PCM la început de an: listă de verificare pentru semnătura electronică calificată, unitățile comerciale și licențele în Torgsoft

Începutul anului este un moment potrivit pentru verificarea de control a PCM înainte de primele ture de lucru, însă trecerea la un nou an calendaristic nu înseamnă, în sine, că aparatul de casă trebuie reînregistrat la Serviciul Fiscal de Stat. Trebuie reînnoită opțiunea PCM anume de la 1 ianuarie, ce trebuie făcut cu o semnătură electronică calificată care expiră peste câteva săptămâni sau luni, trebuie depuse din nou formularele 20-OPP, 1-PCM și 5-PCM, de ce unitățile comerciale nu sunt afișate după schimbarea Persoanei fizice autorizate sau adăugarea unei chei noi și în ce ordine trebuie actualizate datele la Serviciul Fiscal de Stat și în Torgsoft? Astfel de situații apar și în solicitările reale către suportul tehnic: specialiștii ajută la înlocuirea Persoanei fizice autorizate și a PCM la locul de lucru, la adăugarea unei chei noi și atunci când pentru o nouă Persoană fizică autorizată nu sunt disponibile unități comerciale.

Ce trebuie verificat la începutul anului

În lucrul cu PCM există câteva elemente distincte care nu trebuie confundate:

• licența pentru opțiunea „Aparat de casă software” în Torgsoft determină dacă fiscalizarea este disponibilă la un anumit loc de lucru;

• semnătura electronică calificată este utilizată pentru semnarea documentelor fiscale și are propria perioadă de valabilitate;

• unitatea comercială este magazinul, biroul, depozitul sau un alt loc prin care se desfășoară activitatea economică și pentru care este înregistrat PCM;

• formularul 20-OPP informează Serviciul Fiscal de Stat despre unitatea comercială;

• formularul 1-PCM înregistrează sau reînregistrează aparatul de casă software propriu-zis;

• formularul 5-PCM transmite Serviciului Fiscal de Stat informații despre semnătura electronică calificată a persoanei care va lucra cu PCM.

Începutul unui nou an calendaristic nu reprezintă, în sine, un motiv separat pentru redepunerea acestor formulare. De exemplu, formularul 20-OPP se depune atunci când este creată sau deschisă o unitate, precum și atunci când se modifică tipul, denumirea, locația, tipul dreptului de proprietate sau starea acesteia. Reînregistrarea PCM este necesară, în special, atunci când se modifică denumirea sau adresa unității comerciale, iar pentru o nouă semnătură electronică calificată a casierului este necesar un nou formular 5-PCM.

Prin urmare, 1 ianuarie este o dată de control pentru verificare, nu o dată pentru reînregistrarea automată a PCM.

Ordinea corectă a verificărilor

Pentru un aparat de casă funcțional, este recomandat să începeți cu ceea ce îi poate opri direct funcționarea și apoi să treceți la datele de înregistrare: licența Torgsoft → versiunea programului → semnătura electronică calificată → unitatea comercială → PCM → casierul → prima tură de lucru.

Dacă la oricare dintre etape este identificată o modificare, efectuați mai întâi acțiunile necesare la Serviciul Fiscal de Stat și abia apoi actualizați setările corespunzătoare în Torgsoft.

Pasul 1. Verificați licența pentru opțiunea „Aparat de casă software”

Licențierea Torgsoft și înregistrarea PCM la Serviciul Fiscal de Stat sunt lucruri diferite. Un PCM înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat nu înseamnă automat că opțiunea comercială Torgsoft este activă la un anumit loc de lucru. Torgsoft subliniază separat că nu trebuie confundate înregistrarea aparatului de casă, licențierea opțiunii și cheile întreprinderii și ale casierilor.

Pentru achizițiile noi este disponibilă opțiunea „Aparat de casă software | Licență pentru 1 an”. Aceasta se achită anual și se achiziționează separat pentru fiecare dispozitiv. Utilizatorii care au achiziționat opțiunea anterior, înainte de trecerea Torgsoft la modelul de abonament anual, își păstrează dreptul dobândit anterior de utilizare permanentă.

Prin urmare, la începutul anului verificați:

1. dacă opțiunea PCM este activă la fiecare loc de lucru unde vânzările sunt fiscalizate;

2. dacă se apropie data expirării accesului anual;

3. dacă a fost adăugat un nou loc de lucru pentru care este necesară o opțiune separată;

4. dacă licența dvs. aparține modelului anual actual sau a fost achiziționată anterior cu drept de utilizare permanentă.

Plata anuală nu înseamnă reînnoire obligatorie anume la 1 ianuarie. Trebuie verificată perioada de acces a licenței concrete.

Dacă trebuie să activați opțiunea pentru prima dată, nu doar să o verificați, consultați instrucțiunea separată: Cum se activează PCM în Torgsoft

Pasul 2. Verificați dacă Torgsoft este actualizat înainte de a lucra cu semnătura electronică calificată

Acest pas este deosebit de important după schimbarea standardului pentru noile certificate de semnătură electronică calificată în 2026.

Pentru certificatele noi generate folosind „Kupyna”, este necesară versiunea Torgsoft 2026.0.5 sau una mai nouă și biblioteci criptografice IIT compatibile. În același timp, o semnătură electronică calificată existentă și valabilă nu trebuia reemisă doar din cauza trecerii la noul standard: aceasta rămâne valabilă până la expirare sau revocare.

Prin urmare, urmați această procedură:

• dacă semnătura electronică calificată actuală funcționează deja, verificați mai întâi doar data expirării acesteia;

• dacă urmează să obțineți în curând o nouă semnătură electronică calificată, asigurați-vă înainte de conectarea acesteia că Torgsoft și componentele criptografice sunt actualizate;

• nu începeți înlocuirea simultană a cheilor la toate casele de marcat fără a verifica mai întâi dacă locurile de lucru sunt pregătite.

Mai multe despre noul standard: Noua semnătură electronică calificată din 1 septembrie 2026: ce trebuie făcut pentru ca aparatul de casă software să funcționeze

Pasul 3. Verificați semnătura electronică calificată a tuturor persoanelor care lucrează cu PCM

Semnătura electronică calificată nu este legată de anul calendaristic. Fiecare certificat are propria perioadă de valabilitate, astfel că la începutul anului nu trebuie să „înlocuiți toate cheile”, ci să întocmiți lista certificatelor utilizate efectiv și să le verificați pe fiecare.

Pentru fiecare Persoană fizică autorizată, administrator și casier trebuie să știți:

• cui îi aparține semnătura electronică calificată;

• la ce case de marcat este utilizată;

• când expiră certificatul;

• dacă certificatul a fost revocat sau blocat;

• dacă cheia actuală a casierului este înregistrată la Serviciul Fiscal de Stat prin formularul 5-PCM.

Serviciul Fiscal de Stat precizează în mod explicit că persoana care efectuează operațiuni prin PCM trebuie să utilizeze o semnătură electronică sau un sigiliu electronic înregistrat pentru lucrul cu acest PCM. La schimbarea semnăturii electronice calificate a casierului trebuie depus un nou formular 5-PCM cu identificatorul noului certificat, după care cheia trebuie înlocuită pe dispozitiv.

Dacă semnătura electronică calificată este încă valabilă

De exemplu, cheia expiră în aprilie.

În ianuarie nu trebuie:

• să o reemiteți doar din cauza noului an;

• să depuneți din nou formularul 5-PCM cu aceeași cheie;

• să eliminați semnătura electronică calificată valabilă din Torgsoft.

Trebuie să notați data expirării și să planificați înlocuirea înainte de această dată.

Dacă semnătura electronică calificată trebuie înlocuită

Ordinea corectă este: închideți tura curentă cu vechea semnătură electronică calificată valabilă → obțineți o nouă semnătură electronică calificată → înregistrați noul certificat la Serviciul Fiscal de Stat prin formularul 5-PCM → așteptați acceptarea → înlocuiți cheia în Torgsoft → continuați lucrul.

Nu trebuie să înlocuiți mai întâi fișierul cheii în Torgsoft și abia apoi să încercați să aflați de ce Serviciul Fiscal de Stat nu permite casierului să lucreze. Instrucțiunea detaliată Torgsoft indică aceeași ordine: mai întâi Serviciul Fiscal de Stat, apoi Torgsoft.

Materialele tehnice Torgsoft descriu separat înlocuirea semnăturii electronice calificate pentru situațiile în care expiră perioada de valabilitate, cheia este revocată, casierul se schimbă sau PCM nu mai semnează bonurile ori nu mai deschide/închide tura.

Instrucțiuni detaliate:

Cum verificați dacă cheia PCM este valabilă și cum o înlocuiți la timp

Înlocuirea semnăturii electronice calificate pentru aparatul de casă software în Torgsoft

Pasul 4. Comparați toate unitățile comerciale cu locațiile comerciale reale

Următorul pas nu este crearea unor unități comerciale noi, ci verificarea celor existente.

Pentru fiecare magazin sau altă locație în care este utilizat PCM, verificați:

• dacă această unitate comercială este încă utilizată;

• dacă denumirea acesteia corespunde;

• dacă adresa s-a schimbat;

• dacă s-a schimbat tipul dreptului asupra unității;

• dacă locația a fost închisă, mutată sau înlocuită cu alta;

• dacă PCM utilizat efectiv la casa de marcat este înregistrat pentru unitatea comercială corectă.

Formularul 20-OPP nu trebuie depus în fiecare an dacă nu s-a schimbat nimic. Serviciul Fiscal de Stat îl solicită la crearea sau deschiderea unei unități, precum și atunci când se modifică datele acesteia. Pentru astfel de evenimente este stabilit un termen de 10 zile lucrătoare.

Dacă nimic nu s-a schimbat în cursul anului

De exemplu:

• Persoana fizică autorizată este aceeași;

• magazinul funcționează la aceeași adresă;

• unitatea comercială este activă;

• PCM este înregistrat pentru această locație.

Nu este necesară redepunerea formularului 20-OPP doar pentru că a început un nou an.

Dacă adresa sau denumirea magazinului s-a schimbat

Simpla modificare a adresei în Torgsoft nu este suficientă.

Mai întâi trebuie actualizate datele unității la Serviciul Fiscal de Stat și trebuie depus formularul 1-PCM cu marcajul „Reînregistrare” pentru PCM care funcționează în această unitate comercială. Nu este necesară anularea înregistrării PCM și crearea unuia nou doar pentru că s-a schimbat adresa.

După finalizarea acțiunilor la Serviciul Fiscal de Stat, verificați dacă datele din Torgsoft corespund.

Pasul 5. Verificați PCM pentru fiecare casă de marcat

După verificarea unităților comerciale, verificați PCM-urile înregistrate.

Pentru fiecare loc fizic de lucru verificați:

Serviciul Fiscal de Stat înregistrează PCM pentru o anumită unitate comercială, iar casierul care lucrează cu acesta trebuie să aibă o semnătură electronică calificată declarată corespunzător.

Torgsoft, la rândul său, permite selectarea unei unități comerciale și a PCM înregistrat pentru aceasta pe baza datelor semnăturii electronice calificate. Procedura completă de configurare inițială este prezentată într-un articol separat: Aparatul de casă software: de unde să începeți

Dacă PCM funcționează deja și niciuna dintre datele de înregistrare nu s-a schimbat, nu este necesară repetarea procedurii inițiale de înregistrare.

Pasul 6. Verificați casierii și formularul 5-PCM

Pentru fiecare casier, puneți două întrebări: "Mai lucrează această persoană cu PCM?" "Folosește aceeași semnătură electronică calificată care este înregistrată la Serviciul Fiscal de Stat?"

Dacă nici casierul, nici cheia nu s-au schimbat, nu este necesară redepunerea anuală a formularului 5-PCM.

Dacă:

• a început să lucreze un vânzător nou;

• vânzătorului i-a fost emisă o nouă semnătură electronică calificată;

• certificatul vechii chei a expirat sau a fost revocat;

• identificatorul cheii s-a schimbat,

formularul 5-PCM și setările Torgsoft trebuie aduse în concordanță. Serviciul Fiscal de Stat precizează în mod explicit că, atunci când se schimbă semnătura electronică calificată a casierului, trebuie depusă o nouă notificare care conține identificatorul noului certificat.

Atunci când o întreprindere utilizează simultan mai multe PCM-uri, trebuie luate în considerare și regulile privind utilizarea cheilor casierilor: Serviciul Fiscal de Stat precizează că sunt necesare chei separate pentru fiecare casă de marcat atunci când două PCM-uri funcționează simultan.

Mai multe despre întreprinderi, casieri, mai multe Persoane fizice autorizate și licențiere: Cum lucrează întreprinderile și vânzătorii cu PCM și cheile

Dacă unitățile comerciale nu apar după adăugarea unei noi semnături electronice calificate

Aceasta este una dintre problemele care se repetă efectiv în solicitările către suportul tehnic Torgsoft, în special la adăugarea unui PCM pentru o nouă Persoană fizică autorizată.

Mesajul „Nu există unități comerciale disponibile” înseamnă că Torgsoft a reușit să contacteze Serviciul Fiscal de Stat, dar serverul nu a returnat nicio unitate comercială disponibilă pentru semnătura electronică calificată utilizată. Acesta poate apărea după adăugarea unei noi chei de casier, reemiterea semnăturii electronice calificate sau conectarea PCM altei Persoane fizice autorizate.

În această situație, nu este necesară recrearea tuturor setărilor PCM. Verificați-le în ordine: 20-OPP → 1-PCM → 5-PCM pentru cheia nouă concretă → acceptarea documentelor de către Serviciul Fiscal de Stat → actualizarea datelor în Torgsoft.

Dacă formularul 5-PCM tocmai a fost acceptat, registrele Serviciului Fiscal de Stat pot să nu se actualizeze imediat, astfel încât redepunerea imediată a aceluiași formular după primirea unei confirmări pozitive nu este întotdeauna necesară.

Diagnosticul detaliat este prezentat într-o instrucțiune separată: „Nu există unități comerciale disponibile” la adăugarea unei chei PCM

Dacă lipsa listei este însoțită de un text precum Error connecting with SSL sau tlsv1 alert protocol version, acesta este un alt scenariu: mai întâi trebuie să verificați conexiunea la serviciile Serviciului Fiscal de Stat, nu să depuneți din nou formularul 20-OPP sau formularul 5-PCM.

Ce trebuie făcut în funcție de rezultatul verificării

Întrebări frecvente ale antreprenorilor

Nu. Procedura prevăzută de legislație este legată de înregistrare și de modificarea datelor, nu de schimbarea anului calendaristic. Dacă întreprinderea, unitatea comercială, PCM și cheile rămân aceleași, nu este necesară redepunerea formularelor 20-OPP, 1-PCM și 5-PCM doar pentru că a început un nou an.

Nu neapărat. În modelul actual Torgsoft este vorba despre o licență pentru un an, de aceea trebuie verificată perioada de valabilitate a accesului dvs. plătit concret. Există și drepturi PCM achiziționate anterior, care au rămas permanente după trecerea la modelul de abonament.

Nu. Un certificat valabil poate fi utilizat până la expirare sau revocare. Totuși, este recomandat să notați data și să îl înlocuiți din timp, de preferință înainte ca o tură veche să rămână deschisă cu o cheie nevalabilă.

Dacă în urma acestei operațiuni a fost emis un certificat nou cu un nou identificator al cheii, acesta trebuie declarat Serviciului Fiscal de Stat prin formularul 5-PCM. Simpla înlocuire a fișierului în Torgsoft nu este suficientă.

Nu. Mai întâi trebuie actualizate datele unității comerciale la Serviciul Fiscal de Stat și PCM trebuie reînregistrat prin formularul 1-PCM. După aceea, verificați setările Torgsoft.

Nu vă grăbiți. Dacă formularele 20-OPP, 1-PCM și 5-PCM au fost deja acceptate cu succes, verificați mai întâi identificatorul noii semnături electronice calificate și așteptați actualizarea registrelor Serviciului Fiscal de Stat. Recrearea aceleiași unități comerciale nu este primul pas.

Nu. Mai întâi, noul subiect economic trebuie să aibă înregistrate corespunzător unitatea comercială, PCM și cheile persoanelor care efectuează operațiuni de decontare. Abia după aceea trebuie conectat PCM corespunzător la locul de lucru Torgsoft. Solicitările privind înlocuirea Persoanei fizice autorizate și a PCM la locul de lucru apar periodic în suportul tehnic.

Listă scurtă de verificare înainte de prima tură de lucru a anului

Înainte de deschiderea caselor de marcat, verificați:

• opțiunea PCM Torgsoft este activă la toate locurile de lucru necesare;

• este cunoscută data expirării fiecărei licențe anuale;

• este instalată versiunea actuală Torgsoft;

• toate certificatele de semnătură electronică calificată sunt valabile și nu au fost revocate;

• pentru noile certificate de semnătură electronică calificată sunt utilizate o versiune compatibilă Torgsoft și biblioteci criptografice compatibile;

• cheile casierilor actuali sunt înregistrate prin formularul 5-PCM;

• toate magazinele reale corespund unităților comerciale înregistrate la Serviciul Fiscal de Stat;

• adresele și denumirile unităților comerciale sunt actuale;

• fiecare PCM aparține unității comerciale corecte;

• la fiecare casă Torgsoft sunt selectate întreprinderea și PCM corecte;

• dacă în cursul anului s-au schimbat Persoana fizică autorizată, adresa, PCM, casierul sau semnătura electronică calificată, modificările au fost înregistrate mai întâi la Serviciul Fiscal de Stat și apoi transferate în Torgsoft.

Ce ordine trebuie urmată dacă s-a schimbat ceva

La începutul anului este suficient să rețineți trei proceduri separate:

Respectarea acestei ordini ajută ca verificarea anuală să nu se transforme într-o configurare completă a PCM de la zero.