Plăți IBAN și achiziții în Torgsoft: cum să iei în considerare corect comisionul bancar și să eviți discrepanțele

În același cont curent al antreprenorului pot fi încasate diferite plăți fără numerar: încasări de la terminalul POS al băncii, plata de către cumpărător a unei facturi emise prin IBAN sau un transfer de la o contraparte. Pentru Torgsoft, această diferență este importantă, deoarece acquiringul se referă la plățile cu cardul procesate prin infrastructura de plată a băncii, în timp ce un transfer obișnuit prin IBAN poate să nu implice un astfel de comision. Antreprenorii apelează la suport atunci când, la procesarea unei plăți directe, programul creează o cheltuială «Acquiring», soldul din Torgsoft diferă de cel al băncii sau același comision este înregistrat de două ori. Pentru astfel de situații, Torgsoft are o setare separată «Nu lua în calcul acquiringul» și o regulă pentru plățile create din extrasele bancare.

Plata prin IBAN și acquiringul — sunt operațiuni diferite

Mai întâi trebuie să determinați cum anume a plătit cumpărătorul.

Plata prin IBAN — cumpărătorul primește datele contului antreprenorului și transferă singur banii din propriul cont bancar. De exemplu, magazinul a emis o factură de 4 800 UAH, iar clientul a introdus IBAN-ul vânzătorului în aplicația sa bancară și a efectuat plata.

Plata prin acquiring — cumpărătorul plătește cu cardul printr-un terminal POS sau printr-un alt canal de acquiring. Banca procesează tranzacția cu cardul și percepe pentru aceasta un comision conform tarifului.

În Torgsoft, acquiringul este definit ca un comision bancar pentru plata bunurilor sau serviciilor cu carduri de plată prin terminale de plată. Programul atribuie astfel de cheltuieli unei categorii-cheie separate de analiză financiară «Acquiring». Există separat și categoria «Comision bancar» pentru alte cheltuieli bancare, de exemplu comisioanele pentru operațiuni cu contul curent.

Această separare este esențială.

Prin urmare, simplul fapt că banii au fost creditați în contul curent nu înseamnă că trebuie aplicat acquiringul acestei plăți.

De ce o plată directă prin IBAN poate primi un comision suplimentar în Torgsoft

Problema apare atunci când același cont curent intern din Torgsoft este utilizat pentru diferite metode de plată.

De exemplu:

• prin acesta se înregistrează încasările din plățile cu cardul;

• clienții achită facturile emise în același IBAN;

• pentru acest cont este configurat acquiringul în Torgsoft.

Atunci când utilizatorul creează o plată, Torgsoft poate ține cont de setările acestui cont curent și poate crea documentul financiar asociat «Acquiring».

Pentru o operațiune cu cardul, acest lucru poate fi corect. Pentru un transfer direct prin IBAN — depinde de condițiile reale ale băncii.

Tocmai de aceea, în Torgsoft este prevăzut comutatorul: «Nu lua în calcul acquiringul».

Dacă acest comutator este activat, programul nu ia în calcul procentul de acquiring la încasarea banilor în contul curent.

Cum se procesează o plată directă prin IBAN în Torgsoft

Să analizăm un scenariu obișnuit.

Magazinul a emis clientului o factură de 5 000 UAH. Clientul a transferat 5 000 UAH direct în IBAN-ul antreprenorului.

Dacă pentru această operațiune bancară concretă nu există comision de acquiring, plata trebuie înregistrată în Torgsoft fără acquiring.

Dacă introduceți plata manual

La introducerea unei plăți fără numerar, selectați contul curent necesar și activați: «Nu lua în calcul acquiringul». După aceasta, Torgsoft va credita plata în cont fără a crea un document financiar suplimentar de acquiring.

Programul memorează starea acestui comutator, de aceea angajatul trebuie să verifice acest parametru atunci când se schimbă metoda de plată. Dacă plata anterioară a fost fără acquiring, iar următoarea este o plată cu cardul, trebuie să vă asigurați că setarea corespunde noii operațiuni.

Cum funcționează la încărcarea extraselor bancare

Este necesară o atenție deosebită atunci când utilizați opțiunea suplimentară «Extrase bancare».

Atunci când Torgsoft primește o operațiune bancară, iar utilizatorul creează o plată pe baza acesteia, programul poate genera automat documentul financiar «Acquiring» conform setărilor contului curent.

Acest lucru se întâmplă dacă este activată setarea: Setări → Parametri → Funcții suplimentare → Extrase din conturile bancare → «Ia în calcul acquiringul la crearea plății».

Dacă această setare este dezactivată, documentul financiar de acquiring nu este creat la generarea unei plăți din extras.

Pe lângă parametrul general, în formularul «Plată neidentificată» există comutatorul «Nu lua în calcul acquiringul». Acesta poate fi utilizat pentru o anumită plată.

Acest lucru este util atunci când prin același cont bancar trec diferite tipuri de încasări.

De exemplu, într-o singură zi banca a afișat:

• 7 500 UAH încasări din plăți cu cardul;

• 12 000 UAH plată a unui client permanent prin IBAN;

• 3 000 UAH plată în avans pentru o factură emisă.

Nu trebuie aplicat automat acquiringul tuturor celor trei operațiuni doar pentru că banii au intrat în același cont.

Ce setare să alegeți pentru extrasele bancare

Există două variante practice.

Dacă majoritatea plăților din extrase implică acquiring

Lăsați activată opțiunea «Ia în calcul acquiringul la crearea plății».

Pentru transferurile directe individuale prin IBAN, activați în «Plată neidentificată»: «Nu lua în calcul acquiringul».

Dacă majoritatea plăților sunt transferuri directe prin IBAN

Este mai convenabil să dezactivați luarea automată în calcul a acquiringului la crearea unei plăți din extras.

În acest caz, operațiunile de acquiring trebuie înregistrate conform modului real de lucru al băncii și setărilor contului curent concret.

Criteriul principal este operațiunea bancară reală, nu denumirea contului.

Ce înseamnă «acquiringul a fost debitat din nou»

În acest context, este important să faceți diferența între debitarea reală efectuată de bancă și o înregistrare în evidența financiară internă a Torgsoft.

Torgsoft nu poate debita în mod independent comisionul bancar din contul dumneavoastră pentru a doua oară doar pentru că a fost creat un document financiar.

Dacă programul a creat o operațiune «Acquiring» în plus, aceasta înseamnă că în evidența internă a apărut o cheltuială suplimentară.

De exemplu:

În realitate, la bancă:

• cumpărătorul a transferat prin IBAN — 10 000 UAH;

• în cont au fost creditați — 10 000 UAH.

În Torgsoft, dacă acquiringul este aplicat incorect, situația poate fi următoarea:

• încasare — 10 000 UAH;

• «Acquiring» — 150 UAH;

• rezultat contabil — 9 850 UAH.

În acest caz, banca afișează 10 000 UAH, iar Torgsoft — mai puțin.

Problema a apărut în evidență, nu din cauza unei debitări repetate de către bancă.

De aceea, înainte de corectare, trebuie mai întâi să deschideți extrasul bancar și să verificați ce sumă a fost efectiv creditată sau debitată de bancă.

Nu confundați acquiringul cu «Comisionul bancar»

În Torgsoft, acestea sunt două categorii-cheie diferite de analiză financiară.

«Acquiring» — comision asociat plății cumpărătorului cu cardul printr-un terminal.

«Comision bancar» — alte cheltuieli pentru servicii bancare. De exemplu, comisionul pentru retragerea fondurilor din contul curent.

Această diferență este importantă la reconciliere.

Dacă banca a perceput un comision pentru un transfer obișnuit, deservirea contului sau un alt serviciu bancar, această cheltuială nu trebuie clasificată automat drept acquiring.

Verificați destinația operațiunii în extras și condițiile tarifului băncii.

Unde se configurează parametrii contului curent

Conturile curente se află în structura rețelei comerciale Torgsoft.

Deschideți: Setări → Rețea comercială.

Selectați nivelul superior al rețelei comerciale, apăsați «Modifică», deschideți fila «Cont curent», selectați contul necesar și deschideți-l pentru editare.

Aici se află parametrii legați de comisionul bancar și acquiring. 

Înainte de a modifica acești parametri, trebuie să cunoașteți tariful băncii dumneavoastră. Nu este recomandat să copiați setările de la un alt cont sau de la o altă bancă: regulile de încasare a veniturilor din plăți cu cardul și ale comisioanelor depind de contractul concret.

De ce nu poate fi stabilită o singură regulă pentru toate plățile fără numerar

O plată fără numerar în Torgsoft descrie mișcarea banilor printr-un cont curent.

Sursa acestei mișcări poate fi diferită.

Cumpărătorul ar fi putut:

• să apropie cardul de terminalul POS;

• să achite factura prin IBAN;

• să efectueze o plată în avans prin transfer bancar;

• să achite o datorie pentru marfa livrată anterior.

Prin urmare, regula «toate plățile fără numerar implică acquiring» este incorectă.

Logica corectă este: pentru fiecare plată stabilim modul în care a fost efectuată în realitate → după aceea decidem dacă există un comision de acquiring.

Cum se procesează o plată prin IBAN din extrasul bancar

Dacă utilizați opțiunea «Extrase bancare», ordinea acțiunilor este următoarea:

1. Deschideți Plată → Extrase din conturile bancare.

2. Încărcați extrasele pentru perioada necesară.

3. Găsiți plata după sumă, dată, plătitor și destinația plății.

4. Verificați dacă această plată nu a fost deja creată în Torgsoft.

5. Dacă plata nu există încă, selectați operațiunea bancară și executați acțiunea «Transferă operațiunea financiară».

6. După transferarea operațiunii se va deschide formularul «Plată neidentificată».

7. În formular, selectați contul curent corect și verificați parametrul «Nu lua în calcul acquiringul».

8. Dacă este un transfer direct prin IBAN fără comision de acquiring, activați acest parametru.

9. Salvați plata.

10. Dacă este necesar, asociați plata neidentificată cu factura emisă clientului.

Torgsoft permite asocierea unei plăți neidentificate cu o factură neachitată prin acțiunea «Asociază cu factura». Programul va afișa facturile neachitate corespunzătoare, după care trebuie să o selectați pe cea necesară.

Dacă plata a fost deja creată anterior

Aceasta este o altă cauză a apariției sumelor duplicate.

De exemplu, managerul a înregistrat manual o plată de 6 000 UAH atunci când cumpărătorul a trimis confirmarea transferului. A doua zi, aceleași 6 000 UAH au fost încărcate din extrasul bancar.

Dacă executați din nou «Transferă operațiunea financiară», în Torgsoft poate apărea o a doua plată.

În acest caz, rândul din extrasul bancar trebuie marcat ca transferat, fără a crea încă un document financiar.

Prin urmare, la reconciliere merită să verificați separat două lucruri:

• dacă încasarea propriu-zisă nu a fost creată de două ori;

• dacă cheltuiala asociată «Acquiring» nu a fost creată de două ori.

O singură plată reală poate produce un rezultat incorect în oricare dintre aceste două situații.

Cum funcționează restituirea banilor pentru o plată prin IBAN?

Dacă plata inițială a fost procesată fără acquiring, aceeași logică trebuie păstrată și la restituire.

Pentru operațiunile de restituire, Torgsoft prevede de asemenea parametrul «Nu lua în calcul acquiringul». Acesta este necesar pentru ca programul să nu creeze o cheltuială de acquiring acolo unde aceasta nu a existat în operațiunea inițială.

De exemplu:

• clientul a transferat 3 500 UAH în IBAN;

• în plata inițială nu a existat acquiring;

• magazinul restituie 3 500 UAH.

În Torgsoft, o astfel de restituire trebuie procesată fără luarea automată în calcul a acquiringului.

Dacă banca percepe separat un comision pentru transferul de restituire, acest comision bancar este o operațiune separată și trebuie înregistrat conform extrasului real.

De unde apar diferențele de una sau câteva copeici?

În activitatea curentă, cauza unei diferențe de câteva copeici poate fi următoarea:

• Torgsoft a calculat comisionul conform parametrului setat;

• banca a aplicat tariful său real;

• banca a rotunjit comisionul conform propriilor reguli;

• comisionul a fost calculat pentru o altă operațiune;

• în Torgsoft a fost creat un document «Acquiring» inutil;

• banca a debitat comisionul printr-o operațiune separată, iar Torgsoft l-a luat în calcul împreună cu plata.

Prin urmare, diferența de o copeică nu trebuie corectată cu un ordin de casă arbitrar.

Mai întâi găsiți tranzacția concretă și comparați:

1. suma vânzării;

2. suma plății în Torgsoft;

3. suma încasată conform extrasului bancar;

4. suma documentului «Acquiring»;

5. comisioanele bancare separate din extras.

Astfel puteți determina cauza diferenței.

Exemplu: plata cu cardul

Produsul a fost vândut cu 1 000 UAH.

Conform condițiilor de acquiring, banca percepe un comision. În Torgsoft, operațiunea este procesată ca plată cu cardul și pentru aceasta se ia în calcul acquiringul.

În evidența financiară vor fi afișate separat:

• încasările din vânzări;

• mișcarea fondurilor prin contul curent;

• cheltuiala din categoria «Acquiring».

Această separare îi permite proprietarului să vadă cât costă acceptarea plăților cu cardul.

Exemplu: transfer direct în același IBAN

Un alt client a primit o factură de 1 000 UAH și a transferat banii conform datelor bancare.

Dacă banca nu percepe un comision de acquiring pentru această operațiune, la procesarea plății în Torgsoft trebuie activată opțiunea «Nu lua în calcul acquiringul».

Atunci programul nu va crea o cheltuială «Acquiring» doar pentru că plata a fost creditată în același cont curent care este utilizat și pentru încasările din plățile cu cardul.

Dacă acquiringul inutil a fost deja creat

Mai întâi găsiți documentul financiar.

Deschideți: Plată → Document financiar → Cont curent și setați perioada necesară.

Verificați:

• data;

• suma;

• contul curent;

• contrapartea;

• categoria de analiză financiară;

• plata asociată.

Dacă vedeți documentul «Acquiring», verificați cărei plăți îi aparține.

Apoi comparați-l cu extrasul bancar.

Dacă operațiunea bancară a fost un transfer obișnuit prin IBAN fără comisionul corespunzător de acquiring, documentul contabil din Torgsoft trebuie corectat. Pentru documentele din perioadele anterioare sau închise, nu este recomandat să ștergeți pur și simplu înregistrările fără a verifica plățile asociate și zilele de casă. Într-o astfel de situație, este recomandat să contactați suportul tehnic Torgsoft.

Ce ar trebui să verifice proprietarul

Pentru o reconciliere corectă este suficient să respectați un singur principiu: suma și tipul cheltuielii din Torgsoft trebuie să corespundă mișcării reale a banilor în bancă.

Prin urmare, la configurarea modului de lucru:

1. Verificați toate conturile curente din Torgsoft.

2. Stabiliți care dintre ele primesc încasări din plățile cu cardul.

3. Verificați tarifele reale ale băncii.

4. Nu aplicați automat acquiringul tuturor încasărilor prin IBAN.

5. Pentru plățile directe, utilizați «Nu lua în calcul acquiringul» dacă în realitate nu există un comision de acquiring.

6. Dacă utilizați extrase bancare, verificați parametrul «Ia în calcul acquiringul la crearea plății».

7. Înainte de a transfera o operațiune din extras, asigurați-vă că această plată nu există deja în Torgsoft.

8. Dacă există o diferență, verificați plata concretă și documentul financiar «Acquiring» asociat acesteia.

 Important: o plată directă prin IBAN nu trebuie descrisă automat ca o plată pentru care banca creditează întotdeauna exact 100% din sumă fără niciun comision. Acest lucru depinde de tarif și de operațiunea bancară concretă. Pentru Torgsoft este important altceva: dacă o anumită plată nu are comision de acquiring, programul permite să nu fie creat acesta prin parametrul «Nu lua în calcul acquiringul».