fizice autorizate legate la terminal. După efectuarea modificărilor de către bancă, conexiunea cu merchanturile va trebui reconfigurată în programul Torgsoft.