Extrase de cont Monobank și Privat24 în Torgsoft: cum să evitați duplicarea plăților fără numerar

Cumpărătorul a plătit marfa cu cardul sau prin transfer în cont, iar această plată există deja în Torgsoft. Mai târziu, aceeași plată apare în extrasul bancar. În această situație, antreprenorii întreabă dacă încasarea trebuie înregistrată din nou, de ce după procesarea extrasului suma din contul curent din Torgsoft poate crește a doua oară, cum se poate înțelege care plăți au fost deja luate în evidență și cum poate fi delimitat accesul angajaților la diferite conturi bancare.

Pentru aceasta, Torgsoft are opțiunea suplimentară «Extrase bancare». Aceasta primește operațiuni din Privat24, monobank și Ukrsibbank și permite transferarea încasărilor și cheltuielilor necesare în evidența financiară a programului.

Regula principală: obținerea extrasului și înregistrarea plății sunt acțiuni diferite

În Torgsoft, o operațiune bancară trece prin două etape.

Mai întâi, programul primește extrasul de la bancă. Pentru aceasta, deschideți: Plată → Extrase din conturile bancare. Indicați perioada și apăsați «Obțineți extrasele». Torgsoft va afișa lista operațiunilor bancare: data și ora, suma, valuta, contul, expeditorul, destinatarul, destinația plății și direcția fluxului de bani. În această etapă, operațiunea bancară nu reprezintă neapărat o plată nouă în evidența financiară Torgsoft.

A doua etapă este realizată de utilizator. Pentru fiecare operațiune trebuie stabilit dacă această plată a fost deja creată în Torgsoft.

Cum se procesează corect o operațiune din extrasul bancar

După obținerea extrasului, verificați mai întâi dacă plata corespunzătoare există deja în evidența financiară Torgsoft.

Dacă plata a fost deja creată în program, nu este necesar să creați din nou un document financiar. De exemplu:

• în timpul plății cu cardul prin terminalul POS;
• manual, ca plată fără numerar în fereastra de vânzare;
• automat, în contul curent.

Găsiți operațiunea bancară corespunzătoare după dată, sumă și destinația plății și executați «Marcați ca transmisă».

După aceasta, operațiunea din extras va primi statutul «Trimis», însă în Torgsoft nu va fi creat un document financiar nou. În acest caz, extrasul bancar este utilizat pentru confirmarea și reconcilierea încasării efective.

Dacă plata nu există încă în evidența financiară Torgsoft, utilizați «Transmiteți operațiunea financiară».

De exemplu, clientului i-a fost emisă o factură de 8 500 UAH pentru plata prin IBAN. Clientul a achitat-o în ziua următoare, iar până la primirea extrasului bancar această plată nu fusese încă înregistrată în Torgsoft.

După obținerea extrasului:

1. Găsiți încasarea de 8 500 UAH.
2. Asigurați-vă că această plată nu există încă în Torgsoft.
3. Apăsați «Transmiteți operațiunea financiară».
4. Torgsoft va deschide formularul «Plată neidentificată».

Programul va transfera automat din extrasul bancar:

• contul curent;
• data plății;
• valuta;
• suma.

Dacă este necesar, utilizatorul poate indica întreprinderea, orașul și descrierea.

După salvare, plata va apărea în: Document → Comerț cu emiterea facturii → Plățile clienților → Plăți neidentificate.

Apoi aceasta poate fi asociată cu o anumită factură neachitată a clientului prin acțiunea «Asociați cu factura». Torgsoft va afișa cele mai potrivite facturi neachitate, după care utilizatorul o selectează pe cea necesară.

Statutul «Trimis» înseamnă că operațiunea bancară a fost deja procesată: fie a fost transmisă în evidența financiară Torgsoft, fie a fost marcată manual ca fiind deja luată în evidență prin altă metodă.

Prin urmare, pentru fiecare rând al extrasului se aplică o regulă simplă:

1. Verificați dacă plata corespunzătoare există deja în Torgsoft.
2. Dacă plata există deja — executați «Marcați ca transmisă».
3. Dacă plata nu există încă — executați «Transmiteți operațiunea financiară».
4. După procesare, verificați dacă operațiunea are statutul «Trimis».

Anume la această alegere apare cel mai frecvent dublarea plății.

De unde apare plata dublă

Să analizăm o vânzare obișnuită de 2 000 UAH. Cumpărătorul plătește cu cardul. Casierul înregistrează vânzarea în Torgsoft ca plată fără numerar, iar programul a creat deja plata în contul curent. În Torgsoft există deja: vânzare 2 000 UAH → plată fără numerar 2 000 UAH → cont curent. Mai târziu, banca creditează acești bani. Antreprenorul deschide extrasele bancare și vede aceeași operațiune de 2 000 UAH. Dacă acum apasă «Transmiteți operațiunea financiară», Torgsoft va primi comanda de a crea încă o plată.

Ca rezultat, aceeași operațiune bancară efectivă poate fi înregistrată de două ori în program:

Dacă operațiunea a fost deja introdusă anterior în Torgsoft prin altă metodă, nu prin extrase, aceasta trebuie marcată ca transmisă, nu transmisă din nou în evidența financiară.

Două scenarii de lucru care nu trebuie confundate

Este util ca antreprenorul să stabilească din timp când anume Torgsoft trebuie să creeze plata.

Scenariul 1. Plata este creată în timpul vânzării

Aceasta este varianta tipică pentru un magazin.

Cumpărătorul plătește cu cardul la casă. Casierul înregistrează vânzarea și efectuează imediat plata fără numerar. Mai târziu, extrasul bancar confirmă că banii au fost încasați.

 Schema: Vânzare → plata este deja creată → extras → «Marcați ca transmisă».

Nu este necesar să transmiteți din nou încasarea într-o operațiune financiară.

Scenariul 2. Plata este creată după încasarea efectivă prin IBAN

Această variantă este utilizată mai frecvent pentru facturi, comenzi, vânzări angro și vânzări la distanță.

Managerul creează o factură. Clientul transferă banii mai târziu. După încasarea plății, managerul obține extrasul, transmite operațiunea în Torgsoft și o asociază cu factura.

 Schema: Factură → banca primește banii → extras → «Transmiteți operațiunea financiară» → plată neidentificată → asociere cu factura.

În acest caz, extrasul bancar este sursa documentului financiar.

Cum funcționează «Plata automată în contul curent»

În Torgsoft există un mod separat pentru întreprinderile unde majoritatea vânzărilor sunt achitate imediat fără numerar.

În formularul «Vânzare», deschideți meniul «Suplimentar» și activați: «Plată automată în contul curent». În mod implicit, acest mod este dezactivat. Torgsoft memorează starea acestuia după repornirea programului.

Când modul este activat, după apăsarea «Plătiți», Torgsoft efectuează implicit plata ca plată fără numerar în contul curent stabilit. Pentru aceasta trebuie definite întreprinderea curentă și contul curent implicit. Acest mod în sine nu creează dublări. Dublarea apare dacă, după o astfel de vânzare, utilizatorul primește extrasul și transmite încă o dată aceeași operațiune bancară în evidența financiară.

 Prin urmare, pentru un magazin cu plată automată fără numerar, schema este simplă: plata este creată în timpul vânzării → banca a confirmat încasarea → rândul din extras este marcat ca transmis.

Cum se configurează corect Privat24

Opțiunea «Extrase bancare» se configurează în: Setări → Setările extraselor pentru conturile bancare. Pentru un cont nou apăsați «Nou» și creați un Merchant.

Pentru PrivatBank, în Torgsoft trebuie indicate:

• tipul Merchant — PrivatBank;
• IBAN-ul complet;
• identificatorul clientului «Autoclient» creat;
• tokenul «Autoclient»;
• o denumire clară a contului;
• contul curent intern Torgsoft cu care vor fi asociate extrasele bancare.

IBAN-ul trebuie să fie disponibil în contul corespunzător Privat24 pentru business.

Anume asocierea cu contul curent intern stabilește unde Torgsoft va înregistra operațiunile financiare după transmiterea lor din extras.

Cum se configurează corect monobank

Pentru monobank, în câmpul «Tip Merchant» selectați MonoBank.

În continuare, Torgsoft permite selectarea tipului de cont:

• Personal/Persoană fizică autorizată;
• Cont al persoanei juridice.

Trebuie să indicați denumirea, să selectați contul curent intern Torgsoft corespunzător și să adăugați tokenul MonoBankAPI.

Pentru un cont personal sau Persoană fizică autorizată puteți apăsa «Încărcați conturile» și selecta contul necesar din listă. Pentru contul unei persoane juridice, numărul se introduce manual. Pentru persoana juridică, în extrase sunt disponibile și informații despre expeditor și destinatar.

Contul bancar și casieria sunt obiecte diferite în Torgsoft

Aici trebuie clarificat un aspect care provoacă deseori confuzie. Încasarea din extrasul bancar este asociată cu contul curent. Aceasta nu trebuie înregistrată în casieria de numerar a magazinului. Casieria este utilizată pentru numerar.

Dacă antreprenorul a retras efectiv bani din contul bancar și i-a depus în casierie, în Torgsoft există pentru aceasta operațiunea separată «Retrageți bani în casierie». La efectuarea acesteia, utilizatorul selectează contul din care se retrag fondurile și casieria în care acestea sunt depuse.

Prin urmare, la configurarea extraselor bancare, legătura principală arată astfel: cont bancar → Merchant → cont curent în Torgsoft.

Casieria apare în această schemă numai atunci când are loc o mișcare reală de bani între bancă și numerar.

Dacă un singur cont bancar este utilizat pentru mai multe magazine

Contul bancar propriu-zis păstrează banii întreprinderii. Vânzările individuale pot aparține unor magazine, clienți sau comenzi diferite.

La transmiterea unei operațiuni bancare de încasare, Torgsoft creează o «Plată neidentificată». În aceasta pot fi indicate întreprinderea, orașul și descrierea, iar apoi plata poate fi asociată cu o anumită factură a clientului.

Regulă practică pentru o rețea: nu distribuiți aceeași încasare bancară între casieriile diferitelor magazine. Mai întâi stabiliți pentru ce factură sau comandă au fost primiți banii și asociați plata anume cu aceasta.

Dacă există mai multe magazine, întreprinderi și conturi bancare, este recomandat ca denumirile conturilor interne din Torgsoft să fie clare și neechivoce, de exemplu:

• Persoană fizică autorizată 1 — PrivatBank — cont principal;
• Persoană fizică autorizată 1 — monobank;
• SRL — PrivatBank;
• cont separat pentru o altă întreprindere.

Acest lucru reduce riscul ca angajatul să selecteze contul unei alte întreprinderi în timpul vânzării.

Cum se limitează accesul angajaților la extrasele bancare

În Torgsoft există drepturi separate pentru lucrul cu fiecare cont bancar configurat. După crearea Merchant, apăsați «Adăugați utilizator» și selectați angajatul.

Pentru acesta poate fi setat unul dintre cele trei niveluri:

• Încasări — utilizatorul vede operațiunile de intrare;
• Plăți — utilizatorul lucrează cu operațiunile de ieșire;
• Acces complet — utilizatorul vede toate operațiunile acestui cont.

Aceasta permite, de exemplu, să oferiți unui manager acces la plățile clienților fără a-i deschide toate operațiunile de cheltuieli ale întreprinderii.

Separat, în drepturile utilizatorului Torgsoft poate fi activată opțiunea «Limitați accesul la conturile curente» și pot fi indicate conturile disponibile pentru un anumit angajat.

Astfel, angajatul nu va vedea sumele din conturile altor magazine și nu va putea direcționa accidental plata către un cont străin. Separat poate fi limitat accesul la casierii și centrele de evidență.

Pentru o rețea, acest lucru este mai important decât simpla ascundere a soldului: drepturile configurate corect reduc numărul operațiunilor pe care angajatul le poate efectua efectiv în contul greșit.

Cum funcționează comisionul bancar și acquiringul

La crearea unei plăți din extrasul bancar, Torgsoft poate lua în evidență separat acquiringul, conform setărilor contului curent.

Pentru aceasta există parametrul: Setări → Parametri → Funcții suplimentare → Extrase din conturile bancare → «Luați în calcul acquiringul la crearea plății». Dacă este activat, la crearea plății programul formează un document financiar de acquiring conform setărilor contului.

În formularul «Plată neidentificată» poate fi setată și opțiunea «Nu luați în calcul acquiringul» pentru o anumită operațiune.

Acest lucru este important pentru transferurile directe prin IBAN. Dacă o anumită încasare nu este o operațiune de acquiring, înainte de salvare trebuie verificat dacă Torgsoft trebuie să creeze un comision pentru aceasta.

Dacă dublarea a fost deja creată

Nu creați o cheltuială compensatorie pentru a echilibra artificial soldul. Aceasta va adăuga încă o mișcare financiară și va complica verificarea.

Mai întâi găsiți cele două plăți.

Pentru aceasta, deschideți: Plată → Document financiar → Cont curent.

Comparați:

• data;
• suma;
• contul;
• clientul sau contrapartea;
• descrierea;
• documentul cu care este asociată plata.

Trebuie stabilit care înregistrare reprezintă plata efectivă a vânzării și care a fost creată a doua oară după transmiterea operațiunii din extrasul bancar.

Dacă documentul financiar suplimentar trebuie șters pentru o zi anterioară, Torgsoft poate interzice operațiunea din cauza zilei de casă închise. Pentru ștergerea documentelor financiare din date anterioare poate fi necesară deschiderea zilelor de casă corespunzătoare prin: Plată → Totaluri casierie.

Dacă dublarea este deja asociată cu factura clientului, a modificat decontările reciproce sau se află într-o perioadă închisă, este mai sigur să verificați mai întâi lanțul documentelor împreună cu suportul tehnic.

După corectare, rândul din extrasul bancar trebuie lăsat cu statutul «Trimis», pentru ca acesta să nu fie procesat din nou ca o plată nouă.

Cum se verifică evidența după lucrul cu extrasul

După procesarea plăților, verificați trei lucruri.

• Contul curent. Soldul și mișcarea fondurilor în Torgsoft trebuie să corespundă operațiunilor bancare efective, ținând cont de operațiunile financiare gestionate în program.
• Facturile clienților. Dacă plata a fost primită pentru o factură emisă, aceasta trebuie asociată cu factura corectă, iar datoria clientului trebuie să se reducă cu suma plății.
• Extrasul. Operațiunile procesate trebuie să aibă statutul «Trimis». În același timp, unei plăți efective trebuie să îi corespundă o singură mișcare financiară în Torgsoft.

Ce procedură de lucru trebuie stabilită pentru angajați

Pentru majoritatea magazinelor și companiilor comerciale este suficientă o singură regulă:

1. Obțineți extrasul pentru perioada necesară.
2. Pentru fiecare încasare identificați suma, data și plătitorul.
3. Verificați dacă plata există deja în Torgsoft.
4. Dacă plata a fost deja creată în timpul vânzării — executați «Marcați ca transmisă».
5. Dacă banii nu au fost încă înregistrați în Torgsoft — executați «Transmiteți operațiunea financiară».
6. Pentru plata unei facturi, asociați «Plata neidentificată» creată cu factura corespunzătoare a clientului.
7. Verificați contul curent corect, întreprinderea și necesitatea evidențierii acquiringului.
8. Nu procesați aceeași plată bancară prin două metode diferite.

În lucrul cu extrasele bancare, întrebarea principală este: «Există deja această plată în evidența financiară Torgsoft?»

Dacă da — operațiunea bancară o confirmă, aceasta trebuie marcată ca transmisă, după care va avea statutul «Trimis». Dacă plata nu există încă — extrasul este utilizat pentru crearea operațiunii financiare și asocierea ulterioară a acesteia cu factura clientului. Tocmai această separare permite reconcilierea băncii cu Torgsoft fără dublarea încasărilor fără numerar.