Raportul zilnic al casei nu corespunde cu PCM: cum identificați cauza diferenței

Dacă suma din «Raportul casei pentru zi» diferă de datele PCM, mai întâi trebuie identificată operațiunea concretă care există într-o evidență, dar lipsește sau diferă în cealaltă.

Nu este recomandat să creați imediat o vânzare nouă, un retur sau un document financiar doar pentru a egaliza suma. Mai întâi verificați ce a fost înregistrat efectiv în Torgsoft și ce a fost înregistrat prin PCM.

Mai întâi verificați dacă comparați aceleași date

În Torgsoft există mai multe rapoarte legate de casă, iar acestea afișează date diferite.

Raport → Raportul casei pentru zi se formează pentru data și casa selectate. În acesta se vede soldul de numerar la începutul zilei, vânzările efectuate, retururile și sumele aferente. Separat poate fi afișată «Încasarea contabilă» — banii primiți în această casă dintr-o altă casă prin funcția de predare a încasărilor.

Raport → Raport generalizat pentru zi — este un alt raport. Acesta este destinat vizualizării mișcării generalizate a banilor pentru diferite operațiuni financiare și conține informații despre deschiderea și închiderea zilei de casă.

Raportul Z PCM se referă la schimbul fiscal al unui anumit PCM. Generarea raportului Z închide acest schimb.

Prin urmare, totalurile generale nu trebuie comparate mecanic. Mai întâi verificați:

• același centru de evidență;

• aceeași casă;

• întreprinderea necesară;

• PCM concret;

• aceeași perioadă;

• separat vânzările și retururile;

• separat plățile în numerar și fără numerar.

Dacă printr-un singur punct comercial lucrează mai multe întreprinderi sau mai multe PCM, verificați fiecare PCM separat.

Pasul 1. Determinați în ce direcție diferă suma

Formați Raport → Raportul casei pentru zi pentru data și casa necesare. Apoi deschideți datele PCM corespunzător.

Notați nu doar valoarea diferenței, ci și direcția acesteia:

De exemplu, dacă în Torgsoft suma pentru o zi este de 18 500 UAH, iar pentru operațiunile fiscale corespunzătoare este de 18 120 UAH, diferența de 380 UAH oferă primul indiciu: căutați o vânzare sau un retur de aproximativ această sumă.

Dacă însă nu există o astfel de operațiune, treceți la compararea bonurilor după oră.

Pasul 2. Deschideți «Analiza pentru CM programabil»

Accesați Setări → CM programabil → Analiză pentru CM programabil. Setați perioada necesară și selectați PCM corespunzător.

Pentru fiecare document fiscal, Torgsoft permite vizualizarea:

• datei și orei;

• tipului documentului;

• documentului Torgsoft asociat;

• numărului fiscal;

• centrului de evidență;

• casierului;

• sumei totale;

• dacă bonul a fost creat online sau offline;

• dacă a fost trimis și înregistrat pe serverul Serviciului Fiscal de Stat.

Acum comparați operațiunile cu «Raportul casei pentru zi».

Cel mai simplu este să comparați ora, suma și documentul asociat. Astfel puteți găsi bonul concret după care datele au început să difere.

Dacă bonul există în PCM, dar vânzarea lipsește din Torgsoft

Un astfel de scenariu chiar se întâlnește în practică. Într-o solicitare reală către asistența tehnică a fost înregistrată situația: «Bonul a trecut prin PCM, dar nu a trecut prin Torgsoft». Specialistul a verificat situația și a ajutat la înregistrarea vânzării corespunzătoare în Torgsoft fără emiterea unui alt bon fiscal.

Dacă observați o astfel de situație, cel mai important este să vă asigurați mai întâi că bonul fiscal a fost deja înregistrat. Dacă în «Analiza pentru CM programabil» există un număr fiscal și bonul este înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat, nu trebuie să trimiteți din nou aceeași vânzare pentru fiscalizare.

Trebuie stabilit ce anume lipsește în Torgsoft: vânzarea, plata, documentul fiscal local sau legătura dintre acestea.

Dacă vânzarea există în Torgsoft, dar bonul fiscal lipsește

Verificați această vânzare în «Analiza pentru CM programabil». Dacă nu există un bon înregistrat corespunzător, verificați dacă în timpul vânzării a apărut vreun mesaj de eroare.

Cauza poate fi legată de setările produsului. De exemplu, într-una dintre solicitări, bonul fiscal nu a fost înregistrat prin PCM din cauza setării incorecte a accizei pentru tipul de produs: pentru grupa de produse fusese activat atributul «Acciză» cu cota de 0 %. După verificare, specialistul asistenței tehnice a recomandat indicarea cotei corecte de acciză sau eliminarea atributului «Acciză», dacă acesta nu trebuie aplicat acestei grupe de produse.

Verificați și modalitățile de plată configurate. De exemplu, dacă din setările PCM este eliminat tipul de plată «Numerar», bonul de deschidere a schimbului poate fi transmis către Serviciul Fiscal de Stat, dar să nu fie înregistrat local în Torgsoft. Într-o astfel de situație, trebuie descărcat documentul lipsă de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat și restabilită starea corectă a PCM.

Prin urmare, în cazul unei diferențe este important să verificați nu doar suma, ci și setările produsului și modalitatea de plată a bonului problematic.

 Recomandare. Nu eliminați modalitățile de plată din setările PCM, deoarece acest lucru poate provoca erori la înregistrarea bonurilor.

Dacă bonul există atât în Torgsoft, cât și pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, dar sumele diferă

De exemplu, același bon fiscal poate fi înregistrat atât în Torgsoft, cât și pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, dar poate avea sume diferite. Într-o astfel de situație trebuie comparate documentele fiscale concrete — sumele, numerele și operațiunile asociate acestora. Acest lucru va ajuta la determinarea sursei diferenței generale din raportul Z.

Cauza poate fi și o eroare tehnică apărută în timpul efectuării vânzării, din cauza căreia în baza de date Torgsoft se păstrează o sumă diferită de cea înregistrată pe serverul Serviciului Fiscal de Stat.

Dacă același document are sume diferite în Torgsoft și la Serviciul Fiscal de Stat, recomandăm să nu corectați datele singur, ci să transmiteți cazul pentru verificare către asistența tehnică.

Verificați ciornele vânzărilor

Dacă vânzarea a fost întreruptă din cauza unei pene de curent, opririi computerului sau a unui alt incident, vânzarea poate ajunge în Fișier → Ciornele vânzărilor. În cazul altor setări de evidență, o vânzare nefinalizată poate ajunge în lista vânzărilor neachitate.

Însă simpla existență a vânzării în ciorne nu arată dacă bonul fiscal a reușit să fie înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat.

Prin urmare, procedați astfel:

1. găsiți ciorna;

2. verificați suma și ora acesteia;

3. deschideți «Analiza pentru CM programabil»;

4. verificați dacă pentru această operațiune există un bon fiscal înregistrat;

5. abia după aceea decideți cum trebuie restabilită vânzarea.

Acest lucru este important pentru a nu fiscaliza accidental aceeași achiziție de două ori.

Dacă bonul există la Serviciul Fiscal de Stat, dar lipsește din analiza locală

În Torgsoft există acțiunea de sistem «Descărcarea bonurilor de pe server». Aceasta este destinată obținerii bonurilor care există pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, dar lipsesc din baza de date locală Torgsoft. Dacă documentul Torgsoft corespunzător există, programul poate asocia bonul descărcat cu acesta.

Dacă problema se referă doar la plățile cu cardul

Atunci la reconciliere se adaugă încă o sursă — terminalul bancar POS. Această situație nu trebuie confundată cu o diferență generală între casă și PCM. Pentru plățile cu cardul, datele trebuie verificate separat pe lanțul: bancă → Torgsoft → PCM.

Pentru acest scenariu există un articol separat «Sumele terminalului POS și PCM nu corespund: cum identificați diferența pentru o zi».

Dacă data operațiunii este incorectă

Verificați data și ora documentului suspect. Din cauza unei date de sistem Windows incorecte, vânzările pot fi înregistrate cu o dată greșită sau chiar într-un an greșit. Din acest motiv, documentele nu sunt transmise la data așteptată.

Dacă vedeți un document cu o dată viitoare, foarte veche sau pur și simplu incorectă, acesta este deja un scenariu separat. Pe site există materialul dedicat «Ziua de casă a fost închisă sau creată cu o dată viitoare: cum se corectează».

Ce nu trebuie făcut pentru «egalizarea» rapoartelor

Diferența este un simptom. Mai întâi trebuie găsit documentul care a generat-o.

Prin urmare, nu trebuie:

• să creați o vânzare în ziua curentă doar pentru suma diferenței;

• să efectuați un retur fără un retur real al produsului sau al banilor;

• să fiscalizați din nou vânzarea dacă bonul este deja înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat;

• să ștergeți singur sesiunile offline sau documentele fiscale;

• să modificați documentele vechi de casă înainte de identificarea operațiunii concrete eronate.

În caz contrar, o diferență se poate transforma în două.

Ce trebuie pregătit pentru asistența tehnică

Dacă nu ați reușit să găsiți singur operațiunea problematică, puteți transmite specialistului date concrete:

• data apariției diferenței;

• centrul de evidență și casa;

• întreprinderea;

• numărul fiscal al PCM;

• suma din «Raportul casei pentru zi»;

• suma corespunzătoare conform PCM;

• valoarea exactă a diferenței;

• dacă este vorba despre numerar sau plată fără numerar;

• ora aproximativă și suma vânzării suspecte;

• numărul vânzării în Torgsoft, dacă a fost identificat;

• numărul local și numărul fiscal al bonului din «Analiza pentru CM programabil»;

• textul erorii, dacă aceasta a apărut în timpul vânzării;

• pentru plata cu cardul — extrasul terminalului POS cu ora tranzacțiilor individuale.

Astfel, asistența tehnică va verifica deja lanțul concret vânzare → plată → document fiscal → înregistrare pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, în loc să caute cauza doar pe baza diferenței dintre două sume finale.