Sumele terminalului POS și PCM nu corespund: cum identificați diferența pentru o zi

La sfârșitul zilei, suma plăților cu cardul de pe terminalul bancar POS poate să nu coincidă cu suma plăților fără numerar din PCM. Într-o astfel de situație, trebuie mai întâi identificată operațiunea concretă care a generat diferența.

Pentru verificare trebuie comparate trei surse de date: operațiunile terminalului bancar, bonurile fiscale PCM și vânzările și plățile din Torgsoft. Fiecare sistem înregistrează propria parte a operațiunii. Terminalul POS confirmă mișcarea banilor prin bancă, PCM — bonul fiscal, iar Torgsoft — vânzarea și plata acesteia în evidență.

Dacă terminalul POS este conectat la Torgsoft, programul îi transmite suma plății și primește rezultatul operațiunii. Astfel se elimină introducerea repetată a sumei de către casier, însă chiar și într-o asemenea schemă, după o defecțiune tehnică sau o operațiune nefinalizată, datele din cele trei sisteme pot fi diferite.

Mai întâi determinați valoarea diferenței

Luați raportul terminalului bancar pentru ziua necesară și comparați totalul plăților cu cardul cu datele PCM. Apoi, în Torgsoft, deschideți Raport → Raportul casei pentru zi, selectați aceeași dată și casa necesară. Acest raport arată banii încasați prin casă pentru ziua selectată. Exact această cale către raport este indicată în ajutorul Torgsoft.

În această etapă este important doar să determinați diferența. De exemplu:

Diferența în sine nu indică încă motivul. Ea oferă suma după care este mai simplu să fie identificată operațiunea problematică.

Obțineți lista operațiunilor terminalului POS

Pentru o reconciliere normală, un singur raport Z final al terminalului nu este suficient. Este necesară lista operațiunilor cu cardul pentru ziua respectivă, cu suma și ora fiecărei tranzacții.

Acest lucru este confirmat de practica asistenței tehnice Torgsoft. Într-o solicitare reală în care suma plăților fără numerar din raportul Z PCM nu coincidea cu raportul Z al terminalului bancar, după verificarea inițială specialistul i-a cerut clientului să obțină un extras al operațiunilor terminalului, separat pentru fiecare tranzacție, cu indicarea orei.

Un astfel de extras permite verificarea operațiunilor concrete: de exemplu, dacă o plată de 850 UAH la ora 16:42 există simultan în bancă, PCM și Torgsoft.

Verificați bonurile în analiza PCM

În Torgsoft deschideți Setări → CM programabil → Analiză pentru CM programabil. Pentru PCM necesar, setați perioada și verificați documentele fiscale pentru ziua respectivă. În analiză puteți vedea data și ora bonului, tipul acestuia, suma totală, numărul fiscal, casierul, centrul de evidență, documentul Torgsoft asociat, precum și starea trimiterii către serverul Serviciului Fiscal de Stat.

Acum comparați tranzacțiile după oră și sumă. Pentru fiecare operațiune cu cardul din extrasul bancar găsiți bonul fiscal corespunzător.

De regulă, exact în această etapă devine clar în care dintre cele trei sisteme a apărut diferența.

De asemenea, puteți afla rapid care vânzare a trecut prin PCM și care nu, în Analiză - Analiza vânzărilor de produse fiscale, unde există filtre după forma de plată și caracterul fiscal al bonului. Puteți selecta forma de plată fără numerar și verifica operațiunile de tip “bon de marfă” sau “fără bon”, pentru a identifica vânzarea și a o procesa fiscal din nou.

Ce situații apar în practică

Una dintre acestea este existența unui bon fiscal suplimentar. Într-o solicitare către asistența tehnică Torgsoft a fost înregistrat un caz în care, prin aplicația mobilă, o vânzare de 55 UAH a trecut de două ori prin PCM. Prin terminalul bancar a existat o singură plată, iar în Torgsoft exista efectiv o singură vânzare. Prin urmare, totalul PCM era diferit de celelalte două surse.

Este posibilă și situația opusă: bonul fiscal este înregistrat, dar operațiunea în Torgsoft nu a fost finalizată. Un astfel de caz există și în istoricul asistenței tehnice: «Bonul a trecut prin PCM, dar nu a trecut prin Torgsoft». După diagnosticare, specialistul a ajutat la înregistrarea vânzării în Torgsoft și la soluționarea diferenței asociate.

Un alt scenariu apare atunci când tranzacția bancară a fost efectuată, dar Torgsoft nu a primit sau nu a înregistrat rezultatul acesteia. Ajutorul Torgsoft descrie în mod direct o astfel de situație pentru anumite protocoale ale terminalelor bancare. Pentru acestea este prevăzută operațiunea de anulare a tranzacției bancare curente înainte de închiderea zilei. Posibilitățile concrete depind de bancă, modelul terminalului și protocolul de conectare.

Dacă terminalul funcționează separat de Torgsoft, iar casierul introduce suma manual, trebuie verificată și suma tranzacției. O eroare la o singură cifră creează o diferență între operațiunea bancară și vânzarea din program. În cazul conectării integrate cu Torgsoft, programul transmite automat suma către terminal.

Una dintre cauzele diferențelor din rapoarte, atunci când clienții abia încep să lucreze cu PCM, este lipsa atributului “Fiscal” pentru tipul de produs. Trebuie reținut că, fără acest parametru, chiar și operațiunile fără numerar cu PCM conectat nu vor fi niciodată fiscalizate.

Dacă la aceeași casă lucrează mai multe Persoane fizice autorizate

Într-o astfel de schemă, verificați suplimentar cărei întreprinderi îi aparțin contul bancar și PCM.

În Torgsoft, la formarea bonului fiscal se ia în considerare întreprinderea documentului. Dacă plata a fost efectuată într-un cont bancar pentru care este specificată separat o întreprindere, programul utilizează întreprinderea acestui cont bancar. Prin urmare, o asociere incorectă între cont, întreprindere și PCM poate direcționa operațiunea fiscală către altă întreprindere decât cea la care se aștepta casierul.

În acest caz, reconcilierea trebuie efectuată separat pentru fiecare întreprindere și PCM-ul acesteia.

Ce trebuie să faceți după identificarea operațiunii problematice

Metoda de corectare depinde de ceea ce s-a întâmplat efectiv: dacă banca a debitat banii, dacă Serviciul Fiscal de Stat a înregistrat bonul fiscal și dacă în Torgsoft au fost create vânzarea și documentul financiar.

De aceea, nu trebuie să efectuați din nou plata cu cardul doar pentru ca sumele să coincidă. De asemenea, nu trebuie să creați o vânzare sau un retur arbitrar în ziua următoare pentru a compensa diferența anterioară.

Mai întâi salvați documentul bancar privind tranzacția și verificați numărul fiscal al bonului în analiza PCM. Dacă operațiunea bancară a avut loc, nu mai este necesară o nouă debitare a cardului cumpărătorului. Dacă PCM a înregistrat deja bonul, fiscalizarea repetată poate genera o nouă diferență.

Pentru anumite protocoale ale terminalelor bancare, Torgsoft acceptă operațiunea «Anulare» pentru tranzacțiile din ziua curentă. Aceasta se aplică operațiunii bancare și nu creează în sine un document financiar în Torgsoft. Prin urmare, trebuie utilizată în funcție de protocolul și situația concretă.

Dacă schimbul este deja închis sau nu este clar ce document trebuie corectat, este mai sigur să transmiteți mai întâi datele unui specialist al asistenței tehnice. Corectarea trebuie să corespundă operațiunii reale care a avut loc în bancă și care a fost sau nu a fost înregistrată prin PCM.

Cum puteți reduce probabilitatea apariției diferențelor

Pentru un post de lucru cu PCM, în ajutorul Torgsoft este prevăzută setarea Tip bon — «Fiscal» și Condiții de tipărire a bonului — «Obligatoriu pentru fiecare vânzare». Cu această setare, bonul fiscal este generat după plata fiecărei vânzări.

Dacă magazinul acceptă regulat plăți cu cardul, integrarea Torgsoft cu terminalul bancar elimină introducerea manuală a sumei: programul transmite operațiunea către terminalul POS și primește rezultatul înapoi.

Pentru casele la care lucrează mai multe întreprinderi, trebuie verificate separat legăturile dintre conturile bancare, întreprinderi și PCM, precum și legătura dintre tipul de produs și întreprindere (dacă este selectată această metodă de lucru). Este mai bine ca totalurile plăților cu cardul să fie reconciliate zilnic, cât timp vânzarea concretă poate fi găsită ușor după oră și sumă.

Ce trebuie transmis asistenței tehnice dacă nu ați reușit să identificați singur cauza

Pentru ca specialistul să nu fie nevoit să înceapă verificarea doar de la diferența generală dintre rapoartele Z, pregătiți:

1. data și punctul comercial unde a apărut diferența;

2. suma plăților fără numerar conform terminalului POS, PCM și Torgsoft;

3. valoarea diferenței;

4. extrasul terminalului bancar cu tranzacțiile separate și ora fiecăreia;

5. PCM și întreprinderea pentru care funcționa casa;

6. suma și ora aproximativă a operațiunii suspecte;

7. numărul fiscal al bonului, dacă există;

8. numărul sau datele vânzării corespunzătoare din Torgsoft;

9. textul erorii sau captura de ecran, dacă programul sau terminalul au afișat un mesaj în timpul plății.