Plata în avans pentru o factură în valută în TVR: cum se calculează echivalentul în grivne, modificarea cursului valutar și bonurile PCM parțiale

În «Comerț cu emiterea facturii» (TVR), puteți emite o factură în dolari, euro sau altă valută și puteți accepta plata de la cumpărător în grivne — integral sau în mai multe tranșe. În cazul unor astfel de vânzări, antreprenorii îi întreabă pe specialiștii Torgsoft ce curs valutar trebuie utilizat pentru plata în avans, ce se întâmplă dacă acesta se modifică înainte de următoarea plată, de ce datoria în TVR rămâne în valuta facturii, iar bonul PCM se formează în grivne, de unde apare mesajul «Valoarea plății parțiale … nu poate depăși valoarea totală …» și dacă pentru remedierea situației trebuie modificat cursul, suma plății sau factura propriu-zisă. De asemenea, este important de înțeles că factura în valută, documentul financiar de plată și bonul fiscal sunt documente asociate, dar nu identice.

Ce este o factură în valută în TVR

În modul extins TVR, Torgsoft permite gestionarea facturilor în diferite valute. Pentru factură se pot specifica:

• valuta facturii;

• cursul acestei valute;

• contul de decontare;

• produsele, cantitatea și prețurile;

• condițiile plății ulterioare și ale expedierii.

Dacă valuta facturii diferă de moneda națională, în document apare câmpul «Curs valutar». Cursul poate fi introdus manual sau preluat din registrul «Curs valutar».

Factura are și parametrul «Fixarea cursului valutar pentru plată». Dacă este activat, la plata ulterioară utilizatorul nu va putea modifica cursul pe baza căruia programul calculează echivalentul plății. Aceasta este o setare importantă pentru vânzările în care între emiterea facturii și decontarea finală trec câteva zile.

În TVR trebuie făcută distincția între valuta în care este evidențiată obligația și valuta în care are loc efectiv decontarea. Faptul că factura este emisă în program, de exemplu, în dolari SUA nu înseamnă că un magazin ucrainean trebuie să accepte dolari de la cumpărător sau să transmită către PCM valoarea numerică a facturii ca și cum ar fi exprimată în grivne. Pentru decontările obișnuite pe teritoriul Ucrainei, mijlocul legal de plată este grivna. 

Într-o vânzare în valută există simultan trei sume

Pentru a verifica corect o astfel de vânzare, este util să separați trei niveluri:

Datoria cumpărătorului în TVR este calculată în valuta facturii. În același timp, o plată concretă în grivne are propriul echivalent în grivne, care trebuie luat corect în considerare la fiscalizare.

În materialele de referință Torgsoft este prevăzut separat că plata în avans pentru factură și plata facturii de vânzare pot fi efectuate în valute diferite. În acest caz, datoria aferentă facturii, datoria aferentă facturii de vânzare și repartizarea plății în avans sunt calculate în valuta facturii. Din cauza recalculării pot apărea mici supraplăți, subplăți sau o diferență între datoria aferentă facturii și suma datoriilor aferente facturilor sale de vânzare. Pentru plățile într-o valută diferită de valuta facturii, o astfel de diferență nu înseamnă în sine că programul funcționează incorect.

Cum funcționează cursul valutar într-o factură în valută

Să luăm ca exemplu o factură de 1 000 USD.

La crearea acesteia în Torgsoft este stabilit cursul: 1 USD = 41,00 UAH.

Echivalentul în grivne al întregii sume în această etapă este: 1 000 × 41,00 = 41 000 UAH.

În continuare sunt posibile două scenarii diferite.

Dacă cursul pentru plată este fixat

Dacă în factură este activată opțiunea «Fixarea cursului valutar pentru plată», la efectuarea plății nu se poate modifica cursul utilizat pentru calcularea echivalentului.

De exemplu, cumpărătorul plătește mai întâi echivalentul a 300 USD: 300 × 41,00 = 12 300 UAH.

Datoria rămasă: 700 USD.

Dacă și a doua plată este calculată la cursul fixat de 41,00: 700 × 41,00 = 28 700 UAH.

În total, cumpărătorul va plăti: 12 300 + 28 700 = 41 000 UAH.

Dacă cursul pentru plată nu este fixat

Dacă cursul nu a fost fixat, la momentul următoarei plăți acesta poate fi diferit de cursul valabil la emiterea facturii.

Să presupunem:

• prima plată este de 300 USD la cursul 41,00 — 12 300 UAH;

• soldul datoriei este de 700 USD;

• până la momentul celei de-a doua plăți cursul este 42,00;

• a doua plată este de 29 400 UAH.

Ca rezultat, cumpărătorul a plătit: 12 300 + 29 400 = 41 700 UAH.

Aceasta nu înseamnă că după prima plată suma acesteia trebuie modificată retroactiv de la 12 300 UAH. În TVR, înainte de a doua plată datoria era de 700 USD, iar echivalentul în grivne al acestei datorii s-a modificat din cauza unui alt curs valutar.

Dacă prima plată a fost deja fiscalizată, bonul aferent rămâne, de asemenea, pentru suma în grivne înregistrată în timpul primei decontări. Modificarea ulterioară a cursului nu rescrie bonul deja înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat.

Ce curs trebuie utilizat pentru plată

La verificarea unui document vechi, nu trebuie să vă bazați pur și simplu pe «cursul de astăzi».

Pentru o operațiune concretă, verificați:

1. valuta facturii;

2. cursul specificat în factură;

3. dacă este activată opțiunea «Fixarea cursului valutar pentru plată»;

4. cursul la care a fost calculat echivalentul plății concrete;

5. suma și valuta documentului financiar;

6. suma efectiv primită de la cumpărător în grivne;

7. suma bonului fiscal deja înregistrat.

Dacă afacerea utilizează o referință contractuală la o valută străină, regula de stabilire a echivalentului în grivne trebuie să corespundă condițiilor vânzării concrete. Tocmai de aceea, în Torgsoft există posibilitatea fie de a modifica cursul la momentul plății, fie de a-l fixa în factură.

Cum se fiscalizează prima plată parțială

Dacă cumpărătorul plătește în mai multe tranșe cu numerar sau card bancar, Serviciul Fiscal de Stat solicită un bon fiscal separat pentru fiecare parte a decontării. Pentru aceasta, PCM al Serviciului Fiscal de Stat prevede următoarele caracteristici:

• «Plată în avans»;

• «Plată ulterioară»;

• «Decontare finală». 

De exemplu, pentru o factură în valută de 1 000 USD, cumpărătorul achită prima tranșă de 12 300 UAH cu cardul.

Dacă aceasta este prima decontare parțială, TVR generează un bon de plată în avans pentru suma plății curente — 12 300 UAH.

Următoarea plată, care încă nu stinge integral datoria, este înregistrată ca «Plată ulterioară», iar plata care închide datoria — ca «Decontare finală». Pentru plata ulterioară, Serviciul Fiscal de Stat prevede afișarea plăților primite anterior, a sumei curente în grivne și a numărului fiscal al primului bon de plată în avans. 

Nu trebuie să transformați manual o unitate de produs în 0,3 unități

Pentru modul TVR, materialele de referință Torgsoft descriu o logică diferită de reducerea proporțională a cantității fizice a produsului.

În bonurile de plată în avans, plată ulterioară și decontare finală se indică valoarea integrală și cantitatea integrală a produselor din document, iar suma bonului concret este egală cu suma plății curente.

Prin urmare, pentru un produs cu cantitatea de 1 buc., nu trebuie să specificați manual 0,3 buc. doar pentru că cumpărătorul a achitat 30% din valoarea acestuia. Materialele de lucru pe această temă trebuie interpretate ținând cont de logica actuală a TVR.

La rândul său, Serviciul Fiscal de Stat solicită ca în bonul de plată în avans să fie identificat obiectul vânzării viitoare și să fie indicată suma efectiv primită, iar decontarea finală să conțină lista completă a produselor, prețul, cantitatea și să țină cont de plățile anterioare. 

Ce mod de tipărire a bonului trebuie utilizat pentru plata în rate

În Setări → Parametri → Bon, TVR are parametrul «Tipărirea bonului pentru factura de vânzare pe PCM».

«Pentru suma plății»

Bonul este generat pentru suma pe care cumpărătorul o plătește efectiv în acel moment. Dacă aceasta nu stinge integral datoria, va fi o plată în avans sau o plată ulterioară.

Pentru schema standard: plată în avans → a doua plată → plata finală acest mod corespunde direct logicii fiscalizării separate a fiecărei plăți cu cardul sau în numerar.

«Pentru suma plății și a datoriei»

În acest mod, în cazul unei plăți incomplete, Torgsoft poate genera un bon care finalizează decontarea ținând cont de datorie. După un astfel de bon, conform logicii TVR, nu se mai generează un alt bon pentru plata ulterioară aferentă aceleiași facturi de vânzare.

Prin urmare, acest mod nu trebuie utilizat automat pentru o schemă în care cumpărătorul va achita ulterior alte părți ale datoriei în numerar sau cu cardul: conform explicațiilor actuale ale Serviciului Fiscal de Stat, fiecare astfel de plată reprezintă o operațiune de decontare separată și necesită un bon separat. 

«Întreabă utilizatorul»

Înainte de generarea documentului, operatorul selectează scenariul necesar.

Această opțiune este convenabilă dacă într-un singur magazin sunt utilizate diferite scheme:

• plată în avans obișnuită;

• vânzare cu sold de datorie;

• o parte din plăți prin IBAN;

• plata soldului cu cardul la expediere.

Totuși, casierul trebuie să înțeleagă ce plată a fost deja fiscalizată și în ce mod va fi achitat soldul.

Ce se schimbă dacă cursul crește între plăți

Să revenim la exemplu:

• factură — 1 000 USD;

• prima plată — 300 USD × 41,00 = 12 300 UAH;

• sold — 700 USD;

• înainte de a doua plată, cursul s-a modificat la 42,00;

• a doua plată la noul curs — 29 400 UAH.

Dacă prima plată are deja un bon fiscal de 12 300 UAH, acest bon rămâne parte a istoricului decontărilor.

La decontarea finală trebuie corelate: suma fiscalizată anterior + plata curentă în grivne + soldul datoriei aferente documentului în valută.

Anume în această etapă, în versiunile mai vechi ale algoritmului puteau fi utilizate baze diferite în grivne pentru aceeași operațiune.

De ce apare mesajul «Valoarea plății parțiale nu poate depăși valoarea totală»

Textul complet arată aproximativ astfel:

Cod de eroare: 9 DocumentValidationError
Valoarea plății parțiale XXX.XX nu poate depăși valoarea totală YYY.YY.

Acest caz concret este înregistrat în istoricul intern de dezvoltare Torgsoft. La 2 octombrie 2025 a fost corectat un scenariu care putea apărea la generarea unui bon pentru un document care nu era în moneda națională, dacă plata efectuată în grivne era mai mare decât valoarea calculată a documentului în grivne.

Cauza poate fi ilustrată astfel.

Să presupunem că un document în valută are valoarea de: 100 USD.

O etapă a algoritmului a calculat echivalentul său în grivne astfel: 100 × 41 = 4 100 UAH.

Dar plata efectivă după modificarea cursului este: 100 × 42 = 4 200 UAH.

Dacă documentul fiscal transmite simultan:

• valoarea totală — 4 100 UAH;

• plata parțială — 4 200 UAH,

validarea va respinge în mod firesc documentul: din punct de vedere matematic, plata parțială depășește valoarea sa totală.

Problema aici nu este că cumpărătorul nu avea voie să plătească echivalentul în grivne la noul curs. Problema este că în cadrul aceluiași document fiscal au fost utilizate valori în grivne incompatibile între ele.

Această categorie de neconcordanțe este descrisă și în materialele de lucru pe această temă.

Trebuie redusă manual plata după un astfel de mesaj

Nu. Dacă cumpărătorul a plătit efectiv 4 200 UAH, documentul financiar nu trebuie modificat la 4 100 UAH doar pentru ca PCM să accepte bonul.

De asemenea, nu trebuie:

• să modificați retroactiv cursul;

• să reduceți suma efectiv primită;

• să adăugați o reducere artificială;

• să creați un produs sau serviciu pentru diferență;

• să modificați manual tabelele fiscale din baza de date.

Dacă scenariul corespunde cazului cunoscut cu o factură de vânzare în valută, verificați mai întâi versiunea Torgsoft și utilizați actualizarea curentă, deoarece această cauză a fost deja corectată la nivelul algoritmului de generare a bonului.

Dacă același mesaj apare în versiunea actuală, trebuie verificate documentele operațiunii concrete.

Cum se verifică o factură de vânzare în valută după eroarea 9

DocumentValidationError înseamnă că validarea nu a fost trecută, însă în orice situație neclară verificați mai întâi Analiza PCM.

Trebuie să determinați:

• dacă documentul are un număr fiscal;

• dacă a fost într-adevăr respins;

• dacă bonul a fost înregistrat, dar răspunsul pur și simplu nu a revenit la postul de lucru;

• dacă există un alt bon pentru aceeași plată.

Nu creați o operațiune de decontare duplicată.

Codul 9 în sine nu indică o neconcordanță valutară. Importantă este formularea de după acesta.

De exemplu, pot fi situații diferite: «Valoarea plății parțiale … nu poate depăși valoarea totală …» sau «Totaluri pe forme de plată. Suma rândurilor … nu este egală cu valoarea totală …».

În istoricul dezvoltării Torgsoft există și corecții separate pentru al doilea tip de mesaj, de aceea nu trebuie aplicată aceeași metodă de corectare pentru toate cazurile cu codul 9.

În TVR, notați:

• valuta;

• suma;

• cursul;

• echivalentul în grivne;

• starea comutatorului «Fixarea cursului valutar pentru plată».

Dacă factura a fost emisă cu mult timp în urmă, aceste date sunt mai importante decât cursul setat în prezent în program.

Pentru fiecare plată, determinați:

• data;

• valuta documentului financiar;

• suma;

• cursul utilizat;

• echivalentul în grivne;

• metoda de plată;

• dacă a fost tipărit un bon PCM;

• numărul fiscal al acestui bon.

Este convenabil să creați un tabel:

Astfel se poate vedea dacă la diferite etape au fost utilizate într-adevăr cursuri diferite.

Aceasta este o verificare esențială.

Nu încercați să determinați soldul doar astfel: echivalentul inițial în grivne minus toate plățile în grivne. Dacă cursul s-a modificat, un astfel de calcul poate crea o imagine incorectă.

În TVR, datoria aferentă facturilor și facturilor de vânzare este calculată în valuta facturii. Din această sumă trebuie calculat echivalentul în grivne al plății curente.

Exemplu de modificare a cursului în trei plăți

Factură: 500 EUR.

Prima plată în avans

Curs — 45,00.

Cumpărătorul plătește echivalentul a 100 EUR: 4 500 UAH.

Datorie: 400 EUR.

A doua plată

Curs — 45,50.

Cumpărătorul plătește echivalentul a 150 EUR: 6 825 UAH.

Datorie: 250 EUR.

Decontarea finală

Curs — 46,00.

Ultimii 250 EUR: 11 500 UAH.

În total, cumpărătorul a plătit: 4 500 + 6 825 + 11 500 = 22 825 UAH. În același timp, factura a rămas pe tot parcursul operațiunii la valoarea de 500 EUR.

Dacă la prima etapă s-ar fi fixat pur și simplu echivalentul în grivne ca 500 × 45 = 22 500 UAH, iar apoi toate plățile ulterioare ar fi fost comparate doar cu această valoare inițială în grivne, la final ar fi putut apărea o «supraplată» de 325 UAH.

Pentru o factură în valută, aceasta este o metodă incorectă de verificare. Trebuie luată în considerare regula conform căreia cursul a fost aplicat fiecărei părți a obligației.

Ce se întâmplă dacă după recalculare rămân 0,01–0,10 UAH

Conversia valutară poate produce valori fracționare: 37,83 EUR × 45,71 = 1 729,8093 UAH.

Documentele financiare și fiscale necesită o sumă cu precizie de un ban. Dacă diferite părți ale calculului sunt rotunjite în etape diferite, poate apărea un sold mic.

Materialele de referință TVR prevăd în mod explicit posibilitatea apariției unor mici supraplăți și subplăți atunci când plata se efectuează într-o valută diferită de valuta facturii. Totuși, aceasta nu înseamnă că PCM va permite o neconcordanță în interiorul documentului fiscal.

Pentru bon trebuie să existe o corespondență aritmetică: sumele produselor → valoarea totală → sumele pe forme de plată.

Regulamentul nr. 13 prevede indicarea în bonul fiscal a formei de plată, a sumei aferente acesteia și a valutei operațiunii. Prin urmare, chiar și o diferență de un ban nu trebuie mascată prin adăugarea manuală a unui produs convențional «Rotunjire».

Ce trebuie făcut dacă plata în avans depășește datoria

Această situație trebuie diferențiată de DocumentValidationError.

TVR permite o situație comercială normală în care plata în avans aferentă unei facturi depășește datoria curentă.

Materialele de referință Torgsoft prevăd o procesare separată a unei astfel de supraplăți: la generarea sau plata facturii de vânzare, programul poate propune alocarea acesteia documentului; dacă întreaga supraplată nu este asociată facturii de vânzare, o parte rămâne ca plată în avans aferentă facturii.

Prin urmare, trebuie făcută distincția între supraplata reală a cumpărătorului — în TVR există mai mulți bani decât datoria — și un raport de control incorect în PCM — în XML-ul generat plata parțială a devenit mai mare decât valoarea totală transmisă a documentului. Acestea sunt situații diferite.

Ce se întâmplă dacă prima plată a fost efectuată prin IBAN

Trebuie verificată separat nu doar valuta, ci și metoda de primire a banilor.

Conform explicațiilor actuale ale Serviciului Fiscal de Stat, dacă cumpărătorul transferă banii direct în contul curent al vânzătorului folosind detaliile IBAN, pentru o astfel de plată CM/PCM poate să nu fie necesar. Dacă o plată a fost efectuată prin IBAN, iar următoarea în numerar, Serviciul Fiscal de Stat solicită un bon pentru operațiunea de decontare în numerar, ținând cont de suma primită anterior. 

Prin urmare, pentru o factură în valută, întrebarea «Este aceasta prima sau a doua plată?» nu este suficientă.

Trebuie să determinați:

• IBAN;

• card bancar;

• numerar;

• altă formă de decontare.

De aceasta depinde și necesitatea fiscalizării unei anumite etape.

Se poate modifica prima plată în avans după schimbarea cursului

Dacă bonul fiscal nu a fost încă generat, iar documentul financiar poate fi corect modificat conform regulilor de evidență, situația trebuie evaluată în funcție de starea documentelor asociate.

Însă dacă bonul de plată în avans a fost deja înregistrat de Serviciul Fiscal de Stat, nu trebuie să ștergeți plata financiară sau să îi modificați suma doar pentru că s-a schimbat cursul.

Bonul fiscal fixează o sumă concretă în grivne pentru o anumită operațiune de decontare.

Dacă cumpărătorul renunță la comandă sau trebuie anulată o plată în avans deja fiscalizată, utilizați operațiunea standard de retur, nu ștergerea locală a plății.

Trebuie modificat cursul vechi după creșterea acestuia

Nu, dacă scopul este de a «ajusta» documentele istorice la noua sumă în grivne.

Cursul unei plăți noi și cursul la care a fost efectuată o plată anterioară au scopuri diferite.

După prima plată trebuie păstrată corespondența: suma efectivă a plății ↔ documentul financiar ↔ bonul fiscal.

Modificarea cursului trebuie să influențeze etapa căreia i se aplică potrivit condițiilor facturii, nu să rescrie operațiunile de decontare deja efectuate.

Ce scenarii trebuie verificate mai întâi

Ce nu trebuie făcut în cazul unei neconcordanțe

Nu trebuie:

• să modificați cursul vechi doar pentru ca mesajul PCM să dispară;

• să reduceți în documentul financiar suma efectiv primită de la cumpărător;

• să modificați cantitatea produsului la o valoare fracționară doar din cauza unei plăți parțiale în TVR;

• să ștergeți o plată în avans deja fiscalizată;

• să creați un produs sau serviciu arbitrar de 0,01 UAH;

• să retrimiteți în mod repetat același bon;

• să modificați manual datele fiscale din baza de date;

• să evaluați o plată veche la cursul setat în prezent în program.

Mai întâi trebuie reconstruită situația reală privind cursurile, plățile și documentele fiscale pentru comanda concretă.

Ce trebuie pregătit pentru suportul tehnic

Pentru un caz în valută, este mai bine să furnizați imediat datele care permit reproducerea întregii decontări:

1. numărul și data facturii;

2. valuta facturii;

3. suma în valută;

4. cursul stabilit la crearea facturii;

5. dacă este activată opțiunea «Fixarea cursului valutar pentru plată»;

6. numărul și data facturii de vânzare;

7. toate plățile în ordine — data, suma, valuta și cursul;

8. echivalentul în grivne al fiecărei plăți;

9. metoda fiecărei plăți — numerar, card, IBAN;

10. numerele fiscale ale bonurilor deja generate;

11. valoarea actuală a datoriei în valuta facturii;

12. textul complet al DocumentValidationError, nu doar codul de eroare 9;

13. captura de ecran a mesajului;

14. versiunea Torgsoft;

15. informații dacă după prima plată în avans au fost modificate produsele, prețurile, cantitățile sau reducerile.

Pentru verificarea aritmeticii unei plăți în valută nu este necesar să furnizați parola QES sau fișierul cheii private.

Regula principală pentru plățile în avans în valută

În TVR, valuta facturii, echivalentul în grivne al plății și suma bonului fiscal îndeplinesc funcții diferite.

Datoria este evidențiată în valuta facturii. Fiecare plată parțială are un curs concret și un echivalent în grivne. Dacă plata este fiscalizată, PCM trebuie să primească valori coerente în grivne pentru operațiunea curentă și să țină corect cont de plățile anterioare.

Modificarea cursului între plata în avans și decontarea finală nu reprezintă în sine un motiv pentru rescrierea primei plăți. Neconcordanța apare atunci când într-un singur document fiscal sunt combinate sume calculate pe baze diferite în grivne. De aceea, dacă apare mesajul «Valoarea plății parțiale nu poate depăși valoarea totală», trebuie verificată nu doar suma bonului, ci întregul lanț: factură în valută → curs → documente financiare de plată → datorie în valuta facturii → echivalente în grivne → bonuri fiscale anterioare → bonul PCM curent.