Veniturile nu sunt reflectate în „Raportul zilnic de numerar”: cum să verificați articolele de analiză financiară

Cum se verifică articolele analizei financiare în Torgsoft?

În Torgsoft, vânzarea mărfii și mișcarea banilor sunt legate între ele, dar sunt evidențiate separat. După realizarea vânzării, programul înregistrează vânzarea mărfii, iar la efectuarea plății creează un document financiar și atribuie banii încasați articolului corespunzător al analizei financiare. Pentru o vânzare obișnuită se utilizează articolul-cheie «Încasări din vânzări». Dacă există vânzări în cursul zilei, marfa a fost scăzută corect din stoc, banii au fost încasați efectiv în casierie, dar în «Raportul casieriei pe zi» încasările sunt egale cu zero sau mai mici decât suma așteptată, trebuie verificate documentele financiare, casieria, data și articolul analizei financiare de care este legată plata.

Cum se formează încasările în Torgsoft?

Pentru a identifica corect cauza diferenței, trebuie separate trei componente ale evidenței:

• realizarea înregistrează vânzarea mărfii;

• documentul financiar înregistrează mișcarea banilor;

• articolul analizei financiare determină destinația acestei mișcări.

Pentru banii încasați din vânzarea mărfurilor, Torgsoft utilizează articolul-cheie «Încasări din vânzări».

Schema arată astfel:

Ce arată «Raportul casieriei pe zi»?

«Raportul casieriei pe zi» arată mișcarea banilor pentru o anumită casierie și o anumită dată. În acesta pot fi văzute încasările, cheltuielile, soldul banilor și indicatorii de încasări.

La formarea indicatorului «Încasări pe zi», Torgsoft analizează documentele financiare asociate articolelor de sistem corespunzătoare ale analizei financiare.

Prin urmare, suma vânzărilor și suma încasărilor pe zi nu trebuie întotdeauna să fie identice.

De exemplu, marfa poate fi:

• vândută pe datorie;

• achitată parțial;

• achitată ulterior;

• returnată;

• achitată cu un certificat cadou;

• înregistrată printr-o altă casierie sau printr-un alt cont bancar.

În acest caz, raportul de marfă și raportul financiar arată aspecte diferite ale aceleiași operațiuni.

Situație tipică: există vânzarea, dar încasările lipsesc din raport

Să presupunem că magazinul a vândut într-o zi mărfuri în valoare de 20 000 UAH.

În modul de realizare sunt vizibile toate vânzările. Stocurile de mărfuri s-au redus corect. Casierul a încasat efectiv banii.

Totuși, «Raportul casieriei pe zi» arată: Încasări pe zi — 0 UAH. Sau:

• vânzări — 20 000 UAH;

• încasări în raport — 14 500 UAH;

• diferență — 5 500 UAH.

Într-o astfel de situație nu trebuie modificate imediat setările și nici create documente suplimentare de casă. Mai întâi trebuie găsită o anumită operațiune care nu a fost inclusă în raport.

Selectați o vânzare care trebuie să fie inclusă în încasări.

De exemplu:

• data — 2 septembrie;

• suma — 850 UAH;

• casieria — «Casieria magazinului»;

• metoda de plată — numerar.

Deschideți: Plată → Document financiar.

Pentru operațiunile cu numerar se utilizează fila «Casierie», iar pentru cele fără numerar — «Cont bancar».

Găsiți documentul după:

• dată;

• sumă;

• casierie sau cont;

• întreprindere;

• contraparte, dacă este indicată.

După aceea, verificați câmpul cu articolul analizei financiare.

Dacă documentul financiar lipsește

În acest caz, cauza lipsei încasărilor nu este articolul analizei financiare.

Vânzarea există, dar mișcarea banilor nu a fost înregistrată corespunzător în Torgsoft.

Trebuie verificat:

• dacă vânzarea a fost achitată;

• dacă nu a rămas neachitată;

• dacă plata nu a fost anulată;

• dacă banii nu au fost înregistrați printr-o altă casierie sau printr-un alt cont.

Crearea sau modificarea articolului «Încasări din vânzări» nu va restabili documentul financiar.

Dacă documentul financiar există

Verificați:

• suma;

• data;

• casieria;

• întreprinderea;

• articolul analizei financiare.

Dacă suma și casieria sunt corecte, dar documentul este asociat cu un articol greșit, trebuie verificate setările analizei financiare.

Deschideți: Setări → Parametri → Analiză financiară. Găsiți câmpul «Încasări din vânzări».

În acesta este indicat articolul concret al analizei financiare pe care Torgsoft îl utilizează pentru banii proveniți din vânzări.

Tocmai această legătură este importantă pentru program.

Denumirea articolului, în sine, nu garantează nimic. În baza de date pot exista două articole cu aceeași denumire sau cu denumiri foarte asemănătoare, însă pentru Torgsoft acestea vor fi două înregistrări diferite.

De exemplu, în nomenclator pot rămâne:

• articolul actual «Încasări din vânzări»;

• un articol vechi cu o destinație similară;

• o copie creată manual.

Pentru Torgsoft, articolul-cheie este exact cel selectat în parametri.

Deschideți: Plată → Sold pe articolele analizei financiare.

Indicați o perioadă suficient de mare, mai ales dacă baza de date este utilizată de câțiva ani.

Prin butonul «Modifică» deschideți nomenclatorul articolelor analizei financiare.

Verificați dacă nu există:

• două articole pentru încasările din vânzări;

• un articol vechi cu aceeași destinație;

• o copie creată accidental;

• un articol care nu mai este utilizat, dar are documente istorice.

Este important să țineți cont de faptul că în soldul pentru o anumită perioadă pot fi vizibile numai articolele pentru care au existat mișcări de bani în perioada respectivă.

Dacă articolul vechi nu este afișat pentru ziua curentă, verificați o perioadă mai mare.

Reveniți la: Plată → Document financiar. Setați ziua sau perioada necesară. Mai întâi filtrați documentele după articolul actual «Încasări din vânzări». Apoi verificați documentele după articolul vechi suspect.

De exemplu:

Dacă suma efectivă a vânzărilor este tot de 20 000 UAH, cauza diferenței a fost găsită.

Banii există deja în Torgsoft. O parte dintre documentele financiare sunt pur și simplu atribuite unui alt articol.

În acest caz nu trebuie:

• să înregistrați din nou vânzările;

• să creați o depunere de serviciu;

• să creați un nou ordin de casă pentru 5 500 UAH;

• să majorați manual soldul casieriei.

Acest lucru va crea o mișcare suplimentară de bani și va complica și mai mult evidența.

Nu trebuie transferate automat toate documentele articolului vechi la «Încasări din vânzări».

Mai întâi verificați-le.

Prin articolul vechi ar fi putut fi înregistrate:

• vânzări;

• alte încasări;

• documente financiare create manual;

• operațiuni vechi create după o altă schemă de evidență.

Dacă articolul este modificat în masă fără verificare, în indicatorul de încasări pot ajunge bani care nu provin din vânzări.

Criteriul corect este simplu: la «Încasări din vânzări» trebuie atribuite numai acele documente financiare care corespund într-adevăr banilor încasați din vânzarea mărfurilor.

Cum se modifică articolul analizei financiare al unui document financiar?

Pentru documentele individuale, verificarea și corectarea se efectuează prin: Plată → Document financiar. Găsiți documentul necesar și deschideți-l pentru editare.

Posibilitatea de modificare depinde de:

• tipul documentului;

• legătura cu vânzarea;

• starea zilei de casă;

• drepturile utilizatorului.

Pentru documentele de numerar, ziua de casă corespunzătoare trebuie să fie disponibilă pentru editare. Dacă documentul este legat de plata unei vânzări, editarea manuală simplă poate fi indisponibilă sau poate necesita corectarea plății propriu-zise. De aceea, înainte de modificare trebuie verificată legătura documentului cu vânzarea.

Dacă există multe documente incorecte

Dacă problema se referă la unul sau câteva documente din ziua curentă, acestea pot fi verificate consecutiv în program.

Dacă articolul vechi conține sute sau mii de documente financiare acumulate în mai mulți ani, nu trebuie modificată manual fiecare înregistrare și nici încercată corectarea în masă a bazei de date cu instrumente terțe.

În această situație este recomandabil să contactați suportul tehnic Torgsoft.

Un specialist va putea:

1. să determine ce documente sunt legate de articolul vechi;

2. să verifice tipul acestora;

3. să separe încasările din vânzări de alte operațiuni;

4. să determine o metodă sigură de corectare;

5. să verifice rezultatele după modificări.

Editarea în masă a legăturilor fără verificare poate modifica istoricul financiar pentru o perioadă mare.

După editarea documentelor financiare pentru date anterioare, trebuie actualizate totalurile casieriei.

Deschideți: Plată → Totaluri casierie.

Selectați:

• casieria necesară;

• data sau perioada.

După aceea executați «Recalculează ziua de casă».

Torgsoft va recalcula:

• soldul banilor la început;

• încasările;

• cheltuielile;

• soldul la sfârșit.

După recalculare, generați din nou «Raportul casieriei pe zi».

Dacă ați modificat un document financiar vechi, trebuie verificate și următoarele zile de casă, deoarece soldul unei zile se transferă în ziua următoare.

De ce nu este recomandat să ștergeți pur și simplu articolul vechi?

Dacă Torgsoft nu permite ștergerea unui articol al analizei financiare, de obicei acest lucru înseamnă că articolul încă este utilizat.

De acesta pot fi legate:

• documente financiare;

• operațiuni istorice;

• setări de sistem.

Prin urmare, ordinea corectă este următoarea:

1. determinați articolul-cheie actual;

2. găsiți documentele articolului vechi;

3. verificați destinația fiecărui tip de document;

4. corectați numai acele înregistrări care trebuie să aibă un alt articol;

5. verificați rapoartele;

6. asigurați-vă că articolul vechi nu mai este utilizat;

7. abia după aceea decideți dacă trebuie șters.

Scopul unei astfel de corectări este asigurarea legăturilor financiare corecte. Ștergerea unei denumiri inutile din nomenclator nu influențează raportarea dacă documentele sunt deja configurate corect.

Dacă încasările din raport sunt egale cu zero

Verificați datele în următoarea ordine.

1. Există vânzări?

Deschideți vânzările pentru ziua respectivă. Dacă nu există vânzări, cauza este evidentă.

2. Există plata vânzărilor?

Găsiți documentele financiare corespunzătoare. Dacă acestea lipsesc, trebuie verificat modul în care a fost efectuată plata.

3. Data este corectă?

Documentul financiar poate fi înregistrat cu o altă dată.

4. Casieria este corectă?

Dacă banii au fost înregistrați prin altă casierie, aceștia nu vor fi afișați în raportul casieriei selectate.

5. Întreprinderea este corectă?

Atunci când se lucrează cu mai multe Persoane fizice autorizate sau SRL-uri, documentul poate aparține unei alte întreprinderi.

6. Ce articol al analizei financiare este utilizat?

Verificați articolul documentului concret.

7. Ce articol este setat drept articol-cheie?

Deschideți: Setări → Parametri → Analiză financiară → Încasări din vânzări.

8. Există un al doilea articol?

Verificați documentele financiare pentru alte articole similare.

9. Ziua de casă a fost recalculată?

După modificările istorice, actualizați totalurile casieriei.

Dacă din raport lipsește numai o parte din încasări

În acest caz este mai comod să căutați diferența, nu toate operațiunile.

De exemplu:

• vânzări — 31 800 UAH;

• încasări — 27 300 UAH;

• diferență — 4 500 UAH.

Găsiți vânzări aproximativ pentru această sumă.

Apoi, pentru fiecare dintre acestea, verificați: Realizare → Plată → Document financiar → Casierie → Articol analiză. Dacă documentele în valoare de 4 500 UAH sunt găsite la un alt articol, nu este necesar să verificați întreaga sumă de 31 800 UAH.

Poate o denumire identică a articolului să inducă în eroare?

Da. În baza de date pot exista două înregistrări diferite cu aceeași denumire vizibilă: «Încasări din vânzări» și «Încasări din vânzări».

Pentru utilizator acestea arată identic. Pentru Torgsoft sunt înregistrări diferite cu legături interne diferite.

Prin urmare, redenumirea articolelor nu rezolvă problema.

Trebuie verificat:

• ce articol este atribuit drept articol-cheie;

• de ce articol sunt legate documentele financiare.

Certificatele cadou și încasările

În Torgsoft, pentru certificatele cadou se utilizează un articol-cheie separat al analizei financiare.

La calcularea anumitor indicatori de încasări, programul poate lua în considerare nu numai documentele din articolul «Încasări din vânzări», ci și operațiunile din articolul de sistem «Certificat cadou».

Prin urmare, nu trebuie transferată manual vânzarea certificatului la «Încasări din vânzări» doar pentru a modifica indicatorul din raport.

Mai întâi trebuie verificat modul în care certificatul este configurat și înregistrat.

De ce «Raportul casieriei pe zi» poate să nu coincidă cu raportul Z al PCM?

Aceste rapoarte sunt formate pe baza unor date diferite. Raportul Z al PCM arată operațiunile fiscale ale schimbului înregistrat. Raportul casieriei pe zi utilizează documentele financiare Torgsoft.

Prin urmare, în cazul unei diferențe trebuie verificate separat:

• data;

• întreprinderea;

• casieria;

• tipul plății;

• documentul financiar;

• bonul fiscal.

De exemplu, cumpărătorul ar fi putut plăti cu cardul, iar în evidența internă Torgsoft plata să fi fost înregistrată în casieria de numerar. În acest caz, cauza va fi tipul plății, iar articolul «Încasări din vânzări» poate fi configurat corect.

De ce raportul de marfă poate fi diferit de raportul de casă?

Raportul de marfă arată mișcarea mărfurilor. Raportul de casă arată mișcarea banilor. Acestea sunt indicatori diferiți.

De exemplu, magazinul a vândut mărfuri în valoare de 10 000 UAH, dar:

• 7 000 UAH au fost achitați imediat de cumpărători;

• 3 000 UAH au rămas datorie.

Valoarea vânzărilor de mărfuri este de 10 000 UAH. Mișcarea banilor încasați este de 7 000 UAH. O astfel de diferență este corectă. Problema trebuie căutată atunci când banii au fost încasați efectiv, plata corespunzătoare există în Torgsoft, dar nu este afișată acolo unde ar trebui.

Drepturile utilizatorului influențează raportul?

Da. Dacă utilizatorul are acces limitat la:

• casierii;

• conturi bancare;

• centre de evidență;

• întreprinderi,

acesta poate vedea în rapoarte numai partea de informații la care are acces.

Prin urmare, dacă proprietarul vede încasările corecte, iar vânzătorul — o sumă mai mică, mai întâi trebuie verificate drepturile rolului acestuia. Acest lucru nu înseamnă neapărat că există o problemă în documentele financiare.

Cum se elimină în siguranță un articol vechi al analizei financiare?

Dacă în baza de date a rămas într-adevăr un articol inutil:

1. Verificați articolul-cheie «Încasări din vânzări» în parametri.

2. Găsiți documentele articolului vechi.

3. Verificați conținutul acestora.

4. Corectați legăturile incorecte.

5. Recalculați zilele de casă după modificările perioadelor anterioare.

6. Generați din nou rapoartele.

7. Asigurați-vă că articolul vechi nu mai este utilizat.

8. După aceea, ștergeți-l dacă într-adevăr nu mai este necesar.

Algoritm scurt pentru identificarea cauzei

Dacă în «Raportul casieriei pe zi» lipsesc încasările așteptate:

1. Găsiți vânzarea concretă.

2. Găsiți plata acesteia.

3. Verificați documentul financiar.

4. Verificați data.

5. Verificați casieria sau contul bancar.

6. Verificați întreprinderea.

7. Verificați articolul analizei financiare.

8. Verificați articolul-cheie «Încasări din vânzări» în parametri.

9. Găsiți eventualele articole vechi sau duplicate.

10. Nu creați o mișcare suplimentară de bani dacă plata necesară există deja.

11. După corectarea documentelor vechi, recalculați ziua de casă.

12. Generați din nou raportul.

Dacă vânzarea este înregistrată corect, cel mai important este să urmăriți întregul lanț financiar: unde este înregistrată plata, prin ce casierie sau cont a trecut și la ce articol al analizei financiare a atribuit-o Torgsoft. Tocmai aceste date determină modul în care operațiunea va fi afișată în rapoartele financiare.